“Tôi muốn tìm hiểu về các loại hóa đơn trong thương mại quốc tế, nhưng lần đầu làm tôi chưa rõ về những loại hóa đơn này. Nhờ trung tâm VinaTrain cho tôi hỏi có bao nhiêu loại hóa đơn tromg thương mại quốc tế, cách phân biệt chúng như thế nào? Mong được trung tâm giải đáp. Xin cảm ơn.”
Tác giả: Hoàng Văn Châu
Chuyên gia Xuất Nhập Khẩu - Logistics với hơn 15 năm kinh nghiệm. Hiện đang là giảng viên - Quản lý chất lượng đào tạo tại Vinatrain, Tư vấn các vấn đề liên quan hải quan - Logistics
I. Hóa Đơn Thương Mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là một tài liệu pháp lý quan trọng trong khâu thanh toán giữa nhà cung cấp và khách hàng. Hóa đơn thương mại thể hiện rõ ràng số tiền hàng mà người mua phải trả cho người bán.
Khi được sử dụng trong ngoại thương, hóa đơn thương mại là một chứng từ hải quan. Nó được sử dụng như một tờ khai hải quan được cung cấp bởi người hoặc công ty đang xuất khẩu một mặt hàng qua biên giới quốc tế. Mặc dù không có định dạng chuẩn, tài liệu phải bao gồm một số thông tin cụ thể như: các bên liên quan đến giao dịch vận chuyển, hàng hóa được vận chuyển, quốc gia sản xuất và mã Harmonized System cho những hàng hóa đó. Hóa đơn thương mại thường phải bao gồm một tuyên bố xác nhận rằng hóa đơn là đúng và chữ ký.
Nhằm giảm thiểu và thống nhất các mẫu giấy tờ lưu hành trong các nghiệp vụ kinh tế, Bộ tài chính Việt Nam đã quyết định lập và sử dụng Hóa đơn thương mại thay thế hóa đơn xuất khẩu trong hoạt động xuất nhập khẩu. Đây cũng là một trong những chứng từ chính được hải quan sử dụng để xác định thuế hải quan.
Nội dung của hóa đơn thương mại gồm:
Thông tin hóa đơn (Invoice Information)
- Số hóa đơn (Invoice number): Số tham chiếu hóa đơn của nhà cung cấp
- Ngày hóa đơn (Invoice date): Ngày phát hành hóa đơn
Thông tin người gửi (Shipper Infomation)
- Tên của người gửi
- Địa chỉ đầy đủ của người gửi, bao gồm mã bưu chính / mã zip và tên thành phố
- Số điện thoại của người gửi
- Số Fax của người gửi
- Số VAT: Số tham chiếu Thuế giá trị gia tăng của người gửi đối với các quốc gia áp dụng Thuế VAT
- Quốc gia của người gửi
Thông tin người nhận hàng (Consignee Information)
- Tên của người nhận
- Địa chỉ đầy đủ của người nhận, bao gồm mã bưu chính / mã zip và thành phố
- Số điện thoại của người nhận
- Số fax của người nhận
- Số VAT: Số tham chiếu Thuế giá trị gia tăng của người nhận, đối với các quốc gia áp dụng Thuế VAT
- Quốc gia của người nhận
Thông tin vận chuyển (Shipping Information)
- AWB Number: số hóa đơn Air Way theo đó hàng hóa được vận chuyển
- Đại lý giao nhận (Fowarding Agent): tên công ty vận chuyển
- Ngày xuất khẩu (Date of export) : ngày mà hàng hóa được vận chuyển
- Phương thức thanh toán (Payment mode): phương thức thanh toán vận chuyển có thể được trả trước, thu hoặc miễn phí cư trú
Thông tin lô hàng (Shipment Information)
- Số phần (Number of piecies): số phần của lô hàng bao gồm
- Đặc điểm kỹ thuật của hàng hóa (Specification of commodities): mô tả và bản chất của hàng hóa sẽ được vận chuyển
- Trọng lượng (Weight): Trọng lượng của từng kiện hàng
- Số lượng (Quantity): số lượng đơn vị hàng hóa
- Đơn giá (Unit price): giá trị của từng đơn vị hàng hóa
- Số tiền (Amount): giá trị của mỗi bộ hàng hóa
- Tổng trọng lượng (Total weight): tổng trọng lượng của đơn hàng
- Tiền tệ (Currency): tiền tệ được sử dụng để định giá hàng hóa
- Tổng số tiền (Total amount): tổng giá trị của đơn hàng
- Quốc gia xuất xứ (Country of origin): quốc gia nơi hàng hóa được sản xuất
- Tên của người gửi
- Chữ ký: Chữ ký/dấu công ty của người gửi
II. Hóa Đơn Chiếu Lệ (Proforma Invoice)
Là một loại chứng từ giống như hóa đơn nhưng không dùng như cho thanh toán như hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
Có thể xem hóa đơn này như một đơn chào giá cho khách hàng. Hóa đơn này cho khách hàng biết họ phải trả bao nhiêu khi bạn giao sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ. Các điều khoản trong một hóa đơn này có thể thay đổi khi dự án tiến hành.
Một số mục đích sử dụng khác của hóa đơn chiếu lệ:
- Chứng từ để khai hải quan, làm thủ tục nhập khẩu
- Chứng từ để ghi giấy phép ngoại tệ hoặc xin giấy phép xuất khẩu
- Chứng từ kê khai hàng hóa nhập vào một nước để trưng bày triển lãm, hội chợ
- Chứng từ gửi kèm với hàng hóa bán theo phương thức đại lý, gửi bán ở nước ngoài
III. Hóa Đơn Tạm Thời (Provisional Invoice)
Hóa đơn tạm thời/Hóa đơn tạm tính (Provisional Invoice) là hóa đơn dùng để thanh toán bước đầu giữa người bán và người mua trong thời gian chờ thanh toán chính thức.
Hóa đơn được gửi trước hoặc cùng với lô hàng và được sử dụng để mô tả các điều kiện bán hàng như: giá cả, số lượng, khối lượng, phẩm chất hàng hóa trong khi chờ đợi thanh toán cuối cùng.
Hóa đơn tạm tính được dùng khi hai bên chấp nhận thanh toán theo kiểu hàng giao trước, chốt giá sau.
Các trường hợp sử dụng hóa đơn tạm tính
Khi lô hàng giao làm nhiều lần: Đây là hình thức mua bán hết sức bình thường trong thương mại quốc tế. Thường thì với những hàng hóa nhập khẩu với số lượng lớn hoặc hàng có tính chất theo mùa, 2 bên chỉ đàm phán và ký kết một hợp đồng duy nhất, kèm theo là điều khoản giao hàng thành nhiều lần.
Như vậy, việc thanh toán 1 lần thường không được ưu tiên vì nó sẽ ảnh hưởng 2 mặt đến các bên tham gia mua bán. Hơn nữa, việc thanh toán nhiều chặng giúp bên mua không phải chuẩn bị ngay một khoản tiền lớn, còn giúp bên bán có tiền để xoay vòng cũng như tránh rủi ro sẽ là phương án ưu tiên đối với hợp đồng giao hàng nhiều lần.
Khi hợp đồng quy định thanh toán dựa vào lượng hàng/sự biến đổi phẩm chất tại cảng đến: Trong nhiều hợp đồng có quy định, việc thanh toán dựa vào khối lượng, trọng lượng hàng tại cảng đến; hoặc thanh toán dựa vào phẩm chất hàng hóa tại cảng đến.
Tuy nhiên người bán muốn tạm thu tiền hàng ngay, trong trường hợp này, hóa đơn phát hành phải là hóa đơn tạm tính.
Giá trị hàng hóa được tính tại thời điểm sau giao hàng: Giống như trường hợp ở trên, bên bán muốn thu tiền ngay trước khi 2 bên có giá chính thức.
Thông thường sẽ là khi ký kết hợp đồng, hai bên quy định giá của hàng được thống nhất sau khi giao hàng; hoặc được tính theo giá thị trường tại một thời điểm mà hai bên đã thống nhất trong hợp đồng.
Theo quy định tại khoản 3, điều 18 của thông tư 64/2013/TT-BTC thì sau khi giao hàng theo giá hóa đơn tạm tính và đã chốt được giá bán chính thức, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn điều chỉnh.
IV. Hóa Đơn Chính Thức (Final Invoice)
Hóa đơn chính thức/Hóa đơn cuối cùng (Final Invoice) là hóa đơn được gửi cho người mua dịch vụ hoặc hàng hóa sau khi hoàn thành một dự án. Hóa đơn cuối cùng cho khách hàng biết công việc đã hoàn thành. Không giống như một hóa đơn chiếu lệ, hóa đơn cuối cùng là một yêu cầu thanh toán.
Hóa đơn cuối cùng bao gồm một danh sách cụ thể hóa các sản phẩm và dịch vụ bạn đã cung cấp,chi phí, ngày đáo hạn và phương thức thanh toán.
V. Hóa Đơn Trung Lập (Neutral Invoice)
Trong phương thức buôn bán thông qua trung gian; tạm nhập tái xuất; hoặc chuyển khẩu, người bán hàng thực tế không muốn đứng tên trên hóa đơn, do đó họ sử dụng hóa đơn do một người khác ký phát chứ không phải là người bán hàng thực tế.
VI. Hóa Đơn Lãnh Sự (Consular Invoice)
Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice) là loại hóa đơn có xác nhận của lãnh sự tại nước xuất khẩu. Nhằm mục đích đánh thuế hàng nhập khẩu.
Xác nhận của lãnh sự được dùng để:
- Chắc chắn người bán không bán phá giá loại hàng hóa đó.
- Cung cấp thông tin về nhóm hàng phải chịu thuế là như thế nào.
- Có thể thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin).
Trong giao dịch thương mại quốc tế, hoạt động xuất nhập khẩu, sẽ có rất nhiều loại hóa đơn liên quan. Nó thể hiện từng chức năng khác nhau trong từng giai đoạn của một giao dịch.
Tuy nhiên, bạn sẽ gặp nhiều nhất là hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice).
Để nhận thêm nhiều tài liệu và kiến thức về xuất nhập khẩu thực tế hãy tham gia ngay nhóm tự học xuất nhập khẩu online cùng VinaTrain. Đã có hơn 7.000 thành viên tham gia nhóm tự học này nhận được hỗ trợ từ VinaTrain.
Hy vọng với những chia sẻ trên đã giúp chị Trân và độc giả hiểu rõ về các loại hóa đơn và cách sử dụng trong thương mại quốc tế.
- Xem thêm bài viết liên quan: Commercial InVoice Là Gì, Tổng Hợp Từ A_Z
Như vậy, trong bài viết này, hệ thống đào tạo thực tế Vinatrain đã gửi tới bạn đọc thông tin về “Các loại hóa đơn trong thương mại quốc tế”. Nội dung này có trong chương trình đào tạo tại khóa học xuất nhập khẩu thực tế do VinaTrain tổ chức. Bạn đọc quan tâm có thể tham khảo lịch khai giảng được cập nhật tại website của trung tâm VinaTrain.
Tác giả: Mỹ Linh – Tổng hợp
_____________________________________________________________
HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN
- Chi nhánh Hồ Chí Minh: 45 Đường Thạch Thị Thanh,Phường Tân Định, Quận 1
- Chi nhánh Hà Nội: 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội
- Văn phòng Hà Nội: Số nhà 43, khu tập thể XaLa, Phường Phúc La, Quận Hà Đông, Hà Nội
- Hotline tư vấn đào tạo: 0964.237.168
- Hotline tư vấn dịch vụ: 0931.705.774
- Gmail: vinatrain.edu.vn@gmail.com
