Công Việc Của Nhân Viên Hành Chính Phải Làm Những Gì, Tổng Hợp Mới Nhất Năm 2020

Sap xep ho so la mot nhiem vu kho khan

Nhân viên Hành chính có một vai trò rất quan trọng trong bộ máy hoạt động của Công ty, có thể nói là một đầu mối trao đổi thông tin về mặt giấy tờ, công văn…đi và đến cũng như trong nội bộ Công ty, đảm bảo sự hoạt động thông suốt của doanh nghiệp. Với người mới băt đầu công việc nhân viên hành chính là những việc không tên, tí chuyên môn.  Vậy cụ thể công việc của nhân viên hành chính phải làm những gì. Cùng VinaTrain tìm hiểu chi tiết trong bài viết này nhé/.

Thực tế, phụ thuộc vào từng mô hình, quy mô, cách thức hoạt động của Công ty mà sẽ có những nhiệm vụ, công việc khác nhau. Nhìn chung, Công việc của Nhân viên Hành chính cần phải làm sẽ gồm những việc chính như sau:

I. Những Công Việc Chính Nhân Viên Hành Chính Cần Phải Làm 

Công tác lễ tân

  1. Nghe và nhận cuộc gọi khách hàng liên hệ với Công ty, chuyển các đầu mối phòng ban tiếp nhận;
  2. Công tác sắp xếp, chuẩn bị phòng họp, Hỗ trợ cho Ban Lãnh đạo tiếp khách tại Công ty;
  3. Tổ chức thực hiện các hội thảo, hội nghị, lớp học của Công ty

Công tác văn thư

  1. Tiếp nhận, phân loại các đầu mối công văn, giấy tờ gửi đến công ty, và chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết;
  2. Chuyển, gửi các công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài Công ty;
  3. Thực hiện lữu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan;
  4. Tiếp nhận, quản lý các báo cáo lao động của cán bộ Công ty (xin đến muộn, về sớm, nghỉ ốm, nghỉ phép…);
  5. Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý lịch làm việc của Công ty;
  6. Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty;
  7. Thu xếp in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết.
nhân viên hành chính phải làm những việc gì
Nhân viên hành chính phải làm những việc gì

Công tác quản lý tài sản Công ty

  • Kiểm tra văn phòng phẩm, đồ dung làm việc từng phòng ban, nhận phiếu yêu cầu cấp VPP
  • Thực hiện nhập kho văn phòng phẩm, phân bổ, chuyển đến các bộ phận phòng ban khi có phiếu yêu cầu
  • Kiểm tra, rà soát ,quản lý và theo dõi Cơ sở vật chất

Công tác phát sinh khác

  • Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy bay…);
  • Mua sắm các nhu yếu phẩm (trà, café…) cho văn phòng Công ty;
  • Tổ chức sinh nhật cho các thành viên công ty trong tháng;
  • Hậu cần cho các sự kiện của Công ty
Kỹ năng nghe và ghi chép thông tin trong nghiệp vụ hành chính rất quan trọng
Kỹ năng nghe và ghi chép thông tin trong nghiệp vụ hành chính rất quan trọng

II.  Chia sẻ thực tế về công việc hành chính nhân sự dành cho người mới bắt đầu 

Chúng tôi được chị Hồng, một Nhân viên Hành chính với kinh nghiệm 5 năm làm việc tại Hà Đông chia sẻ: “ Công việc Hành chính văn phòng thực ra ko đơn giản và không nhàn nhạ như 1 số người vẫn nghĩ, Hành chính văn phòng là nơi ôm đồm nhiều công việc nhất, thậm chí cả những việc không tên nữa.”  Hằng ngày, công việc của chị sẽ bao gồm những việc sau:

–     Kiểm tra nước phòng sếp, pha trà cho sếp

  • Theo dõi nghỉ làm, đi muộn, đi ra ngoài, lịch trình làm việc 1 ngày của các nhân viên Công ty, khi sếp hỏi thì báo cáo.
  • Trực điện thoại, xử lý, chuyển các phòng ban
  • Tiếp nhận, xử lý, phân bổ, sắp xếp, đưa vào lưu trữ, quản lý các loại công văn giấy tờ đi và đến
  • Xử lý chuyển phát nhanh cho các phòng ban
  • Soạn thảo công văn, giấy tờ khi có yêu cầu
  • Công tác kê khai, báo tang, giảm BHXH, làm thủ tục chế độ thai sản, nghỉ ốm…cho nhân viên
  • Tổ chức các buổi họp, sinh nhật cho nhân viên Công ty hàng tháng
  • Làm việc với BQL tòa nhà về điện, nước hàng tháng, phòng cháy chữa cháy…khi có cơ quan thẩm quyền kiểm tra
  • Cuối tháng tính công, làm lương, tổng hợp chi phí đóng bảo hiểm gửi phòng kế toán
  • Các công việc phát sinh: đi đám tang, đi lấy hồ sơ, xin dấu… theo yêu cầu của sếp.”

Công ty chị Hồng làm từ trước chỉ có 1 người phụ trách mảng Hành chính văn phòng nên rất nhiều việc, trong khi đó lương chỉ tầm 6,7 tr/tháng, thấp hơn nhiều so với các phòng ban khác, do chị Hồng chưa được đào tạo chuyên sâu về Hành chính nhân sự, rèn luyện thêm các mảng khác như quản lý nhân sự, làm lương chuyên nghiệp… để nâng cao chuyên môn của mình, cũng như tìm một môi trường tốt hơn , chuyên nghiệp hơn để tăng mức thu nhập của mình. Chị chia sẻ thêm: “ nhiều bạn ít tuổi hơn, nhưng được đào tao chuyên nghiệp nên lương cao hơn chị rất nhiều, trung bình 10tr hoặc có bạn lại chuyển sang học bên Xuất nhâp khẩu để thay đổi ngành nghê, tìm cơ hội thăng tiến và tăng thu nhập.” TRong thời gian tới, kế hoạch của chị Hồng là sẽ dành thời gian học 1 khóa học chuyên sau về Hành chính nhân sự để phát triển thêm ngành nghề mà chị đang theo đuổi.

Như vây, việc thay đổi và phát triển bản thân trong công việc đang theo đuổi rất quan trọng, nhất là mục tiêu có thêm thu nhập và được làm trong môi trường chuyên nghiệp, chế độ ưu đãi tốt đang là mục tiêu của rất nhiều bạn trẻ hiện nay. Các bạn nếu mong muốn như vây có thể tìm hiểu thêm các trung tâm đào tạo chuyên sâu để nâng cao chuyên môn của mình, càng sớm càng tốt.

 Hình ảnh khóa học hành chính nhân sự  chuyên nghiệp tại VinaTrain
Hình ảnh khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp tại VinaTrain

Các khóa học nghiệp vụ hành chính chuyên nghiệp tại VinaTrain có nhiều đối tượng học viên tham gia là người mới băt đầu trái nghành chuyển qua hoặc đang thực tế làm về hành chính nhân sự. Nội dung đào tạo thực tế, giảng viên có kiến thức nghiệp vụ sẽ giúp bạn hiểu rõ về đặc thù công  việc và lựa chọn đúng hơn khi quyết định theo nghề này.

Trên đây là bản mô tả cụ thể nhất cho câu hỏi Công việc của Nhân viên Hành chính cần phải làm những gì? Các bạn muốn theo nghề Hành chính văn phòng hoặc còn băn khoăn chưa biết công việc là những gi có thể tham khảo thêm.

Hệ Thống Đào Tạo Thực Tế VinaTrain Chúc Bạn Thành Công !

8 thoughts on “Công Việc Của Nhân Viên Hành Chính Phải Làm Những Gì, Tổng Hợp Mới Nhất Năm 2020

  1. Minh Hằng says:

    Hành chính nhân sự là một bộ phận rất chi này và nọ…đụng chạm hết tất cả các phòng, ban bộ phận nên áp lực lắm nè

  2. Minh Hằng says:

    Đối tượng của ngành HCNS là con người nên mình thấy để làm được ngành này thì cần phải khéo léo và có nghệ thuật giao tiếp

  3. Hoa Trương says:

    Mình học ngành Kế toán hiện mình muốn theo học ngành QLNS thì có được không a?

Trả lời Hoa Trương Hủy

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *