Công việc của nhân viên mua hàng xuất nhập khẩu làm những gì, chia sẻ từ thực tế

công việc của nhân viên mua hàng

Nhân  viên mua hàng xuất nhập khẩu hay còn gọi là Procurement/ Purchaser  là vi trí rất quan trọng trong các doanh nghiệp thương mại, sản xuất trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ mua bán hàng hóa nội địa, quốc tế, điều vận,chuẩn bị chứng từ liên quan tới hàng. Rất nhiều học viên tại VinaTrain khi hoàn thành khóa học đã trúng tuyển vị trí nhân viên thu mua,vật tư. Vậy cụ thể công việc của nhân viên mua hàng phải làm có nhiều không, cần có những kiến thức và kỹ năng gì. Hệ thống đào tạo tực tế VinaTrain xin chia sẻ tới bạn đọc những điều tổng hợp được từ công việc này.

Bạn Nông Việt Phương hỏi: “ Em thấy nhiều tin tuyên dụng nhân viên mua hàng xuất nhập khẩu yêu cầu kinh nghiệm và biết ngoại ngữ, có thể làm các nghiệp vụ liên quan tới chứng từ, đàm phán và khai báo vậy cụ thể những công việc này phải làm có nhiều không, người mới băt đầu như em thì nên học từ đâu vì em xin học việc không lương nhưng cũng rất ít chỗ nhận làm việc”.

Không chỉ riêng Phương mà rất nhiều bạn học viên trái nghành chuyển qua xuất nhập khẩu đều có tâm lý sợ xin việc, không tự tin trong công việc luôn nghĩ rằng sẽ rất khó mình không biết làm từ đâu. Thực tế ra sao cùng đọc tiếp nha.

Doanh nghiệp liên tục tuyển với mức lương hấp dẫn
Doanh nghiệp liên tục tuyển với mức lương hấp dẫn

Nhân viên mua hàng, vật tư, nhân viên thu mua hay chứng từ xuất nhập khẩu là tên gọi chung chỉ bộ phận mua bán quốc tế và nội địa trong các doanh nghiệp có hoạt động thương mại kinh doanh hàng hóa hữu hình. Ví dụ: Nhân viên mua hàng công ty làm về lĩnh vực y tế mua hàng vật tư  y tế. Công ty sản xuất bao bì thì tuyển nhân viên mua hàng về mua hạt nhựa, dây truyền máy móc cho doanh nghiệp… có thể mua trong nước hoặc quốc tế.

Ngoài mua hàng ( làm hàng nhập) thì cũng thực hiện các nghiệp vụ bán( xuất khẩu), bạn cần  phân biệt rõ nhân viên mua hàng khác với nhân viên chứng làm dịch vụ hỗ trợ xuất nhập khẩu trong các công ty Logsistics.

Công việc của nhân viên mua hàng phải làm hàng ngày gồm những gì

Đây là câu hỏi rất nhiều người mới vào nghề hoặc chuẩn bị đi phỏng vấn nhân viên mua hàng cần biết.

Bản chất mua hàng là việc lập kế hoạch sản phẩm sắp mua gồm có:

  • Tìm kiếm nhà cung cấp
  • Lên kế hoạch sản lượng cần mua
  • Check giá cước các bên dịch vụ vận tải liên quan
  • Xem trước phương án kho vận của công ty
  • Cân đối với nguồn vốn của doanh nghiệp để có phương án sử dụng hợp lý, vay vốn nếu cần thiết.

Sau đó sẽ là thực hiện nghiệp vụ mua bán – trao đổi với nhà cung cấp và các bên dịch vụ có liên quan.

Lúc này nhân viên mua hàng xuất nhập khẩu cần làm gì, liên hệ với những ai

  • Trao đổi với các nhà cung cấp về thông tin hàng hóa, nhu cầu cần mua: Công cụ trao đổi sẽ là email, gọi điện, gặp mặt, tư vấn từ chuyên gia –ngôn ngữ phổ biến bạn phải biết là tiếng anh sau đó có thể sử dụng thêm tiếng Trung, Hàn… là một lợi thế.
  • Về thông tin hàng bạn hỏi nhà cung cấp sẽ dựa vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp để báo nhà cung cấp gửi đúng mẫu nhập về thông qua hình ảnh sản phẩm bạn có, mẫu, hay thông tin về các loại sản phẩm đề bạn chọn – Quá trình này đàm phán qua email, gọi điện là chủ yếu. Chắc chắn là nhân viên mua hàng sẽ không chỉ hỏi giá 1 nhà cung cấp mà phải tham khảo từ nhiều bên để đưa ra được lựa chọn tốt nhất.
  • Tiếp theo trao đổi thông tin về các bên dịch vụ liên quan: Dich vụ vận tải quốc tế, dich vụ vận tải nội địa, đơn vị làm thủ tục giấy phép liên quan tới hàng nếu cần – tùy theo tính chất hàng để biết sẽ phải làm gì.
  • Lên kế hoạch đóng gói vận chuyển hoặc đưa ra những yêu cầu về đóng gói vận chuyển sản phẩm.
Giao dịch, đàm phán các phương thức thanh toán là công việc chính của nhân viên mua hàng
Giao dịch, đàm phán các phương thức thanh toán là công việc chính của nhân viên mua hàng

Tiếp theo là nhân viên mua hàng sẽ thực hiện đàm phán lần cuối để chốt nhà cung cấp – ký hợp đồng  cụ thể như sau:

  • Deal với bên bán để được đúng mục thông tin hàng, nhu cầu của mình trên nguyên tắc Win –Win. Sau đó kỹ hợp đồng xác lập quan hệ mua bán.
  • Sau đó sẽ dự trù về phương thức thanh toán quốc tế sử dụng loại hình thanh toán nào: L/C, T/T….làm việc với ngân hàng
  • Thuê các bên dịch vụ hỗ trợ cùng mình để care tiến độ hàng từ nhà cung cấp tùy vào điều kiện mua hàng theo incoterm.
  • Đồng thời tiến hành lo thủ tục giấy phép liên quan tới hàng hóa

Làm thủ tục khai báo hải quan – thực hiện nghĩa vụ về thuế phí với cơ quan chức năng

  • Khi hàng về cảng nhập nhân viên mua hàng sẽ nhận thông tin từ FWD, kèm theo chứng từ bên xuất khẩu gửi để khai báo hải quan nhập cho hàng – đóng thuế nhập khẩu – tự làm hoặc thuê dịch vụ làm thủ tục thông quan hàng nhập
  • Hoàn thiện đóng thuế nhập khẩu, phí và lệ phí với hãng tàu, cảng vụ , công ty vận tải kéo hàng về kho
  • Hỗ trợ các bên liên quan khai thác hàng: kiểm đếm, liên hệ với nhà cung cấp yêu cầu xác nhận thông tin hàng nếu có phát sinh về hàng hóa…

Hoàn thiện nghĩa vụ thanh toán với nhà cung cấp, lưu hồ sơ chứng từ, rà soát công nợ

  • Nhân việ mua hàng sẽ phối hợp cùng với phòng ban kế toán đòi tiền hoặc trả nợ nhà cung cấp, khách hàng.
  • Lưu hồ sơ chứng từ, trả phí vận tải các bên liên quan
  • Lập đơn giá nhập kho tại thời điểm thực tế hàng nhập về, đánh giá hiêu quả lần mua hàng đó xem có nên tiếp tục làm việc với nhà cung cấp hay đổi xang bên khác.

Cơ bản như vậy chúng ta có thể tổng hợp thành các ý chính về công việc mà nhân viên mua hàng xuất nhập khẩu phải làm như sau:

(1) Lập kế hoạch mua,

(2) Xác định các tiêu chuẩn,

(3) Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp,

(4) Phân tích giá trị,

(5) Tài chính,

(6) Đàm phán giá cả,

(7) Mua hàng,

(8) Quản lý hợp đồng cung cấp,

(9) Kiểm soát hàng tồn kho,

(10) Thanh toán và các chức năng khác có liên quan.

Làm mua hàng cũng thường xuyên phải  đi hiện trường nhận hàng và khai thác hàng cùng với nhân viên hiện trường
Làm mua hàng cũng thường xuyên phải đi hiện trường nhận hàng và khai thác hàng cùng với nhân viên hiện trường

Để làm nhân viên mua hàng xuất nhập khẩu cần những kỹ năng cơ bản nào

  • Điều đầu tiên bạn cần là kinh nghiệm đàm phán, mua hàng quốc tế hay mua hàng ở chợ cũng không khác nhiều nếu bạn biết làm giá với người bán thì sẽ được mức giá tốt còn không sẽ trở thành gà cho người khác thịt. Vậy mới nói không phải ai cũng làm được mua hàng cần có  “năng khiếu” kinh doanh, quản lý tài chính, khả năng giao tiếp và đàm phán, ngoài ra cần liên tục cập nhật về xu hướng biến động của thị trường, và  biết rõ thế mạnh điểm yếu của mình để không bị động vào khách hàng.
  • Tiếp theo là kỹ năng sử dụng ngôn ngữ: ngoài tiếp Việt dùng tromg mua hàng nội đia  thì nhân viên mua hàng chứng từ xuất nhập khẩu đều cần biết tiếng anh là bắt buộc gồm các phần: kỹ năng nghe – Nói – Đọc _ viết . Càng giỏi ngoại ngữ lương của nhân viên mua hàng càng cao. J
  • Kỹ năng nắm bắt tổng quát vấn đề khi làm mua hàng bạn phải biết quản lý đo lường sản phẩm xem nên mua bao nhiêu, từ đâu thời điểm nào hợp lý với những sản phẩm thường xuyên sử dụng còn sản phẩm theo mùa vụ thì sao hoặc với những trường hợp phát sinh đột xuất thế nào.
  • Chiu được áp lực công việc, và phải kiên trì: Thực sự áp lực khi làm thu mua rất lớn trên đe dưới búa, phải care tiến độ cực nhiều. chưa tính tới việc bán được hàng mà chưa nhận được tiền thì phải đi đòi tiền nhà nhập khẩu, hay trường hợp công ty trả nợ chậm thì nhân viên mua hàng sẽ là người thường xuyên nhận được cuộc gọi từ NCC yêu cầu thanh toán. Nếu không vững tâm lý bạn sẽ rất dễ stress và khó chịu trong cả ngày làm việc.
  • Kỹ năng sử dung thành thạo các công cụ tìm kiếm trên mạng xã hội. Đây là điều rất quan trọng vì ngoài tìm kiếm qua người quen, đối tác thì bạn cũng phải tự tìm kiếm thông tin hàng, khách hàng trên các diễn đàn, trang mạng quốc tế để có được data sản phẩm, vậy nên nhân viên mua hàng cần bổ sung kỹ năng tìm kiếm trên các giao diện web là điều cực kỳ cần thiết.
  • Kỹ năng xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, đồng nghiệp, khách hàng.

Nên cân nhắc khi lựa chọn vị trí nhân viên mua hàng xuất nhập khẩu

Thực tế bạn sẽ có được nhiều lợi thế nếu làm mua hàng từ thu nhập tới cơ hội thăng tiến cao hơn các vị trí cùng nghành khác.
Tuy nhiên nếu không phải người cẩn thận, hay chưa từng làm qua nghiệp vụ thì bạn chưa nên đảm nhiệm vị trí này trường hợp là người mới cần có người hướng dẫn thời gian đầu để hạn chế tối đa sai sót phát sinh. Tôi gặp nhiều trường hợp nhân viên mua hàng do chủ quan hoặc thiếu kinh nghiệm nên không control được tất cả những rủi ro sẽ phát sinh cho hàng hóa của mình nên phải dùng tiền túi ra đền cho công ty: Nhẹ thì vài trăm nghìn, vài triệu hoặc lớn hơn vậy rất nhiều cũng có.

Cơ hội thăng tiến trong nghề xuất nhập khẩu rất lớn nhung áp lực rất
Cơ hội thăng tiến trong nghề xuất nhập khẩu rất lớn nhung áp lực rất nhiều

Năm 2020 vị trí thu mua thực sự rất “hot” tại Việt Nam được nhiều doanh nghiệp tuyển dụng nên cơ hội việc làm trong nghành xuất nhập khẩu là rất lớn. Với người học trái nghành muốn qua làm xuất nhập khẩu cách tốt nhất là bạn nên tự học hoặc tìm người giúp mình hỗ trợ nghiệp vụ cơ bản quan trọng nhất là tư duy về công việc thật rõ ràng để định hướng công việc sau này. Đây cũng là điều mà VinaTrain luôn nhắc nhở học viên trong các khóa học nghiệp vụ cần lưu ý khi làm việc : “ Đừng có  em tưởng – mọi sai lầm đều trả giá bằng tiền hoặc rất nhiều tiền – sống và làm việc phải có lương tâm và trách nhiệm”.

Hy vọng bài viết công việc của nhân viên mua hàng phải làm những gì đã giúp bạn hiểu rõ hơn về vị trí này hiện tại thu nhập từ công việc này cho người mới băt đầu từ 6-8 triệu. Người có kinh nghiệm sẽ từ 7 -10 triệu. Cấp độ quản lý lương ở mức 2 con số. Tuy vào trình độ ngoại ngữ của bạn sẽ được trả thêm bao nhiêu và doanh nghiệp thuê có khung lương như thế nào.

Hệ Thống Đào Tạo Thực Tế VinaTrain Chúc bạn Thành Công !

Thảo Luận & Hỏi Đáp

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *