Công Việc Của Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng, Tổng Hợp Mới Nhất

Nhân viên Hành chính văn phòng có một vai trò rất quan trọng trong công ty được xem là đầu mối trao đổi thông tin về mặt giấy tờ, công văn… đảm bảo tính quy trình trong hoạt động doanh nghiệp. Vậy công việc nhân viên hành chính văn phòng phải làm là gì, có như bạn nghĩ cùng VinaTrain tìm hiểu chi tiết trong bài viết này. 

Với người mới băt đầu công việc nhân viên hành chính là những việc không tên, tí chuyên môn. Thực tế, phụ thuộc vào từng mô hình, quy mô, cách thức hoạt động của Công ty mà sẽ có những nhiệm vụ, công việc khác nhau. Nhìn chung, Công việc của Nhân viên Hành chính cần phải làm sẽ gồm những việc chính như sau:

I. Những Công Việc Chính Nhân Viên Hành Chính Cần Phải Làm 

Công tác lễ tân

1. Nghe và nhận cuộc gọi khách hàng liên hệ với Công ty, chuyển các đầu mối phòng ban tiếp nhận;
2. Công tác sắp xếp, chuẩn bị phòng họp, Hỗ trợ cho Ban Lãnh đạo tiếp khách tại Công ty;
3. Tổ chức thực hiện các hội thảo, hội nghị, lớp học của Công ty

Công tác văn thư

1. Tiếp nhận, phân loại các đầu mối công văn, giấy tờ gửi đến công ty, và chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết;
2. Chuyển, gửi các công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài Công ty;
3. Thực hiện lữu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan;
4. Tiếp nhận, quản lý các báo cáo lao động của cán bộ Công ty (xin đến muộn, về sớm, nghỉ ốm, nghỉ phép…);
5. Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý lịch làm việc của Công ty;
6. Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty;
7. Thu xếp in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết.

Công tác quản lý tài sản Công ty

• Kiểm tra văn phòng phẩm, đồ dung làm việc từng phòng ban, nhận phiếu yêu cầu cấp VPP
• Thực hiện nhập kho văn phòng phẩm, phân bổ, chuyển đến các bộ phận phòng ban khi có phiếu yêu cầu
• Kiểm tra, rà soát ,quản lý và theo dõi Cơ sở vật chất

Công tác phát sinh khác

• Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy bay…);
• Mua sắm các nhu yếu phẩm (trà, café…) cho văn phòng Công ty;
• Tổ chức sinh nhật cho các thành viên công ty trong tháng;
• Hậu cần cho các sự kiện của Công ty

 Có điều bạn chưa biết doanh nghiệp vừa và nhỏ 

Nội dung này nằm trong khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp tại Hệ Thống Đào Tạo Nghiệp Vụ Thực Tế VinaTrain.

Các Đầu Mục Công Việc Của Nhân Viên Hành Chính Hành Phòng 

1. Bố trí văn phòng

Công việc gồm sắp xếp chỗ ngồi, bàn ghế, dụng cụ làm việc và các vấn đề liên quan đến sử dụng diện tích văn phòng.

Mục đích của việc bố trí văn phòng là tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tích văn phòng; giảm thiểu thời gian và chi phí giữa các bộ phận trong tổ chức; tạo môi trường thích hợp cho công việc của nhân viên giúp nhân viên hoàn thành công việc với năng suất cao; tiết kiệm chi phí lắp đặt; tuân thủ các điều kiện về an toàn lao động.

2. Quản lý, mua sắm, sữa chữa các trang thiết bị văn phòng

Các trang thiết bị văn phòng thường có: máy vi tính, laptop, điện thoại cố định, điện thoại di động, máy fax, máy photocopy, máy in, máy ghi âm, bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, và các đồ vật khác (bút viết, mực in, giấy in, kim bấm, kẹp,…). Sai lầm của nhân viên hành chính là tập trung lo lắng quá nhiều vào những tài sản có giá trị ít nhưng số lượng nhiều (các loại văn phòng phẩm), bỏ quên vào những tài sản có giá trị cao nhưng số lượng ít (như máy vi tính, laptop, máy in,..

3. Thư ký cuộc họp

Công việc liên quan đến Ban Giám đốc gồm tiếp khách đến liên hệ công tác; chuẩn bị các chuyến đi công tác và giữ liên lạc; làm khâu trung gian trong việc giao tiếp điện thoại; lập kế hoạch làm việc tuần, tháng, quý; chăm lo phòng làm việc; kiểm tra các hình thức văn bản và trình ký văn bản; thống kê, tổng hợp các yêu cầu của Ban giám đốc đối với các phòng ban và báo cáo lại kết quả công việc . Đây là nhóm công việc tốn nhiều công sức, áp lực căng thẳng cho các nhân viên hành chính.

Ngoài ra, còn các công việc khác liên quan đến văn phòng như tiếp nhận công văn – thư từ, luân chuyển giấy tờ, hồ sơ chuyển tới các phòng ban liên quan.

4. Công tác đón, tiếp khách

Công tác đón, tiếp khách gồm lên lịch tiếp khách, chuẩn bị nước uống, tiếp nhận và chuyển cuộc gọi, ghi lại thông tin về khách liên hệ, hướng dẫn đặt lịch hẹn, sắp xếp nơi tiếp khách.

Hàng ngày có rất nhiều khách vào ra trong tổ chức, rất nhiều cuộc gọi đến tổ chức nếu không được ai đảm nhận, không bộ phận nào quản lý thì rất nhiều khách, cuộc gọi đến quan trọng sẽ bị bỏ lỡ, làm mất các cơ hội kinh doanh của tổ chức, hoặc những công việc gấp ảnh hưởng tới tổ chức.

Do có nhiều khách vào ra, cuộc gọi đến tổ chức, vì vậy không tổ chức tốt công việc ghi chép, sắp xếp thông tin tiếp nhận sẽ dẫn tới thông tin giữa tổ chức với các đối tượng bên ngoài tổ chức sẽ bị vướng mắc rất nhiều. Ngoài việc phải tổ chức công việc này, phải hướng dẫn nhân viên thực hiện một cách khoa học, hợp lý để tránh nhân viên bị rơi vào tình trạng không biết xử lý như thế nào đối với trường hợp khác lạ.

5. Tổ chức hội nghị, hội họp

Công tác tổ chức hội nghị, hội họp gồm lập kế hoạch tổ chức, phân công thực hiện, chuẩn bị phòng họp – nơi tổ chức, tài liệu hội nghị – hội họp, trang thiết bị phục vụ, đồ ăn – thức uống, bannner,…

Là công tác thường xuyên phải thực hiện ở quy mô lớn, chuẩn bị nhiều ngày, rất nhiều công việc nhỏ khác nhau, và các công việc này là nối nhau liên tục, thời gian ngắn nên khi thực hiện công việc nhiều nhân viên hành chính thậm chí cả phòng Nhân sự – hành chính bị căng thẳng, mệt mỏi trong suốt quá trình chuẩn bị tổ chức cho tới khi kết thúc hội nghị, hội họp. Để khắc phục điều này thì các tổ chức đã nhờ các đơn vị bên ngoài hỗ trợ còn tổ chức chỉ thực hiện chuẩn bị tài liệu nội dung nên công việc dần trở nên nhẹ nhàng hơn.

6. Quản lý văn bản, thư từ đi đến

Công việc gồm nhập số hiệu văn bản gửi đi, tạo số hiệu văn bản đến, ghi sổ các thư từ đi – đến, chuyển thư từ cho các bộ phận liên quan, chuyển văn bản cho Giám đốc phê duyệt và chuyển bộ phận được chỉ định,..

Văn bản, thư từ đi đến là việc thường ngày tại các tổ chức, cần phải tổ chức sắp xếp khoa học nhằm tránh bị thất lạc văn bản, thư từ. Nhân viên hành chính kiêm lễ tân thường bị công việc này chi phối dẫn tới căng thẳng vì không biết cách xử lý, lưu trữ các văn bản đi – đến như nào cho khoa học, không biết xử lý như nào khi mất văn bản quan trọng của tổ chức,…Điều tối kỵ đối với nhân viên hành chính là làm mất các văn bản, thư từ.

7. Công Tác Quản lý, sử dụng con dấu

Công tác này vô cùng quan trọng tại mọi tổ chức, tuy nhiên tại một số công ty nhỏ công tác này bị xem nhẹ từ việc quản lý cho tới đóng dấu như là giao cho bất kỳ nhân viên cũng được đóng dấu, con dấu không khóa lại cẩn thận khi không dùng, đóng dấu thì không đúng 1/3 chữ ký,… Để tuân thủ chặt chẽ việc quản lý con dấu, cách dấu nhiều tổ chức đã ban hành quy trình ISO nhằm buộc nhân viên giữ con dấu có trách nhiệm hơn và làm đúng quy định tránh những rủi ro pháp lý xảy ra.

Ai cần làm công tác hành chính văn phòng tại doanh nghiệp 

Theo bạn nghĩ công việc hành chính văn phòng trong doanh nghiệp là của ai?

• Nhân viên hành chính nhân sự 

Chắc chắn rồi, đây là công việc của nhân viên hành chính nhân sự, người trực tiếp hướng dẫn nhân viên trong tổ chức thực hiện đúng nội quy doanh nghiệp, Mục đích tổ thi hành công tác hành chính giúp công ty vận hành có quy trình và không bị gián đoạn.
Làm tốt công tác hành chính sẽ giúp doanh nghiệp tạo được văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn.
Nhân viên hành chính nhân sự biêt rõ công việc và trách nhiệm của mình trong doanh nghiệp sẽ  giúp bạn không trở thành người vô hình trong tổ chức, là người làm những việc không tên.

• Cán bộ, công nhân viên trong tổ chức

Làm kế toán, kinh doanh, kỹ thuật, xuất nhập khẩu … đều phải biết rõ  cách sử dụng công cụ văn phòng tại doanh nghiệp, cách tổ chức báo cáo và thục hiện quy định tại công ty, nguyên tắc trình ký, quản lý và lưu trữ văn bản …Công việc của nhân viên hành chính chuyên nghiệp cần phải tạo quy trình hoàn chỉnh và hướng dẫn được nhân viên mới thực hiện theo đúng quy trình đó, luôn đốc thúc nhân viên đừng để tạo ra luật rồi không sử dụng tới luật. Rât nhiều trường hợp nhân viên trong công ty nghĩ việc hành chính chỉ là  công việc của phòng hành chính nhân sự không phải việc của tôi nên tình trạng gửi báo cáo sai quy chuẩn, không biết cách viết đơn xin nghỉ ốm theo quy định công ty … thậm chí cũng không biết công ty mình có quy trình hành chính. Lỗi này trước hết là do nhân viên hành chính chưa làm tròn bổn phận của mình.

Nếu bạn đọc bài viết này, tôi biết bạn đang muốn thay đổi công việc hiện tại của mình hoặc định hướng trở thành chuyên viên hành chính nhân sự chuyên nghiệp.

Bạn có thể tự học trên mạng hoặc tham gia khóa hành chính nhân sự chuyên nghiệp tại VinaTrain, khóa học được soạn thảo trên giáo trình thực tế đổi mới liên tục. 100% giảng viên hướng dẫn là trưởng phòng nhân sự có kinh nghiệm làm việc trong nhiều loại hình doanh nghiệp.

II.  Chia sẻ thực tế về công việc hành chính nhân sự dành cho người mới bắt đầu 

Chúng tôi được chị Hồng, một Nhân viên Hành chính với kinh nghiệm 5 năm làm việc tại Hà Đông chia sẻ: “ Công việc Hành chính văn phòng thực ra ko đơn giản và không nhàn nhạ như 1 số người vẫn nghĩ, Hành chính văn phòng là nơi ôm đồm nhiều công việc nhất, thậm chí cả những việc không tên nữa.”  Hằng ngày, công việc của chị sẽ bao gồm những việc sau:

–     Kiểm tra nước phòng sếp, pha trà cho sếp

• Theo dõi nghỉ làm, đi muộn, đi ra ngoài, lịch trình làm việc 1 ngày của các nhân viên Công ty, khi sếp hỏi thì báo cáo.
• Trực điện thoại, xử lý, chuyển các phòng ban
• Tiếp nhận, xử lý, phân bổ, sắp xếp, đưa vào lưu trữ, quản lý các loại công văn giấy tờ đi và đến
• Xử lý chuyển phát nhanh cho các phòng ban
• Soạn thảo công văn, giấy tờ khi có yêu cầu
• Công tác kê khai, báo tang, giảm BHXH, làm thủ tục chế độ thai sản, nghỉ ốm…cho nhân viên
• Tổ chức các buổi họp, sinh nhật cho nhân viên Công ty hàng tháng
• Làm việc với BQL tòa nhà về điện, nước hàng tháng, phòng cháy chữa cháy…khi có cơ quan thẩm quyền kiểm tra
• Cuối tháng tính công, làm lương, tổng hợp chi phí đóng bảo hiểm gửi phòng kế toán
• Các công việc phát sinh: đi đám tang, đi lấy hồ sơ, xin dấu… theo yêu cầu của sếp.”

Công ty chị Hồng làm từ trước chỉ có 1 người phụ trách mảng Hành chính văn phòng nên rất nhiều việc, trong khi đó lương chỉ tầm 6,7 tr/tháng, thấp hơn nhiều so với các phòng ban khác, do chị Hồng chưa được đào tạo chuyên sâu về Hành chính nhân sự, rèn luyện thêm các mảng khác như quản lý nhân sự, làm lương chuyên nghiệp… để nâng cao chuyên môn của mình, cũng như tìm một môi trường tốt hơn , chuyên nghiệp hơn để tăng mức thu nhập của mình. Chị chia sẻ thêm: “ nhiều bạn ít tuổi hơn, nhưng được đào tao chuyên nghiệp nên lương cao hơn chị rất nhiều, trung bình 10tr hoặc có bạn lại chuyển sang học bên Xuất nhâp khẩu để thay đổi ngành nghê, tìm cơ hội thăng tiến và tăng thu nhập.” TRong thời gian tới, kế hoạch của chị Hồng là sẽ dành thời gian học 1 khóa học chuyên sau về Hành chính nhân sự để phát triển thêm ngành nghề mà chị đang theo đuổi.

Như vây, việc thay đổi và phát triển bản thân trong công việc đang theo đuổi rất quan trọng, nhất là mục tiêu có thêm thu nhập và được làm trong môi trường chuyên nghiệp, chế độ ưu đãi tốt đang là mục tiêu của rất nhiều bạn trẻ hiện nay. Các bạn nếu mong muốn như vây có thể tìm hiểu thêm các trung tâm đào tạo chuyên sâu để nâng cao chuyên môn của mình, càng sớm càng tốt.

Các khóa học nghiệp vụ hành chính chuyên nghiệp tại VinaTrain có nhiều đối tượng học viên tham gia là người mới băt đầu trái nghành chuyển qua hoặc đang thực tế làm về hành chính nhân sự. Nội dung đào tạo thực tế, giảng viên có kiến thức nghiệp vụ sẽ giúp bạn hiểu rõ về đặc thù công  việc và lựa chọn đúng hơn khi quyết định theo nghề này.

Trên đây là bản mô tả cụ thể nhất cho câu hỏi Công việc của Nhân viên Hành chính cần phải làm những gì? Các bạn muốn theo nghề Hành chính văn phòng hoặc còn băn khoăn chưa biết công việc là những gi có thể tham khảo thêm.

Hệ Thống Đào Tạo Thực Tế VinaTrain Chúc Bạn Thành Công !