Các Hình Thức Mua Hàng Phổ Biến Tại Doanh Nghiệp Nên Biết

Thu mua là các hoạt động liên quan đến đến việc tạo ra các sản phẩm và nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp bên ngoài. Mục tiêu chung của thu mua là hỗ trợ các nhà sản xuất hoặc thương mại thực hiện tốt các hoạt động mua hàng với chi phí thấp. Do đó, hoạt động thu mua (procurement) ngày càng được các doanh nghiệp quan tâm. Vậy, các doanh nghiệp thường áp dụng hình thức mua hàng nào, Ưu điểm và nhược điểm của từng loại hình thức ra sao? Mời bạn đọc theo dõi bài viết.

Trước khi đi sâu vào bài viết, các bạn nên tránh hiểu lầm giữa mua hàng (purchasing) và thu mua (procurement). Để hiểu rõ hơn, bạn có thể tham khảo bài viết về chủ đề này tại đây.

Các hình thức mua hàng trong doanh nghiệp hiện nay.

Centralised Purchasing (Mua Hàng Tập Trung)

Là phương thức mua hàng, trong đó tất cả các phòng ban của một công ty với một phân bố địa lý rộng có thể mua hàng thông qua một tổ chức mua chung. Các nguyên vật liệu cần thiết cho toàn bộ doanh nghiệp sẽ được mua tại cùng một thời điểm và sau đó được gửi đến cho các phòng ban hay các dây chuyền sản xuất khi cần sử dụng chúng.

Hình thức mua hàng này phù hợp với doanh nghiệp vận hành duy nhất một nhà máy, ít bị dàn trải về mặt địa lý và các nguyên vật liệu sử dụng cho sản phẩm không quá đa dạng.

Ưu Điểm

Doanh nghiệp sẽ cập nhật dữ liệu mua sắm từ trước. Từ đó các nhà quản lý mua sắm có thể cải thiện tốt hơn việc quản lý rủi ro của nhà cung cấp, đảm bảo tính đa dạng của nhà cung cấp.
Tối ưu hóa chi phí mua hàng.
Với những dữ liệu được lưu trữ, các chuyên viên mua hàng có kiến thức và kỹ năng để thương lượng các giao dịch tốt hơn. Từ đó tăng khả năng tiếp cận các nhà cung ứng tầm cỡ với chất lượng và giá cả tốt hơn.
Các hoạt động của phòng ban thu mua được tiêu chuẩn hóa, bỏ qua các sự lặp lại trong nguồn lực và chi phí.
Không cần tốn thời gian mua các đợt hàng bổ sung đặc biệt số lượng nhỏ.
Giao hàng số lượng lớn giúp cắt giảm chi phí giao hàng và chi phí nhân lực trong việc dỡ và xếp hàng vào các kho.
Tăng khả năng kiểm soát lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp.

Nhược Điểm

Quy trình vận chuyển và phân chia nguyên vật liệu đến các phòng ban hay các khâu sản xuất khác nhau tốn nhiều thời gian và thường bị trì hoãn.
Cấu trúc của phòng ban thu mua bị phức tạp hóa, trở nên cồng kềnh khó kiểm soát.
Không phù hợp với các doanh nghiệp muốn đa dạng hóa các dòng sản phẩm.
Không phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ vì chi phí quản lý và vận hành phòng ban purchasing lớn.
Rủi ro chi phí lớn có thể đến từ việc dự báo sai nhu cầu hay mua nhầm sản phẩm, …
Trong các tình huống khẩn cấp, các dây chuyền sản xuất tại địa phương sẽ bị trì hoãn vì khoảng thời gian nhận được nguyên vật liệu từ công ty mẹ.
Chỉ áp dụng được với các doanh nghiệp quy mô lớn có hệ thống điều hành.

Decentralized Purchasing (Mua Hàng Phi Tập Trung)

Có 02 hình thức mua hàng chính là mua hang tập tủng và mua hàng phi tập trung — Có 02 hình thức mua hàng chính là mua hàng tập trung và mua hàng phi tập trung

Với hình thức mua hàng phi tập trung, quyền mua hàng được phân tán đến cho từng nhánh hay văn phòng tại các địa phương thay vì tập trung về một phòng ban duy nhất. Họ có quyền được mua hàng hóa bất cứ khi nào thấy cần thiết mà không đòi hỏi sự chấp thuận từ công ty mẹ.

Ưu điểm

Lượng hàng hóa mua vào được tối ưu hóa và địa phương hóa vì các nhà quản lý ở địa phương ở vị trí tốt nhất để hiểu nhu cầu của các bộ phận của họ. Nên sẽ chọn được nguồn nguyên liệu phù hợp.
Quy trình đặt hàng dễ dàng và nhanh chóng vì không cần chờ phê duyệt.
Khi có các sự biến động về nhu cầu xảy ra, các chi nhánh có thể nhanh chóng thích nghi và làm thỏa mãn khách hàng.
Các đơn hàng bị thiếu, lỗi hay hư hại có thể nhanh chóng được giải quyết không cần phải thông qua phòng ban thu mua.

Nhược điểm

Mất đi ưu đãi về giá mua vì các đơn hàng nhỏ và rời rạc.
Người ra quyết định đặt các đơn hàng thường là các quản lý khu vực thay vì các chuyên viên mua hàng từ công ty mẹ nên ít có đủ kiến thức và kỹ năng để đánh giá nhà cung cấp, tổng hợp đơn hàng và thương lượng các giao dịch tốt hơn.
Khó kiểm soát sự trung thực của quản lý khu vực dẫn đến các đơn hàng có thể mang lại nhiều lợi ích cho người quản lý hơn là cho chi nhánh, cho doanh nghiệp.
Khó quản lý dữ liệu, không được tiêu chuẩn hóa và rời rạc. Thực hiện phân tích chi tiêu khó hơn.

Như vây, các hình thức mua hàng đều có tính 2 mặt, doanh nghiệp cần lựa chọn tùy theo quy mô và tình hình hoạt động thực tế của mình. . Bộ phận Purchasing nói riêng và cả công ty nói chung cần hiểu biết toàn diện về chuỗi cung ứng của mình để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Nội dung về thu mua cũng nằm trong chương trình đào tạo của khóa học mua hàng tại Hệ thống đào tạo thực tế Vinatrain. Hiện tại, đơn vị đang có 02 hình thức đào tạo là online và đạo tạo trực tiếp.

Ngoài ra, chúng tôi có nhận đào tạo inhouse theo yêu cầu của doanh nghiệp. Với thế mạnh: đào tạo thực tế, sở hữu đội ngũ chuyên gia trong lĩnh vực… Vinatrain tự tin mang đến chất lượng đào tạo tốt nhất. Bạn đọc quan tâm, vui lòng liên hệ qua hotline 0964237168 hoặc zalo để được tư vấn và thông báo lịch học gần nhất trong tháng.
Hy vọng, những kiến thức mà Vinatrain chia sẻ trong bài viết đã giúp bạn đọc tích lũy được những thông tin giá trị tích cực cho công việc của bạn.

_____________________________________________________________

HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN