Bị Thanh Tra Bảo Hiểm Thai Sản, Doanh Nghiệp Cần Chuẩn Bị Gì?

Cong-ty-bi-thanh-tra-ve-BHXH-trong-truong-hop-nao

Chào VinaTrain, công ty em sắp tới sẽ bị thanh tra bảo hiểm thai sản do trong thời gian ngắn (7 tháng) có phát sinh 3 trường hợp người lao động tham gia bảo hiểm hưởng chế độ thai sản và có 2 người báo giảm sau đó không tham gia lại nữa. Vậy công ty em cần chuẩn bị hồ sơ gồm những gì, mong trung tâm tư vấn em lo quá vì chưa có kinh nghiệm tiếp xúc với sự vụ như thế này bao giờ. Em cảm ơn !

(Nguyễn Lan- Hà Nội)

Tại các doanh nghiệp, những trường hợp NLĐ tham gia BHXH và có đủ điều kiện hưởng chế độ thai sản thì cơ quan BHXH thường đưa ra quyết định kiểm tra để xác minh lại thông tin, tránh trục lợi BHXH. Vậy khi bị thanh tra bảo hiểm thai sản, doanh nghiệp cần chuẩn bị gì? mời bạn đọc cùng Vinatrain tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Thuc-trang-van-de-bao-hiem-thai-san-hien-nay
Thực trang về vấn đề bảo hiểm thai sản hiện nay ở các doanh nghiệp

1, Thực trạng về các vấn đề bảo hiểm thai sản

Hiện nay, có rất nhiều trường hợp NLĐ tham gia BHXH hoặc cố đẩy cao mức đóng BHXH với mục đích được hưởng chế độ thai sản tốt hơn. Bên cạnh đó cũng có một số doanh nghiệp ký hợp đồng với NLĐ đang mang thai nhưng lại không thực hiện đúng trách nhiệm. Vì vậy mà nhiều trường hợp không được hưởng chế độ thai sản. 

Để tránh những tình trạng như vậy xuất hiện, BHXH đã ban hành chính thức công văn số 1019/BHXH-CSXH vào ngày 23/3/2012, công văn số 2388/BHXH-CSXH ngày 27/6/2013., công văn số 1973/BHXH-CSXH ngày 27/5/2013 để các địa phương thực hiện rà soát kỹ hơn những trường hợp NLĐ tham gia bảo hiểm từ 6 đến 8 tháng mà sinh con,phòng trừ các trường hợp trục lợi bảo hiểm xã hội.

Do vậy, những trường hợp lao động nữ có thời gian đóng bảo hiểm từ 6 đến 8 tháng báo giảm lao động không bình thường thì rất dễ bị thanh tra bởi cơ quan BHXH. Ngoài ra, một số yếu tố khác cũng ảnh hưởng tới việc doanh nghiệp bị thanh tra bảo hiểm thai sản như: doanh nghiệp báo tăng, giảm mức lao động không giống bình thường thì cũng sẽ dễ bị thanh tra để đề phòng trường hợp trục lợi..

2, Doanh nghiệp bị thanh tra BHXH trong trường hợp nào?

Vấn đề này khi tư vấn dịch vụ nhân sự cho doanh nghiệp chúng tôi thường xuyên gặp phải và luôn định hướng cho người lao động và chủ doanh nghiệp hướng giải quyết, cậu chuyện đóng nhờ bảo hiểm xã hội không còn chuyện hiếm trong các doanh nghiệp, đây là lý do chính dẫn tới tình trạng thanh tra bảo hiểm thai sản.

Cong-ty-bi-thanh-tra-ve-BHXH-trong-truong-hop-nao
Thanh tra sẽ kiểm tra doanh nghiệp khi phát sinh tình trang sai sót theo quy định

Theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 31 Luật BHXH số 58/2014/QH13, điều kiện để được hưởng chế độ thai sản đối với lao động nữ như sau:

  • Trước khi sinh con, trong vòng 12 tháng trước khi sinh, lao động nữ phải đóng đủ BHXH từ 6 tháng trở đi hoặc đóng BHXH đủ 12 tháng. Đối với trường hợp lao động nữ mang thai cần nghỉ việc để dưỡng thai thì phải đóng BHXH đủ 3 tháng trở đi, yêu cầu phải đóng trong vòng 12 tháng trước khi sinh.
  • Thực tế cho thấy, có nhiều trường hợp NLĐ tham gia BHXH, nâng cao mức đóng BHXH để được hưởng chế độ thai sản tốt hơn hay một số đơn vị doanh nghiệp ký hợp đồng với lao động nữ đang mang thai nhưng lại không làm việc để được hưởng chế độ thai  sản. Khi đó thanh tra BHXH sẽ phải kiểm tra lại thông tin bảo hiểm. 

Các trường hợp thực hiện đúng quy định, hoặc không đúng quy định nhưng có dấu hiệu nghi vấn sẽ được chỉ định thanh tra bảo hiểm thai sản. Ví dụ một công ty có quá nhiều lao động nữ hưởng chế độ thai sản nhưng thời gian tham gia bảo hiểm trong công ty chỉ vừa đủ thời gian hưởng chế độ thai sản.

3, Quy trình làm việc với cơ quan BHXH

Khi có quyết định thanh tra bảo hiểm thai sản, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ và có quy trình làm việc với cơ quan chức năng, người trực tiếp làm việc cần biết nghiệp vụ. Dưới đây là các bước cơ bản bạn có thể tham khảo:

Bước 1: Đơn vị doanh nghiệp gửi hồ sơ

  • Đơn vị cần gửi hồ sơ thông báo về báo giảm, bổ sung lao động, thanh toán trợ cấp ốm đau, dưỡng sức, thai sản tới cơ quan BHXH hoặc chuẩn bị đầy đủ khi cơ quan BHXH xuống kiểm tra.

Bước 2: Phản hồi từ cơ quan BHXH

  • Cơ quan BHXH tiến hành kiểm tra, xác định hồ sơ về việc tham gia bảo hiểm của doanh nghiệp. Sau đó gửi hồ sơ và công văn về cho doanh nghiệp.
  • Những trường hợp đặc biệt thì cơ quan BHXH mới gửi kèm công văn.

Bước 3: Đơn vị doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ chứng từ theo yêu cầu của cơ quan

  • Chuẩn bị hồ sơ của người lao động theo yêu cầu: Hợp đồng lao động, các thông tin về bảng lương, thời gian làm việc, chứng từ thể hiện thời gian tham gia bảo hiểm xã hội

Bước 4: Làm việc với cơ quan BHXH

  • Cơ quan BHXH kiểm tra, xác nhận hồ sơ. Nếu đầy đủ thì sẽ phản  hồi kết quả, ngược lại thì sẽ yêu cầu doanh nghiệp chuẩn bị lại hồ sơ (quay lại bước 3).

Bước 5: Cơ quan BHXH phản hồi kết quả thanh tra

  • Cơ quan BHXH duyệt hồ sơ và giải quyết yêu cầu của đơn vị doanh nghiệp. Gửi kết quả cho doanh nghiệp.

4, Doanh nghiệp bị thanh tra bảo hiểm đột xuất cần chuẩn bị những gì?

Vậy để tránh các tình huống bị thanh tra đột xuất như vậy thì khi bị thanh tra bảo hiểm thai sản, doanh cần chuẩn bị gì? Những loại giấy tờ cần thiết để phục vụ công tác điều tra của cơ quan BHXH bao gồm những gì?

Bi-thanh-tra-bao-hiem-thai-san-doanh-nghiep-can-chuan-bi-gi
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ khi có thanh tra về làm việc

Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị 

  • Giấy đăng ký doanh nghiệp
  • Bảng chấm công, bảng thanh toán lương của NLĐ bao gồm chữ ký
  • Danh sách trả lương
  • Hợp đồng lao động
  • Các quyết định, quy chế với NLĐ
  • Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, bảo hiểm thất nghiệp, BHYT
  • Hồ sơ điều chỉnh của cơ quan BHXH trong quá trình đóng bảo hiểm ý tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm xã hội
  • Các thông báo đóng BHYT, BHXH
  • Các loại giấy tờ làm căn cứ truy thu BHYT, BHTN, BHXH
  • Bản sao sổ BHXH của NLĐ
  • Báo cáo tình trạng sử dụng lao động của doanh nghiệp
  • Khai trình sử dụng lao động
  • Hệ thống bảng lương của doanh nghiệp
  • Giấy nộp tiền đóng BHYT, BHTN, BHXH
  • Chứng từ chuyển tiền đóng BHYT, BHTN, BHXH

Ngoài những loại giấy tờ trên, tùy vào các cơ quan BHXH sẽ yêu cầu và gửi thông báo để doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ.

5, Những lưu ý khi bị thanh tra bảo hiểm thai sản?

Giấy tờ cần thiết:

  • sơ yếu lý lịch có dấu xác nhận của địa phương
  • đơn xin việc
  • giấy khám sức khỏe
  • bằng cấp được công chứng
  • CMND/CCCD
  • Hồ sơ lương ký tá đầy đủ.

Một số doanh nghiệp xây dựng thường chế nhân công bằng cách sử dụng CMND/CCCD của người lạ để làm hợp đồng. Nhưng trong quá trình làm hợp đồng thì doanh nghiệp không chú ý đến tên tuổi của họ, gây ra tình trạng hợp đồng lao động với người đã quá tuổi lao động. Nếu gặp trường hợp này thì cần phải bổ sung thêm sổ BHXH, quyết định hưởng mất sức hoặc quyết định nghỉ hưu,…

Đối với các hợp đồng thử việc, cần phải chú ý thời gian thử việc sao cho phù hợp với quy định của Nhà nước.

Cơ quan BHXH thường kiểm tra kỹ những trường hợp thai sản nên doanh nghiệp cần chú ý quan sát về thời điểm chấm công và tính lương sao cho khớp với thời gian nghỉ trong hợp đồng lao động. Chữ ký trên bảng thanh toán cần phải khớp với chữ ký ở hợp đồng lao động và các loại giấy tờ xin việc.

Cơ quan BHXH sẽ đối chiếu những thông tin khai báo tăng, giảm trên cả hệ thống bảo hiểm nên ngày ký hợp đồng và số hiệu hợp đồng cũng cần phải phù hợp với những gì đã khai báo.

Để chắc chắn thì bạn nên chuẩn bị thêm phiếu chi thanh toán lương (thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt) hay danh sách thanh toán đính kèm ủy nhiệm chi (thanh toán chuyển khoản).

Nếu có sự thanh đổi về mức lương thì cần nộp lại đầy đủ thang bảng lương.

Bài viết trên đã tổng hợp lại được những thông tin chính xác và mới nhất để trả lời cho câu hỏi câu hỏi “Bị thanh tra bảo hiểm thai sản, doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?”. Nếu bạn là người lao động, hãy đề phòng các trường hợp bị trục lợi bởi doanh nghiệp. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, hãy luôn trong tâm thế chủ động, luôn đầy đủ các chứng từ để đề phòng thanh tra gấp ngay cả khi mình thực hiện đúng trách nhiệm với người lao động.

Đối với người làm người làm hành chính nhân sự hay kế toán đây là thông tin nghiệp vụ bạn cần nắm chắc.

Tạm kết:

Nội dung thanh tra bảo hiểm thai sản  trong chương trình đào tạo và tư vấn nhân sự do Vinatrain tổ chức các khóa học: khóa học hành chính nhân sự, C&B do VinaTrain tổ chức theo hình thức đào tạo trực tiếp tại trung tâm chi nhánh Số 185 Nguyễn Ngọc Vũ – Hà Nội hoặc 190B Trần Quang Khải, P. Tân Định, Quận 1, Tphcm và khóa học online bạn độc có nhu cầu quan tâm có thể tham khảo.

Bài viết có sự tham khảo nguồn từ trang Bảo hiểm xã hội và Thư viện pháp luật, trang chính thống về pháp luật tiền lương và bảo hiểm.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

LiLy – Biên tập và Tổng hợp

__________________________________________________________

HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN

  • Văn phòng Hồ Chí Minh: 190B Trần Quang Khải, Phường Tân Định, Quận 1
  • Văn Phòng Hà Nội: 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội
  • Hotline tư vấn đào tạo: 0964.237.168
  • Hotline tư vấn dịch vụ: 0931.705.774
  • Gmail: vinatrain.edu.vn@gmail.com

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *