Invoice (hay còn gọi là hóa đơn thương mại) là chứng từ quan trọng không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Vậy Invoice (hóa đơn thương mại) là gì? Có bao nhiêu loại hóa đơn? Cần quan tâm những thông tin gì trên Invoice? Mời bạn đọc theo dõi bài viết hướng dẫn do trung tâm đào tạo xuất nhập khẩu VinaTrain trình bày.
 |
Bài viết về Hóa đơn thương mại được tư vấn nghiệp vụ bởi giảng viên Nguyễn Trọng Hoàng, Quản lý hoạt động Công ty TNHH Thương mại và Tiếp vận Hoàng Long;
|
- Bài viết được xem nhiều: Khóa học xuất nhập khẩu online
I. Khái Niệm Hóa Đơn Thương Mại (Commercial Invoice) Là Gì?
Hóa đơn thương mại (Comercial Invoice) là một chứng từ do người bán phát hành dùng để đòi tiền của người mua. Tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng có 2 loại Invoice trong xuất nhập khẩu là hóa đơn đòi tiền (CI) và hóa đơn thông báo số tiền phải trả (PI)- không có chức năng thanh toán.
| Hóa Đơn Phải Trả Tiền | Hóa Đơn Không Phải Trả Tiền |
|
|
1. Những nội dung chính trong Invoice
- Người mua (Buyer/Importer): Gồm các thông tin cơ bản như tên công ty, địa chỉ, email, số điện thoại, fax, người đại diện, tùy theo điều kiện thanh toán sẽ bao gồm cả thông tin tài khoản ngân hàng của người nhập khẩu.
- Người bán (Seller/Exporter): Tương tự người mua
- Số Invoice: Tên viết tắt hợp lệ do phía xuất khẩu quy định
- Ngày Invoice: Theo thông lệ kinh doanh quốc tế và để cho phù hợp với bộ chứng từ xuất khẩu, thường thì Invoice được lập sau khi hợp đồng được các bên ký kết và trước ngày xuất khẩu hàng hóa (ngày vận đơn – Bill of Lading).
- Phương thức thanh toán (Terms of Payment): có thể điểm tên một số phương thức phổ biến sau đây: T/T, TTR, L/C, D/A, D/P.
- Thông tin hàng hóa: Tên hàng ( Description of goods), Số lượng(Quantity), Đơn giá (Unit Price), Thành tiền (Amount) – thường được ghi bằng cả số và chữ, cùng với mệnh giá đồng tiền thanh toán.
- Điều kiện Incoterms: Incoterms (viết tắt của International Commercial Terms)
2. Những nội dung không bắt buộc trên Invoice
Ngoài ra Commercial Invoice còn thể hiện các nội dung không bắt buộc sau:
- Port of Loading: Cảng bốc hàng Ví dụ: Manila port, Philippines; Port Klang port, Malaysia
- Port of Destination: Cảng đến (Ví dụ: Hai Phong port, Viet Nam)
- Vessel Name: Tên tàu, số chuyến
- ETD: Estimated Time Delivery – Ngày dự kiến tàu chạy
- Số B/L (số vận đơn)
- Số container, số seal
II. Các Loại Hóa Đơn Thường Gặp Trong Bộ Chứng Từ
1. Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)
Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) hay còn gọi là PI: là một bản dự thảo hóa đơn được soạn bởi nhà xuất khẩu khi 2 bên bắt đầu giao dịch nhằm note lại các thỏa thuận về số lượng, đơn giá, thành tiền và những yêu cầu, điều khoản, điều kiện khác. Loại hóa đơn này không có giá trị pháp lý hay thanh toán.
Việc phát hành hóa đơn chiếu lệ giúp hạn chế những sai sót khi phát hành hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) nên PI sẽ được phát hành trong trường hợp:
- Nhà xuất khẩu cần phát hành cho bên nhập khẩu một chứng từ về lô hàng, mà vào thời điểm đó thì hàng chưa được giao (hoặc chưa sẵn sàng).
- Nhà xuất khẩu cần chứng từ xác nhận giá trị lô hàng để làm thủ tục hải quan xuất khẩu (ở một số quốc gia)
- Chưa có đầy đủ những thông tin cần thiết, hoặc chưa đến thời điểm phát hành Hóa đơn thương mại.
2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) được phát hành khi người bán hoàn thành việc đóng gói và giao hàng cho người mua. Thường người bán sẽ phat hành CI khi 2 bên chốt được số lượng hàng thực tế, đây là chứng từ có giá trị thanh toán, vừa có giá trị pháp lý (CI là cơ sở để cơ quan thuế và hải quan xác nhận giá trị lô hàng,dùng để tiến hành nộp thuế, khai hải quan điện tử). Hóa đơn thương mại còn có tên khác như: Invoice; Tax Invoice.
3. Hóa đơn tạm tính (Provisional Invoice)
Hóa đơn tạm tính (Provisional Invoice) dùng để thanh toán bước đầu giữa người bán và người mua trong khi chờ đợi thanh toán cuối cùng. Hóa đơn tạm thời được lập khi người bán chưa rõ một hoặc một số chi tiết chính thức cho việc thanh toán cuối cùng như: giá cả, số lượng, khối lượng, phẩm chất hàng hóa.
4. Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice)
Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice) là hóa đơn dùng để mô tả chi tiết hàng hóa trong trường hợp mặt hàng đa dạng, nhiều chủng loại,…Trong hóa đơn chi tiết, giá cả được chi tiết hóa theo từng chủng loại hàng hóa căn cứ vào sự thỏa thuận quy định trong hợp đồng hay trong L/C.
5. Hóa đơn chính thức (Final Invoice)
Hóa đơn chính thức (Final Invoice) là hóa đơn xác định tổng giá trị cuối cùng của lô hàng, là cơ sở để thanh toán dứt khoát tiền hàng.
6. Shipping invoice
Đây là 1 dạng của hóa đơn thương mại được người bán phát hành sau khi giao hàng cho người mua. Việc phát hành loại hóa đơn này giúp 2 bên chốt lại chính xác số tiền và lượng hàng thực tế phải trả. Tuy nhiên, shipping invoice sẽ có ngày phát hành sau ngày khai báo hải quan điều này hơi trái với quy trình là doanh nghiệp phải khai báo hải quan – thông quan xong mới được bốc hàng lên tàu. Chính vì điều này người bán thường dùng shipping invoice như 1 chứng từ để theo dõi nội bộ trong công ty và đối chiếu với người mua.
III. Hướng Dẫn Kiểm Tra Thông Tin Trên Hóa Đơn Thương Mại
Để kiểm tra được hóa đơn thương mại đúng bạn cần nắm được mục đích sử dụng của chứng từ.
Đây là chứng từ để 2 bên mua bán dùng thanh toán tiền: Cần kiểm tra chính xác tên hàng, số lượng, đơn giá tính theo điều kiện mua bán thành tiền là bao nhiêu, phương thức thanh toán có thể hiện như 2 bên đã thỏa thuận, tùy theo phương thức thanh toán đã quy định.
Hóa đơn thương mại là chứng từ để khai báo hải quan: Ngoài việc kiểm tra thông tin như trên bạn cần xác định rõ hơn thông tin: người bán- người mua có trùng khớp trên hợp đồng, xác định trị giá của lô hàng, mã đồng tiền thanh toán ….
Ngoài ra, cầm trên tay hóa đơn thương mại bạn phải nhận định được hóa đơn này là loại hóa đơn gì: phải trả tiền hay chỉ có giá trị thanh toán.
Thực tế, trong công việc bạn sẽ thấy mỗi đơn vị phát hành 1 mẫu Invoice theo form riêng, không cần theo quy chuẩn mẫu nào. Tuy nhiên, trên hóa đơn thương mại cần thể hiện được các thông tin sau:
IV. Những Lưu Ý Khi Phát Hành Hóa Đơn Thương Mại
Để nhanh chóng, khi làm Invoice, chúng ta cần lưu ý những thông tin dưới đây:
- Về hàng hóa: phải mô tả một cách rõ ràng, chi tiết, đơn giá trên hóa đơn là căn cứ tính thuế xuất nhập khẩu
- Hóa đơn phải ghi đủ điều kiện giao hàng: FOB (kèm tên cảng xuất ), CIF (kèm tên cảng nhập) , các chi phí sau đó, số tiền chiết khấu (nếu có)
- Hóa đơn phải ghi đầy đủ, rõ ràng một số thông tin yêu cầu riêng giữa hai bên xuất và nhập hàng.
Nhận diện hóa đơn thương mại hợp lệ trên tiêu chí:
Để nhận thêm nhiều tài liệu và kiến thức về xuất nhập khẩu thực tế hãy tham gia ngay nhóm tự học xuất nhập khẩu online cùng VinaTrain. Đã có hơn 7.000 thành viên tham gia nhóm tự học này nhận được hỗ trợ từ VinaTrain.
Hy vọng với những chia sẻ trên đã giúp các độc giả hiểu rõ về hóa đơn thương mại và cách kiểm tra thông tin trên hóa đơn thương mại trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.
- Xem thêm bài viết liên quan: L/C điều khoản đỏ là gì-Red Clause L/C
Như vậy, trong bài viết này, hệ thống đào tạo thực tế Vinatrain đã gửi tới bạn đọc thông tin về “Hóa đơn thương mại” Nội dung này có trong chương trình đào tạo tại khóa học xuất nhập khẩu thực tế do VinaTrain tổ chức. Bạn đọc quan tâm có thể tham khảo lịch khai giảng được cập nhật tại website của trung tâm VinaTrain.
Tác giả: Mỹ Linh – Tổng hợp
_____________________________________________________________
HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN
- Chi nhánh Hồ Chí Minh: 45 Đường Thạch Thị Thanh,Phường Tân Định, Quận 1
- Chi nhánh Hà Nội: 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội
- Văn phòng Hà Nội: Số nhà 43, khu tập thể XaLa, Phường Phúc La, Quận Hà Đông, Hà Nội
- Hotline tư vấn đào tạo: 0964.237.168
- Hotline tư vấn dịch vụ: 0931.705.774
- Gmail: vinatrain.edu.vn@gmail.com
Cho em hỏi khi ghi nhận biết những thông tin cần có trên một hóa đơn thương mại như thế nào vậy ạ ? thì trong phần khai báo và nhân biết thông tin nằm trong phần học không ạ em muốn đăng ký học
Nếu hóa đơn thương mại bị sai số liệu hay gì đó thì có thể sửa đổi k ạ, khi nào được sửa và khi nào k thể sửa
có những điều kiện thanh toán nào thường xuất hiện trên hóa đơn thương mại ạ?
Chào bạn Nguyễn Ngọc nhé, trung tâm cảm ơn câu hỏi của bạn. Đây chỉ là giới thiệu một số điều kiện thanh toán, nếu bạn cần hiểu thêm thì nên tìm hiểu về Thanh toán quốc tế nhé, phần này có trong khóa học XNK tại trung tâm ạ.
Các điều kiện thanh toán thường xuất hiện trên hóa đơn thương mại:
1. Thanh toán trước (Advance Payment – AP)
Người mua thanh toán trước một phần hoặc toàn bộ giá trị hàng hóa trước khi nhận hàng.
Thường áp dụng cho các đơn hàng nhỏ hoặc có rủi ro cao.
2. Thanh toán trả chậm (Open Account – OA)
Người mua nhận hàng trước và thanh toán sau một thời gian nhất định (thường từ 30 đến 90 ngày).
Thường áp dụng cho các khách hàng uy tín hoặc có mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp.
3. Thư tín dụng (Letter of Credit – L/C)
Ngân hàng của người mua cam kết thanh toán cho nhà cung cấp khi nhà cung cấp xuất trình đầy đủ các chứng từ theo quy định của L/C.
Thường áp dụng cho các đơn hàng lớn hoặc có rủi ro cao.
4. Thu hộ (Collection – D/A, D/P)
Ngân hàng của người mua được ủy quyền thu tiền từ người mua và chuyển cho nhà cung cấp.
Có hai loại:
D/A (Documents against Acceptance): Người mua phải chấp nhận các chứng từ trước khi thanh toán.
D/P (Documents against Payment): Người mua phải thanh toán trước khi nhận các chứng từ.
5. Thanh toán bằng thẻ tín dụng/ghi nợ (Credit Card/Debit Card)
Người mua sử dụng thẻ tín dụng/ghi nợ để thanh toán trực tuyến.
Thường áp dụng cho các đơn hàng nhỏ.
Ngoài ra, còn có một số điều kiện thanh toán khác như:
Thanh toán bằng tiền mặt (Cash on Delivery – COD)
Thanh toán bằng séc (Cheque)
Thanh toán bù trừ (Barter)
Có những yêu cầu hay quy định đặc biệt nào mà Hóa Đơn Thương Mại cần tuân thủ trong quá trình xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa qua biên giới quốc gia hay không ạ ? Em muốn đăng ký khóa học này thì như thế nào ạ
Có những yêu cầu hay quy định đặc biệt nào mà Hóa Đơn Thương Mại cần tuân thủ trong quá trình xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa qua biên giới quốc gia hay không ạ ? Em muốn đăng ký khóa học này thì như thế nào ạ
trung tâm cho em hỏi trường hợp nào người khai hải quan được làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu đăng ký tờ khai một lần?
Hóa đơn thương mại này sau khi xuất hàng thì cần được lưu trữ bao lâu ạ
Chào bạn Hà Hồng nhé, rất cảm ơn câu hỏi của bạn. Thì theo như quy định tại Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, hóa đơn thương mại là chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm, kể từ ngày ký hoặc phát hành hóa đơn.
Như vậy, sau khi xuất hàng, hóa đơn thương mại cần được lưu trữ tối thiểu là 10 năm. Thời hạn lưu trữ hóa đơn này được áp dụng cho cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.
Hóa đơn thương mại CI này là do doanh nghiệp XNK tự cấp luôn đúng k ạ, trường hợp mình thuê dịch vụ xnk logistics từ bên ngoài thì hóa đơn do doanh nghiệp mình cấp hay bên đó cấp ạ, em còn là sv nên mấy câu hỏi này hơi mơ hồ mong anh chị chỉ giáo ạ hihi
Chào bạn Kim Trâm nhé, rất cảm ơn câu hỏi của bạn ạ
Hóa đơn thương mại CI là chứng từ quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa, được sử dụng để xác định giá trị hàng hóa, thuế và các khoản phí liên quan. Do đó, hóa đơn CI cần được lập bởi bên bán hàng hóa hoặc dịch vụ.
Trong trường hợp doanh nghiệp XNK thuê dịch vụ xuất nhập khẩu logistics từ bên ngoài, thì bên cung cấp dịch vụ logistics sẽ đóng vai trò là bên bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Do đó, bên cung cấp dịch vụ logistics sẽ là người lập hóa đơn CI.
Tuy nhiên, có một số trường hợp đặc biệt, hóa đơn CI có thể được lập bởi bên mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Ví dụ, trong trường hợp hàng hóa được bán theo phương thức giao hàng miễn phí (Free on Board – FOB), thì hóa đơn CI sẽ được lập bởi bên mua hàng hóa.
Ngoài ra, hóa đơn CI cũng có thể được lập bởi bên thứ ba, ví dụ như ngân hàng, đại lý hải quan,… trong trường hợp các bên liên quan đồng ý ủy quyền cho bên thứ ba lập hóa đơn CI.
Như vậy, việc hóa đơn CI do bên nào lập sẽ phụ thuộc vào các điều khoản hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ và các thỏa thuận giữa các bên liên quan.
khi mình muốn giải quyết 1 lô hàng gì đó thì mình cần tất cả các hoá đơn trên luôn hay như nào vậy ạ .
Bài viết hữu ích, nôi dung này có được hướng dẫn trong khóa học xuất nhập khẩu không trung tâm vinatrain ?
Thanks VinaTrain, có thể viết thêm nhiều bài về nội dung này được không, mình rất cần
Nice response in return of this matter with genuine arguments and telling everything regarding that. Owen Mway