Hóa Đơn Thương Mại Là Gì, Cách Check Thông Tin Từ A-Z

Invoice (hay còn gọi là hóa đơn thương mại) là chứng từ quan trọng không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Vậy Invoice- hóa đơn thương mại là gì, có bao nhiêu loại hóa đơn, cần quan tâm thông tin gì trên invoice mời bạn đọc theo dõi bài viết hướng dẫn do trung tâm đào tạo xuất nhập khẩu VinaTrain trình bày. 

I. Hóa Đơn Thương Mại – Invoice là gì

Hóa đơn thương mại là một chứng từ do người bán phát hành dùng để đòi tiền của người mua. Tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng có 2 loại invoice trong xuất nhập khẩu là hóa đơn đòi tiền (CI) và hóa đơn thông báo số tiền phải trả.(PI) không có chức năng thanh toán.

II. Các Loại Hóa Đơn Thường Gặp Trong Bộ Chứng Từ 

1. Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)- hay còn gọi là PI: là một bản dự thảo hóa đơn được soạn bởi nhà xuất khẩu khi 2 bên bắt đầu giao dịch nhằm note lại các thỏa thuận về số lượng, đơn giá, thành tiền và những yêu cầu, điều khoản, điều kiện khác. Loại hóa đơn này không có giá trị pháp lý hay thanh toán. 

Việc phát hành hóa đơn chiếu lệ giúp hạn chế những sai sót khi phát hành hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) nên PI sẽ được phát hành trong trường hợp: 

• Nhà xuất khẩu cần phát hành cho bên nhập khẩu một chứng từ về lô hàng, mà vào thời điểm đó thì hàng chưa được giao (hoặc chưa sẵn sàng). 
• Nhà xuất khẩu cần chứng từ xác nhận giá trị lô hàng để làm thủ tục hải quan xuất khẩu (ở một số quốc gia)
• Chưa có đầy đủ những thông tin cần thiết, hoặc chưa đến thời điểm phát hành Hóa đơn thương mại. 

2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Hóa đơn thương mại được phát hành khi người bán hoàn thành việc đóng gói và giao hàng cho người mua. Thường người bán sẽ phat hành CI khi 2 bên chốt được số lượng hàng thực tế, đây là chứng từ có giá trị thanh toán, vừa có giá trị pháp lý (CI là cơ sở để cơ quan thuế và hải quan xác nhận giá trị lô hàng,dùng để tiến hành nộp thuế, khai hải quan điện tử). Hóa đơn thương mại còn có tên khác như: Invoice; tax invoice

3, Hóa đơn tạm tính (Provisional Invoice): Dùng để thanh toán bước đầu giữa người bán và người mua trong khi chờ đợi thanh toán cuối cùng. Hóa đơn tạm thời được lập khi người bán chưa rõ một hoặc một số chi tiết chính thức cho việc thanh toán cuối cùng như: giá cả, số lượng, khối lượng, phẩm chất hàng hóa.

4, Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice): Là hóa đơn dùng để mô tả chi tiết hàng hóa trong trường hợp mặt hàng đa dạng, nhiều chủng loại,…Trong hóa đơn chi tiết, giá cả được chi tiết hóa theo từng chủng loại hàng hóa căn cứ vào sự thỏa thuận quy định trong hợp đồng hay trong L/C.

5,Hóa đơn chính thức (Final Invoice): là hóa đơn xác định tổng giá trị cuối cùng của lô hàng, là cơ sở để thanh toán dứt khoát tiền hàng. 

6, Shipping invoice: Đây là 1 dạng của hóa đơn thương mại được người bán phát hành sau khi giao hàng cho người mua. Việc phát hành loại hóa đơn này giúp 2 bên chốt lại chính xác số tiền và lượng hàng thực tế phải trả. Tuy nhiên, shipping invoice sẽ có ngày phát hành sau ngày khai báo hải quan điều này hơi trái với quy trình là doanh nghiệp phải khai báo hải quan – thông quan xong mới được bốc hàng lên tàu. Chính vì điều này người bán thường dùng shipping invoice như 1 chứng từ để theo dõi nội bộ trong công ty và đối chiếu với người mua.

III. Hướng Dẫn Kiểm Tra Thông Tin Trên Hóa Đơn Thương Mại 

Để kiểm tra được hóa đơn thương mại đúng bạn cần nắm được mục đích sử dụng của chứng từ này là gì?:

Đây là chứng từ để 2 bên mua bán dùng thanh toán tiền: Cần kiểm tra chính xác tên hàng, số lượng, đơn giá tính theo điều kiện mua bán thành tiền là bao nhiêu, phương thức thanh toán có thể hiện như 2 bên đã thỏa thuận, tùy theo phương thức thanh toán đã quy định.

Hóa đơn thương mại là chứng từ để khai báo hải quan: Ngoài việc kiểm tra thông tin như trên bạn cần xác định rõ hơn thông tin: người bán- người mua có trùng khớp trên hợp đồng,  xác định trị giá của lô hàng, mã đồng tiền thanh toán ….

Ngoài ra, cầm trên tay hóa đơn thương mại bạn phải nhận định được hóa đơn này là loại hóa đơn gì: phải trả tiền hay chỉ có giá trị thanh toán.

Thực tế, trong công việc bạn sẽ thấy mỗi đơn vị phát hành 1 mẫu Invoice theo form riêng, không cần theo quy chuẩn mẫu nào. Tuy nhiên, trên hóa đơn thương mại cần thể hiện được các thông tin sau:

IV. Những Lưu Ý Khi Phát Hành Hóa Đơn Thương Mại

Để nhanh chóng, khi làm Invoice, chúng ta cần lưu ý những thông tin dưới đây:

• Về hàng hóa: phải mô tả một cách rõ ràng, chi tiết, đơn giá trên hóa đơn là căn cứ tính thuế xuất nhập khẩu
• Hóa đơn phải ghi đủ điều kiện giao hàng: FOB (kèm tên cảng xuất ), CIF (kèm tên cảng nhập) , các chi phí sau đó, số tiền chiết khấu (nếu có)
• Hóa đơn phải ghi đầy đủ, rõ ràng một số thông tin yêu cầu riêng giữa hai bên xuất và nhập hàng. 

Nhận diện hóa đơn thương mại hợp lệ trên tiêu chí: 

Hóa đơn là một chứng từ chính trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu và được dùng trong nhiều việc như làm thủ tục hải quan, cấp chứng nhận xuất xứ C/O… Hy vọng qua bài viết trên đây, bạn có thể hiểu rõ được các loại hóa đơn và chức năng của từng loại hóa đơn thương mại trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

Chúc bạn thành công!

_____________________________________________________________

HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN 

•  Văn phòng Hồ Chí Minh:

           – 45 Thạch Thị Thanh, Phường Tân Định, Quận 1

•  Văn Phòng Hà Nội:

           – 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội

           – Số 43 Khu Tập Thể Công An Xa La, TDP 12, P. Phúc La, Q. Hà Đông, TP. Hà Nội

•  Hotline tư vấn đào tạo: 0964.237.168
•  Hotline tư vấn dịch vụ xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan: 0931.705.774
•  Gmail: vinatrain.edu.vn@gmail.com