Công Việc Của Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng, Mô Tả Chi Tiết Cho Người Mới Bắt Đầu

công việc hành chính nhân sự

Vị trí hành chính văn phải có  100% trong các doanh nghiệp, muốn làm nhân sự giỏi bạn phải biết rõ về công tác hành chính làm thế nào, gồm những gì, quy trình ra sao. Nếu bạn là người mới bắt đầu thì nên đọc bài viết này để định hướng được công việc cuả nhân viên hành chính văn phòng do VinaTrain trình bày trong bài viết này.

Nội dung này nằm trong khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp tại Hệ Thống Đào Tạo Nghiệp Vụ Thực Tế VinaTrain.

công việc hành chính nhân sự
Nghiệp vụ hành chính là tổng hợp của rất nhiều công việc khác nhau

Các Đầu Mục Công Việc Của Nhân Viên Hành Chính Hành Phòng 

1. Bố trí văn phòng

Công việc gồm sắp xếp chỗ ngồi, bàn ghế, dụng cụ làm việc và các vấn đề liên quan đến sử dụng diện tích văn phòng.

Mục đích của việc bố trí văn phòng là tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tích văn phòng; giảm thiểu thời gian và chi phí giữa các bộ phận trong tổ chức; tạo môi trường thích hợp cho công việc của nhân viên giúp nhân viên hoàn thành công việc với năng suất cao; tiết kiệm chi phí lắp đặt; tuân thủ các điều kiện về an toàn lao động.

2. Quản lý, mua sắm, sữa chữa các trang thiết bị văn phòng

Các trang thiết bị văn phòng thường có: máy vi tính, laptop, điện thoại cố định, điện thoại di động, máy fax, máy photocopy, máy in, máy ghi âm, bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, và các đồ vật khác (bút viết, mực in, giấy in, kim bấm, kẹp,…). Sai lầm của nhân viên hành chính là tập trung lo lắng quá nhiều vào những tài sản có giá trị ít nhưng số lượng nhiều (các loại văn phòng phẩm), bỏ quên vào những tài sản có giá trị cao nhưng số lượng ít (như máy vi tính, laptop, máy in,..

3. Thư ký cuộc họp

Công việc liên quan đến Ban Giám đốc gồm tiếp khách đến liên hệ công tác; chuẩn bị các chuyến đi công tác và giữ liên lạc; làm khâu trung gian trong việc giao tiếp điện thoại; lập kế hoạch làm việc tuần, tháng, quý; chăm lo phòng làm việc; kiểm tra các hình thức văn bản và trình ký văn bản; thống kê, tổng hợp các yêu cầu của Ban giám đốc đối với các phòng ban và báo cáo lại kết quả công việc . Đây là nhóm công việc tốn nhiều công sức, áp lực căng thẳng cho các nhân viên hành chính.

Ngoài ra, còn các công việc khác liên quan đến văn phòng như tiếp nhận công văn – thư từ, luân chuyển giấy tờ, hồ sơ chuyển tới các phòng ban liên quan.

4. Công tác đón, tiếp khách

Công tác đón, tiếp khách gồm lên lịch tiếp khách, chuẩn bị nước uống, tiếp nhận và chuyển cuộc gọi, ghi lại thông tin về khách liên hệ, hướng dẫn đặt lịch hẹn, sắp xếp nơi tiếp khách.

Hàng ngày có rất nhiều khách vào ra trong tổ chức, rất nhiều cuộc gọi đến tổ chức nếu không được ai đảm nhận, không bộ phận nào quản lý thì rất nhiều khách, cuộc gọi đến quan trọng sẽ bị bỏ lỡ, làm mất các cơ hội kinh doanh của tổ chức, hoặc những công việc gấp ảnh hưởng tới tổ chức.

Do có nhiều khách vào ra, cuộc gọi đến tổ chức, vì vậy không tổ chức tốt công việc ghi chép, sắp xếp thông tin tiếp nhận sẽ dẫn tới thông tin giữa tổ chức với các đối tượng bên ngoài tổ chức sẽ bị vướng mắc rất nhiều. Ngoài việc phải tổ chức công việc này, phải hướng dẫn nhân viên thực hiện một cách khoa học, hợp lý để tránh nhân viên bị rơi vào tình trạng không biết xử lý như thế nào đối với trường hợp khác lạ.

5. Tổ chức hội nghị, hội họp

Công tác tổ chức hội nghị, hội họp gồm lập kế hoạch tổ chức, phân công thực hiện, chuẩn bị phòng họp – nơi tổ chức, tài liệu hội nghị – hội họp, trang thiết bị phục vụ, đồ ăn – thức uống, bannner,…

Là công tác thường xuyên phải thực hiện ở quy mô lớn, chuẩn bị nhiều ngày, rất nhiều công việc nhỏ khác nhau, và các công việc này là nối nhau liên tục, thời gian ngắn nên khi thực hiện công việc nhiều nhân viên hành chính thậm chí cả phòng Nhân sự – hành chính bị căng thẳng, mệt mỏi trong suốt quá trình chuẩn bị tổ chức cho tới khi kết thúc hội nghị, hội họp. Để khắc phục điều này thì các tổ chức đã nhờ các đơn vị bên ngoài hỗ trợ còn tổ chức chỉ thực hiện chuẩn bị tài liệu nội dung nên công việc dần trở nên nhẹ nhàng hơn.

6. Quản lý văn bản, thư từ đi đến

Công việc gồm nhập số hiệu văn bản gửi đi, tạo số hiệu văn bản đến, ghi sổ các thư từ đi – đến, chuyển thư từ cho các bộ phận liên quan, chuyển văn bản cho Giám đốc phê duyệt và chuyển bộ phận được chỉ định,..

Văn bản, thư từ đi đến là việc thường ngày tại các tổ chức, cần phải tổ chức sắp xếp khoa học nhằm tránh bị thất lạc văn bản, thư từ. Nhân viên hành chính kiêm lễ tân thường bị công việc này chi phối dẫn tới căng thẳng vì không biết cách xử lý, lưu trữ các văn bản đi – đến như nào cho khoa học, không biết xử lý như nào khi mất văn bản quan trọng của tổ chức,…Điều tối kỵ đối với nhân viên hành chính là làm mất các văn bản, thư từ.

7. Công Tác Quản lý, sử dụng con dấu

Công tác này vô cùng quan trọng tại mọi tổ chức, tuy nhiên tại một số công ty nhỏ công tác này bị xem nhẹ từ việc quản lý cho tới đóng dấu như là giao cho bất kỳ nhân viên cũng được đóng dấu, con dấu không khóa lại cẩn thận khi không dùng, đóng dấu thì không đúng 1/3 chữ ký,… Để tuân thủ chặt chẽ việc quản lý con dấu, cách dấu nhiều tổ chức đã ban hành quy trình ISO nhằm buộc nhân viên giữ con dấu có trách nhiệm hơn và làm đúng quy định tránh những rủi ro pháp lý xảy ra.

Hành chính nhân sự là vị trí không thể thiếu được trong doanh nghiệp giúp công ty vận hành theo quy trình
Hành chính nhân sự là vị trí không thể thiếu được trong doanh nghiệp giúp công ty vận hành theo quy trình

Ai cần làm công tác hành chính văn phòng tại doanh nghiệp 

Theo bạn nghĩ công việc hành chính văn phòng trong doanh nghiệp là của ai?

  • Nhân viên hành chính nhân sự 

Chắc chắn rồi, đây là công việc của nhân viên hành chính nhân sự, người trực tiếp hướng dẫn nhân viên trong tổ chức thực hiện đúng nội quy doanh nghiệp, Mục đích tổ thi hành công tác hành chính giúp công ty vận hành có quy trình và không bị gián đoạn.
Làm tốt công tác hành chính sẽ giúp doanh nghiệp tạo được văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn.
Nhân viên hành chính nhân sự biêt rõ công việc và trách nhiệm của mình trong doanh nghiệp sẽ  giúp bạn không trở thành người vô hình trong tổ chức, là người làm những việc không tên.

  • Cán bộ, công nhân viên trong tổ chức

Làm kế toán, kinh doanh, kỹ thuật, xuất nhập khẩu … đều phải biết rõ  cách sử dụng công cụ văn phòng tại doanh nghiệp, cách tổ chức báo cáo và thục hiện quy định tại công ty, nguyên tắc trình ký, quản lý và lưu trữ văn bản …Công việc của nhân viên hành chính chuyên nghiệp cần phải tạo quy trình hoàn chỉnh và hướng dẫn được nhân viên mới thực hiện theo đúng quy trình đó, luôn đốc thúc nhân viên đừng để tạo ra luật rồi không sử dụng tới luật. Rât nhiều trường hợp nhân viên trong công ty nghĩ việc hành chính chỉ là  công việc của phòng hành chính nhân sự không phải việc của tôi nên tình trạng gửi báo cáo sai quy chuẩn, không biết cách viết đơn xin nghỉ ốm theo quy định công ty … thậm chí cũng không biết công ty mình có quy trình hành chính. Lỗi này trước hết là do nhân viên hành chính chưa làm tròn bổn phận của mình.

Hãy tạo văn hóa doanh nghiệp trong công ty ai cũng biết làm công tác hành chính
Hãy tạo văn hóa doanh nghiệp trong công ty ai cũng biết làm công tác hành chính

Nếu bạn đọc bài viết này, tôi biết bạn đang muốn thay đổi công việc hiện tại của mình hoặc định hướng trở thành chuyên viên hành chính nhân sự chuyên nghiệp.

Bạn có thể tự học trên mạng hoặc tham gia khóa hành chính nhân sự chuyên nghiệp tại VinaTrain, khóa học được soạn thảo trên giáo trình thực tế đổi mới liên tục. 100% giảng viên hướng dẫn là trưởng phòng nhân sự có kinh nghiệm làm việc trong nhiều loại hình doanh nghiệp.

Đăng ký kênh youtube của VinaTrain để cập nhật thêm kiến thức mới về Nghiệp Vụ Hành Chính Nhân Sự

https://www.youtube.com/channel/UCNr-dpVfaysTinPpqlzCbFw?view_as=subscriber

Trân trọng !

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *