Cách Viết Email Booking Cước Xin Báo Giá Nhanh Nhất Từ Hãng Tàu

1365 lượt xem Xuất Nhập Khẩu

Bạn đang làm ở vị trí nhân viên Sale Logistics tại các công ty FWD hay nhân viên xuất nhập khẩu muốn booking cước vận tải quốc tế với hãng tàu, hãng hàng không nhưng vẫn chưa biết cách viết email booking cước vận tải quốc tế như thế nào, đừng bỏ qua bài viết nghiệp vụ do VinaTrain hướng dẫn chi tiết tại đây.

Bài viết về Cách viết email booking cước vận tải quốc tế được tư vấn nghiệp vụ bởi chị Nguyễn Thị Mai, Quản lý hoạt động xuất nhập khẩu tại Công ty TNHH Thương mại và Tiếp vận Hoàng Long;

  • Giảng viên tại VinaTrain. 
  • Doanh nghiệp có nhu cầu tư vân khoá học nghiệp vụ xuất nhập khẩu vui lòng liên hệ với trung tâm qua hotline:0964.237.168

I. Khái Niệm Booking Cước Vận Tải Là Gì?

Booking là giấy lưu khoan (lưu cước) tàu chợ, xác nhận việc đặt chỗ của chủ hàng trên tàu. Booking do hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu cấp. Nhà xuất khẩu sẽ dùng booking này để lấy container rỗng và đóng hàng. Booking không phải là chứng từ hải quan, nó cũng không phải là chứng từ thanh toán.

Các chứng từ thể hiện người gửi hàng đã booking cước bao gồm: Booking Note; booking comfirmation; Email  booking cước…

II. Quy Trình Cấp Booking Cước Vận Tải Từ Hãng Tàu

Khi nhận được email/ yêu cầu booking cước vận tải từ khách hàng và đại lý; nhân viên sale của hãng tàu sẽ dựa vào dịch vụ tàu mà công ty mình cung cấp để gửi báo giá/ booking cho khách hàng theo các bước sau:

  • Bước 1: Gửi những thông tin chính trong lô hàng XNK của bạn cho bên vận chuyển bằng email.
  • Bước 2: Nhận lại booking confirmation từ khách hàng.
  • Bước 3: Duyệt lệnh trước khi lấy container rỗng (tùy đơn vị vận chuyển).

Ví dụ cấp booking cước vận tải: 

  •  Booking cước từ Evergreen, NYK… không cần duyệt lệnh
  • Booking cước của các hãng tàu như:ZIM, MCS, Maersk, K’line, Huyndai… cần phải duyệt lệnh

III. Hướng Dẫn Viết Email Booking Cước Vận Tải Quốc Tế

Đối với hãng tàu khi nhận email hỏi cước bạn cần phải cung cấp lịch trình gửi hàng của đơn vị mình theo những tiêu thức nhất định mà hãng tàu đề ra, bởi đây sẽ là căn cứ hướng dẫn để nhân viên của hãng tàu cung cấp lịch tàu; cước và các chi phí liên quan đúng với nhu cầu của chủ hàng. Tuy nhiên một email booking cước vận tải khi liên hệ với hãng tàu, hoặc các đơn vị cung cấp dịch vụ logistics cần đảm bảo những phần sau:

Trước hết, chúng ta cùng nhau tìm hiểu các phần căn bản của Email, một Email thông thường bao gồm các phần như sau:

  1. Heading email/ Đối tượng email
  2. Greeting (Chào hỏi)
  3. Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)
  4. Introduction (Giới thiệu)
  5. Main point (Nội dung chính)
  6. Concluding sentence (Kết thúc email)
  7. Signing off

Để bạn đọc hiểu rõ hơn về cách viết email booking cước vận tải trung tâm xuất nhập khẩu VinaTrain sẽ có diễn giải chi tiết như sau:

1: Hướng dẫn viết phần Heading: Tiêu đề email, đối tượng gửi email

Một số cấu trúc cho tiêu đề email booking bạn có thể tham khảo:

Title: Mã CODE / Inquiry/ Request For Quotation + (Sea/Air+ Import/Export) From …. to …..+Cargo/(Volume)

VD: VNT01/ (Bookig) Inquiry for Quotation Sea Import  Form Shang Hai to Hai Phong/ Gloves(1*20DC)

2. Tại phần Greeting/ Opening

Trong phần này cần xác định rõ đối tượng bạn gửi mail là ai, đã từng làm việc hay chưa từng làm việc. Một số cách chào hỏi với khách hàng đã từng là việc:

  • Hi Paul,
  • Hello Paul,
  • Dear Paul,

Nếu bạn muốn thể hiện ịch sự và trang trọng thì chúng ta sử dụng công thức sau đây:

Dear + title (danh xưng) + surname (họ)

Eg: Dear Mr./Ms./Mrs. Parker,

Trong trường hợp bạn không biết tên hay giới tính của người nhận thì chúng ta có thề sử dụng Dear Sir/Madam./ Dear Sale Dept, 

3, Tại phần Opening comment/ hoặc Introduction

Đối với phần này bạn cần thể hiện những thông tin dẫn dắt vào nội dung email một cách ngắn gọn lịch sự. Nếu là khách hàng bạn đang làm việc hãy bắt đầu bằng việc chào hỏi xã giao như sau:

  • How are you?
  • How are you today?/ Long time to see you!
  • Good morning / …..
  • How are things?
  • Im ….. come from … ABCco.,ltd. I know you via ……….(program / hội thảo / tổ chức nào đó/ Được giới thiệu bởi ai..)

Hoặc là những câu chúc:

  • I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe.)
  • I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ)

Đối với khách hàng chưa từng làm việc: Hãy cho khách hàng biết tới bạn là ai, bạn tới từ đâu và lý do vì sao bạn biết tới họ, một số câu tham khảo:

Hãy bắt đầu bằng cấu trúc:

I am writing to + verb…

  • My name is Daisy, I am come from VinaTrain Viet Nam Co., ltd. Last month, you sent to my email  information about O/F , I’m very interested in your Quotation,To day I am Writing to ask For Quotations O/F.
  • I am writing to check if everything is ready for Ocean Freight from Sydne to Cat Lai 

Đối với các mối quan hệ xã giao thì chúng ta nên dùng các câu hỏi gián tiếp và dùng câu hỏi trực tiếp để dùng cho các mối quan hệ thân thiết:

  • I am writing to Claim/clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng.)

Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng “I would like to…” thay cho “I am writing to…“. Đặc biệt, trong trường hợp không cần trang trọng quá, các bạn có thể dùng “I just want to…I advised/ Recommend.. somebd to do st: I advised you to book the new check list….

4. Phần Maint point/ Information of Cargo

Trong phần này bạn cần cung cấp cho đối tác những thông tin cơ bản về hàng hoá để nhân viên kinh doanh dịch vụ logistics có thể gửi được báo giá. Những thông tin này bao gồm:

4.1 ETD (Estimated Time of Departure) – Ngày tàu chạy

Xác định ngày ETD dựa theo:

  • Thời gian giao hàng quy định trên hợp đồng
  • Thời điểm sản xuất xong hàng hóa
  • Khoảng thời gian đóng hàng và làm các thủ tục thông quan cho hàng hóa

4.2 Số lượng hàng hoá sẽ gửi đi

Xác định số container và loại container theo thông tin hàng hoá thực tế mua bán trên hợp đồng ngoại thương và phiếu đóng gói hàng của chủ hàng. Hàng vận tải đường biển được đóng trên container nên với hình thức vận tải hàng nguyên container ( FCL): Số lượng cont * loại container cần booking

Với hình thức vận tải hàng lẻ container: Cung cấp Khối lượng hàng cần vận tải (G.W) và kích thước hàng (Dim: Dài * rộng * cao) .

  • Dựa vào hướng dẫn giao hoặc là hợp đồng quy định
  • Quy cách và tính chất của hàng hóa như số lượng, trọng lượng, kích thước, thể tích, nhiệt độ bảo quản hàng hóa,…

4.3 Trọng lượng hàng

  • Trọng lượng hàng đóng vào container
  • Trọng lượng này bạn có thể yêu cầu thay đổi lúc làm Bill

4.4 Commodity (tên hàng)

  • Nhìn trên hợp đồng để biết được tên hàng
  • Có thể dùng tên gọi chung chung vẫn được

4.5 Thông tin cảng bốc – cảng dỡ

  • Cảng bốc hàng: Port Loading 
  • Cảng dỡ hàng: Port of Destination
  • Thông tin này được ghi nhận trên mục shippment của hợp đồng ngoại thương

4.6 Các yêu cầu về hình thức giao hàng theo yêu cầu người gửi hàng

  • Các hình thức giao nhận hàng được quy định trong hợp đồng ngoại thương: Shippment: Chuyển tải hay đi thẳng; Partial shippment: Giao hàng từng phần hay toàn phần.
  • Yêu cầu khác: Lịch tàu; hãng tàu; hãng tàu chấp nhận tải trọng hàng…

Please send us 01 booking note with the shipment details as below:

  • ETD (ngày tàu chạy): From 15th – 24th, April, 2024
  • Type of container (số lượng container và loại contianer). VD: 01 x 40 HC (FCL) Nếu là hàng LCL: G.W & CBM
  • Gross weight: 24 mt /Container
  • Commodity (tên hàng): Coconut sap and Extract
  • Port of loading: Cat Lai, Ho Chi Minh
  • Port of discharge: Tai Chung, Tai Wan
  • Other requirements: Transit/ Partial shipment.

5. Phần yêu cầu cung cấp chi phí vận tải trong booking (Requirement Freight)

Tại mục này hãy liệt kê những dịch vụ bạn cân cung cấp trong báo giá bao gồm:

  • Chi phí và dịch vụ vận tải: Cước biển (freight); phụ phí tại cảng bốc dỡ (Local Charge); Lịch tàu (schedule / Routine); Shipping line …)

Nếu muốn nhận báo giá đầy đủ cho lô hàng bạn nên cung cấp điều kiện incoterms để khách hàng biết sẽ cần báo giá những dịch nào cho lô hàng này như

  • Dịch vụ về hải quan: License; Custom clearance..
  • Dịch vụ khác nếu có: Trucking..

bạn có thể tham khảo mẫu email sau:

Pls, Could you provide me the best rate as bellow:

  • Ocean Freight/ Air Freight
  • Local charge both sides
  • Dem/Det at POL – POD
  • Routine / Shipping Lines
  • Custom Clearance/ Import License.

6.  Promisely!/ Remind

Promisely – khi muốn được người mà bạn hỏi giá sẽ cung cấp cho bạn giá tốt nhất, hoặc là tạo cho hy vọng bạn có thể là khách hàng tiềm năng. Remind: Bạn có những yêu cầu khác ngoài việc check giá thì sẽ nhắc lại ở cuối mail để người được k quên và sẽ nhớ yêu cầu đó. Hãy thêm mốc thời gian nhận báo giá nếu bạn muốn nhận báo giá kịp tiến độ.

  • Let me know if you need anymore information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin.)
  • Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời Email sớm nhất có thể nhé.)
  • I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
  • Feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé.)
  • Pls, Could you arranged the Promtly before 25th on this month

 7. Phần kết email/ Siging off

Tại phần này bạn sẽ viết 2 phần bao gồm: Lời cảm ơn và chữ ký email của người viết để khách hàng có thể liên hệ được.

Trường hợp không trang trọng bạn có thể sử dụng cấu trúc kết email:

  • Best,
  • Best wishes,
  • Regards,
  • Take care,
  • Bye,

Trường hợp trang trọng:

  • Best regards,
  • Warm regards,

Chữ ký email theo bố cục của công ty bạn, thường sẽ cài đặt chế độ mặc định tại email.

Email booking cước vận tải cần đảm bảo đầy đủ nội dung để nhận được báo giá chính xác nhất
Email booking cước vận tải cần đảm bảo đầy đủ nội dung để nhận được báo giá chính xác nhất

IV. Mẫu Email booking cước vận tải quốc tế tham khảo / lời khuyên viết email hiệu quả

Nếu bạn chưa tự tin về cách viết email booking cước theo hướng dẫn bên trên, bạn có thể tham khảo những mẫu email booking cước do trung tâm xuất nhập khẩu VinaTrain cung cấp:

Mẫu 1:

LS01/Booking For Quotation By Sea from Belarus to Cat Lai / ETD: 25th, May

  • to: sale log…/CC: Partner

Dear Julia  – STA Logistics,

I’m Lan Anh from Mercury Logistics Vietnam Co., Ltd in Vietnam,  a member of WCA’s Family like you

Nice to be here to give you an inquiry from Belarus to Cat Lai, Hochiminh by sea, do hope you can give us the best rate today:

  • Terms: Exw
  • -Pick up add: Gomel, Belarus
  • -Vol: 1 plt x 190x200x130cm, 1300kgs.
  • -POD: Cat Lai, Hochiminh by sea.

Awaiting your prompt quotation~

Mẫu 2:

Dear Pavel,

How are you doing? Pls assist to advise me the best rate to secure bellow inquiry:

  • Terms: Exw
  • Pick up add: Gomel, Belarus
  • Vol: 1 plt x 190x200x130cm, W: 1300kgs.
  • POD: Cat Lai, Hochiminh by sea LCL

Also kindly advise routings/ local charges at both sides.

Awaiting yours!

Để nhận thêm nhiều tài liệu và kiến thức về xuất nhập khẩu thực tế hãy tham gia ngay nhóm tự học xuất nhập khẩu online cùng VinaTrain. Đã có hơn 10.000 thành viên tham gia nhóm tự học này nhận được hỗ trợ từ VinaTrain.

Hy vọng với những chia sẻ trên đã giúp các độc giả hiểu rõ về cách viết email booking cước vận tải quốc tế khi làm việc trong lĩnh vực Logistics và chuỗi cung ứng.

Như vậy, trong bài viết này, hệ thống đào tạo thực tế VinaTrain đã gửi tới bạn đọc thông tin về “Cách viết email booking cước vận tải quốc tế”. Nội dung này có trong chương trình đào tạo tại khóa học xuất nhập khẩu thực tế do VinaTrain tổ chức. Bạn đọc quan tâm có thể tham khảo lịch khai giảng được cập nhật tại website của trung tâm VinaTrain.

Tác giả: Mỹ Linh – Tổng hợp

___________________________________________________

HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN 

  • Chi nhánh Hồ Chí Minh: 45 Đường Thạch Thị Thanh,Phường Tân Định, Quận 1
  • Chi nhánh Hà Nội: 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội
  • Văn phòng Hà Nội: Phòng 1503 CT1A, Khu Đô Thị Xa La, Phường Phúc La, Quận Hà Đông, Hà Nội
  • Hotline tư vấn đào tạo: 0964.237.168
  • Hotline tư vấn dịch vụ: 0931.705.774
  • Gmail: vinatrain.edu.vn@gmail.com

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *