BOOKING NOTE Là gì, Điều Cần Biết Khi Check Chứng Từ Này

20736 lượt xem Xuất Nhập Khẩu
Mâu booking note từ hãng tàu Yanming

Booking note là xác nhận đặt chỗ giữa hàng vận chuyển với người gửi hàng khi thuê vận tải hàng hóa. Đây là chứng từ rất quan trọng không thể thiểu trong bộ chứng từ vận tải hàng hóa. Vậy booking note là gì, vai trò của chứng từ này, cách check booking note ra sao bạn đọc quan tâm vui lòng tham khảo bài viết do trung tâm đào tạo xuất nhập khẩu VinaTrain hướng dẫn tại đây.

1. Khái niệm về Booking Note

Booking Note là chứng từ được hãng tàu, hãng bay phát hành cho shipper khi đặt lịch vận tải. Tùy theo điều kiện mua bán trong incoterm bên mua hoặc bên bán sẽ có trách nhiệm thuê vận tải quốc tế.

Để có được booking Note từ hãng tàu shipper phải đặt chỗ với hãng tàu thông qua việc Booking, chủ hàng có thể tự làm hoặc thông qua Forwarder để đặt chỗ điều này dựa vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Như vậy, Booking note được gọi giấy lưu cước là chứng từ xác nhận việc đặt chỗ với hãng tàu về (thời gian chuyển, tên tàu, số chuyến, ngày vận chuyển, số lượng hàng, cảng bốc, cảng dỡ…), hình thức hãng tàu ghi lại việc đặt chỗ một chuyến hàng vận chuyển.

Tham khảo mẫu booking Note:  Booking note

2.Quy trình thực hiện lấy booking note từ hãng vận tải

Booking Note được cấp bởi hãng tàu nên chủ hàng hoặc FWD đặt chỗ với hãng tàu thông qua mail hỏi giá cước. Bạn có thể tham khảo mẫu mail hỏi giá cước cơ bản:

Bước 1: Viết mail hỏi cước

 Dear Julia  – STA Logistics,

I’m Lan Anh from Mercury Logistics Vietnam Co., Ltd in Vietnam, member of WCA’s Family like you 

Nice to be here to give you an inquiry from Belarus to Cat Lai, Hochiminh by sea, do hope you can give us the best rate today:

  • Terms: Exw
  • Pick up add: Gomel, Belarus
  • Vol: 1 plt x 190x200x130cm, 1300kgs.
  • POD: Cat Lai, Hochiminh by sea.

Await your promptly quotation~

Bước 2: Hãng tàu, bên dịch vụ nhận thông tin booking 

Hãng tàu dựa vào yêu cầu của shipper để gửi lịch tàu theo dự kiến có thể qua mail hoặc qua form booking note nội dung về: Thời gian tàu chay, tên tàu số chuyên, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, số lượng hàng, bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng( losing time)…

Bước 3: Check booking note từ hãng vận tải 

Forwarder hoặc chủ hàng nhân được Booking giá cước từ hãng tàu qua mail hoặc form booking Note sẽ xem xét có phù hợp với mong muốn đặt chỗ của shipper không về các điều khoản: Thời gian tàu chạy, số lượng, giờ cắt máng, lệ phí áp dụng, thời gian Lưu kho bãi được gia hạn có phù hợp với mong muốn của công ty không

Bước 4: Xác nhận đặt chỗ bằng Booking Confirmation

Khi chốt thông tin booking note khách hàng sẽ tiến hành làm làm động tác xác nhận booking với hãng tàu ( booking Confirmation)

Mâu booking note từ hãng tàu Yanming
Mẫu booking note từ hãng tàu Yanming

3. Quy trình xác nhận booking note bằng booking confirmation

Booking Confirm là việc xác nhận đặt chỗ từ hãng vận tải của shipper (chủ hàng) đây là nghiệp vụ bắt buộc để xác lập quá trình vận tải.

  1. Khi chốt booking note từ hãng tàu shipper sẽ xác nhận lại việc đặt chỗ với hãng tàu bằng mail trả lời kèm theo mẫu booking confirm của hãng tàu quy định hoặc theo mẫu của doanh nghiệp.
  2. Nội dung trên booking confirmation sẽ nhắc lại các thông tin có trong booking note: tên tàu số chuyến, ETD, giờ cắt máng,  số lượng hàng, liên hệ lấy cont rỗng đóng hàng, thời gian DEM/DET. Khi nhận được booking confirmation hãng vận tải hiểu doanh nghiệp đã xác nhận đăt chỗ với hãng tàu bắt đầu thiết lập giao dịch vận tải
  3.  Chủ hàng tiến hành gửi SI (Shipping Instructions) trong đó có những yêu cầu của chủ hàng với hãng tàu (số hàng, loại bill cần lấy, số lượng hàng , yêu cầu thêm về nội dung cần show trên bill, thời gian lưu kho bãi tại cảng xuất hoặc cảng nhập nếu người gửi hàng yêu cầu thêm…)
  4.  Hãng tàu duyệt lệnh tại văn phòng của hãng tàu sau đó rấy rỗng đóng hàng.

4. Cách khai thông tin trong booking note trên phần mềm khai báo hải quan

Với hàng xuất khẩu bộ chứng từ khai báo hải quan sẽ bao gồm: Hóa đơn thương mại (Commercial invoice) ; phiếu đóng gói hàng hóa (packing list); booking note; thông tin về số container/ số seal và những chứng từ kiểm tra chuyên nghành khác.

Khi khai thông có trong booking trên phần mềm khai báo cần căn cứ vào phát sinh thực tế của đơn hàng, nếu không có phát sinh đột xuất thì thông tin trên booking note sẽ được dùng trong truyền tờ khai hải quan bao gồm:

  • Tên tàu/ số chuyển: ( vessel/ voyage)
  • Ngày hàng đi dự kiến: E.T.D 
  • Cảng bốc hàng: POL (port of loading)
  • Cảng dỡ hàng: POD (port of discharge)
  • Số lượng hàng booking 

Cần lưu ý: Nếu trong booking có thông tin xuất hiện của 2 phương tiện vận tải  thì cần lấy theo thông tin con tàu thực tế mang hàng đi ra khỏi Việt Nam

Ví dụ: Tàu thứ 1: nhận hàng tại Cat Lai – Trở qua Cái Mep là  A. Từ A sẽ trở hàng tới cảng Cái Mép sau đó con tàu B nhận hàng từ Cái Mép- Đi Nansah, ChiNa. Vậy cần khai: Tên tàu số chuyển là con tàu B. ngày E.T.D theo ngày tàu B chạy. 

Nội dung kiến thức về Booking note nằm trong chuyên đề bộ chứng từ xuất nhập khẩu do VinaTrain giảng dạy tại khóa học xuất nhập khẩu thực tế, khóa học khai báo hải quan điện tử online và trực tiếp. 

 

Thông tin các khóa học tại VinaTrain

Nếu bạn cần tham khảo nguồn tại liệu tự học xuất nhập khẩu uy tín hãy tham gia ngay nhóm tự học xuất nhập khẩu online cùng VinaTrain. Nơi chia sẻ tài liệu, kiến thức về xuất nhập khẩu, chúng tôi đã hỗ trợ hơn 7.000 thành viên nhận tài liệu hay mỗi ngày. Ngoài ra, bạn còn có cơ hội được nhận học bổng từ VinaTrain cập nhật mỗi tháng.

NHÓM TỰ HỌC XUẤT NHẬP KHẨU

————————————————————————

HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN 

  • Chi nhánh Hồ Chí Minh:45 Đường Thạch Thị Thanh,Phường Tân Định, Quận 1
  • Chi nhánh Hà Nội:185 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội
  • Văn phòng Hà Nội: Số nhà 43, khu tập thể XaLa, Phường Phúc La, Quận Hà Đông, Hà Nội
  • Hotline tư vấn đào tạo: 0964.237.168
  • Hotline tư vấn dịch vụ: 0931.705.774
  • Gmail:edu.vn@gmail.com

Thảo Luận & Hỏi Đáp

  1. Tâm says:

    Doanh nghiệp xuất khẩu nên tìm forwarder để thực hiện lấy Booking note từ hãng tàu không ạ? Trong khóa XNK có được học về nội dung trên được ko ạ?

    0
    0
    • Tư vấn viên Vinatrain says:

      Cám ơn bạn đã quan tâm đến khóa học của Vinatrain. Nếu có thể bạn cho mình xin sđt hoặc zalo để liên hệ bạn tư vấn rõ hơn nhé. Hoặc bạn có thể liên hệ bên mình qua zalo hoặc page nè.

      0
      0
  2. Hoàng Minh says:

    Anh/Chị ơi, cho em hỏi với ạ, trong Booking note có phần này nghĩa là gì ạ “Advanced manifest resubmission cut off: shipments to/via … 17.00pm Thursday (after departure date) shipments to other destinations: 09:00am Wednesday (after departure date)”. Em là sinh viên đang làm bài tập mong được giúp đỡ ạ.

    0
    0
  3. Hiếu Nghi says:

    Các đối tác liên quan như người vận chuyển và bên mua hàng làm thế nào để xác nhận thông tin trong Booking Note? Mà e vẫn có phần chưa hiểu sâu về Booking note lắm ạ em muốn được tư vấn khóa học để học thêm

    0
    0
    • Tư vấn viên VinaTrain says:

      Chào bạn Nga nhé
      Booking note giữa hàng FCL và hàng LCL có sự khác nhau cơ bản về nội dung và hình thức
      Về nội dung:
      Hàng FCL sẽ bao gồm thông tin chủ hàng (shipper), người nhận hàng (consignee), hàng hóa (mã HS, số lượng, khối lượng, kích thước,…), vận chuyển (cảng đi, cảng đến, hãng tàu, ngày vận chuyển,…)
      Hàng LCL thì sẽ giống với hàng FCL tuy nhiên phần thông tin của hàng hóa sẽ chia thêm theo từng lô hàng lẻ (mã hàng, số lượng, khối lượng, kích thước,…)
      Về hình thức
      Hàng FCL: Booking note hàng FCL thường được phát hành bởi hãng tàu trực tiếp cho chủ hàng hoặc công ty giao nhận vận tải (forwarder) đại diện cho chủ hàng.
      Hàng LCL: Booking note hàng LCL thường được phát hành bởi hãng tàu cho công ty giao nhận vận tải (forwarder), sau đó forwarder sẽ cung cấp cho chủ hàng.
      Ngoài ra, booking note hàng LCL còn có thể được phát hành bởi công ty giao nhận vận tải (forwarder) cho chủ hàng trực tiếp, trong trường hợp chủ hàng tự làm thủ tục hải quan và vận tải.

      0
      0
  4. Hoà Hương says:

    cho em hỏi trong Booking thì trách nhiệm của bên nhận hàng khi kiểm tra và xác nhận thông tin thì sau đó có thể được điều chỉnh hay cập nhật sau khi đã được tạo ra không ? Em làm bên nhà hàng giờ muốn thay đổi thì có được không ạ

    0
    0
    • Tư vấn viên VinaTrain says:

      Chào Hà Nhi nhé, cảm ơn câu hỏi của bạn. Quy trình hủy booking note có thể tùy từng hãng tàu mà khác nhau, nên bạn sẽ tham khảo bên đại lý hãng tàu nữa nhé:
      Người thuê tàu gửi thông báo hủy booking note đến hãng tàu. Thông báo hủy booking note phải được gửi bằng văn bản và có chữ ký của người thuê tàu.
      Hãng tàu xác nhận việc hủy booking note. Hãng tàu sẽ gửi thông báo xác nhận việc hủy booking note đến người thuê tàu.
      Trách nhiệm hủy booking note thuộc về người thuê tàu. Người thuê tàu phải chịu mọi chi phí phát sinh do việc hủy booking note, bao gồm:
      Phí hủy booking note.
      Phí lưu kho, lưu bãi hàng hóa.
      Phí phạt do hủy booking note.
      Trong trường hợp hãng tàu không thể đáp ứng yêu cầu của người thuê tàu, thì hãng tàu có thể hủy booking note mà không cần thông báo trước cho người thuê tàu. Trong trường hợp này, hãng tàu sẽ chịu trách nhiệm bồi thường cho người thuê tàu các chi phí phát sinh do việc hủy booking note.

      0
      0
  5. TrA says:

    mình học xong khoá học XNK ở vina train xong hay lắm mọi người . hữu ích lúc đầu nghĩ mấy cái thủ tục , vấn đề về booking note đồ này kia khó nhưng học xong thấy nó cũng đơn giản . dễ hiểu lắm mn cứ tham khảo thử ở đây xem .

    0
    0
  6. Nghiêm Huyền says:

    booking note có phải là hợp đồng vận tải k ạ, trong khóa XNK có dạy phần lập booking note này k trung tâm

    0
    0
    • Tư vấn viên VinaTrain says:

      Chào bạn Nghiêm Huyền nhé, cảm ơn câu hỏi của bạn. Booking note không phải là hợp đồng vận tải, bạn có thể xem lại 2 định nghĩa nhé, trong khóa xuất nhập khẩu có hướng dẫn đọc và hiểu về booking. Bạn cần được hỗ trợ tư vấn kĩ hơn về khóa học có thể liên hệ qua zalo hoặc fanpage của trung tâm nhé bạn.

      0
      0
  7. Hằng says:

    em là sinh viên năm cuối chuyên ngành kinh doanh quốc tế, đang cần tìm hiểu về C/O, trung tâm có khoá học nào liên quan đến C/O và booking note ko ạ?

    0
    0

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *