Các Công Việc Bộ Phận Nhân Sự Phải Làm, Tổng Hợp Từ A-Z

Hiện nay, có rất nhiều bạn đang theo học ngành quản lý nhân sự, nhưng lại không biết công việc của mình sau đi làm gồm những gì? Hay làm nhân sự cụ thể là làm những gì, có khác gì với công việc hành chính.  Để giải đáp thắc mắc, các bạn cùng VINATRAIN theo dõi bài viết này nhé!

Nếu hành chính là đối ngoại thì nhân sự chính là đối nội. Công việc nhân sự được chia thành 4 nhóm chính là 4 bộ phận trong một phòng nhân sự điển hình bạn có thể tham khảo.

Các công việc bộ phận nhân sự phải làm trong doanh nghiệp 

1. Nhóm tuyển dụng

Tuyển dụng là quá trình thu hút, sàng lọc, lựa chọn và chỉ định ứng viên phù hợp cho vị trí công việc đang cần tuyển của doanh nghiệp. Thành công của hoạt động tuyển dụng được đánh giá bằng số lượng vị trí trống được lấp đầy và thời gian cần thiết để tuyển dụng. Đây là hoạt động chính giúp củng cố lực lượng lao động của công ty.

Nhân viên tuyển dụng trong phòng nhân sự sẽ phải thực hiện các công việc:

• Lập kế hoạch và triển khai công tác tuyển dụng của doanh nghiệp.
• Đăng thông tin tuyển dụng trên các kênh, cung cấp đầy đủ thông tin cho ứng viên, tiếp cận với ứng viên tiềm năng
• Sàng lọc CV và lưu trữ hồ sơ của ứng viên;
• Sắp xếp lịch phỏng vấn cho ứng viên;
• Thực hiện sơ tuyển ứng viên trực tiếp hoặc qua điện thoại.
• Kiểm tra đánh giá năng lực của ứng viên;
• Tổ chức sự kiện nhằm thu hút nhân sự;
• Xây dựng mạng lưới ứng viên tiềm năng phục vụ nhu cầu tuyển dụng;
• Soạn văn bản, các loại thư từ: thư xác nhận, thư từ chối, báo cáo tuyển dụng;
• Liên kết với các nguồn cung ứng nhân lực chất lượng: Trường Đại học, Cao đẳng, đơn vị đào tạo nghề… phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của đơn vị
• Giải quyết các vấn đề liên quan tới pháp lý trong tuyển dụng.

Nhận xét: Hơn 70% doanh nghiệp có nhân sư làm tuyển dụng theo bản năng chưa có một quy trình tuyển dụng phù hợp và đầy đủ, điều này dẫn tới hệ lụy cần thì tuyển không có kế hoạch và đánh giá chính xác về ứng viên các thang điểm để vẽ chân dung ứng viên vô cùng mờ nhạt, tất nhiên lúc này việc tuyển sai người là khó tránh khỏi.

2. Nhóm công việc C&B (lương thưởng và phúc lợi) 

Lương thưởng là khoản tiền công hoặc tiền lương trả cho nhân viên để đổi lấy sự hoàn thành công việc của nhân viên. Phúc lợi là những lợi ích có thể không bằng tiền mặt, để tạo động lực làm việc và giữ chân nhân viên.

Nhân viên C&B phải xây dựng cấu trúc lương thưởng và đảm bảo cung cấp những lợi ích cạnh tranh nhằm thu hút và giữ chân nhân tài cho công ty. Các công việc cụ thể như:

• Thực hiện công tác chấm công, quản lý việc nghỉ phép, đi trễ, nghỉ việc…;
• Xây dựng bảng lương theo vị trí công việc và năng lực;
• Xây dựng chính sách phúc lợi, đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, chế độ bảo hiểm, đóng thuế…
• Xử lý những việc như tranh chấp phát sinh trong quan hệ lao động;
• Khảo sát mức độ hài lòng của các nhân viên;
• Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả cho mỗi vị trí công việc, cấp bậc;
• Quản lý hợp đồng lao động và hồ sơ của nhân viên;
• Thực hiện các nghiệp vụ về Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…
• Tính lương và các chế độ phúc lợi trong chính sách có liên quan cho nhân viên công ty.

Nhận xét: Tùy vào quy hoạch của doanh nghiệp nhân sự có thể làm hoặc đây là công việc của bộ phận kế toán. Để đánh giá một nhân sự chuyên nghiệp tôi thường xem bạn đó có  am hiểu về C&B không. vì vậy nếu bạn có ý định hoặc đang làm nhân sự cần phải trau dồi kiến thức về tiền  lương và bảo hiểm rất tốt để có thể trở thành nhân sự cốt lõi trong tổ chức. Thật đáng buồn là phần lớn những người đang làm nhân sự lại không biết về C&B.

3. Nhóm công việc hành chính

Bộ phận hành chính nhân sự quản lý trải nghiệm tổng thể của nhân viên tại nơi làm việc. Nhân viên làm việc chặt chẽ với các nhà quản lý và nhân viên để giải quyết các vấn đề của nhân viên, xem xét đánh giá hiệu suất, thực thi các chính sách và quy trình của công ty, giám sát sự phát triển của tổ chức và điều tra nội bộ khi cần thiết:

• Quản lý hợp đồng lao động cho các nhân viên, hồ sơ nhân viên và định biên nhân sự;
• Hướng dẫn nhân viên mới về hợp đồng lao động và làm rõ về mức lương, các chính sách phúc lợi tại công ty.
• Theo dõi, thực hiện các chế độ nghỉ việc hay hết hạn hợp đồng theo quy định.
• Lập báo cáo theo định kỳ và thực hiện các công việc khác theo chỉ thị cấp trên.
• Thực hiện chuyển phát nhanh, giao nhận văn thư, hợp đồng, hóa đơn cho công ty và các phòng ban;
• Quản lý công việc giấy tờ, thủ tục như hợp đồng lao động, bằng khen, thư từ , thủ tục nhận việc, nghỉ việc, hay chấm dứt hợp đồng…
• Mua sắm, kiểm kê tài sản công ty: văn phòng phẩm…
• Hỗ trợ tổ chức các sự kiện du lịch, teambuilding; xây dựng văn hóa công ty

•  Theo dõi nội quy, nề nếp và văn hóa công ty;

Nhận xét: Thực ra, nếu ở cty chuyên nghiệp bộ phận này sẽ do phòng hành chính đảm nhiệm, nhưng trực tiếp chịu trách nhiệm  quản lý bởi bộ phận nhân sư. Nếu doanh nghiệp tốt chính là bạn cần phải làm được tốt về nghiệp vụ hành chính để tất cả nhân viên trong hệ thống cùng biết và làm được hành chính chứ không phải đây chỉ là công viêc của bộ phận hành chính – nhân sư.

4. Nhóm công việc về đào tạo và phát triển

Doanh nghiệp phải cung cấp cho nhân viên các công cụ cần thiết cho sự thành công của họ, trong đó bao gồm tổ chức cho nhân viên mới những khóa đào tạo định hướng chuyên sâu để giúp họ nắm vững nghiệp vụ cũng như hòa nhập với văn hóa doanh nghiệp.

Nhiều bộ phận nhân sự cũng cung cấp những buổi tập huấn kỹ năng lãnh đạo và phát triển chuyên môn. Đào tạo lãnh đạo có thể dành cho các giám sát viên và quản lý mới được tuyển dụng và thăng chức về các chủ đề như : quản lý hiệu suất , cách xử lý các vấn đề quan hệ của nhân viên ở cấp bộ phận.

Một số công việc thuộc nhóm này là:

• Lên kế hoạch và triển khai các khóa, lớp đào tạo cho nhân viên nhằm nâng cao kiến thức, kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công việc.
• Xây dựng giáo án đào tạo, đảm bảo kế hoạch đào tạo diễn ra đúng kế hoạch.
• Theo dõi, đánh giá chất lượng các chương trình đào tạo đã thực hiện.
• Hướng dẫn nội quy, đào tạo nghiệp vụ và phổ biến văn hóa doanh nghiệp cho nhân viên mới

Nhận xét: Thường thì công việc tuyển dụng sẽ đi liền với đào tạo phát triển, và thực tế không có nhiều doanh nghiệp chịu bỏ chi phí đào tạo nhân viên vì tâm lý chung thả gà ra đuổi khó hơn bắt gà trong chuồng. Nên nhân sự làm công việc đào tạo cần có chính sách và cơ chế rõ ràng với nhân sự được cử đi  đào tạo để về làm cho doanh nghiệp. Để làm được điều này thực sự rất khó vì thứ không thể xác định được chính là lòng người. 

Làm Nhân Sự Giỏi Cần Những Gì ?

Bạn muốn làm nhân sự giỏi ngoài việc lầm được tốt những mục cơ bản tôi vừa kể trên bạn cần phải biết các yếu tố sau:

• Hiểu mình là ai và văn hóa công ty ra sao đừng sính ngoại mang kiến thức học được bên A lắp vào B bạn sẽ thấy phản tác dụng không sớm thì muộn
• Chắc chắn phải không ngừng học hỏi và chịu được áp lực 
• Hiểu về thuật dùng người biết kiềm chế cảm xúc 
• Có tư duy và và không phải nhóm người nghĩ ngắn hạn, bạn hãy đọc câu chuyên người được trả lương 5 triệu họ sễ làm gì để biết rõ hơn nhé.
• Cuối cùng nếu không biết gì, chưa biết nên bắt đầu từ đâu thì có thể bỏ tiền đi học một khóa quản trị nhân sự chuyên nghiệp tại Hệ Thống Đào Tạo Nghiệp Vụ Thực Tế VinaTrain – cam kết mang đến sự hài lòng cho bạn. 

Hy vọng với những chia sẻ hữu ích trên sẽ giúp các bạn biết rõ thêm được công việc nhân sự gồm những gì ,có được cái nhìn tổng quan và hiểu hơn về công việc. VINATRAIN chúc các bạn thành công trên con đường sự nghiệp! 

Trân trọng!