Giám Đốc Cần Biết Gì Về KẾ TOÁN Để Vận Hành Tốt Công Ty

Trong vai trò lãnh đạo, giám đốc thường chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ chiến lược phát triển đến quản lý tài chính. Một trong những khía cạnh quan trọng nhất để giám đốc nắm vững là kế toán. Dù không phải trực tiếp thực hiện các công việc kế toán, nhưng việc hiểu sâu về những nguyên tắc kế toán căn bản, cách quản lý tài chính và đọc hiểu báo cáo tài chính là kỹ năng không thể thiếu để giám đốc có thể đưa ra những quyết định đúng đắn và kịp thời. Bài viết này sẽ phân tích những kiến thức kế toán mà một giám đốc cần nắm rõ để quản lý doanh nghiệp hiệu quả.

1. Hiểu Về Hệ Thống Kế Toán

Giám đốc cần hiểu rằng hệ thống kế toán là xương sống của mọi doanh nghiệp, đóng vai trò quản lý và ghi chép toàn bộ các giao dịch tài chính. Một hệ thống kế toán vững chắc sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ theo dõi chính xác dòng tiền mà còn cung cấp thông tin để phân tích hiệu suất hoạt động kinh doanh.

a. Hệ thống kế toán và luồng thông tin tài chính

Hệ thống kế toán trong doanh nghiệp bao gồm nhiều thành phần: từ kế toán thu chi, kế toán tổng hợp, đến kế toán tài chính và kế toán quản trị. Mỗi bộ phận kế toán đảm nhiệm các công việc khác nhau nhưng đều có chung nhiệm vụ là ghi nhận và báo cáo các giao dịch tài chính một cách chính xác và minh bạch. Giám đốc cần nắm rõ cơ cấu này để có cái nhìn tổng quan về cách thông tin tài chính được xử lý và lưu chuyển trong doanh nghiệp.

• Kế toán tài chính chịu trách nhiệm lập các báo cáo tài chính tổng hợp như báo cáo lợi nhuận, bảng cân đối kế toán, và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Những báo cáo này phản ánh hiệu quả hoạt động kinh doanh tổng thể và được sử dụng để ra quyết định chiến lược.
• Kế toán quản trị chủ yếu cung cấp thông tin nội bộ để hỗ trợ cho quá trình ra quyết định hàng ngày của giám đốc. Báo cáo quản trị có thể chi tiết hơn, tập trung vào phân tích chi phí, lợi nhuận và hiệu suất của từng bộ phận, sản phẩm.

Giám đốc nên hiểu rõ vai trò của từng loại báo cáo này để khai thác triệt để thông tin mà hệ thống kế toán cung cấp.

Xem thêm: Khoá học kế toán cho giám đốc, chủ doanh nghiệp

b. Nguyên tắc kế toán cơ bản

Hiểu các nguyên tắc kế toán cơ bản giúp giám đốc đánh giá chính xác tình hình tài chính doanh nghiệp. Một số nguyên tắc quan trọng bao gồm:

• Nguyên tắc phù hợp: Chi phí phải được ghi nhận khi phát sinh lợi nhuận tương ứng. Điều này giúp đánh giá đúng lợi nhuận thực tế trong kỳ báo cáo.
• Nguyên tắc thận trọng: Kế toán phải đảm bảo rằng doanh nghiệp đã ghi nhận các chi phí có thể phát sinh ngay khi có khả năng, nhưng chỉ ghi nhận doanh thu khi chắc chắn sẽ thu được.
• Nguyên tắc nhất quán: Doanh nghiệp cần duy trì cách thức ghi nhận và báo cáo tài chính nhất quán qua các kỳ để tạo ra sự so sánh và đánh giá chính xác.

2. Đọc Hiểu Báo Cáo Tài Chính

Một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà giám đốc cần có là khả năng đọc hiểu báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính không chỉ là tài liệu pháp lý bắt buộc, mà còn cung cấp thông tin cốt lõi để giám đốc đánh giá sức khỏe tài chính của doanh nghiệp và đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp.

a. Báo cáo kết quả kinh doanh

Báo cáo kết quả kinh doanh (hay còn gọi là báo cáo lãi lỗ) cho thấy rõ ràng tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định, thường là theo quý hoặc năm. Nó phản ánh doanh thu, chi phí và lợi nhuận mà doanh nghiệp đạt được trong kỳ báo cáo.

• Doanh thu: Tổng số tiền mà doanh nghiệp thu được từ việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
• Chi phí: Bao gồm các chi phí hoạt động như chi phí nguyên vật liệu, lương nhân viên, chi phí quảng cáo và các khoản chi khác.
• Lợi nhuận ròng: Đây là chỉ số quan trọng giúp giám đốc đánh giá doanh nghiệp có tạo ra giá trị không sau khi trừ tất cả các chi phí. Một mức lợi nhuận ròng dương cho thấy doanh nghiệp đang hoạt động hiệu quả.

Giám đốc cần theo dõi sát sao các con số trong báo cáo kết quả kinh doanh để phát hiện những vấn đề tiềm ẩn như chi phí quá cao hoặc doanh thu giảm sút, từ đó có hành động kịp thời.

b. Bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán là báo cáo tài chính cung cấp cái nhìn tổng thể về tình hình tài sản, nợ phải trả, và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định.

• Tài sản: Bao gồm tài sản ngắn hạn (tiền mặt, các khoản phải thu, hàng tồn kho) và tài sản dài hạn (nhà xưởng, thiết bị, tài sản cố định). Giám đốc cần theo dõi tài sản của doanh nghiệp để đánh giá khả năng thanh khoản và đầu tư.
• Nợ phải trả: Là các khoản nợ ngắn hạn và dài hạn mà doanh nghiệp cần thanh toán. Việc theo dõi nợ phải trả giúp giám đốc quản lý rủi ro tài chính và đảm bảo doanh nghiệp không vay nợ quá mức.
• Vốn chủ sở hữu: Phản ánh giá trị tài sản thuần mà doanh nghiệp sở hữu sau khi trừ các khoản nợ. Sự thay đổi trong vốn chủ sở hữu qua các kỳ có thể cho thấy hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.

Hiểu rõ bảng cân đối kế toán giúp giám đốc biết được doanh nghiệp có khả năng tài chính vững mạnh hay đang gặp khó khăn về vốn.

c. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giúp giám đốc hiểu rõ dòng tiền ra vào trong doanh nghiệp, từ đó đánh giá khả năng thanh khoản và khả năng tự tài trợ cho các hoạt động kinh doanh. Đây là công cụ quan trọng để giám đốc theo dõi xem doanh nghiệp có đủ tiền mặt để trả các chi phí ngắn hạn và đầu tư dài hạn hay không.

• Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh: Đây là chỉ số cốt lõi để đánh giá khả năng tạo ra tiền mặt từ hoạt động chính của doanh nghiệp. Một dòng tiền dương thể hiện sức mạnh tài chính của doanh nghiệp.
• Dòng tiền từ hoạt động đầu tư: Phản ánh các khoản chi tiêu hoặc thu nhập từ đầu tư vào tài sản cố định, nhà xưởng, máy móc, hoặc các khoản đầu tư tài chính khác.
• Dòng tiền từ hoạt động tài chính: Thể hiện dòng tiền ra vào từ các hoạt động như phát hành cổ phiếu, vay nợ, hoặc trả cổ tức. Giám đốc cần quan sát kỹ các chỉ số này để đánh giá xem doanh nghiệp có sử dụng vốn tài chính hợp lý không.

3. Quản Lý Chi Phí Và Dòng Tiền

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của giám đốc là quản lý chi phí và dòng tiền. Mặc dù không cần trực tiếp kiểm soát từng khoản chi tiết, giám đốc cần hiểu cách thức kiểm soát chi phí để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và đảm bảo dòng tiền luôn ổn định.

a. Quản lý chi phí hiệu quả

Giám đốc cần hiểu rằng không phải mọi chi phí đều mang lại giá trị cho doanh nghiệp. Việc theo dõi và kiểm soát chặt chẽ các khoản chi, đặc biệt là chi phí cố định và chi phí biến đổi, sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và gia tăng lợi nhuận.

• Chi phí cố định: Đây là những khoản chi không thay đổi theo mức độ sản xuất hoặc doanh thu, như tiền thuê văn phòng, chi phí bảo trì. Giám đốc cần cân nhắc xem những khoản chi phí cố định này có thực sự cần thiết và tối ưu không.
• Chi phí biến đổi: Là các chi phí thay đổi theo hoạt động sản xuất, như nguyên vật liệu, lương nhân công sản xuất. Giám đốc có thể tìm cách tối ưu hóa chi phí biến đổi thông qua việc cải thiện hiệu suất sản xuất và quản lý nguyên liệu tốt hơn.

Quản lý dòng tiền không chỉ là việc đảm bảo doanh nghiệp có đủ tiền mặt cho các hoạt động hàng ngày, mà còn phải đảm bảo dòng tiền được phân bổ hợp lý cho các hoạt động đầu tư và phát triển dài hạn. Một doanh nghiệp có khả năng tạo ra dòng tiền dương từ hoạt động kinh doanh chính sẽ có sức mạnh tài chính lớn hơn, đồng thời giảm sự phụ thuộc vào các nguồn tài trợ từ bên ngoài.

• Dự báo dòng tiền: Giám đốc cần biết cách đọc và sử dụng các báo cáo lưu chuyển tiền tệ để dự báo dòng tiền trong tương lai. Điều này giúp đưa ra các quyết định quan trọng như đầu tư mở rộng sản xuất, tìm kiếm nguồn vốn vay, hoặc phân bổ lợi nhuận tái đầu tư.
• Kiểm soát dòng tiền: Một yếu tố quan trọng khác là giám đốc cần có sự giám sát chặt chẽ việc thu và chi. Việc này bao gồm quản lý công nợ hiệu quả, đàm phán các điều khoản thanh toán với nhà cung cấp và đảm bảo các khoản thu từ khách hàng diễn ra đúng thời gian.

Trải nghiệm thực tế: Trong nhiều trường hợp, mặc dù doanh nghiệp có doanh thu tốt nhưng vẫn gặp khó khăn về dòng tiền. Điều này xuất phát từ việc thanh toán bị trì hoãn hoặc quản lý công nợ không hiệu quả. Giám đốc cần nắm vững vấn đề này để tránh gặp phải rủi ro về thanh khoản, dù trên sổ sách doanh nghiệp vẫn có lợi nhuận.

4. Hiểu Rõ Các Quy Định Pháp Lý Liên Quan Đến Kế Toán

Kế toán không chỉ liên quan đến quản lý nội bộ doanh nghiệp mà còn phải tuân thủ các quy định pháp lý nghiêm ngặt của nhà nước. Giám đốc cần nắm rõ các quy định này để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và tránh các rủi ro về thuế và tài chính.

a. Quy định về báo cáo tài chính

Theo quy định của pháp luật, mọi doanh nghiệp đều phải lập và nộp báo cáo tài chính định kỳ cho các cơ quan chức năng. Các báo cáo này bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Giám đốc cần nắm rõ thời hạn nộp báo cáo và đảm bảo rằng các thông tin tài chính trong báo cáo phản ánh đúng tình hình thực tế của doanh nghiệp.

• Trách nhiệm của giám đốc: Giám đốc là người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với các báo cáo tài chính của doanh nghiệp, vì vậy việc đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật là rất quan trọng. Sai sót trong báo cáo tài chính có thể dẫn đến các hậu quả nghiêm trọng, như bị phạt tài chính hoặc ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.

b. Quy định về thuế

Thuế là một yếu tố không thể thiếu trong việc quản lý tài chính doanh nghiệp. Giám đốc cần nắm vững các quy định về thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế thu nhập doanh nghiệp, và các loại thuế khác mà doanh nghiệp phải chịu. Một số doanh nghiệp có thể được hưởng các chính sách ưu đãi thuế từ nhà nước, và giám đốc cần biết cách tận dụng các ưu đãi này để tối ưu hóa chi phí.

• Tối ưu hóa thuế hợp pháp: Việc tối ưu hóa thuế một cách hợp pháp không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật. Giám đốc cần phối hợp với bộ phận kế toán và tài chính để xây dựng chiến lược thuế hợp lý.

c. Chuẩn mực kế toán quốc tế

Với sự phát triển của nền kinh tế toàn cầu, nhiều doanh nghiệp phải tuân theo các chuẩn mực kế toán quốc tế như IFRS (Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế). Giám đốc cần hiểu các chuẩn mực này để có thể điều chỉnh báo cáo tài chính phù hợp, đặc biệt khi doanh nghiệp có giao dịch với các đối tác nước ngoài hoặc khi huy động vốn từ thị trường quốc tế.

5. Đưa Ra Các Quyết Định Tài Chính Dựa Trên Số Liệu Kế Toán

Một trong những vai trò quan trọng của giám đốc là đưa ra các quyết định tài chính dựa trên số liệu kế toán. Các báo cáo tài chính cung cấp một cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp, từ đó giúp giám đốc đánh giá xem nên đầu tư vào đâu, cắt giảm chi phí nào, hay mở rộng kinh doanh ra sao.

a. Đầu tư và mở rộng sản xuất

Giám đốc cần hiểu cách phân tích tài chính để đưa ra quyết định đầu tư chính xác. Dựa trên số liệu kế toán, giám đốc có thể đánh giá khả năng sinh lời của một dự án đầu tư, từ đó quyết định có nên mở rộng sản xuất, mua sắm thêm trang thiết bị, hay phát triển sản phẩm mới.

• Chỉ số tài chính quan trọng: Một số chỉ số mà giám đốc cần theo dõi khi đưa ra quyết định đầu tư bao gồm tỷ suất lợi nhuận trên vốn (ROE), tỷ suất lợi nhuận trên tài sản (ROA) và hệ số nợ trên vốn chủ sở hữu. Những chỉ số này cho biết hiệu quả sử dụng vốn và tình trạng tài chính của doanh nghiệp.

b. Quản lý rủi ro tài chính

Quyết định tài chính không chỉ xoay quanh việc tăng trưởng và mở rộng, mà giám đốc còn cần nắm rõ các rủi ro tài chính có thể phát sinh trong quá trình hoạt động. Ví dụ, khi doanh nghiệp vay vốn từ ngân hàng, giám đốc cần hiểu rõ các điều khoản vay, lãi suất và khả năng trả nợ để tránh rủi ro nợ quá mức.

• Phân tích rủi ro: Kế toán cung cấp các số liệu chi tiết về dòng tiền, tình hình nợ phải trả và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Giám đốc cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận kế toán để phân tích các rủi ro tài chính tiềm ẩn và xây dựng các phương án dự phòng kịp thời.

c. Điều chỉnh chiến lược kinh doanh

Cuối cùng, số liệu kế toán cung cấp cơ sở để giám đốc đánh giá và điều chỉnh chiến lược kinh doanh khi cần thiết. Nếu báo cáo tài chính cho thấy doanh nghiệp đang gặp vấn đề về dòng tiền hoặc lợi nhuận giảm sút, giám đốc có thể cần xem xét lại chiến lược marketing, giảm thiểu chi phí hoặc tập trung vào các sản phẩm/dịch vụ có lợi nhuận cao hơn.

Hiểu rõ về kế toán là một trong những yếu tố quan trọng giúp giám đốc quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Không chỉ dừng lại ở việc đọc hiểu báo cáo tài chính, giám đốc cần nắm vững các nguyên tắc kế toán, quản lý chi phí và dòng tiền, đồng thời hiểu rõ các quy định pháp luật liên quan. Với sự hiểu biết sâu sắc về kế toán, giám đốc có thể đưa ra những quyết định tài chính chiến lược, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.