Hóa đơn là gì? là câu hỏi mà các bạn mới vào nghề kế toán vẫn còn khá “hoang mang” vì có nhiều loại như hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị giá tăng, ngoài ra còn nhiều loại hóa đơn khác nữa. Tại bài viết này, VinaTrain gửi tới các bạn một số thông tin giải đáp câu hỏi trên.
I. Hóa Đơn Là Gì?
Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật. (Theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP)
I. Các Loại Hóa Đơn Sử Dụng Trong Doanh Nghiệp Hiện Nay
1. Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)
Hoá đơn GTGT loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động:
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong và ngoài nước
- Vận tải quốc tế;
- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được tính như xuất khẩu theo quy định;
2. Hóa đơn bán hàng
Là hóa đơn mua bán hàng hóa, dịch vụ của các tổ chức khai và tính thuế GTGT bằng phương pháp trực tiếp
Thông thường, chúng ta có thể dễ nhận thấy loại hóa đơn này khi mua hàng hóa, dịch vụ của các hộ và cá nhân kinh doanh.
3. Hóa đơn khác
- Gồm: tem, vé, thẻ, các chứng từ có tên gọi khác,…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Các loại hóa đơn trên đều là hóa đơn tài chính Cơ quan thuế quản lý. Các kế toán trong doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh phải báo cáo cho Cơ quan thuế định kỳ hàng quý. Đây là loại hóa đơn tài chính mà thuế chấp thuận, được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào (nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ). Và được chấp nhận là chi phí được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.(TNDN)
II. Hình Thức, Ký Hiệu Hóa Đơn
1. Hình Thức Hóa Đơn
- Hóa đơn tự in: Là loại hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Hóa đơn đặt in: Là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.
- Hóa đơn điện tử: Là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử. Bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Căn cứ theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC thì doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa, dịch vụ từ ngày 01/7/2022
2. Ký Hiệu Hóa Đơn
- Hóa đơn giá trị gia tăng: 01GTKT
- Hóa đơn bán hàng: 02GTTT
- Hóa đơn bán hàng (dành cho các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan): 07KPTQ
- Các chứng từ được quản lý như hóa đơn gồm:
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ: 03XKNB
- Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý: 04HGDL
III. Công Việc Của Kế Toán Hóa Đơn
Công việc của kế toán là thực hiện lập hóa đơn mua bán hàng hóa, dịch vụ trong doanh nghiệp kinh doanh. Từ đó, kế toán sẽ thông qua những hóa đơn đã phát sinh để lập bảng biểu chi tiết về thông tin thu chi, nguồn tiền vào, ra của doanh nghiệp từng ngày, từng tuần, tháng, quý, năm,…để dễ dàng kiểm soát.
Những công việc chính của kế toán hóa đơn:
- Kiểm tra chứng từ yêu cầu xuất hóa đơn, bảng kê nợ
- Nộp các loại thuế (thuế GTGT, thuế thu nhập cá nhân, thuê nhà thầu, hoàn thuế GTGT,…)
- Xử lý xuất hóa đơn cho khách hàng
- Lập báo cáo hằng tháng, quý, năm theo quy định
- Lưu trữ, sắp xếp các hồ sơ, dữ liệu và chứng từ kế toán quan trọng
- Thực hiện công việc theo yêu cầu cấp trên, kế toán trưởng
- Theo dõi các nghiệp vụ của công ty
IV. Nguyên Tắc Xuất Hóa Đơn
Để đảm bảo đúng quy trình xuất hóa đơn, doanh nghiệp phải tuân thủ những nguyên tắc sau:
- Xem xét lưu ý lập hóa đơn, cá nhân, phải ghi đầy đủ thông tin, đúng các yếu tố quy định trên hóa đơn.
- Ghi đầy đủ và rõ ràng yếu tố đã được Bộ tài chính quy định như tên, chữ ký, dấu xác nhận của tổ chức, cá nhân bán, tên người mua, tên hàng hóa dịch vụ, số lượng, thành tiền, ngày phát sinh đơn hàng, các loại thuế (nếu có),…
V. Quy Định Về Xuất Hóa Đơn
Các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức phải lập hóa đơn khi mua bán dịch vụ, hàng hóa theo đúng quy định pháp luật và giao cho khách hàng. Hóa đơn phải được lập ngay sau khi doanh nghiệp đã cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo đúng nội dung, số liệu sẵn trên hóa đơn.
Các tổ chức, doanh nghiệp thuộc đối tượng phải nộp thuế GTGT bằng phương pháp khấu trừ phải sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng khi bán dịch vụ, hàng hóa. Bao gồm cả những loại hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.
Tuy nhiên, hóa đơn giá trị gia tăng khi xuất ra phải có tính chặt chẽ, hợp lý và tuân thủ đúng các quy tắc quy định pháp luật thì mới được cơ quan thuế chấp thuận.
1. Quy Định Về Thời Điểm Xuất Hóa Đơn
- Ngày lập hóa đơn bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua, dù doanh nghiệp đã thu đủ tiền hay chưa thu được tiền.
- Ngày lập hóa lập hóa đơn cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thiện việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt doanh nghiệp đã thu đủ tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp đơn vị cung ứng dịch vụ thu tiền trước hay trong khi đang cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
- Ngày lập hóa đơn đối với dịch vụ xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, lắp đặt hoàn thành mặc dù đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp bàn giao nhiều lần, bàn giao theo từng giai đoạn thì phải lập hóa đơn cho giá trị dịch vụ, hàng hóa được bàn giao tương ứng.
- Ngày lập hóa đơn đối với dịch vụ, hàng hóa xuất khẩu sẽ do người xuất khẩu xác định dựa trên thỏa thuận phù hợp giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu. Ngày xác nhận hoàn tất thủ tục trên tờ khai hải quan là ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế
2. Lưu Ý Khi Xuất Hóa Đơn
- Kế toán chỉ xuất hóa đơn cho những doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh và được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và đầu tư, cơ quan đăng ký có thẩm quyền.
- Để kiểm tra doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh cũng như tình trạng hoạt động, bạn có thể vào website của Sở kế hoạch và đầu tư (www.hapi.gov.vn) hoặc vào website của Tổng cục thuế (www.gdt.gov.vn)
- Hóa đơn khi xuất phải ghi đúng mức thuế áp dụng cho những dịch vụ, hàng hóa do quy định của Bộ tài chính. Từng câu chữ trong hóa đơn phải chú ý vô cùng cẩn trọng, nếu sai phạm sẽ bị nâng lên một mức thuế rất cao, thậm chí bị phạt.
Bạn có thể tham gia nhóm tự học kế toán cùng VinaTrain, nơi chia sẻ tài liệu học kế toán miễn phí, có cơ hội nhận học bổng là những khóa học kế toán online tại VinaTrain
Trên đây, VinaTrain đã cung cấp những thông tin quan trọng liên quan giải đáp vấn đề hóa đơn là gì?. Hi vọng, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn kiến thức hóa đơn và ứng dụng chúng một cách hiệu quả để hoàn thành tốt công việc của mình!
Nguồn: Thanh Hương-Tổng hợp
———————————————————————————
HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN
- Chi nhánh Hồ Chí Minh:45 Đường Thạch Thị Thanh,Phường Tân Định, Quận 1
- Chi nhánh Hà Nội:185 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội
- Văn phòng Hà Nội: Số nhà 43, khu tập thể XaLa, Phường Phúc La, Quận Hà Đông, Hà Nội
- Hotline tư vấn đào tạo: 0964.237.168
- Hotline tư vấn dịch vụ: 0931.705.774
- Gmail: vinatrain.edu.vn@gmail.com
