Tại nhiều công ty hiện tại đang tuyển chức danh công việc là nhân viên hành chính hay hành chính nhân sự. Trong thông tin đăng tuyển thì rất nhiều công ty lại có những yêu cầu rất khác nhau về chức danh nhân viên hành chính. Vậy công việc hành chính là những công việc nào? Trong bài viết sau VinaTrain sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi trên.
Mục đích công việc hành chính là giúp cho công ty vận hành trơn chu, ổn định về các mặt liên quan tới cơ sở vật chất, chứ hoàn toàn không liên quan tới việc chăm sóc nguồn nhân lực. Như vậy qua mục đích công việc thì các bạn đã có thể hình dung được công việc một nhân viên hành chính là phải làm gì rồi đó. Để hiểu rõ hơn thêm hơn nữa thì sẽ liệt kê các công việc cơ bản của nhân viên hành chính thường làm.
1. Công việc lưu trữ, sắp xếp hồ sơ.
Với bất kỳ nhân sự mới hoặc nhân sự kinh nghiệm làm việc thì việc sắp xếp, lưu trư, quản lý hồ sơ thực sự là một vấn đề khó khăn, tốn nhiều thời gian, nên rất nhiều nhân viên sợ khi thực hiện công việc này. Thế nhưng nếu được đào tạo bài bản, cộng thêm sự siêng năng thì công việc này không khó khăn và nó sẽ trở nên dễ dàng theo thời gian khi bạn đã làm công việc trên 01 năm, mọi thứ đã theo sự sắp xếp và quản lý của bạn.
2. Quản lý văn phòng phẩm.
Công việc này có vấn đề nằm ở chỗ quá nhiều thứ bạn phải quản lý như bút, hộp mực máy in, hộp mực đóng dấu, kẹp bướm, ghim, bìa còng, bìa lá,….chưa kể tới những thứ rất đặc biệt khác mà bạn chưa bao giờ gặp. Vậy làm sao để quản lý công việc này hiệu quả là cần có người hướng dẫn để bạn làm quen với các loại văn phòng phẩm này, cách quản lý văn phòng phẩm, và thêm một chút tỉ mĩ là bạn đã hoàn thành công việc này dễ dàng.
3. Sắp xếp công tác, đặt vé máy bay, nhà hàng, khách sạn.
Nếu ai đã từng làm công việc này thì đều sẽ có áp lực tâm lý vô cùng lớn vì bạn đang làm việc trực tiếp với sếp, người có ảnh hưởng đến tiền lương thậm chí là công việc của bạn. Cho nên bạn sẽ cố gắng làm hết sức nhưng dường như vẫn có những sai lầm xảy ra, đôi khi là những việc làm hết sức cơ bản như sắp xếp nhầm ngày họp, đặt vé máy bay nhầm ngày, đặt sai khách sạn sếp yêu cầu,…Bí quyết để vượt qua chuyện này là đừng phân tâm từ phía đối tượng mình đang phục vụ là ai vì bạn càng tập trung vào đối tượng thì những công việc khác của bạn sẽ bị lãng quên nhanh chóng dẫn tới sai lầm.
4. Quản lý trang thiết bị văn phòng.
Cũng giống như quản lý văn phòng phẩm nhưng giờ đây bạn phải quản lý các tài sản có giá trị lớn thậm chí rất lớn. Nhưng trang thiết bị văn phòng bạn thường xuyên phải quản lý như laptop, điện thoại di động, máy tính để bàn, màn chiếu, xe oto, điện thoại bàn, hệ thống mail, hệ thống chấm công,…còn nhiều thứ khác không kể hết tùy theo mức độ mô hình công ty. Việc quản lý này không phải một mình nhân viên hành chính có thể làm được mà cần phải có sự phối hợp với bộ phận kế toán để quản lý trang thiết bị văn phòng. Trong trường hợp bạn làm công việc này một mình thì khả năng lớn là không quản lý hết thậm chí có làm mất trang thiết bị mà không biết.
5. Tổ chức hội thảo, hội họp, nghỉ mát, du lịch cho toàn công ty.
Đối với công việc tổ chức nghỉ mát, du lịch như lấy báo giá, gặp công ty du lịch để đàm phán chi phí, đặt vé máy bay, khách sạn,…Còn đối với tổ chức cuộc họp, hội thảo thì công việc gồm như mua bánh, trái cây, nước uống, photo tài liệu cuộc họp, gửi thư mời,…Mỗi công việc trên đều tốn rất nhiều thời gian thậm chí lấn sang phần thời gian ngoài giờ làm việc của bạn, tuy nhiên phần thưởng cho bạn là được mọi người hài lòng trước việc sắp xếp tổ chức của mình, công việc này là công việc tốn nhiều thời gian, quy mô lớn nên khi hoàn thành công việc thì khả năng thăng tiến của bạn là không hề nhỏ.
6. Hỗ trợ các công việc nhân sự.
Công việc hỗ trợ nhân sự là chấm công, quản lý hợp đồng lao động và nhập thông tin nhân viên, đây là phần việc vô cùng quan trọng vì đây là đầu vào của các quy trình quản lý nhân sự. Nếu bạn thực hiện tốt nó thì khi bạn được giao thêm các phần việc liên quan tới nhân sự thì các bạn sẽ không gặp các khó khăn và ngược lại thì chính bạn đang gặt kết quả mà bạn đã gieo trước đó.
Qua những công việc trên thì bạn đã có thể hình dung khá rõ về công việc hành chính mà một nhân viên hành chính phải làm. Nhiều người vẫn nói công việc hành chính sẽ khó có thể thăng tiến điều này không chính xác vì chính trong công việc hành chính sẽ hình thành nên kỹ năng quản lý các vấn đề trong tổ chức nhằm giúp tổ chức ổn định, hoạt động trơn chu, để có cơ hội thăng tiến thì bạn cần phải hoàn thành công việc của mình trên mức mong đợi của sếp đồng thời cũng thể hiện cho sếp thấy mình đang cố gắng nỗ lực trong công việc cũng như trau dồi kiến thức các liên quan tới nhân sự.
Chia sẻ riêng cho các bạn, bí quyết để thành công trong công việc hành chính là không sợ khó khăn, kiên nhẫn trong công việc. Đặc biệt để con đường sự nghiệp trơn tru, thuận lợi thì bạn cần phải được đào tạo bài bản, có người hướng dẫn, tư vấn nghề nghiệp cũng như nghiệp vụ, điều này thì chắc chắn trường học không thể giúp bạn mà giờ đây chỉ còn những trung tâm đào tạo nghiệp vụ thực tế là giúp được bạn mà thôi. Cám ơn các bạn.
Bài viết hữu ích