Chào trung tâm, em mới đi làm kế toán trong công ty sản xuất về mặt hàng thiết bị vệ sinh, cả công ty có 2 người làm kế toán chị làm trước thì đang đi công tác trong Bình Dương với sếp, giờ bảo em tự học việc và sắp xếp lại chứng từ kế toán cho khoa học vì chị ấy ít kiêm nghiệm việc này chủ yếu quản lý là chính. Mà em chưa biết cách xắp xếp chứng từ kế toán khoa học, trung tâm hỗ trợ giúp em với ạ. Em xin chân thành cảm ơn !
Lệ Thu, Giảng Võ, Hà Nội
Làm kế toán cần xử lý rất nhiều chứng từ nếu không quản lý khoa học bạn sẽ rất khó tìm đúng loại giấy tờ sổ sách khi cần. Câu hỏi của bạn Thu cũng là chủ đề tuần này VinaTrain muốn chia sẻ tới bạn đọc về cách sắp xếp chứng từ kế toán khoa học dễ nhớ. Bạn đọc quan tâm đừng bỏ qua bài viết hướng dẫn nghiệp vụ này nhé.
Kế toán phải xử lý khối lượng công việc rất lớn trong theo từng giai đoạn sẽ phân chia công việc kế toán theo tháng, theo quý và theo năm. Để công việc được hiệu quả tốt không thể thiếu việc lưu trữ chứng từ khoa học.
Cách lưu trữ sắp xếp chứng từ kế toán này áp dụng vơi việc lưu trữ số sách file cứng và file mềm trên dữ liệu máy tính. Mục đích của việc sắp xếp chứng từ kế toán giải quyết 3 việc:
Cung cấp được ngay chứng từ khi cần giải trình với cơ quan thuế nếu họ xuống kiểm tra.
Sắp xếp hồ sơ kế toán một cách hợp lý giúp bạn làm việc hiệu quả và dễ dàng hơn
I. Cách sắp xếp hồ sơ kế toán
Để dễ dàng trong quá trình sử dụng và tìm kiếm tài liệu, có rất nhiều cách lưu và sắp xếp hồ sơ kế toán theo thói quen làm việc của từng người.Trong bài viết này VinaTrain muốn gửi tới bạn đọc phương pháp đang được sử dụng tại phòng dịch vụ kế toán của Hệ Thống Đào Tạo Thực Tế VinaTrain và qua quá trình làm việc đã cho thấy tính hiệu quả của nó.
1.1 Hồ sơ kê khai thuế: sẽ được sắp xếp theo năm, quý và theo tháng cẩn chuẩn bị chứng từ gồm:
Hồ sơ kê khai thuế theo năm
Báo cáo tài chính;
Quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp;
Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân.
Hồ sơ kê khai thuế theo quý
Tờ khai thuế Thu nhập doanh nghiệp tạm tính;
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn;
Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân.
Hồ sơ kê khai thuế theo tháng
Tờ khai thuế giá trị gia tăng;
1.2 Cách sắp xếp hóa đơn: cần lưu ý: Với hóa đơn đặt in cần kèm theo: Hợp đồng in hóa đơn (Kèm biên bản hủy kẽm,biên bản giao nhận hóa đơn, thanh lý hợp đồng,…) và thông báo phát hành hóa đơn.
1.3 Sắp xếp những hồ sơ chứng từ kế toán khác: những chứng từ kế toán này được sắp xếp cẩn thận gồm:
Giấy phép đăng ký kinh doanh;
Tờ khai thuế môn bài;
Phụ lục II-1 về đăng ký tài khoản ngân hàng;
Giấy nộp tiền và bảng kê các khoản phát sinh và nộp ngân sách nhà nước.
Bạn đau đầu vì không biết cách sắp xếp hồ sơ kế toán
2. Sắp xếp sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
Các chứng từ được sắp xếp theo hình thức sổ nhật ký bao gồm:
Sổ nhật ký chung
Sổ nhật ký thu tiền
Sổ nhật ký chi tiền
Sổ nhật ký mua hàng
Sổ nhật ký bán hàng
Sổ cái tài khoản: Tất cả các tài khoản phát sinh
Sổ chi tiết tài khoản
Sổ quỹ tiền mặt
Sổ tiền gửi ngân hàng (Chi tiết từng ngân hàng)
Bảng trích khấu hao tài sản cố định
Thẻ tài sản cố định
Bảng phân bổ CCDC
Bảng chi tiết nhập xuất tồn hàng hóa
Thẻ kho
Sổ chi tiết công nợ phải thu
Sổ chi tiết công nợ phải trả
Biên bản đối chiếu công nợ đến hết năm tài chính
Sổ chi tiết tiền vay
Các sổ khác theo yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp
Lưu trữ các chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán bao gồm hóa đơn và những chứng từ khác có liên quan tới hoạt động mua bán, giao nhận hàng hóa của doanh nghiệp gồm: hóa đơn, phiếu thu, chi phiếu xuất nhập kho và bảng kê thu mua hàng hóa… cần lưu ý như sau:
Chứng từ gốc mua vào (hóa đơn mua vào từ 20 triệu trở lên kẹp với ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt), bán ra xếp theo thứ tự kê khai của tờ khai thuế GTGT.
Đối với hóa đơn mua bán cần photo để kẹp với chứng từ khác.
Phiếu thu: kẹp với liên 3 của hóa đơn GTGT, cuống séc rút tiền Tài khoản ngân hàng và các chứng từ liên quan khác,…
Phiếu chi: kẹp với hóa đơn mua vào, giấy nộp tiền vào tài khoản ngân hàng, đề nghị tạm ứng và các chứng từ liên quan khác;
Phiếu nhập kho (Hàng hóa): Kẹp với hóa đơn mua vào là hàng hóa;
Phiếu xuất kho (Hàng hóa): Kẹp với hóa đơn bán ra liên 3;
Phiếu kế toán khác;
Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn 01/TNDN;
Sổ phụ tài khoản ngân hàng.
(Tất cả các phiếu đều được đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn).
Sắp xếp chứng từ kế toán một cách khoa học giúp bạn làm việc đạt hiệu suất cao hơn
Lưu trữ hồ sơ người lao động, tiền lương: Đây là những chứng từ thể hiện giao kết của doanh nghiệp với người sử dụng lao động, tùy theo từng đơn vị nghiệp vụ này sẽ thuộc trách nhiệm của kế toán hoặc phòng nhân sự. Bạn tham khảo cách lưu trữ hồ sơ này như sau:
Hồ sơ của người lao động;
Hợp đồng lao động;
Các quyết định bổ nhiệm, quyết định tăng lương,…
Bảng chấm công;
Bảng thanh toán tiền lương;
Đăng ký giảm trừ gia cảnh;
Bảng cam kết 02/CK-TNCN nếu có HĐLĐ dưới 1 tháng mà không khấu trừ 10% thuế TNCN;
Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN;
Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động;
Bảng thông báo bảo hiểm và chứng từ nộp tiền bảo hiểm.
Hướng dẫn lưu trữ hợp đồng chứng từ kế toán: Những chứng từ được lưu trữ trong hợp đồng gồm
Hợp đồng mua vào;
Hợp đồng bán ra;
Tờ khai hải quan (Nếu có hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu);
Hồ sơ dự toán quyết toán công trình kèm theo bản phô tô các chi phí liên quan (Nếu là Doanh nghiệp xây dựng);
Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu.
Trên đây là những lưu ý khi sắp xếp chứng từ kế toán, ngoài những chứng từ này bạn cần bổ sung thêm những chứng từ kế toán khác, tùy theo thực tế của mỗi Doanh nghiệp.
Bài viết trên chia sẻ những nghiệp vụ mà kế toán VinaTrain sử dụng để sắp xếp và đóng ghép chứng từ sổ sách cho khách hàng của chúng tôi. Nếu bạn thấy hữu ích có thể áp dụng cho doanh nghiệp của mình.
Ngoài đào tạo kế toán, VinaTrain nhận làm dịch vụ kế toán trọn gói với mức chi phí hấp dẫn: Dịch vụ của chúng tôi bao gồm: dịch vụ kế toán thuế trọn gói, dịch vụ làm, soát xét BCTC cuối năm, quyết toán thuế và hoàn thuế; đóng mở mã số thuế cho doanh nghiệp và các thủ tục liên quan đến thành lập doanh nghiệp và thay đổi ĐKKD… Quý anh chị cần hỗ trợ tư vấn xin vui lòng liên hệ hotline: 0964.237.168.
Trung Tâm kế toán VinaTrain xin hân hạnh được phục vụ !
