BOOKING CONFIRMATION là gì? Cách đọc mẫu BOOKING CONFIRMATION

6595 lượt xem Xuất Nhập Khẩu
Booking Confirmation - Chứng từ quan trọng trong xuất khẩu hàng hóa

Bạn đang tìm hiểu về chứng từ liên quan đến hàng hóa xuất khẩu nhưng chưa biết rõ “Booking Confirmation là gì? Cách đọc Booking Confirmation như thế nào? Quy trình thực hiện ra sao?” Trong bài viết này, trung tâm VinaTrain sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về Booking Confirmation nhé!

Bài viết về Booking confirmations được tư vấn nghiệp vụ bởi giảng viên Nguyễn Lý Trường An -Phó Giám Đốc – Đồng Sáng Lập Công Ty TNHH SEAAIR GLOBAL Logistics

  • 13 năm kinh nghiệm
  • Giảng viên khóa học xuất nhập khẩu – Khai báo hải quan điện tử tại VinaTrain. 
  • Doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn dịch vụ logistics,xuất nhập khẩu bởi GV- Nguyễn Lý Trường An vui lòng liên hệ qua hotline: 0964.237.168
Booking Confirmation - Chứng từ quan trọng trong xuất khẩu hàng hóa
Booking Confirmation – Chứng từ quan trọng trong xuất khẩu hàng hóa

I. Khái Niệm Booking Confirmation Là Gì?

Để biết khái niệm về Booking Confirmation, bạn nên hiểu rõ quy trình sau đây: 

  • Khi hai công ty xác nhận giao dịch với nhau, bên nào có trách nhiệm thuê phương tiện vận tải quốc tế sẽ liên hệ trực tiếp với hãng tàu/đại lý của hãng tàu để đặt chỗ. Công việc này gọi là Booking.
  • Sau khi nhận được yêu cầu đặt chỗ (Booking), hãng tàu/đại lý của hãng tàu sẽ gửi cho người thuê tàu bảng báo giá. Và yêu cầu khách hàng kiểm tra các thông tin trước khi xác nhận đặt chỗ với hãng tàu để tránh hiểu lầm đáng tiếc giữa 2 bên.
  • Sau khi người thuê tàu và hãng tàu/đại lý của hãng tàu đạt được thỏa thuận về giá cước, hãng tàu sẽ gửi lại xác nhận đặt chỗ thành công với người thuê tàu bằng Booking Note hoặc Booking Confirmation. 

Lưu ý: Đối với hàng nguyên (FCL) thì Booking Confirmation sẽ được gọi là Lệnh cấp container rỗng.

Như vậy, Booking Confirmation là chứng từ được đơn vị vận tải (hãng tàu, hãng bay) phát hành khi xác nhận đặt lịch vận tải hàng hóa. Tùy thuộc vào thỏa thuận mua bán trong Incoterms mà bên mua và bên bán sẽ xác định bên có trách nhiệm thuê vận tải. Đây là chứng từ đầu tiên phải có của một lô hàng xuất khẩu.

Mẫu lệnh cấp container rỗng thực tế
Mẫu lệnh cấp container rỗng thực tế

II. Mẫu Booking Confirmation Thực Tế

Khi kiểm tra thông tin trên Booking confirmation bạn cần lưu ý những thông tin sau:

  • Hãng tàu cấp Booking (Ví dụ: WHA, MOL, TSL, GSL, HMM, …)
  • Công ty or đại lý đặt Booking (Shipper) 
  • Số Booking (Booking Number)
  • Số lượng container (Size cont 20, 40 hay 45, Loại cont DC, GP, DR, HC, RF/ Hàng lẻ LCL là số CM3, Hàng AIR là số Kgs)
  • Tên tàu/Số chuyến (Vessel/Voy No.)
  • Nơi cấp cont rỗng (nếu có) (Releasing Empty Container)
  • Cảng hạ container hàng, Kho đóng hàng (Cảng bốc xếp container – Địa điểm đích cho vận chuyển bảo thuế)  

( Place of Receipt –  Full Return CY – Laden Drop Off)

  • Cảng chuyển tải (nếu có) (Port of  Transship)
  • Địa điểm xếp hàng lên tàu tại nước xuất (Cảng nơi tàu rời khỏi VN) (Port of Loading)
  • Cảng đích tại nước nhâp khẩu (Port of Discharge)
  • Cảng/nơi giao hàng tại nước nhập khẩu (Port of Delivery)
  • Chi tiết B/L (S/I), VGM cut off time: Docs cut off, VGM cut off, SI cut off
  • Ngày tàu chạy (ETD)
  • Thời gian cắt máng – Đây là kết thúc công việc bốc hàng hóa lên tàu (Clossing time)

Booking Confirmation của hãng tàu ONE
Booking Confirmation của hãng tàu ONE

III. Quy Trình Lấy Booking Confirmation

Trước khi đặt booking cần phải nắm được các thông tin của lô hàng mình cần booking, bao gồm:

  • Tên hàng (Loại hàng) 
  • Số lượng 
  • Loại container 
  • Nơi đi, nơi đến

Quy trình lấy Booking Confirmation

Hiện nay, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu sẽ thuê các công ty Logistics/FDW thực hiện dịch vụ vận chuyển và làm Booking.

  • Bước 1: Gửi email yêu cầu hãng tàu or FDW báo giá cước tàu (Ocean freight + các phụ phí (Local charger) (Lưu ý: hàng chỉ định thì không cần) và lịch tàu đi 
  • Bước 2: Chốt giá tốt và chọn ngày tàu đi. 
  • Bước 3: Gửi Email cho hãng tàu hoặc FWD confirm để đặt booking. 
  • Bước 4: Nhận Booking Confirmation hoặc Lệnh cấp container rỗng từ hãng tàu
  • Bước 5: Lấy container về kho để đóng hàng hoặc mượn container tại bãi để đóng hàng.

IV. Những Vấn Đề Cần Lưu Ý Về Booking Confirmation

1. Các loại Cut-off (Closing time) Trên Booking Confirmation

Cut-off/Closing time hay Deadtime/Lead time là thời hạn cuối cùng mà người thuê tàu phải hoàn thành những công việc hoặc submit những thông tin, chứng từ cần thiết cho hãng tàu trước khi tàu chạy. Hạn cuối này thường là chính xác theo giờ và ngày.

Trên một booking thường có đề cập những cut-off sau đây: cut-off S/I, cut-off VGM, cut-off draft Bill of lading, cut-off CY. Các hãng tàu chu đáo thì sẽ đề cập trên booking hoặc dặn dò đầy đủ những cut-off này. Nếu hãng tàu nào thiếu sót, thì ít nhất họ sẽ đề cập để cut-off quan trọng nhất lên booking, đó chính là cut-off CY.

Vậy những cut-off còn lại nếu không xuất hiện trên booking, thì chủ hàng phải hỏi trực tiếp hãng tàu hoặc FWD được thuê để book cước.

  • Cut-off S/I

S/I hay Shipping Instruction hay Details of Bill of Lading hay Chi tiết (làm) Bill of lading, chính là nội dung mà shipper phải gửi cho hãng tàu để hãng tàu dựa vào đó để phát hành Bill of lading cho shipper. Vậy hạn cuối mà shipper phải gửi cho hãng tàu chính là cut-off S/I.

Nếu không gửi cho hãng tàu kịp hạn cuối này, hãng tàu không kịp làm Bill of lading, lô hàng sẽ ở lại, gọi là “rớt hàng, rớt tàu hay rớt cont”.

Chi tiết của việc chuẩn bị và submit S/I cho hãng tàu xem ở phần công việc được trình bày ở những phần sau. Hạn cuối này, thông thường là 1 đến 3 ngày làm việc trước ngày ETD, có khi hãng tàu đòi shipper gửi S/I, thậm chí trước ETD 1 tuần.

  • Cut-off VGM

Cut-off VGM mà thời hạn cuối cùng mà người xuất khẩu phải gửi Phiếu cân containers về cho hãng tàu. Nếu không gửi cho hãng tàu kịp hạn cuối này, hãng tàu không kịp làm Bill of lading, lô hàng sẽ ở lại, gọi là “rớt hàng, rớt tàu hay rớt container”.

Chi tiết của việc chuẩn bị và submit VGM cho hãng tàu, bạn hãy xem bài viết này nhé.

  • Cut-off Document hay Cut-off draft Bill of Lading

Cut-off Document là thời hạn cuối cùng mà Shipper phải xác nhận nội dung của Bill of Lading nháp với hãng tàu. Nếu Shipper quên xác nhận, hoặc xác nhận trễ, hãng tàu sẽ dùng chính nội dung S/I mà Shipper đã gửi để phát hành vận đơn gốc. Những khiếu nại, điều chỉnh, sửa đổi về sau của Shipper về nội dung của vận đơn sẽ bị tính phí.

  • Cut-off CY hay Cut-off bãi

Cut-off CY (container yard – bãi container ở cảng hạ container hàng) là thời hạn cuối cùng mà người xuất khẩu phải giao hàng đến nơi hạ container hàng quy định (xe đầu kéo đã qua khu vực bấm giờ của bãi/cảng) và nhân viên hiện trường làm thủ tục hải quan phải hoàn thành khâu cuối cùng của việc thông quan hải quan hàng xuất đó là “Vào sổ tàu”.

Nếu không kịp hoàn thành một trong hai công việc này trước cut-off CY, lô hàng sẽ ở lại, gọi là “rớt hàng, rót tàu hay rớt cont”.

2. Gửi booking Confirmation cho các bên liên quan 

  • Kho: Chuẩn bị hàng hóa và phương tiện đóng hàng. 
  • Nhà xe: Kéo container rỗng về kho đóng hàng 
  • Bộ phận khai hải quan: Dùng Booking Confirmation để lên tờ khai hải quan. 
  • Bộ phận chứng từ: dùng Booking Confirmation để làm Bill.

Để nhận thêm nhiều tài liệu và kiến thức về xuất nhập khẩu thực tế hãy tham gia ngay nhóm tự học xuất nhập khẩu online cùng VinaTrain. Đã có hơn 7.000 thành viên tham gia nhóm tự học này nhận được hỗ trợ từ VinaTrain.

Hy vọng với những chia sẻ trên của trung tâm VinaTrain đã giúp độc giả hiểu rõ về khái niệm của Booking Confirmation, quy trình lấy Booking Confirmation và những lưu ý liên quan đến chứng từ này.

Như vậy, trong bài viết này, hệ thống đào tạo thực tế Vinatrain đã gửi tới bạn đọc thông tin về “Booking Confirmation là gì? Cách đọc Booking Confirmation”. Nội dung này có trong chương trình đào tạo tại khóa học xuất nhập khẩu thực tế do VinaTrain tổ chức. Bạn đọc quan tâm có thể tham khảo lịch khai giảng được cập nhật tại website của trung tâm VinaTrain.

Tác giả: Mỹ Linh – Tổng hợp

_____________________________________________________________

HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN 

  • Chi nhánh Hồ Chí Minh: 45 Đường Thạch Thị Thanh,Phường Tân Định, Quận 1
  • Chi nhánh Hà Nội: 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội
  • Văn phòng Hà Nội: Số nhà 43, khu tập thể XaLa, Phường Phúc La, Quận Hà Đông, Hà Nội
  • Hotline tư vấn đào tạo: 0964.237.168
  • Hotline tư vấn dịch vụ: 0931.705.774
  • Gmail: vinatrain.edu.vn@gmail.com

Thảo Luận & Hỏi Đáp

    • Tư vấn viên VinaTrain says:

      Chào bạn Trường nhé, booking confirmation cho hàng air có nhé bạn ạ
      Có hai loại booking confirmation cho loại hàng air:
      – Booking confirmation được phát hành bởi hãng hàng không: Đây là loại booking confirmation phổ biến nhất. Hãng hàng không sẽ gửi booking confirmation cho người gửi sau khi họ đã đặt chỗ cho hàng hóa.
      – Booking confirmation được phát hành bởi đại lý vận tải: Đại lý vận tải có thể phát hành booking confirmation nếu họ được người gửi ủy quyền đặt chỗ cho hàng hóa.

      0
      0
  1. Minh says:

    Hãng tàu sẽ gửi booking confirmation cho mình hay sao ạ, trường hợp mình book qua forwarder thì bên đó sẽ gửi booking confirmation cho mình đúng k nhỉ?

    0
    0
    • Tư vấn viên VinaTrain says:

      Đúng rồi em nhé, hãng tàu sẽ gửi booking confirmation cho cty em. Trong trường hợp bên em book qua forwarder, thì bên forwarder sẽ là người liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ và nhận booking confirmation. Sau đó, forwarder sẽ gửi booking confirmation cho em nha.

      0
      0
  2. Châu says:

    Nếu Booking confirmation này bị hủy vì lý do gì đó thì bên người đặt có được hoàn tiền cọc k ạ

    0
    0
  3. Trân Ni says:

    Nếu vậy thì công việc lấy booking confirmation là do bên mua hay bên bán làm ạ? Mình mưới dấn thân vào ngành này nên cần tìm hiểu các thông tin cơ bản.

    0
    0
  4. Hà Ngân says:

    Nếu cái booking confirmation này bị mất thì có được cấp lại k nhỉ với cả nếu được thì có phải mất phí k ạ,

    0
    0
    • Tư vấn viên VinaTrain says:

      Chào bạn Hà Ngân nhé, cảm ơn câu hỏi của bạn
      Câu trả lời là có, bạn có thể được cấp lại booking confirmation nếu bị mất. Tuy nhiên, việc cấp lại booking confirmation có thể mất phí hoặc không mất phí, tùy thuộc vào quy định của hãng tàu hoặc công ty giao nhận mà bạn đã đặt booking.
      Thông thường, nếu bạn đặt booking trực tiếp với hãng tàu, bạn sẽ được cấp lại booking confirmation miễn phí. Tuy nhiên, nếu bạn đặt booking qua công ty giao nhận, bạn có thể phải trả một khoản phí để được cấp lại booking confirmation. Mức phí này thường dao động từ 50.000 đến 100.000 đồng.

      0
      0

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *