Các Bước Chuẩn Bị Khi Truyền Tờ Khai Hải Quan Nhập Khẩu Nhất Định Phải Biết

Bài viết được xem nhiều: Khoá học khai báo hải quan chuyên sâu

I. Truyền Tờ Khai Hải Quan Là Gì ?

Truyền tờ khai hải quan là quá trình nộp các thông tin liên quan đến hàng hóa và các loại giấy tờ cần thiết cho cơ quan hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa. Tờ khai hải quan chứa thông tin về nguồn gốc, giá trị, số lượng và mô tả chi tiết về hàng hóa được vận chuyển.

Quá trình truyền tờ khai hải quan rất quan trọng để đảm bảo việc thông quan diễn ra một cách suôn sẻ và nhanh chóng. Thông tin trong tờ khai hải quan cung cấp cho cơ quan hải quan những dữ liệu cần thiết để kiểm tra và xác định việc áp dụng các biện pháp quản lý hải quan như thuế, phí, kiểm tra chất lượng hàng hóa, kiểm tra an toàn và bảo vệ môi trường.

Việc truyền tờ khai hải quan thường được thực hiện qua hệ thống điện tử của cơ quan hải quan, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý thông quan. Đối với doanh nghiệp hoặc cá nhân tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu, việc nắm rõ quy trình và thủ tục truyền tờ khai hải quan là rất quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro phát sinh trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa.

II. Các bước cần chuẩn bị khi truyền tờ khai hải quan hàng nhập khẩu

Bước 1: Xác định mã số hàng hóa (Hs code) và mã số thuế quan

Trước khi tiến hành khai báo hàng hóa nhập khẩu, điều quan trọng đầu tiên là xác định chính xác mã số hàng hóa và mã số thuế quan của mặt hàng cần nhập khẩu. Mã số hàng hóa được quy định theo Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam, trong khi mã số thuế quan được quy định theo Biểu thuế nhập khẩu ưu đãi.

      1. Tìm hiểu mã số hàng hóa

Mã số hàng hóa được sử dụng để phân loại và mô tả hàng hóa một cách chính xác, bao gồm 10 chữ số. Các chữ số đầu tiên quy định về nhóm hàng, tiếp theo là phân nhóm, rồi đến phân nhóm phụ và phân nhóm con. Việc xác định đúng mã số hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp tránh những rủi ro về mặt pháp lý và thuế quan khi nhập khẩu.

      2. Xác định mã số thuế quan

Mã số thuế quan cũng rất quan trọng, vì nó sẽ quyết định mức thuế suất áp dụng cho hàng hóa nhập khẩu. Mã số thuế quan thường gồm 8 chữ số, trong đó 6 chữ số đầu tiên trùng với mã số hàng hóa, và 2 chữ số cuối cùng xác định mức thuế suất cụ thể.
Để xác định chính xác mã số hàng hóa và mã số thuế quan, doanh nghiệp có thể tham khảo các nguồn sau:

• Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam
• Biểu thuế nhập khẩu ưu đãi
• Các văn bản pháp luật liên quan
• Tư vấn từ các chuyên gia hoặc cơ quan hải quan

Ví dụ về mã số hàng hóa và mã số thuế quan

Bước 2: Chuẩn Bị Hồ Sơ Và Tài Liệu Cần Thiết

      1. Hồ sơ nhập khẩu cơ bản

Để truyền tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu, bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết dưới đây

• Hợp đồng mua bán hoặc đơn đặt hàng
• Vận đơn (Bill of Lading) hoặc vận tải đơn (Air Waybill)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin)
• Giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng (nếu có)
• Giấy phép nhập khẩu (Nếu hàng hóa thuộc diện cần giấy phép)

     2. Tài liệu bổ sung

Ngoài những loại chứng từ trên, tùy thuộc vào loại hàng hóa nhập khẩu, bạn có thể cần phải chuẩn bị một số tài liệu bổ sung khác sau đây:

• Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm (đối với hàng thực phẩm)
• Giấy chứng nhận sức khỏe động vật (đối với hàng động vật sống)
• Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (đối với hàng nông sản)
• Giấy chứng nhận y tế (đối với hàng hóa liên quan)

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tài liệu cần thiết sẽ giúp quá trình truyền tờ khai hàng hóa nhập khẩu diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.

    3. Kiếm tra tính hợp lệ của hồ sơ

Sau khi có đủ hồ sơ và tài liệu, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính hợp lệ và đầy đủ của bộ chứng từ, dưới đây là những điểm bạn cần lưu ý:

• Kiểm tra chữ ký và con dấu trên các giấy tờ
• Đảm bảo thông tin trên các tài liệu khớp nhau
• Kiểm tra ngày hiệu lực của giấy phép và giấy chứng nhận.

Bước 3: Khai báo hải quan điện tử hoặc tờ khai giấy

    1. Truyền Tờ Khai Bằng Phương Tiện Giấy

Phương thức truyền tờ khai hàng hoá nhập khẩu truyền thống là bằng cách nộp trực tiếp tại cửa khẩu hoặc qua bưu điện. Tuy nhiên, phương thức này có thể tốn thời gian và công sức.

    2. Sử Dụng Hệ Thống Truyền Tờ Khai Điện Tử

Để tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình, bạn có thể sử dụng hệ thống truyền tờ khai hàng hoá điện tử của cơ quan hải quan. Điều này giúp bạn truyền tờ khai một cách nhanh chóng và tiện lợi.

    3. Lựa Chọn Phương Thức Phù Hợp

Khi lựa chọn phương thức truyền tờ khai, bạn cần xem xét các yếu tố như tính tiện lợi, tốc độ xử lý, và yêu cầu của cơ quan hải quan. Chọn phương thức phù hợp sẽ giúp bạn hoàn thành quy trình nhập khẩu một cách hiệu quả

Bước 4: Kiểm tra thông tin trên tờ khai hải quan

Quá trình nhập khẩu hàng hoá nhiều thủ tục và quy trình phức tạp. Một trong những bước quan trọng là chuẩn bị tờ khai hàng hoá nhập khẩu. Đây là tài liệu quan trọng để khai báo và cung cấp thông tin về hàng hoá nhập khẩu cho cơ quan Hải quan. Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác tờ khai sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo quá trình nhập khẩu diễn ra thuận lợi.

    1. Điền đầy đủ thông tin

Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu là tài liệu quan trọng nhất trong quá trình nhập khẩu. Vì vậy, việc điển đầy đủ thông tin chính xác thông tin trên tờ khai là rất cần thiết. Một số thông tin cần lưu ý như sau:

• Thông tin về người nhập khẩu (tên, địa chỉ, mã số, thuế…)
• Thông tin về hàng hóa (tên hàng, số lượng, trọng lượng, giá trị….)
• Thông tin về nơi xuất hoặc hoặc nhập khẩu
• Mã số hàng hóa (HS)
• Loại hình tính thuế (thuế xuất, miễn thuế…)

    2. Kiểm Tra Tính Chính Xác

Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng tính chính xác của các thông tin đã nhập. Một sai sót nhỏ có thể dẫn đến những hậu quả đáng tiếc trong quá trình làm thủ tục hải quan.

• Đối chiếu với các tài liệu liên quan như hóa đơn, vận đơn,…
• Kiểm tra lại tính toán về số lượng, trọng lượng, giá trị,…
• Xác minh các thông tin về địa chỉ, mã số,…

Bước 5: Xử lý các vấn đề phát sinh

Trong quá trình truyền tờ khai hàng hóa nhập khẩu, có thể xảy ra các vấn đề phát sinh cần được xử lý kịp thời để tránh ảnh hưởng đến quá trình nhập khẩu. Dưới đây là một số vấn đề phổ biến và cách xử lý:

Bước 6: Thanh toán lệ phí và thuế

Sau khi tờ khai đã được duyệt, doanh nghiệp cần thanh toán lệ phí và thuế hải quan theo quy định. Lệ phí và thuế sẽ được tính dựa trên giá trị hàng hóa, mã số thuế quan, và các chi phí khác liên quan.

Bước 7: Lưu trữ hồ sơ

Việc lưu trữ hồ sơ hàng hóa xuất nhập khẩu là rất quan trọng. Và đã có quy định rõ ràng theo Thông tư của Bộ tài chính. Theo đó:

• Tất cả các hồ sơ liên quan đến việc xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa đều phải được lưu trữ cẩn thận.
• Người khai hải quan chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ. Thời hạn lưu trữ hồ sơ là 5 năm.
• Người khai hải quan phải lưu bản chính của tất cả các loại chứng từ. Ngoại trừ trong trường hợp đã nộp lại cho cơ quan hải quan. Nếu các chứng từ được phát hành điện tử thì sẽ lưu trữ dưới dạng điện tử.

Nếu các hồ sơ, giấy tờ bị mất hoặc thất lạc; doanh nghiệp/ đơn vị phải có trách nhiệm làm văn bản đề nghị sao lục hồ sơ hải quan. Đồng thời, doanh nghiệp cũng sẽ bị phạt hành chính vì hành vi tắc trách trong việc lưu trữ hồ sơ.
Như vậy, việc lưu trữ hồ sơ hàng hóa xuất nhập khẩu cần phải cẩn trọng hết mức. Để tránh bị xử phạt hoặc các rắc rối khác liên quan đến pháp lý.

Trong quá trình truyền tờ khai hàng hoá nhập khẩu, việc chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ đúng quy trình là rất quan trọng. Từ việc chuẩn bị hồ sơ và tài liệu cần thiết, kiểm tra thông tin trên tờ khai, xác minh mã HS và thuế suất, cho đến lựa chọn phương thức truyền tờ khai và sử dụng hệ thống truyền tờ khai điện tử, tất cả đều cần được thực hiện một cách cẩn thận và chính xác.

Nếu bạn cần tìm hiểu về thủ tục hải quan và quy định chi tiết thêm về các bước cần chuẩn bị khi mở tờ khai nhập khẩu trong xuất nhập khẩu hãy tham gia ngay nhóm tự học xuất nhập khẩu để nhận thêm nhiều tài liệu và kiến thức về xuất nhập khẩu thực tế cùng VinaTrain. Đã có hơn 10.000 thành viên tham gia nhóm tự học này nhận được hỗ trợ từ VinaTrain.

Bài viết trên, VinaTrain đã hướng dẫn bạn Các Bước Cần Chuẩn Bị Khi Truyền Tờ Khai Hàng Hoá Nhập Khẩu một cách chi tiết. Bạn đọc có nhu cầu tìm hiểu chuyên sâu về nội dung này, vui lòng liên hệ với tư vấn viên của Vinatrain để được hỗ trợ hoặc tham khảo các khóa học Khai Báo Hải Quan hoặc Xuất Nhập Khẩu 

• Bài viết nghiệp vụ liên quan: Thời hạn nộp tờ khai hải quan trong bao lâu

Biên tập: Hà Phượng

—————————————————————————————————————–