Bạn đang tìm hiểu về chứng từ liên quan đến hàng hóa xuất khẩu nhưng chưa biết rõ “Booking Confirmation là gì? Cách đọc Booking Confirmation như thế nào? Quy trình thực hiện ra sao?” Trong bài viết này, trung tâm VinaTrain sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về Booking Confirmation nhé!
- Bài viết được xem nhiều: Khóa học xuất nhập khẩu online
I. Khái Niệm Booking Confirmation Là Gì?
Để biết khái niệm về Booking Confirmation, bạn nên hiểu rõ quy trình sau đây:
- Khi hai công ty xác nhận giao dịch với nhau, bên nào có trách nhiệm thuê phương tiện vận tải quốc tế sẽ liên hệ trực tiếp với hãng tàu/đại lý của hãng tàu để đặt chỗ. Công việc này gọi là Booking.
- Sau khi nhận được yêu cầu đặt chỗ (Booking), hãng tàu/đại lý của hãng tàu sẽ gửi cho người thuê tàu bảng báo giá. Và yêu cầu khách hàng kiểm tra các thông tin trước khi xác nhận đặt chỗ với hãng tàu để tránh hiểu lầm đáng tiếc giữa 2 bên.
- Sau khi người thuê tàu và hãng tàu/đại lý của hãng tàu đạt được thỏa thuận về giá cước, hãng tàu sẽ gửi lại xác nhận đặt chỗ thành công với người thuê tàu bằng Booking Note hoặc Booking Confirmation.
Lưu ý: Đối với hàng nguyên (FCL) thì Booking Confirmation sẽ được gọi là Lệnh cấp container rỗng.
Như vậy, Booking Confirmation là chứng từ được đơn vị vận tải (hãng tàu, hãng bay) phát hành khi xác nhận đặt lịch vận tải hàng hóa. Tùy thuộc vào thỏa thuận mua bán trong Incoterms mà bên mua và bên bán sẽ xác định bên có trách nhiệm thuê vận tải. Đây là chứng từ đầu tiên phải có của một lô hàng xuất khẩu.
II. Mẫu Booking Confirmation Thực Tế
Khi kiểm tra thông tin trên Booking confirmation bạn cần lưu ý những thông tin sau:
- Hãng tàu cấp Booking (Ví dụ: WHA, MOL, TSL, GSL, HMM, …)
- Công ty or đại lý đặt Booking (Shipper)
- Số Booking (Booking Number)
- Số lượng container (Size cont 20, 40 hay 45, Loại cont DC, GP, DR, HC, RF/ Hàng lẻ LCL là số CM3, Hàng AIR là số Kgs)
- Tên tàu/Số chuyến (Vessel/Voy No.)
- Nơi cấp cont rỗng (nếu có) (Releasing Empty Container)
- Cảng hạ container hàng, Kho đóng hàng (Cảng bốc xếp container – Địa điểm đích cho vận chuyển bảo thuế)
( Place of Receipt – Full Return CY – Laden Drop Off)
- Cảng chuyển tải (nếu có) (Port of Transship)
- Địa điểm xếp hàng lên tàu tại nước xuất (Cảng nơi tàu rời khỏi VN) (Port of Loading)
- Cảng đích tại nước nhâp khẩu (Port of Discharge)
- Cảng/nơi giao hàng tại nước nhập khẩu (Port of Delivery)
- Chi tiết B/L (S/I), VGM cut off time: Docs cut off, VGM cut off, SI cut off
- Ngày tàu chạy (ETD)
- Thời gian cắt máng – Đây là kết thúc công việc bốc hàng hóa lên tàu (Clossing time)
III. Quy Trình Lấy Booking Confirmation
Trước khi đặt booking cần phải nắm được các thông tin của lô hàng mình cần booking, bao gồm:
- Tên hàng (Loại hàng)
- Số lượng
- Loại container
- Nơi đi, nơi đến
Quy trình lấy Booking Confirmation
Hiện nay, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu sẽ thuê các công ty Logistics/FDW thực hiện dịch vụ vận chuyển và làm Booking.
- Bước 1: Gửi email yêu cầu hãng tàu or FDW báo giá cước tàu (Ocean freight + các phụ phí (Local charger) (Lưu ý: hàng chỉ định thì không cần) và lịch tàu đi
- Bước 2: Chốt giá tốt và chọn ngày tàu đi.
- Bước 3: Gửi Email cho hãng tàu hoặc FWD confirm để đặt booking.
- Bước 4: Nhận Booking Confirmation hoặc Lệnh cấp container rỗng từ hãng tàu
- Bước 5: Lấy container về kho để đóng hàng hoặc mượn container tại bãi để đóng hàng.
IV. Những Vấn Đề Cần Lưu Ý Về Booking Confirmation
1. Các loại Cut-off (Closing time) Trên Booking Confirmation
Cut-off/Closing time hay Deadtime/Lead time là thời hạn cuối cùng mà người thuê tàu phải hoàn thành những công việc hoặc submit những thông tin, chứng từ cần thiết cho hãng tàu trước khi tàu chạy. Hạn cuối này thường là chính xác theo giờ và ngày.
Trên một booking thường có đề cập những cut-off sau đây: cut-off S/I, cut-off VGM, cut-off draft Bill of lading, cut-off CY. Các hãng tàu chu đáo thì sẽ đề cập trên booking hoặc dặn dò đầy đủ những cut-off này. Nếu hãng tàu nào thiếu sót, thì ít nhất họ sẽ đề cập để cut-off quan trọng nhất lên booking, đó chính là cut-off CY.
Vậy những cut-off còn lại nếu không xuất hiện trên booking, thì chủ hàng phải hỏi trực tiếp hãng tàu hoặc FWD được thuê để book cước.
- Cut-off S/I
S/I hay Shipping Instruction hay Details of Bill of Lading hay Chi tiết (làm) Bill of lading, chính là nội dung mà shipper phải gửi cho hãng tàu để hãng tàu dựa vào đó để phát hành Bill of lading cho shipper. Vậy hạn cuối mà shipper phải gửi cho hãng tàu chính là cut-off S/I.
Nếu không gửi cho hãng tàu kịp hạn cuối này, hãng tàu không kịp làm Bill of lading, lô hàng sẽ ở lại, gọi là “rớt hàng, rớt tàu hay rớt cont”.
Chi tiết của việc chuẩn bị và submit S/I cho hãng tàu xem ở phần công việc được trình bày ở những phần sau. Hạn cuối này, thông thường là 1 đến 3 ngày làm việc trước ngày ETD, có khi hãng tàu đòi shipper gửi S/I, thậm chí trước ETD 1 tuần.
-
Cut-off VGM
Cut-off VGM mà thời hạn cuối cùng mà người xuất khẩu phải gửi Phiếu cân containers về cho hãng tàu. Nếu không gửi cho hãng tàu kịp hạn cuối này, hãng tàu không kịp làm Bill of lading, lô hàng sẽ ở lại, gọi là “rớt hàng, rớt tàu hay rớt container”.
Chi tiết của việc chuẩn bị và submit VGM cho hãng tàu, bạn hãy xem bài viết này nhé.
- Cut-off Document hay Cut-off draft Bill of Lading
Cut-off Document là thời hạn cuối cùng mà Shipper phải xác nhận nội dung của Bill of Lading nháp với hãng tàu. Nếu Shipper quên xác nhận, hoặc xác nhận trễ, hãng tàu sẽ dùng chính nội dung S/I mà Shipper đã gửi để phát hành vận đơn gốc. Những khiếu nại, điều chỉnh, sửa đổi về sau của Shipper về nội dung của vận đơn sẽ bị tính phí.
- Cut-off CY hay Cut-off bãi
Cut-off CY (container yard – bãi container ở cảng hạ container hàng) là thời hạn cuối cùng mà người xuất khẩu phải giao hàng đến nơi hạ container hàng quy định (xe đầu kéo đã qua khu vực bấm giờ của bãi/cảng) và nhân viên hiện trường làm thủ tục hải quan phải hoàn thành khâu cuối cùng của việc thông quan hải quan hàng xuất đó là “Vào sổ tàu”.
Nếu không kịp hoàn thành một trong hai công việc này trước cut-off CY, lô hàng sẽ ở lại, gọi là “rớt hàng, rót tàu hay rớt cont”.
2. Gửi booking Confirmation cho các bên liên quan
- Kho: Chuẩn bị hàng hóa và phương tiện đóng hàng.
- Nhà xe: Kéo container rỗng về kho đóng hàng
- Bộ phận khai hải quan: Dùng Booking Confirmation để lên tờ khai hải quan.
- Bộ phận chứng từ: dùng Booking Confirmation để làm Bill.
- Xem thêm kiến thức mới về: booking note là gì
Để nhận thêm nhiều tài liệu và kiến thức về xuất nhập khẩu thực tế hãy tham gia ngay nhóm tự học xuất nhập khẩu online cùng VinaTrain. Đã có hơn 7.000 thành viên tham gia nhóm tự học này nhận được hỗ trợ từ VinaTrain.
Hy vọng với những chia sẻ trên của trung tâm VinaTrain đã giúp độc giả hiểu rõ về khái niệm của Booking Confirmation, quy trình lấy Booking Confirmation và những lưu ý liên quan đến chứng từ này.
Như vậy, trong bài viết này, hệ thống đào tạo thực tế Vinatrain đã gửi tới bạn đọc thông tin về “Booking Confirmation là gì? Cách đọc Booking Confirmation”. Nội dung này có trong chương trình đào tạo tại khóa học xuất nhập khẩu thực tế do VinaTrain tổ chức. Bạn đọc quan tâm có thể tham khảo lịch khai giảng được cập nhật tại website của trung tâm VinaTrain.
Tác giả: Hoàng Văn Châu
Chuyên gia Xuất Nhập Khẩu - Logistics với hơn 15 năm kinh nghiệm. Hiện đang là giảng viên - Quản lý chất lượng đào tạo tại Vinatrain, Tư vấn các vấn đề liên quan hải quan - Logistics
Cho em hỏi, Công ty em là Forwarder nhập khẩu, ngoài đại lý xuất khẩu, thì có một đại lý thứ ba là đại lý gom hàng lẻ, Đại lý này sẽ là người đặt chỗ vậy khi Booking Confirm được hãng tàu gửi xuống sẽ đi theo đường như thế nào ạ, vị trí Shipper trên tờ Booking Confirm sẽ ghi tên ai ạ
cho mình hỏi có booking confirmation cho loại hàng air có không ạ
Chào bạn Trường nhé, booking confirmation cho hàng air có nhé bạn ạ
Có hai loại booking confirmation cho loại hàng air:
– Booking confirmation được phát hành bởi hãng hàng không: Đây là loại booking confirmation phổ biến nhất. Hãng hàng không sẽ gửi booking confirmation cho người gửi sau khi họ đã đặt chỗ cho hàng hóa.
– Booking confirmation được phát hành bởi đại lý vận tải: Đại lý vận tải có thể phát hành booking confirmation nếu họ được người gửi ủy quyền đặt chỗ cho hàng hóa.
Hãng tàu sẽ gửi booking confirmation cho mình hay sao ạ, trường hợp mình book qua forwarder thì bên đó sẽ gửi booking confirmation cho mình đúng k nhỉ?
Đúng rồi em nhé, hãng tàu sẽ gửi booking confirmation cho cty em. Trong trường hợp bên em book qua forwarder, thì bên forwarder sẽ là người liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ và nhận booking confirmation. Sau đó, forwarder sẽ gửi booking confirmation cho em nha.
Nếu Booking confirmation này bị hủy vì lý do gì đó thì bên người đặt có được hoàn tiền cọc k ạ
Nếu vậy thì công việc lấy booking confirmation là do bên mua hay bên bán làm ạ? Mình mưới dấn thân vào ngành này nên cần tìm hiểu các thông tin cơ bản.
Nếu cái booking confirmation này bị mất thì có được cấp lại k nhỉ với cả nếu được thì có phải mất phí k ạ,
Chào bạn Hà Ngân nhé, cảm ơn câu hỏi của bạn
Câu trả lời là có, bạn có thể được cấp lại booking confirmation nếu bị mất. Tuy nhiên, việc cấp lại booking confirmation có thể mất phí hoặc không mất phí, tùy thuộc vào quy định của hãng tàu hoặc công ty giao nhận mà bạn đã đặt booking.
Thông thường, nếu bạn đặt booking trực tiếp với hãng tàu, bạn sẽ được cấp lại booking confirmation miễn phí. Tuy nhiên, nếu bạn đặt booking qua công ty giao nhận, bạn có thể phải trả một khoản phí để được cấp lại booking confirmation. Mức phí này thường dao động từ 50.000 đến 100.000 đồng.
Tính ra trung tâm không giấu bài luôn á chèn, hữu ích ghê, ra thêm nhiều bài cho em xem với ạ
Học ở Vinatrain có được chỉ phần này không ạ, chứ mình đọc vẫn không hiểu lắm.