Đào Tạo Hội Nhập Nhân Viên Mới Thế Nào Hiệu Quả-GÓC TƯ VẤN

Đào tạo hội nhập nhân viên mới là một khái niệm không mới với nhiều người đang làm nhân sự và những doanh nghiệp đã đi vào hoạt động ổn định. Tuy nhiên với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc người lao động không nhiều người hiểu được đào tạo hội nhập là gì, ý thức được tầm quan trọng của chương trình đào tạo sau tuyển dụng này.

I. Đào Tạo Hội Nhập Là Gì?

Đây là hoạt động đào tạo dành cho nhân mới được diễn ra sau quá trình tuyển dụng với mục đích hướng dẫn nhân viên hiểu về văn hóa, đặc trưng công việc và có được sự hiểu biết cơ bản và kỹ năng cần thiết cho việc hòa nhập vào các phòng ban, công ty. Thời gian cho việc đào tạo hội nhập kéo dài từ 7-20 ngày tùy theo từng doanh nghiệp.

Đào tạo hội nhập cho nhân viên mới là điều rất quan trọng

1.1 Tại Sao Cần Đào Tạo Hội Nhập Cho Nhân Viên Mới?

Nhiều người nghĩ rằng đào tạo hội nhập cho nhân viên mới là không cần thiết vì :

” tôi đã tuyển người có kinh nghiệm rồi vào công ty tôi đầu việc cũng tương tự, lương thưởng cũng trao đổi rõ ràng, có KPI, tiêu chí đánh giá rõ ràng rồi người mới tuyển vào cứ vậy mà làm, từ trước tới giờ công ty tôi không bao giờ biết đào tạo hội nhập là gì?”

Đúng là thực tế rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đang điều hành theo hướng “dân vận” như vậy tức là có gì dùng đó, người biết trước chỉ người biết sau cứ vậy mà thực thi. Tuy nhiên, nếu xét thiệt hơn thì rất nhiều chủ doanh nghiệp đã nhận ra được nhiều bài học đắt giá khi bỏ qua bước đào tạo hội nhập cho nhân viên mới.

Các công ty đào tạo nhân viên mới bằng cách “cầm tay chỉ việc: tức là để cho nhân viên của mình hướng dẫn trực tiếp các nhân viên mới. Vậy giá trị nhận được là gì: Kinh nghiệm thực tế, vào việc ngay, tạo ra mối quan hệ đồng nghiệp thoải mái nếu người hướng dẫn và người được hướng dẫn cùng chịu tương tác. Hiệu quả công việc nhìn thấy rõ rệt. Ngay cả với trường hợp tích cực này bạn cũng cần thấy điểm yếu là: Nhân sự mới thiếu hiểu biết về tổ chức văn hóa công ty, không nắm được hết các yêu cầu đầu việc mình đảm nhận, đánh giá và kiến thức, kinh nghiệm của họ được học theo tiêu chuẩn của nhân viên cũ mà chưa chắc chắn đã chính xác và phù hợp với các phòng ban. Còn chưa kể tới họ sẽ có những đánh giá không đúng về đơn vị thông qua chia sẻ của nhân viên hướng dẫn mình.

Tại sao nhiều doanh nghiệp áp dụng cách này không hiệu quả: vì nhân viên mới làm quen với môi trường làm việc của một tổ chức, nhân viên mới thường gặp phái những tình huống mà họ cho là phức tạp và khó hiểu. Nhân viên mới có xu hướng tìm hiểu và thích nghi với môi trường làm việc bằng cách quan sát và đặt câu hỏi.Các đồng nghiệp được đào tạo văn hóa doanh nghiệp và hỗ trợ sẽ giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh với tổ chức nhưng rất nhiều người nghĩ : đây không phải việc cua mình dẫn tới tình trạng chỉ qua loa, đại khái không tương tác với nhân viên mới khiến họ cảm thấy bị cô lập. Điều này sảy ra tại hơn 40% doanh nghiệp hiện nay. Điều tất yếu quá trình thử việc sẽ không đánh giá đúng được nhân sự thử việc bị sa thải, người xin việc chê công ty thiếu chuyên nghiệp.

Với hình thức đào tạo hội nhập cơ bản thế này doanh nghiệp khó mà thành công được khi chưa giải đáp được những vấn đề người lao động mới quan tâm và nắm rõ được đặc trưng tâm lý của họ.

Đào tạo nhân viên mới sau tuyển dụng là việc làm bắt buộc giúp nhân sự quen với văn hóa và quy định làm việc tại chỗ mới

1.2 Đào Tạo Hội Nhập Hiệu Quả Cần Làm Gì ?

Có thể chia quá trình đào tạo hội nhập thành 3 giai đoạn để bạn đọc dễ hiểu như sau:

Giai Đoạn Trong Đào Tạo Hội Nhập	Diễn Giải
Giai đoạn 1: Tách rời	Mấu chốt của việc này là khiến nhân viên cũ từ bỏ thói quen và hành vi ứng xử trong môi trường cũ họ đã từng làm
Giai đoạn 2: Chuyển hóa	Khi nhân sự đã nhận thức được vấn đề và hiểu những điều cần phải làm trong thời gian tới. Doanh nghiệp cần truyền tải cho người lao động biết những công việc của họ phải làm, quyền lợi chính sách, nội quy văn hóa doanh nghiệp ra sao từ những việc nhỏ nhất như: gửi xe ở đâu, xin nghỉ phải làm gì, chỗ để giầy dép khi tới công ty đúng quy định.
Giai đoạn 3: Hòa nhập	khi họ thực sự thấy mình được chấp nhận bởi các đồng nghiệp, được phân công công việc lâu dài trong một phòng ban cụ thể sau hàng tuần, thậm chí hàng tháng người lao động sẽ có tâm lý gắn bó và muốn hòa nhập với môi trường mới. Đây là giai đoạn rấ quan trọng giúp chúng ta không bỏ rơi nhân viên mới sau tuyển dụng.

1.3 Tóm Tắt Quy Trình Đào Tạo Hội Nhập Cho Nhân Viên Mới

Nhằm giúp các công ty, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa tỷ lệ nghỉ việc và chi phí tuyển dụng lại. Dưới đây là quy trình gồm 5 bước thực hiện đào tạo hội nhập cho nhân viên mới khá hữu ích cho các đơn vị, tổ chức:

Bước 1: Xây dựng một bảng checklist liệt kê các thông tin và đảm bảo phòng nhân sự cung cấp đủ đến nhân viên mới ngay từ những ngày nhận việc đầu tiên: Quy chế, nội quy, quy trình làm việc, danh sách chương trình huấn luyện và đào tạo hội nhập… để nhân viên mới cần ghi nhận và thực hiện theo.

Bước 2: Phòng nhân sự thông báo đến các Bộ phận/Công ty về sự kiện sẽ có nhân viên mới hội nhập và danh sách công việc cần thực hiện tại mỗi bộ phận, thời gian cần hoàn tất và theo dõi tình trạng thực hiện. Danh sách công việc này cần lưu ý chia làm hai khoản thời gian là : trước khi nhân viên nhận việc và sau khi nhân viên nhận việc.

Bước 3: Đảm bảo mọi công cụ, dụng cụ, thiết bị, tài nguyên hạ tầng, phần mềm nghiệp vụ và nguồn lực (nếu có)…, Bản mục tiêu công việc cần thực hiện trong giai đoạn thử việc được sẵn sàng ngay từ ngày đầu tiên nhân viên mới nhận việc. Trong đó gồm: bảng mục tiêu trong giai đoạn thử việc mà nhân sự nhận được cần đảm bảo đã được kiểm tra và có sự trao đổi giữa nhân viên mới cùng quản lý về các mục tiêu cần đạt.

Bước 4: Xây dựng và cung cấp đến nhân viên mới danh sách liên hệ công việc, liên hệ khẩn cấp đi kèm quy trình (nếu có) với các Bộ phận khác mà nhân viên mới có thể sẽ thực hiện trong quá trình làm việc

Bước 5: Khảo sát mức độ hài lòng, theo dõi kết quả thực hiện theo danh sách công việc quy định từ công ty, danh sách công việc theo Bảng mục tiêu thử việc, kết quả chương trình huấn luyện và đào tạo …. trong những ngày đầu tiên. Để từ đó hiểu rõ mức độ nhân viên làm quen, nắm bắt công việc và các vấn đề khác cần hỗ trợ.

Ngoài ra, các công ty, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc bổ sung thêm một số đào tạo về kỹ năng mềm, kỹ năng nghiệp vụ cùng lúc hoặc ngay sau khi kết thúc phần đào tạo hội nhập, để nâng cao trình độ nhân viên mới, để họ luôn cảm thấy mình được học hỏi và phát triển nhiều khi làm việc ở môi trường này.

II, Những Điều Cần Biết Để Đào Tạo Hội Nhập Hiệu Quả

Để quá trình đào tạo hội nhập hiệu quả doanh nghiệp cần nâng cao trải nghiệm của nhân sự, đi thẳng vào vấn đề người lao động mới quan tâm.

Vậy một người mới vào công ty sau phỏng vấn họ sẽ quan tâm những gì ở công ty mới !

Có rất nhiều câu hỏi người lao động đặt ra nhưng doanh nghiệp cần ưu tiên giải quyết theo đúng nhu cầu trọng yếu của họ thi quá trình đào tạo mới thực sự hiêu quả cần lưu ý theo trình tự sau bạn có thể tham khảo:

Tôi sẽ được trả lương như thế nào: Câu hỏi này quan tâm tới việc quy trình tính lương tại công ty ra sao, người lao động cần được hướng dẫn để có thể tự tính được lương của mình. Thời điểm trả lương, các mức trả lương, thường và quy chế xử lý vi phạm. Lương trả khi thử việc có cam kết nào đảm bảo cho quyền lợi của họ. Ngoài ra, người lao động rất quan tâm tới thang lương trong công ty: tức là mức lương cao nhất trả cho cùng vị trí và phòng ban của họ là bao nhiêu, lương khởi điểm của họ nằm trong khoảng nào. Đây là một gợi ý quan trọng giúp người lao động tạo động lực để phấn đấu trong công việc. Tuy nhiên, các công ty đều không tiết lộ mức lương chính xác nhân sự hãy khéo léo chia sẻ những mức lương trong khoản cũng là một gợi ý tuyệt vời.
Công việc tôi sẽ làm ở doanh nghiệp này là gì, có quy trình và người hướng dẫn trong thời gian đầu: Điều này rất quan trọng, mặc dù tại bảng mô tả công việc đã có những yêu cầu cơ bản nhưng người lao động luôn cần môt bản check list các đầu việc trong từng khoảng thời gian, và những người đồng nghiệp họ sẽ làm việc. Hãy tạo ra lộ trình cho nhân sự mới theo từng khoảng thời gian để làm thử thách nhân viên vượt qua. Đã có ban mô tả sẽ phải đi kèm hướng dẫn công việc, tiêu chuẩn đánh giá sản phẩm đạt yêu cầu. Điều này khuyến khích tinh thần tự học của người lao động.
Thời gian đánh giá thử việc kết thúc là khi nào, có sớm hơn không, cơ chế khen thưởng, phúc lợi cho nhân viên thử việc và nhân viên chính thức là gì: Hãy cho người lao động biết chính sách khen thưởng chế độ của công ty, thay vì nói theo quy định chung, phòng nhân sự nên tạo bảng kê các ngày nghỉ lễ theo quy định, thưởng lễ tết, khen thưởng khác để tạo động lực cho nhân sự. Đương nhiên cũng cần thông báo rõ những quy chế phạt trong nội quy công ty để người lao động không trong tình trạng “em tưởng”
Tôi sẽ làm việc với những ai, và hệ thống văn bản báo cáo quy trình như thế nào: Phần nhân viên mới đều gặp khó khăn trong việc sự dụng hệ thống biểu mẫu, văn bản báo cáo. Hãy hướng dẫn ho từng bước cơ bản cách sử dụng biểu mẫu trong thời gian đầu, khi trở thành nhân viên chính thức chúng ta sẽ đào tạo thêm. Đây là căn cứ làm việc giữa doanh nghiệp và người lao động nên tuyệt đối không được bỏ qua.
Nơi tôi làm việc có văn hóa và lịch sử hình thành ra sao: Thực tế đây là vấn đề nhân sự mới quan tâm sau khi đã được thỏa mãn những nhu cầu bản thân, lúc này doanh nghiệp mới nên giới thiệu về văn hóa doanh nghiệp, lịch sử hình thành, cơ cấu phòng ban, các vị trí lãnh đạo chủ chốt, hệ thống chi nhánh…. Thường các công ty sẽ có tập san văn hóa doanh nghiệp hoặc website, trình bày ngắn gọn để nhân sự hiệu được môi trường mình làm việc. Chỉ khi người lao động cảm thấy hài lòng về phúc lợi và thu nhập họ sẽ nhận được, rõ ràng trong công việc được giao họ mới an tâm và thực sự mong muốn tìm hiểu văn hóa doanh nghiệp.
Tạo động lực bằng văn hóa nêu gương: Khi đã tạo được niềm tin với người lao động HR cần tạo động lực cho họ bằng việc nêu gương nhân viên có thành tích tốt cùng vị trí tương đương. Điều này sẽ giúp người lao có thêm động lực cố gắng vì những mục tiêu tốt đẹp trong tương lai và mong muốn gắn bó với đơn vị

Có thể tóm lược nguyên tắc đào tạo hội nhập dựa trên trải nghiệm của người lao động như sau:

Quy tắc 4P trong đào tạo hội nhập nhân sự mới

III. Người Lao Động Cần Làm Gì Để Gia Nhập Vào Môi Trường Mới

Khi vào làm việc tại một công ty mới, bạn cần hòa nhập bằng cách học hỏi và thực hiện theo những quy tắc ứng xử tại môi trường đó. Theo đó, bạn phải tự mình làm quen và cộng tác với các đồng nghiệp.

Tuy nhiên, trong trường hợp này, công ty cũng rất cần tạo điều kiện cho nhân viên mới nắm bắt những nội dung cần thiết, để họ có thể hội nhập một cách nhanh chóng và tốt hơn. Có như vậy, hiệu suất công việc mới càng cao và công ty sẽ nhanh chóng được hoàn lại chi phí lương từ những giá trị mà nhân viên mang đến.

Nếu công ty có chương trình đào tạo hội nhập tốt sẽ tạo ấn tượng và giúp nhân viên có định hướng chuẩn ngay từ đầu và kết quả là họ sẽ có nhận thức đúng đắn trong toàn bộ thời gian làm việc tại doanh nghiệp. Ngoài ra, chính bản thân họ cũng cảm thấy tin tưởng vào sự chuyên nghiệp của công ty, cùng sự tôn trọng mà công ty dành cho mình.

Giao tiếp nơi công sở tốt là cách giúp nhân viên mới hòa nhập tốt hơn với công việc hiện tại

Việc trang bị ngay từ đầu những thông tin và kiến thức cơ bản nhất, sẽ giúp nhân viên tránh khỏi những sai sót thường gặp trong công việc, trong ứng xử. Để rồi không dẫn đến những thiệt hại cho công ty hoặc những hoạt động đào tạo lại, đào tạo bổ sung gây tốn kém về sau này.

Trên đây là nội dung về đào tạo hội nhập nhân viên mới được trung tâm đào tạo hành chính nhân sự VinaTrain tổ chức các giảng dạy tại các khóa học chuyên viên tuyển dụng, khóa học hành chính nhân sự và quản trị nhân sự bạn đọc quan tâm có thể tham khảo các bài viết tổ chức khoa học tại đầu trang.

Cảm ơn bạn đọc đã theo dõi bài viết !

Nguồn: Thanh Mai – Tổng hợp

_____________________________________________________________

HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN