Làm hành chính nhân sự nhất định phải biết về bản mô tả công việc, đây không chỉ là nghiệp vụ của nhân viên hành chính nhân sự mà là quy trình chung của toàn bộ nhân viên văn phòng từ sếp tới nhân viên. Bài viết này VinaTrain xin chia sẻ tới bạn đọc bản mô tả công việc là gì, những lưu ý khi triển khai bản mô tả công việc.
Bạn đã từng lướt một vài trang thông tin tuyển dụng việc làm chưa? Bạn đã từng thấy các thông tin liên quan đến bảng mô tả công việc chưa? Nếu chưa, cùng chúng tôi tìm hiểu về Bảng mô tả công việc được hiểu như thế nào. Hay làm sao để có thể lập bảng mô tả công việc chuẩn nhất nhé.
Bảng mô tả công việc là gì?
Bảng mô tả công việc là tài liệu được sử dụng rộng rãi trong nhiều bộ phận, văn phòng của nhiều doanh nghiệp. Có thể hiểu Bản mô tả công việc là một tài liệu mô tả các công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm mà một người khi đảm nhiệm vị trí công việc đó phải thực hiện và hoàn thành một cách tốt nhất.
Vì tính chất cần thiết của bảng mô tả công việc đối với khả năng định hướng và giải quyết, hoàn thành công việc của mỗi nhân viên sử dụng phổ biến và đem lại hiệu quả tối ưu.
Nội dung của bảng mô tả công việc là gì?
Đặc Điểm Của Bản Mô Tả Công Việc cần có những điều sau
Một bảng mô tả công việc thường được xây dựng và kết cấu bao gồm những phần như:
- Chức danh: Ai là người có trách nhiệm, vai trò đối với công việc này.
- Bộ phận: Nhân viên này thuộc bộ phận, hay làm việc tại phòng nào trong công ty, doanh nghiệp.
- Báo cáo: Bộ phận nào chức năng giám sát, kiểm duyệt công việc này.
Bên cạnh đó, những kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc của nhân viên. Hay trong bảng mô tả công việc thường nhắc đến những yêu cầu về sức khỏe, kiến thức hay thái độ làm việc của nhân viên.
Phạm vi công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm cần đảm bảo của nhân viên.
Ai có nhiệm vụ đào tạo, giám sát bạn. Những hỗ trợ trong việc tư vấn giám sát sẽ được thực hiện bởi bộ phận này.
Một số yêu cầu về trình độ học vấn, khả năng ngôn ngữ, kinh nghiệm tích lũy của bản thân. Bảng mô tả công việc là cơ sở thể hiện yêu cầu và trách nhiệm của nhân viên đối với công việc. Từ bảng mô tả, chúng ta có thể nhận thấy nhân viên nào thực sự phù hợp với công việc đó hay không.
Những nguyên tắc cơ bản trong xây dựng bản mô tả công việc
Khi lập hay nhận một bản mô tả công việc, bạn cần chú ý một số nguyên tắc sau:
Cần chuẩn hóa vị trí và chức danh: Một lời khuyên cho bạn đó là cần chú ý đến các vị trí doanh nghiệp chính xác và rõ ràng. Tránh một số trường hợp không mong muốn như sự xung đột trong vai trò và trách nhiệm giữa một số bộ phận.
Bản mô tả công việc cần được xác định mục tiêu cụ thể
Phải xác định chức năng nhiệm vụ cho vị trí công việc của mình. Quyền hạn và trách nhiệm tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của vị trí. Bản mô tả công việc cần phải chỉ rõ cho cá nhân đảm nhận công việc thấy rõ nhiệm vụ của mình với các quyền hạn như thế nào, đồng thời phải chịu trách nhiệm cho kết quả công việc của các nhiệm vụ đó.
Bản mô tả công việc mang những giá trị cần thiết
Có thể nói, bản mô tả công việc mang những lợi ích tích cực cho việc giải quyết các công việc của công ty. Những giá trị đó cơ bản là:
- Đây là cơ sở giúp nhà tuyển dụng có thể khoanh vùng hay giảm thiểu thời gian lọc những ứng viên đối với công việc này. Tiết kiệm thời gian và công sức cho nhà làm Nhân sự.
- Là cơ sở để bộ phận quản lý hệ thống, giám sát và giao việc cho nhân viên. Từ đó, giám sát viên có thể quản lý tiến trình hoàn thành công việc của nhân viên kịp thời và hiệu quả hơn.
- Là cơ sở để nhân viên chịu trách nhiệm và có vai trò đối với vị trí công việc của mình. Học xác định được việc mình phải làm, và làm cụ thể như thế nào.
- Và chúng ta chắc chắn rằng, nếu nhiệm vụ hay công việc được sắp xếp, xác định rõ ràng sẽ tránh những phát sinh không cần thiết đối với công việc của mình.
Điều Gì Sảy Ra Nếu Không Có Bản Mô Tả Công Việc Trong Doanh Nghiệp
Thật tồi tê, nếu doanh nghiệp không có bản mô tả công việc, bạn vào làm bất kỳ vị trí nào cũng cần quy trình làm việc, hướng dẫn mô tả công việc sẽ làm. Khi có bảng mô tả công việc chi tiết nhân viên mới sẽ dễ dàng tiếp cận với công việc, biết được lộ trình cần làm.
Tôi gặp nhiều doanh nghiệp không có bảng mô tả công viêc cho các vị trí nhân viên mới vào không biết phải làm gì, không có người hướng dẫn sau môt tuần thử việc chán nản cảm thấy doanh nghiệp này thật tệ. Còn công ty thi nghĩ nhân viên này không hiểu đã đi làm chưa mà không biết việc làm, đi làm rồi tới ngồi không rồi về… chắc phải tìm người mới thôi, vậy là vòng quay tuyển – sa thải tiếp tục tất cả chỉ vì thiếu quy trình làm việc và bản mô tả công việc cụ thể cho từng vị trí.
Đơn giản nhất khi đăng tin tuyển dụng bạn cũng cần có bảng mô tả công việc để ứng viên biết vị trí này cần phải làm những gì tránh tình trạng tuyến sai người và dựa vào mô tả công việc người tuyển và người ứng tuyển đều có thể hài lòng trước khi thỏa thuận.
Mẫu bảng mô tả công việc:
Mong rằng những thông tin trên sẽ phần nào giúp bạn làm rõ những khúc mắc trong lối suy nghĩ của bạn về bản mô tả công việc. Nếu cần những hỗ trợ hãy liên hệ với chúng tôi, chúng tôi sẵn sàng giải đáp thắc mắc của bạn.
Nguồn: tham khảo và tổng hợp
