Hạch toán chi phí quà tặng, quà biếu lễ tết cho khách hàng, nhân viên

Đỗ Việt Quang- Quang Trung, Hà Đông

VinaTrain xin cám ơn câu hỏi của anh Quang về hạch toán chi phí quà tặng, quà biếu cho khách hàng, nhân viên. Mời bạn đọc tham khảo bài viết chi tiết dưới đây:

Căn cứ pháp lý:

• Điều 3, Khoản 7 Thông tư 26/2015/TT-BTC
• Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC
• Khoản 3, Điều 7, Thông tư 219/2013/TT-BTC
• Khoản 5, Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC

I, Quy định về hóa đơn với quà biếu, tặng

Theo quy định hiện hành, khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ; bao gồm hàng hóa, dịch vụ khuyến mãi, hàng mẫu,…để làm quà tặng, biếu khách hàng hay phần thưởng cho nhân viên đều phải yêu cầu người bán xuất hóa đơn đầy đủ, chi tiết, rõ ràng. Hóa đơn hợp lệ là hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng. Đối với hóa đơn bán lẻ sẽ không được chấp nhận là chi phí hợp lệ.

Và khi doanh nghiệp xuất quà tặng lễ, tết cho khách hàng thì phải lập hóa đơn giá trị gia tăng ghi rõ đối tượng xuất hóa đơn: Nếu xuất cho nhân viên ghi rõ người mua không lấy hóa đơn. Nếu xuất cho khách hàng thì trên hóa đơn ghi rõ khách hàng không lấy hóa đơn kèm theo danh sách đối chứng.

II, Quy định về thuế Giá trị gia tăng

Đối với các sản phẩm là hàng hóa, dịch vụ (bao gồm cả mua tại cơ sở khác hoặc do chính cơ sở kinh doanh tự sản xuất) được sử dụng để tặng, biếu hoặc trả thay lương sẽ tính thuế Giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc có giá trị tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động này.

2.1 Nguyên tắc khấu trừ thuế giá trị gia tăng quy định như sau:

Thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng hóa (bao gồm cả hàng hóa mua tại cơ sở khác hoặc do chính doanh nghiệp tự sản xuất) được sử dụng để tặng, biếu, khuyến mại hoặc làm mẫu quảng cáo nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh, sản xuất hàng hoá, dịch vụ chịu thuế Giá trị gia tăng thì được khấu trừ.

Như vậy:

• Hàng hóa, dịch vụ được sử dụng làm quà tặng, biếu khách hàng hay thưởng cho nhân viên sẽ được khấu trừ thuế đầu vào.
• Hàng hóa, dịch vụ được sử dụng làm quà tặng, biếu khách hàng chịu thuế Giá trị gia tăng đầu ra.
• Giá tính thuế Giá trị gia tăng là giá tính thuế Giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc có giá trị tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động tặng, biếu khách hàng.

III, Quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp

1, Đối với chi phí quà tặng Tết cho khách hàng

Khi xác định thu nhập chịu thuế, những khoản chi được xác định là chi phí được trừ nếu thuộc các điều kiện sau:

• Chi phí thực tế phát sinh có liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp.
• Chi phí có đầy đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của Pháp luật.
• Chi phí dùng để hàng hoá, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) có hóa đơn đầy đủ, chính xác và phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Như vậy, chi phí quà tặng lễ, Tết cho khách hàng là khoản chi phí có liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp. Đồng thời, nếu khoản chi này có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, có đầy đủ hóa đơn và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối thì được tính vào chi phí được trừ.

2, Đối với chi phí quà thưởng lễ, tết cho nhân viên

Các khoản chi mang tính chất phúc lợi, sử dụng để chi trực tiếp cho người lao động: Chi đám, hỷ sự của bản thân và gia đình người lao động; Chi cho việc nghỉ mát, Chi hỗ trợ điều trị; Chi hỗ trợ bồi dưỡng kiến thức tại các cơ sở đào tạo; Chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch bệnh, tai nạn, ốm đau; Chi khen thưởng con cái của người lao động có thành tích học tập tốt; Chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, Tết cho người lao động; Chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tự nguyện,…cho người lao động… Trong đó, tổng số các khoản chi mang tính chất phúc lợi đã nêu trên không quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp thì sẽ được tính vào chi phí được trừ.

Như vậy, chi phí mua quà thưởng lễ, Tết cho nhân viên là khoản chi mang tính chất phúc lợi nên được tính vào chi phí được trừ. 

Lưu ý: Tổng các khoản chi phúc lợi của doanh nghiệp trong năm không được quá 1 tháng lương bình quân thực tế của doanh nghiệp.

IV, Về hạch toán chi phí quà tặng lễ, Tết

1, Quà tặng lễ, Tết cho khách hàng, thưởng lễ, Tết cho nhân viên được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh

Khi mua quà Tết

• Nợ TK 641, 6421 – Chi phí mua quà tết
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào
• Có các TK 111, 112, 131

Khi tặng khách hàng, thưởng cho nhân viên phải xuất hóa đơn GTGT đầu ra

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.

2, Chứng từ sử dụng

Đối với quà tặng lễ, Tết cho khách hàng, kế toán viên cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Hóa đơn đầu vào
• Hóa đơn đầu ra
• Hợp đồng, chứng từ thanh toán qua ngân hàng (nếu có).

Đối với quà thưởng lễ, Tết cho nhân viên, kế toán viên cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Hóa đơn đầu vào mua quà
• Hóa đơn đầu ra
• Hợp đồng và chứng từ thanh toán qua ngân hàng (nếu có)
• Tờ trình của công đoàn về quà lễ, Tết cho nhân viên
• Quy chế tài chính, chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp

Tạm kết: Cuối năm là dịp mà hầu hết các doanh nghiệp đều tận dụng để gửi tấm lòng tri ân đến khách hàng, đối tác cũng như lòng biết ơn đến đội ngũ nhân viên vậy nên qua bài viết này, VinaTrain muốn đúc kết lại những điều cần lưu ý khi hạch toán chi phí quà tặng, quà biếu lễ tết cho khách hàng, nhân viên, giúp các bạn có cái nhìn tổng quan hơn về vấn đề này. Hy vọng sẽ phần nào giải đáp được thắc mắc của quý bạn đọc. 

Chúc các bạn thành công!

Tổng hợp – Biên tập: Phước Thiện

_____________________________________________________________

HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN 

•  Văn phòng Hồ Chí Minh:

           – 45 Thạch Thị Thanh, Phường Tân Định, Quận 1

•  Văn Phòng Hà Nội:

           – 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội

           – Số 43 Khu Tập Thể Công An Xa La, TDP 12, P. Phúc La, Q. Hà Đông, TP. Hà Nội

•  Hotline tư vấn đào tạo: 0964.237.168
•  Hotline tư vấn dịch vụ xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan: 0931.705.774
•  Gmail: vinatrain.edu.vn@gmail.com