Full Bộ Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu, Những Chứng Từ Có Và Không Bắt Buộc Cần Biết

15165 lượt xem Xuất Nhập Khẩu
nghiệp vụ xuất nhập khẩu

Câu hỏi: Chào Trung Tâm Xuất Nhập Khẩu VinaTrain, em là sinh viên đang tìm hiểu về bộ chứng từ xuất nhập khẩu trong giáo trình nhà trường hầu như không có các mẫu chứng từ thực tế để tham khảo cho việc học, điều này khiến em mơ hồ khi đọc lý thuyết. Trung tâm có thể tư vấn giúp em về bộ chứng từ bắt buộc trong thanh toán được không ạ.

Em xin cảm ơn !

(Phan Nguyễn Linh Nhi- Đại học Thương Mai, Hà Nội)

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tổng hợp những chứng từ liên quan tới hàng hóa gồm chứng từ vận tải, chứng từ theo hàng, chưng từ liên quan tới thanh toán được 2 bên mua bán chuẩn bị xuất trình cho cơ quan chức năng khi thông quan xuất nhập khẩu hàng hóa.

Vậy bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì, những chứng từ nào bắt buộc phải có những chứng từ nào không cần bắt buộc các loại chứng từ này xin ở đâu do ai phát hành là vấn đề nhiều bạn quan tâm bài viết này, VinaTrain xin chia sẻ với bạn đọc kiến thức ngắn gọn và thực tế nhất về bộ chứng từ xuất nhập khẩu tại Việt Nam.

bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Những chứng từ bắt buộc cần chuẩn bị

Nếu học về thanh toán quốc tế bạn sẽ thấy chứng từ thanh toán được chia thành 2 phần: Chứng từ thương mại và chứng từ tài chính.

Chứng từ thương mại gồm: Bill of lading, sale contracts, packing list, invoice, C/O…. có chức năng dùng để nhận hàng và thể hiện quyền sở hữu của lô hàng.

Chứng từ tài chính: hối phiếu, kỳ phiếu, sec… là chứng dùng để đòi tiền do người bán hoặc người mua phát hành với mục đích cam kết về việc trả tiền hoặc sẽ phải được nhận tiền.

Như vậy những chứng từ bắt buộc phải có trong bộ chứng từ là những chứng từ tài chính sau:

✔ Hợp đồng thương mại (Contract)

Đây là chứng từ đầu tiên giữa bên mua và bên bán. Là văn bản thỏa thuận của 2 bên. Đây là chứng từ quan trọng nhất là căn cứ xác định trách nhiệm, rủi ro và chi phí giữa các bên mua bán  liên quan tới hàng hóa thanh toán. Chứng từ này do người bán phát hành hoặc có thể người mua phát hành

Có các loại hợp đồng thường gặp như:

  • Sale contracts hợp đồng bán hàng trong trường hợp mua bán thương mai.
  • Agreemnent: thư thỏa thuận bán hàng, tương tự như hợp đồng thương mại nhưng dùng trong trường hợp mua bán hàng không nhăm mục đích thương mại như cho biếu tặng.
  • PO (Purchase order): Dùng khi người mua cần gửi yêu cầu mua hàng tới người bán, giá trị thấp hơn hợp đồng, trong một số trường hợp PO có tác dụng tương tự như hợp đồng.

Một điều lưu ý, hợp đồng la chứng từ rang buộc thanh toán và các điều kiện khác giữa 2 bên mua bán chứ không phải chứng từ bắt buộc phải có khi xuất trình bộ chứng từ thông quan xuất nhập khẩu.

Hợp đồng được soạn thảo trên giấy hoặc file excel theo form mẫu bạn có thể tham khảo một mẫu hợp đồng đơn giản như vậy: FILE_20200316_152221_SALES CONTRACT电容密封圈2003

Hợp đồng ngoại thương là chứng từ rất quan trọng trong trong mua bán quốc tế
Hợp đồng ngoại thương là chứng từ rất quan trọng trong trong mua bán quốc tế

✔ Hóa đơn thương mại (Invoice)

Là chứng từ có giá trị thanh toán trong bộ chứng từ, người bán dùng để đòi tiền người mua, hải quan dựa vào INV để xác định giá xuất nhập khẩu cơ bản người xuất nhập khẩu sẽ dựa vào giá trị trên INV để kê khai giá trị hải quan. Xin nhấn mạnh, hóa đơn thương mại là chứng từ rất quan trọng trong bộ chứng từ thanh toán quốc tế, nó sẽ theo bạn suốt quá trình thanh toán và lưu trữ:

Các loại hóa đơn được phân loại cơ bản như sau:

  • Hóa đơn có giá trị thanh toán: Commercial invoice; tax invoice; invoice.
  • Trường hợp hóa đơn không phải trả tiền: Non Commercial invoice
  • Hóa đơn không có giá trị thanh toán chỉ như một phiếu đối chứng: Proforma invoice
  • Hóa đơn phát hành theo dõi tình trạng giao hàng: shipping invoice
  • Consular Invoice – Hóa đơn lãnh sự: là hóa đơn xác nhận của lãnh sự quán nước người mua làm việc tại nước người bán, có tác dụng thay thế giấy chứng nhận xuất xứ.
  •  Provisional Invoice – Hóa đơn tạm tính: là hóa đơn dùng trong việc thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp sau: giá bán là giá tạm tính, việc nhận hàng về số lượng và chất lượng được thực hiện tại cảng đến, hàng hóa được giao nhiều lần mà mỗi lần chỉ thanh toán một phần cho đến khi giao hàng xong mới thanh toán dứt khoát…
  • Final Invoice – Hóa đơn chính thức: là hóa đơn dùng cho lần thanh toán cuối cùng trong trường hợp lô hàng được thanh toán nhiều lần.
  • Neutral Invoice – Hóa đơn truy cấp: là hóa đơn được sử dụng khi người mua có yêu cầu và được ngân hàng chấp thuận để người mua sau có thể sử dụng hóa đơn này để bán hàng cho người khác.

INV có đầy đủ nội dung: tổng số tiền, phương thức thanh toán. Ngày phát hành INV phải sau hoặc cùng với ngày phát hành hợp đồng ngoại thương.Thông tin 2 bên mua bán, term giao kết hợp đồng, số lượng hàng, tên hàng, đơn giá, tổng giá trị thanh toán….

Các lưu ý đặc biệt trên hóa đơn: Số tiền trong hóa đơn phải khơp với số tiền trong giao dịch, ngày phát hành hóa đơn phải sau hoặc trùng với ngày trên hợp đồng. Cần lưu ý với hàng xuất khẩu ngày phat hành inv phải trước ngày trên tờ khai xuất khẩu theo thực tế phải có được hóa đơn mới có căn cứ kê khai hải quan.

Bạn đọc có thể tham khảo mẫu hóa đơn thương mại: INVOICE SMC.SKB-200302

✔ Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

Phiếu đóng gói hàng hóa là chứng từ được lập sau khi đóng hàng dùng để kiểm kê hàng hóa tại đầu nhập, hải quan dùng chứng từ này để làm căn cứ đánh giá thực tế xuât nhập khẩu của công ty có đúng như khai báo không.

Dựa vào Packing List sẽ biết được kế hoạch khai thác hàng, phương tiện vận tải, bố trí công nhân, kho bãi nếu cần.

Đây là chứng từ người bán phát hành cho người mua khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Dựa vào packinglist người mua sẽ kiểm kê được thực thế số lượng hàng được giao.

Mẫu Packing list bạn có thể tham khảo: PACKING LIST SMC.SKB-200302

 

packing list là gì
packing list là chứng từ không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu

✔ Vận đơn (Bill of Lading)

Vận đơn là chứng từ xác nhận việc hàng hóa xếp lên phương tiện vận tải như tàu biển. máy bay.. do hãng tàu hoặc hãng bay phát hành gọi là vận đơn chủ ( MBL / MAWB) ngoài ra các công ty FWD cũng có thẻ phát hành vận đơn thứ để theo dõi tình tình vận tai hàng hóa ( HBL/ HAWB).

Một số cách phân biệt vận đơn bạn có thể tham khảo:

Xét về mặt pháp lý có:

            + Straight B/L – Vận đơn đích danh.

            + To order B/L – Vận đơn theo lệnh.

            + To bear B/L – Vận đơn vô danh/xuất trình.

Xét về mặt ghi chú trên vận đơn:

            + Clean B/L – Vận đơn hoàn hảo/sạch.

            + Unclean B/L – Vận đơn không hoàn hảo/không sạch.

Xét về thời gian phát hành vận đơn:

            + Shipped on board B/L – Vận đơn đã xếp hàng.

            + Received for shipment B/L – Vận đơn nhận hàng để xếp.

Vân đơn là căn cứ để các bên vận tải có trách nhiệm với chủ hàng khi xảy ra trouble liên quan tới quá trình vận tải.

Mẫu vận đơn tham khảo: B.L COAU7226802020

✔ Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Đây là chứng từ để kê khai các mặt hàng hóa với cơ quan hải quan. Hàng hóa xuất nhập khẩu sẽ có 2 tờ khai đối ứng là tờ khai xuất khẩu và tờ khai nhập khẩu. Có các cách phân loại tờ khai hải quan cơ bản như sau:

  • Luồng xanh (1)

Không phải kiểm hóa, người khai phải xuống hải quan để kiểm tra thuế đã nổi trong tài khoản của kho bạc hay chưa. Khi đó, bạn có thể xuống cảng lấy hàng.

  • Luồng vàng (2)

Chủ hàng xuấttrình tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại. Ngoài ra, có thể phải nộp thêm chứng từ vận đơn, C/O, giấy kiểm tra chất lượng,…

  • Luồng đỏ (3)

Đây là mức độ kiểm tra cao nhất, người khai vừa bị kiểm tra hồ sơ giấy và kiểm tra thực tế hàng hóa. Luồng đỏ ở kết quả sẽ gây tốn chi phí, thời gian và công sức của 2 bên.

Nếu có nghi vấn về hàng hải quan sẽ tiến hành nghiệp vụ bẻ luồng để tiến hành kiểm hóa hàng theo quy định thực tế có 3 trường hợp kiểm hóa : Kiểm 5%; kiểm hóa 10% và kiểm hóa toàn bộ hàng.

  • Thời hạn khai báo hải quan với hàng xuất: Chậm nhất là 8 tiếng trước khi hàng được bốc lên tàu
  • Với hàng nhập chậm nhất là ngày thứ 30 từ khi hàng tới cảng nhập khẩu.

Mẫu tờ khai hải quan bạn có thể tham khảo: TKHQ

Tờ khai hải quan được khai báo cho cả hàng xuất và hàng nhập
Tờ khai hải quan được khai báo cho cả hàng xuất và hàng nhập

Các chứng từ xuất nhập khẩu thường theo lô hàng cần biết

✔ Thư tín dụng (L/C)

Là thư do ngân hàng viết theo yêu cầu của người nhập khẩu cam kết sẽ trả tiền đúng hạn cho người xuất khẩu trong thời gian nhất định.Đây là một trong các hình thức thanh toán chặt chẽ có lợi cho người xuất khẩu thường xuyên được sử dụng trong thương mại quốc tế.

Khi sử dụng L/C người mua sẽ phải ký quỹ tiền vào tài khoản để dùng cho việc trả tiền hàng cho người xuất khâu trước khi hàng được gửi đi như vậy người bán không lo tình trạng hàng đi nhưng người mua từ chối nhận hàng hoặc nhân hàng mà không thanh toán.

✔ Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)

Là chứng từ bảo hiểm do 2 bên mua bán có thẻ mua tự nguyện hoăc bắt buộc phụ thuộc vào các điều kiện trong incoterm, đối với term CIF và CIP thì người bán phải có trách nhiệm mua bảo hiểm bắt buộc cho người mua.

✔ Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

Chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/0 được dùng để chứng minh nguồn gốc của hàng  có 2 loại C/o Form được hưởng ưu đãi thuế quan tại nước nhập khẩu và C/0 không được ưu đãi cả 2 loại này đều có chức năng chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa. Đây là chứng từ rất quan trọng.

✔ Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate) Và chứng thư hun trùng ( Fumigation Certificate)

Là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch cấp để xác nhận lô hàng đã được kiểm dịch với mục đích ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia. Đây là chứng từ bắt buộc với một số nước nhập khẩu, hoặc đối với hàng hóa có nguồn gốc thực vật, đông vật được đựng bằng pallet gỗ. Thời gian làm hung trùng cho hàng mất từ 12 -24h.

Một số chứng từ khác trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu

✔ Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of analysis )

✔ Chứng nhận kiểm định chất lượng (CQ – Certificate of Quality)

✔ Chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)

✔Chứng nhận hợp chuẩn hợp quy, phân tích phân loại

✔Tem nhãn năng lượng cho hàng hóa …

Bạn đọc có thể tham khảo full bộ chứng từ xuất khẩu cho lô hàng vận tai đường biển tại đây những chứng từ cần chuẩn bị:  BỘ CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU 

Bài viết bộ chứng từ xuất nhập khẩu do VinaTrain trình bày nằm trong nội dung giảng dạy xuất nhập khẩu thực tế tại Hệ Thống ở Hà Nội và Hồ Chí Minh và các khóa học xuất nhập khẩu online cho người mới bắt đầu.

Bạn cần quan tâm thêm về chủ đề gì vui lòng để lại bình luận phía dưới bài viết/.

Trân trọng!

Thảo Luận & Hỏi Đáp

  1. Mai says:

    em đang cần 1 hợp đồng xnk thực tế do giáo viên yêu cầu ac có thể cho em xin đc ko ạ. Em rất cảm ơn ạ

  2. Hoa says:

    Dạ ad ơi em đang cần 1 hợp đồng xnk thực tế năm 2020 do giáo viên yêu cầu để làm bài GK ạ, ac có thể cho em xin đc ko ạ. Em rất cảm ơn huhu :((

  3. Uyên says:

    Em đang rất cần một bộ chứng từ xuất nhập khẩu thực tế điều kiện FOB để hoàn thành môn học giảng viên trên trường giao. Anh chị có thể cho em xin một bộ được không ạ?
    Em muốn hỏi thêm là những chứng từ liên quan đến logistic bao gồm gì ạ?

  4. Trần Lê Thu Thảo says:

    Anh chị có thể cho em xin một bộ chứng từ xuất nhập khẩu điều kiện FOB được không ạ, giáo viên yêu cầu bọn em phân tích
    Em muốn hỏi là có bộ chứng từ nào cần đi kèm Booking Note không ạ?

  5. Hiền says:

    E có thể xin 1 bộ chứng từ xnk được k à, do e đang học về hợp đồng ngoại thương nhưng mà k có quen ai để xin hợp đồng hết ạ

  6. Hoeefn says:

    E có thể xin 1 bộ chứng từ xnk được k à, do e đang học về hợp đồng ngoại thương nhưng mà k có quen ai để xin hợp đồng hết ạ

  7. Thanh says:

    Em đang cần 1 hợp đồng XK thực tế kèm BCT do giáo viên yêu cầu, anh chị có thể cho em tham khảo đc ko ạ. Em rất cảm ơn!

  8. Nhi says:

    xin chào anh chị. Em đang cần 1 bộ mẫu chứng từ khai hải quan điện tử cho hàng hóa xuất kinh doanh anh chị có thể cho em xin được không ạ? Em cảm ơn ạ. Mail của em là Hoangyennhi516@gmail.com. Mong j.nh chị sớm phản hồi em cảm ơn nhiều ah

  9. Hải says:

    Em đang cần 1 hợp đồng xnk thực tế do giáo viên yêu cầu ac có thể cho em xin đc ko ạ. Em rất cảm ơn!

  10. Thảo Khanh says:

    Anh chị cho em xin hỏi là các chứng từ bắt buộc có bao gồm Chứng nhận xuất xứ (C/O) không ạ? Do em được học là bắt buộc gồm B/L, P/L, C/O và Commercial invoice. Nhưng theo bài viết trên thì C/O không nằm trong các chứng từ bắt buộc. Dạ em mong được nhận sự phản hồi của anh chị. Em cảm ơn.

    • Biên Tập Viên VinaTrain says:

      Chào em, đúng thì không bắt buộc tuy nhiên C/O là chứng từ rất quan trọng để nhận ưu đãi về thuế quan chính vì vậy trường hợp này C/O thường có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Ngoài ra, thủ tục xuất nhập khẩu một số mặt hàng bắt buộc phải có C/O chứng nhận xuất xứ mới thông quan được.
      Trường hợp này, đánh nhầm hơn bỏ xót nên từ không bắt buộc được mặc định thành bắt buộc em nhé.
      Cảm ơn câu hỏi từ em !

  11. Hằng says:

    em đang cần 1 hợp đồng xnk thực tế do giáo viên yêu cầu ac có thể cho em xin đc ko ạ. Em rất cảm ơn huhu :((

    • Biên Tập Viên VinaTrain says:

      Chào em, em check mail trung tâm đã gửi cho em rồi em nhé ! Chúc em học tập thật tốt nha

  12. Mai Thi says:

    Em chào anh/chị, hiện em đang có một môn học mà giảng viên yêu cầu phải nêu thực trạng và giải pháp của chứng từ bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu, rất mong anh/chị có thể hỗ trợ gửi giúp em một bộ chứng từ qua email

  13. thi says:

    Em chào anh/chị, hiện em đang có một môn học mà giảng viên yêu cầu phải nêu thực trạng và giải pháp của chứng từ bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu, rất mong anh/chị có thể hỗ trợ giúp em một bộ chứng từ qua email

  14. Huy says:

    Em chào anh/chị, hiện em đang có một môn học mà giảng viên yêu cầu phải tìm một bộ chứng từ xuất nhập khẩu để phân tích, rất mong anh/chị có thể hỗ trợ giúp em một bộ chứng từ qua email: huytrieu2812@gmail.com Em xin chân thành cảm ơn.

  15. Ngô Thúy Hiền says:

    Ac có thể cho e xin bộ chứng từ nhập khẩu 1 trong những from A,B,C,E được không ạ

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *