Bạn đang tìm hiểu về chứng từ liên quan đến hàng hóa xuất khẩu nhưng chưa biết rõ “Manifest là gì? Cách Khai Manifest như thế nào?” Trong bài viết này, trung tâm đào tạo xuất nhập khẩu, logisticsVinaTrain sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về Manifest và những nghiệp vụ liên quan nhé!
I. Khái Niệm Manifest Là Gì?
Manifest là hệ thống tiếp nhận bảng khai hàng hóa, các chứng từ có liên quan và thông quan đối với tàu nhập/xuất cảnh. Đây là hệ thống dành riêng cho những người cần khai hải quan như hãng tàu, đại lý Hãng tàu và Forwarder (FWD).
Sau khi có Booking Confirmation, bạn phải gửi thông tin chi tiết về lô hàng cho hãng tàu làm Master bill (MBL) hoặc FWD làm House bill (HBL). Khi hàng hóa đến cảng, hàng tàu sẽ nhận được thông báo hàng đến (Arrival Notice). Việc khai báo hải quan được thực hiện bởi đại lý ở cảng, các thông tin về lô hàng cần phải khai báo bao gồm: số vận đơn, số lượng hàng, chi tiết về lô hàng, ngày tàu chạy, ngày phát hành vận đơn,… Các thông tin được khai sẽ trùng với thông tin khi người xuất khẩu gửi chi tiết Bill cho hãng tàu. Việc hãng tàu thực hiện khai báo thông tin hàng hóa với hải quan được gọi là khai Manifest. Hãng tàu làm Master Bill nên khai Manifest cho Master Bill, còn Forwarder làm House Bill thì khai Manifest cho House bill.
Manifest cũng quan trọng như khai báo Hải quan vì sau khi nhận A/N (Arrival Notice), người nhận hàng (Consignee) sẽ cầm lệnh giao hàng D/O đến hải quan để lấy hàng, nếu thông tin trên D/O giống với thông tin đã khai trên Manifest thì hải quan mới giao hàng cho Consignee.
II. Manifest Được Khai Khi Nào Và Ở Đâu?
1. Thời gian Khai Manifest
Theo quy định, hãng tàu cần tiến hành khai bản kê khai hàng hóa và đưa ra những chỉnh sửa/bổ sung trước khi hàng cập cảng từ 1 – 2 ngày. Tuy nhiên, ở nhiều quốc gia, hải quan bắt buộc hãng tàu phải khai Manifest sau khi tàu chạy được 12h để tránh tình trạng buôn lậu hàng hoá.
- Trường hợp khai trễ so với thời gian quy định, hãng tàu sẽ phải đóng một phí phạt nhất định.
- Trường hợp hàng hóa đã được thông quan mà hãng tàu muốn chỉnh sửa Manifest thì thực sự sẽ rất khó khăn và tốn kém. Vì khả năng phải khai lại và chỉnh sửa Manifest khá nhiều nên nhiều hãng tàu đã thu thêm phí sửa bill.
2. Khai Manifest ở đâu?
Theo quy định, người khai hải quan được chủ động lựa chọn địa điểm khai Manifest phù hợp và thuận tiện nhất. Có hai hình thức khai bản kê khai hàng hóa hiện nay là:
- Cách 1: Khai trực tiếp Manifest trên Cổng thông tin một cửa quốc gia
- Cách 2: Khai Manifest bằng File Excel. Tải mẫu khai bản kê khai hàng hóa được đính trên: https://vnsw.gov.vn/. Sau khi điền đầy đủ thông tin thì upload lên phần khai Manifest tại: e-manifest.customs.gov.vn.
III. Mẫu Khai Manifest
Việt Nam đã áp dụng khai E-MANIFEST từ vài năm trước, bản khai báo Cargo Manifest là một Excel mẫu để điền thông tin, bạn có thể download template mẫu này tại: https://vnsw.gov.vn/. Mẫu excel này gồm 20 sheet, tuy nhiên để khai manifest cho HBL thì bạn cần quan tâm đến Sheet 1 và Sheet 5.
Sheet 1 – “Declaration list”
- Mô tả các danh mục sử dụng trên hệ thống, bạn có thể vào tra cứu theo mã, tên danh mục. Khi tra cứu, thực hiện bôi đen danh mục cần tìm (bao gồm mã+tên), nhấn “CTRL+F” >> mục “Find what” nhập vào mã hoặc tên và nhấn “Find Next” để tìm được kết quả mong muốn. Phần này chỉ dùng để tra cứu thông tin.
Sheet 5 – List of House bill of lading (danh sách Vận đơn gom hàng)
- Là các trường để khai, điền thông tin về hàng hóa, bạn cần nhập đúng định dạng dữ liệu, nếu không sẽ không lưu được thông tin, hoặc truyền thông tin đi sẽ báo lỗi.
Quy định về màu sắc trong sheet 5 “List of House bill of lading”
- Các cell màu xanh: chỉ tiêu thông tin cần khai báo: giữ nguyên.
- Các cell màu vàng: nhập trực tiếp thông tin;
- Các cell màu tím: chọn thông tin từ danh sách. Không cho phép nhập trực tiếp.
Bố cục của Sheet gồm 3 phần:
- Phần 1: Thông tin chung mẫu khai Manifest.
- Phần 2: Thông tin chung của hàng hóa mẫu khai Manifest.
- Phần 3: Thông tin chi tiết hàng hóa mẫu khai Manifest.
Phần 1: Thông tin chung mẫu khai Manifest
- (1) Nhập vào số của bộ hồ sơ cần khai báo Manifest. Số bộ hồ sơ cần khai báo hay còn gọi là số phân quyền, thường là dãy số gồm 8 chữ số, do hãng tàu cấp cho công ty FWD.
- (2) Nhập vào năm đăng ký hồ sơ. Năm đăng ký là số nguyên trên bộ hồ sơ cần khai báo Manifest.
- (3) Chọn chức năng của chứng từ: Bạn chọn: CN01 ( ý nghĩa của mã code này là: Thêm mới bản khai).
Phần 2: Thông tin chung của hàng hóa mẫu khai Manifest
a) Thông tin người gửi/ người nhận/ người nhận được thông báo
- (4) Nhập vào tên và địa chỉ Người gửi hàng như trên vận đơn.
- (5) Nhập vào tên và địa chỉ Người nhận hàng như trên vận đơn.
- (6) Nhập vào tên và địa chỉ Người được thông báo 1 như trên vận đơn.
- (7) Nhập vào tên và địa chỉ Người được thông báo 2 như trên vận đơn (nếu có).
b) Thông tin cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, địa điểm giao hàng
- (8) Nhập vào mã Cảng chuyển tải/quá cảnh. Nếu không có hoặc không biết thì bỏ trống.
- (9) Nhập vào Tên Cảng chuyển tải/quá cảnh. Nếu không có hoặc không biết thì bỏ trống.
- (10) Nhập mã cảng giao hàng/Cảng đích (Final Destination).
- (11) Nhập vào tên cảng giao hàng/Cảng đích (Final Destination).
- (12) Nhập mã cảng xếp hàng.
- (13) Nhập tên cảng xếp hàng.
- (14) Nhập mã cảng dỡ hàng.
- (15) Nhập tên cảng xếp hàng.
- (16) Nhập tên địa điểm giao hàng.
c) Thông tin chung của hàng hóa
- (17) Nhập vào loại hàng, là hàng lẻ (LCL, CFS-CFS) hay hàng nguyên container (CY-CY).
- (18) Nhập vào số vận đơn (House Bill of Lading Number).
- (19) Nhập vào ngày phát hành vận đơn. Format Cell đặt là Text; định dạng nhập vào dd/mm/yyyy. Ví dụ: 01/01/2013.
- (20) Nhập vào số vận đơn gốc (Master Bill Number).
- (21) Nhập vào ngày phát hành MasterBill. Format Cell đặt là Text; định dạng nhập vào dd/mm/yyyy. Ví dụ: 01/01/2013.
- (22) Nhập vào ngày khởi hành phương tiện vận tải. Format Cell đặt là Text; định dạng nhập vào dd/mm/yyyy. Ví dụ: 01/01/2013.
- (23) Nhập vào Tổng số kiện. Format Cell đặt là Text; định dạng nhập vào ngăn cách số kiện và loại kiện bởi dấu “,”
- (24) Nhập vào loại kiện.
- (25) Nhập vào Tổng trọng lượng.
- (26) Nhập vào đơn vị tính.
- (27) Nhập vào các thông tin ghi chú, Shipping Mark.
Phần 3: Thông tin chi tiết hàng hóa mẫu khai Manifest
- (30) Nhập vào Mã HS hàng hóa.
- (31) Bắt buộc Nhập vào thông tin Mô tả hàng hóa.
- (32) Nhập vào Tổng trọng lượng container. Bắt buộc > 0.
- (33) Nhập vào Kích thước/thể tích. Có thể bỏ trống.
- (34) Nhập vào Số hiệu Container.
- (35) Nhập vào Số seal Container.
Nếu có nhiều container thì nhập dần xuống dưới, mỗi dòng là 01 container, tương ứng với hàng hóa, số hiệu container, số seal container, khối lượng, kích thước/thể tích của container đó. Nếu nhiều hàng hóa đóng chung trong container thì khai tất cả hàng hóa vào phần mô tả hàng hóa. Nếu nhiều container chứa cùng 1 loại hàng hóa thì khai lặp lại phần mô tả hàng hóa trên các container tương ứng. Mỗi file excel chỉ chứa thông tin khai báo cho 01 House Bill. Nếu có nhiều House Bill, phải làm nhiều file excel tương tự.
Lưu ý:
- Template mẫu: Bạn có thể xóa các sheet không dùng đến, nhưng tuyệt đối không được đổi tên các sheet.
- Sheet 5 – List of House bill of lading: Không được xóa các dòng trên sheet. Các nội dung không cần nhập thì để trống. Không thay đổi định dạng các cell.
- Mỗi file excel chỉ chứa thông tin khai báo cho 01 House Bill. Nếu có nhiều House Bill, phải làm nhiều file excel tương tự.
IV. Hướng Dẫn Cách Khai Và Chỉnh Sửa Manifest Chi Tiết
1. Cách khai Manifest chi tiết
a) Khai trực tiếp Manifest trên Cổng thông tin một cửa quốc gia
Bước 1: Thông báo cho hãng tàu gán quyền khai vận đơn gom hàng. Đây là bước cực kỳ quan trọng, nếu không được phân quyền khai vận đơn gom hàng. Thì mặc định hàng được nhập khẩu chỉ có MB/L, hãng tàu sẽ khai manifest cho vận đơn đó luôn. Trường hợp đi hàng LCL thì phải thông báo cho đơn vị consol để được phân quyền
Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống một cửa quốc gia: vnsw.gov.vn
Bước 3: Trong mục BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI => CỤC HÀNG HẢI => QUẢN LÝ CẤP PHÉP HỒ SƠ
Bước 4: Sau khi hoàn thành bước 3, màn hình sẽ hiện ra “Quản lý hồ sơ tàu biển xuất nhập quá cảnh”.
Lúc này, người khai sẽ chọn hồ sơ khai báo mà mình cần khai để tiến hành khai báo các thông tin theo yêu cầu. Đến đây mà công đoạn chính của khai manifest. Chọn mã hồ sơ khai báo => click chuột phải chọn khai điện tử => vận đơn gom hàng => thêm vận đơn. Nhập thông tin theo các trường yêu cầu trên, sau đó chọn “Cập nhật”.
Bước 5: Khai báo thông tin hàng hóa. Sau khi thực hiện bước 4 xong, chọn vào biểu tượng dấu “+” để thêm thông tin về hàng hóa, số container, số seal, trọng lượng, thể tích. Cuối cùng, xem như đã hoàn thành công việc khai Manifest.
b) Khai Manifest bằng File Excel
Đây là cách mà nhiều người lựa chọn để khai Manifest lên hệ thống hải quan. Bởi vì cách khai này đơn giản, nhanh chóng và ít sai sót nhất. Khai manifest bằng file excel gồm những bước sau:
Bước 1: Thông báo cho hãng tàu gán quyền khai vận đơn gom hàng. Đây là bước cực kỳ quan trọng, nếu không được phân quyền khai vận đơn gom hàng. Thì mặc định hàng được nhập khẩu chỉ có MB/L, và hãng tàu sẽ khai manifest cho vận đơn đó luôn. Trường hợp đi hàng LCL thì phải thông báo cho đơn vị consol để được phân quyền.
Bước 2: Nhập thông tin lên File excel (Xem ở phần III)
Bước 3: Đăng nhập vào hệ thống một cửa quốc gia https://vnsw.gov.vn/
Bước 4: Trong mục BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI => CỤC HÀNG HẢI => QUẢN LÝ CẤP PHÉP HỒ SƠ => Chọn mã hồ sơ khai báo => click chuột phải chọn “khai điện tử” => Vận đơn gom hàng.
Bước 5: Sau khi hoàn thành bước 4 thì màn hình khai manifest sẽ hiện ra như bên dưới.
Bạn “Chọn tệp” excel đã nhập ở bước 2 sau đó chọn “Import”. Hệ thống sẽ tự động lấy các thông tin trên File Excel Manifest mà bạn đã nhập ở bước 2.
2. Cách chỉnh sửa Manifest chi tiết
Bước 1: Chỉnh sửa bản khai trên https://vnsw.gov.vn/
Sau khi chỉnh sửa bản khai theo các thông tin mới nhất, người khai cần chọn vào mã hồ sơ của lô hàng và yêu cầu chỉnh sửa hồ sơ.
Bước 2: Khi đến cơ quan hải quan, người khai cần chuẩn bị các hồ sơ sau để yêu cầu Hải quan chấp nhận bản chỉnh sửa:
- Công văn xin chỉnh sửa/bổ sung Manifest
- Thư điện tử của đại lý hoặc shipper yêu cầu chỉnh sửa bản khai
- Master Bill of Lading của lô hàng
- House Bill of Lading của lô hàng
Sau khi Hải quan chấp nhận bản chỉnh sửa, coi như đã hoàn thành công việc chỉnh manifest. Vì thủ tục chỉnh sửa manifest khá mất thời gian và nhiều công sức nên tốt nhất người khai nên khai cẩn thận. Hạn chế trường hợp chỉnh sửa do khai sai để tiết kiệm chi phí chỉnh sửa.
Những lưu ý khi Khai Manifest
Việc khai bản kê khai hàng hóa trông khá đơn giản. Tuy nhiên nếu không cẩn thận, tỉ mỉ khi khai thì rất dễ xảy ra những sai sót. Dưới đây là một số sai sót thường gặp khi khai Manifest mà bạn cần chú ý:
- Lỗi chính tả khi làm B/L (bill of lading);
- Khai sai thông tin container hoặc nhầm thông tin container;
- Khai nhầm giữa CFS/CFS và CY/CF nhầm hàng container thành thành hàng lẻ;
- Khai sai hoặc khai thiếu thông tin shipper và consignee;
- Khai sai trọng lượng hoặc số lượng (thường khai nhầm do dấu “.” và dấu “,”);
- Khai sai cảng xếp và cảng dỡ, khai sai địa điểm đích (lỗi ngày do người khai copy file excel manifest của lô trước đó).
- Xem thêm bài viết liên quan: Điều kiện CFR là gì, Ứng dụng thực tế trong Incoterm
Để nhận thêm nhiều tài liệu và kiến thức về xuất nhập khẩu thực tế hãy tham gia ngay nhóm tự học xuất nhập khẩu online cùng VinaTrain. Đã có hơn 7.000 thành viên tham gia nhóm tự học này nhận được hỗ trợ từ VinaTrain.
Hy vọng với những chia sẻ trên của trung tâm VinaTrain đã giúp độc giả hiểu rõ về khái niệm của Manifest, cách khai và chỉnh sửa Manifest chi tiết và những lưu ý liên quan đến chứng từ này.
Như vậy, trong bài viết này, hệ thống đào tạo thực tế Vinatrain đã gửi tới bạn đọc thông tin về “Manifest là gì? Hướng dẫn cách Khai Manifest”. Nội dung này có trong chương trình đào tạo tại khóa học xuất nhập khẩu thực tế do VinaTrain tổ chức. Bạn đọc quan tâm có thể tham khảo lịch khai giảng được cập nhật tại website của trung tâm VinaTrain.
Tác giả: Hoàng Văn Châu
Chuyên gia Xuất Nhập Khẩu - Logistics với hơn 15 năm kinh nghiệm. Hiện đang là giảng viên - Quản lý chất lượng đào tạo tại Vinatrain, Tư vấn các vấn đề liên quan hải quan - Logistics
Mục lục nội dung
- 1 I. Khái Niệm Manifest Là Gì?
- 2 II. Manifest Được Khai Khi Nào Và Ở Đâu?
- 3 1. Thời gian Khai Manifest
- 4 III. Mẫu Khai Manifest
- 5 IV. Hướng Dẫn Cách Khai Và Chỉnh Sửa Manifest Chi Tiết
- 6 1. Cách khai Manifest chi tiết
- 7 2. Cách chỉnh sửa Manifest chi tiết
Làm thế nào để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định khi khai Manifest trong lĩnh vực Logistics & Xuất Nhập Khẩu trong lúc khai ạ nếu trong trường hợp bị phát hiện sai số thì có sao không ạ
Trong trường hợp hàng hóa được vận chuyển theo nhiều chuyến tàu, thì có cần khai manifest riêng cho từng chuyến tàu hay không?
Cảm ơn câu hỏi của Hoàng Minh nhé, trong trường hợp hàng hóa được vận chuyển theo nhiều chuyến tàu, thì mỗi chuyến tàu sẽ có một manifest riêng. Manifest sẽ bao gồm các thông tin về tất cả hàng hóa được vận chuyển trên chuyến tàu đó.
Tôi đang muốn xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển từ Việt Nam sang Nhật Bản nhưng chưa nắm rõ nghiệp vụ và các chứng từ liên quan, đặc biệt là khai Manifest. Nhờ trung tâm VinaTrain giải đáp giúp tôi về khái niệm của Manifest và những vấn đề liên quan đến nghiệp vụ này. Mong được trung tâm giải đáp. Xin cảm ơn
Trung tâm có thể giớii thiệu cách khai manifest cho hàng hóa thuộc diện kiểm dịch hoặc kiểm tra an ninh dược k ạ?
Cách khai manifest này áp dụng với tất cả các loại hàng hóa luôn hay riêng lẻ loại hàng hóa đặc biệt ví dụ như hàng nguy hiểm thì cần lưu ý như thế nào
Nếu vậy trong khóa học XNK của trung tâm có dạy phần này không ạ, mình thấy thông tin bổ ích nhưng chưa đủ để làm, chắc cần có giáo viên hướng dẫn mới thuần thục được
Khai manifest này sai có bị phạt đúng k ạ, với lại do hãng tàu hoặc đại lý khai đúng k nhỉ, cty giao nhận hoặc fwd có được khai k vậy trung tâm
Không nhận được hàng và phải chịu thêm chi phí đó bạn
Cái này khai sai thì có được làm lại không ạ, mình đang cần tìm hiểu vì mới lững thửng vào nghề