Hợp Đồng Xuất Nhập Khẩu Là Gì? Nội Dung Và Những Lưu Ý Khi Soạn Thảo

2496 lượt xem Xuất Nhập Khẩu
Hợp đồng xuất nhập khẩu là chứng từ quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế

Hợp đồng xuất nhập khẩu (Contract) là chứng từ vô cùng cần thiết với bên bán (xuất khẩu) và bên mua (nhập khẩu), thể hiện những thỏa thuận giữa hai bên về việc mua – bán hàng hóa. Đặc biệt, hợp đồng xuất nhập khẩu thường là giữa 2 bên có trụ sở ở các nước khác nhau, hàng hóa phải vận chuyển giữa nước này qua nước khác, vì vậy các điều khoản hợp đồng phải thật sự chặt chẽ. Cần lưu ý những gì khi soạn thảo và ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu, bạn đọc quan tâm tham khảo bài viết chi tiết bài viết hướng dẫn chi tiết do VinaTrain trình bày. Xin cảm ơn.”

Bài viết về Hợp đồng xuất nhập khẩu được tư vấn nghiệp vụ bởi giảng viên Nguyễn Trọng Hoàng, Quản lý hoạt động Công ty TNHH Thương mại và Tiếp vận Hoàng Long;

  • 11 năm kinh nghiệm làm logistics.
  • Giảng viên khóa học xuất nhập khẩu – Khai báo hải quan điện tử tại VinaTrain. 
  • Doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn dịch vụ logistics,xuất nhập khẩu bởi GV- Nguyễn Trọng Hoàng vui lòng liên hệ qua hotline: 0964.237.168

I. Khái Niệm Hợp Đồng Xuất Nhập Khẩu (Contract/P.O/S.A) Là Gì?

Hợp đồng xuất nhập khẩu cũng như hợp đồng thông thường là sự thỏa thuận giữa các chủ thể nhằm xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ trong những quan hệ xã hội cụ thể.

Cụ thế, hợp đồng xuất khẩu là sự thoả thuận giữa hai bên có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia, vùng lãnh thổ khác nhau (theo quan niệm của ngành xuất nhập khẩu), theo đó một bên gọi là bên bán (bên xuất khẩu ) có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu cho một bên khác gọi là bên mua (bên nhập khẩu) một tài sản nhất định gọi là hàng hóa. Bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và thanh toán tiền.

Hợp đồng xuất nhập khẩu là chứng từ quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế
Hợp đồng xuất nhập khẩu là chứng từ quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế

II. Những Lưu Ý Khi Soạn Thảo Hợp Đồng

1. Cần xác định tư cách chủ thể của các bên kí kết hợp đồng xuất nhập khẩu

Các doanh nghiệp và tổ chức, cá nhân có quyền khi tham gia kí kết hợp đồng thương mại cần lưu ý đến một vấn đề vô cùng quan trọng đó là phải xác định quyền hợp pháp và tư cách chủ thể. Để làm được điều đó, cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp cần có ít nhất các thông tin sau:

  • Đối với tổ chức, doanh nghiệp: cần có Tên, Trụ sở, Giấy phép thành lập và người đại diện. Các nội dung phải ghi chính xác theo Quyết định thành lập và người đại diện. Các nội dung trên phải ghi chính xác theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp. Các bên nên xuất trình, kiểm tra các văn bản, thông tin này trước khi đàm phán, ký kết để đàm bảo hợp đồng ký kết đúng thẩm quyền.
  • Đối với cá nhân: Cần có đầy đủ Tên, số chứng minh thư và địa chỉ thường trú. Nội dung này ghi chính xác theo chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, hộ khẩu và cũng nên kiểm tra trước khi ký kết.

2. Tên gọi hợp đồng xuất nhập khẩu

Tên gọi của hợp đồng xuất nhập khẩu thường được sử dụng theo tên loại hợp đồng kết hợp với tên hàng hóa, dịch vụ:

Ví dụ: Tên loại hợp đồng là hợp đồng mua bán, kết hợp với tên hàng hóa là Sầu Riêng, từ đó ta có tên hợp đồng là Hợp đồng mua bán Sầu Riêng. Về cách gọi tên hợp đồng, các bạn có thể tham khảo tại Chương 16 – Bộ luật dân sự năm 2015, Luật Thương mại năm 2005.

3. Căn cứ kí kết hợp đồng xuất nhập khẩu

Khi kí kết hợp đồng, các bên cần đến văn bản pháp luật điều chỉnh, văn bản ủy quyền, nhu cầu và khả năng của các bạn để làm căn cứ kí kết hợp đồng. Trong một số trường hợp, khi các bên lựa chọn một văn bản pháp luật cụ thể để làm căn cứ kí kết hợp đồng thì được xem như đó là sự lựa chọn luật điều chỉnh. Ví dụ: một doanh nghiệp Việt Nam kí hợp đồng mua bán hàng hóa với một doanh nghiệp Đài Loan có thỏa thuận là: Căn cứ vào Bộ luật dân sự 2015 và Luật thương mại 2005 của Việt Nam để kí kết, thực hiện hợp đồng thì hai luật này sẽ là luật điều chỉnh đối với các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng và giải quyết tranh chấp (nếu có)

4. Điều kiện để hợp đồng xuất nhập khẩu có hiệu lực

Thứ nhất là chủ thể phải có đủ tư cách pháp lí.

Thứ hai, hàng hóa của hợp đồng là hàng hóa được phép mua bán theo quy định của pháp luật.

5. Một vài điểm lưu ý khác khi soạn hợp đồng xuất nhập khẩu

  • Các bên kí kết phải có trụ sở kinh doanh ở địa điểm cụ thể.
  • Chủ thể của hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế là các bên, người bán và người mua, có trụ sở.
  • Hàng hoá là đối tượng của hợp đồng là động sản, tức là hàng có thể di chuyển.
  • Tiền tệ dùng để thanh toán thường là nội tệ hoặc có thể là ngoại tệ đối với các bên.

III. Nội Dung Chi Tiết Của Hợp Đồng Xuất Nhập Khẩu

1. CONTRACT NO. & DATE/ SELLER & BUYER

(1) Số hợp đồng (CONTRACT NO.) thường do bên soạn thảo hợp đồng đặt ra và có tác dụng gọi nhớ thông tin để dễ nhận ra hợp đồng với đối tác nào, ký kết vào khoảng thời gian nào…

(2) Ngày hợp đồng (DATE) chính là ngày soạn thảo bản nháp cuối cùng của hợp đồng. Cũng cản lưu ý ngày hợp đồng không chắc chắn là ngày hợp đồng có hiệu lực pháp lý.

Ví dụ:

Contract No. 25/SS/2019

Có thể hiểu đây là hợp đồng thứ 25 với đối tác SamSung trong năm 2019.

(3) Người xuất khẩu và người nhập khẩu (SELLER & BUYER) ghi cụ thể các thông tin như: Tên công ty (Name), Địa chỉ (Address), Số điện thoại (Tel),… Người đại diện (Representative) hoặc Giám uốc (Director).

Ví dụ:

Seller: THUAN PHAT INDUSTRIAL WOOD JOINT STOCK COMPANY
Address: NO. 85/2 HOANG SAM ST., CAU GIAY DIST., HA NOI, VIETNAM
Tell: 0084.462.816355
[Người bán: Cty cổ phần gỗ công nghiệp Thuận Phát
Địa chỉ: Số 85/2 Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam
Điện thoại 0084.462.816355]

2. COMMODITY NAME/ QUALITY/QUANTITY/ PRICE

(4) Tên hàng (COMMODITY NAME) nói lên đối tượng của hợp đồng, cần diễn thật chính xác và ngắn gọn bằng cách thông tin bao gồm Mô tả hàng hóa (Descriptions), Mã sản phẩm (Model No.), Kích thước (Dimension),…

(5) Chất lượng hàng hóa (QUALITY) làm rõ và bổ sung thêm điều khoản Tên hàng; có thể được thể hiện bằng Thương hiệu (Brand), Tiêu chuẩn (Standard)… hoặc được quy định cụ thể về Màu sắc (Colour), Tỉ lệ phần trăm (Percentage)… hoặc quy định theo Hàng mẫu (Samples)

(6) Số lượng hàng hóa (QUANTITY) có thể thể hiện bằng Đơn vị (Unit), Trọng lượng tịnh (Net weight) và Trọng lượng cả bì (Gross weight) hoặc thể hiện bằng Thể tích (Volume)… Đối với một số mặt hàng như Gạo, Gỗ, Đá… có thể quy định thêm Dung sai (Tolerance) cho phép giao hàng nhiều hơn hoặc ít hơn so với số lượng quy định ban đầu.

(7) Giá cả (PRICE) được thể hiện bằng Đơn giá (Unit price), Tổng giá (Total), Tiền tệ (Currency) và Điều kiện giao hàng (Incoterms). Cũng có thể quy định thêm về Giảm giá (Discount) hoặc Thưởng (Bonus) khi đạt doanh số mua trong một khoảng thời gian nhất định.

Ví dụ:

Name of goods Size (mm) Quantity

(PCS)

Quantity

(CBM)

Unit price

(USD/CBM)

Total value

(USD)

Plywood 12 x 1220 x 2440 1,400 50.01 228.00 11,402.28
Plywood 25 x 1220 x 2440 620 46.14 230.00 10,612.20
Total 2,020 96.15 22,014.48

 

Tên hàng Kích thước (mm) Số lượng

(PCS)

Số lượng

(CBM)

Đơn giá

(USD/CBM)

Tổng giá trị

(USD)

Gỗ dán 12 x 1220 x 2440 1,400 50.01 228.00 11,402.28
Gỗ dán 25 x 1220 x 2440 620 46.14 230.00 10,612.20
Tổng cộng 2,020 96.15 22,014.48

  1. Total value:

[2. Tổng giá trị:]

USD 22,014.48 (CNF Subic Bay, Philippines)

(IN WORDS: US DOLLARS TWENTY-TWO THOUSAND AND FOURTEEN, CENTS FORTY-EIGHT)

[Bằng chữ: Hai mươi hai nghìn không trăm mười bốn đố la Mỹ và bốn mươi tám cent]

2a. Tolerance:

[2a. Dung sai:]

+/- 10% amount and quantity

[+/- 10% về giá trị và số lượng]

3. SHIPMENT/PAYMENT/DOCUMENTS

(8) Điều kiện giao hàng (SHIPMENT) thường bao gồm các thông tin về Thời gian giao hàng (Time shipment); Phương thức giao hàng (Method of shipment), Thông báo việc giao hàng (Notice of shipment); ngoài ra cũng có thể quy định thêm về Giao hàng từng phần (Parital shipment), Chuyển tải (Transhipment).

Ví dụ:

3. Time of Delivery:

[3. Thời hạn giao hàng:]

Within 50 days after receiving advance payment.

[Trong vòng 50 ngày sau khi nhận tiền tạm ứng]

4. Port of Departure:

[4. Cảng đi:]

Haiphong port of Vietnam

[Cảng Hải Phòng, Việt Nam]

5. Port of Destination:

[5. Cảng đến:]

Subic Bay, Philippines

[Cảng Subic bay, Philippines]

(9) Điều kiện thanh toán (PAYMENT) đề cập tới Thời hạn thanh toán (Time of payment), Phương thức thanh toán (Method of payment) và Thông tin ngân hàng (Banking information) của bên bán.

Ví dụ:

8. Payment term

[8. Điều khoản thanh toán:]

The buyer shall pay 30% out of the value order in advance and the rest of 70% out of value order after receiving the scanned Original Bill of Lading.

[Bên mua sẽ thanh toán trước 30% giá trị đơn hàng và thanh toán phần còn lại giá trị đơn hàng sau khi nhận được bản scan B/L gốc.]

Seller Bank details:

[Thông tin ngân hàng của bên bán]

Seller bank account: 059 110066 5008 (USD)

[Tài khoản của bên bán: 059 110066 5008 (USD)] Beneficiary: THUAN PHAT INDUSTRIAL WOOD JSC]

Address: No. 85/2, Hoang Sam St, Nghĩa Do Ward, Cau Giay Dist, Hanoi, Vietnam [Người thụ hưởng: Thuận Phát…

Đia chỉ: ….]

Bank Name: VIETNAM MILITARY COMMERCIAL JOINT STOCK BANK – DONG DA BRANCH 

Address: 147/153 Xa Dan St, Dong Da Dist, Hanoi, Vietnam

Swift code: MSCBVNVX

[Tên ngân hàng: Ngân hàng quân đội …. Chi nhánh Đống Đa

Địa chỉ: …

Mã ngân hàng: MSCBVNVX]

Banking charge:

[Phí ngân hàng:]

All expenses and charges inside Vietnam are for seller’s account. All banking charges outside Vietnam are for buyer’s account.

[Phí phát sinh tại Việt Nam do bên bán chịu. Phí phát sinh ngoài Việt Nam do bên mua chịu]

(10) Bộ chứng từ (DOCUMENTS) nên được quy định cụ thể về Người phát hành (Issuer), Ngày phát hành (Date of issue), Số bản gốc và bản copy (Number of Origin/ Copy) … đặc biệt trong trường hợp thanh toán bằng L/C.

Ví dụ:

Documents required: 

[Chứng từ yêu cầu: ]

A full set (3/3) of original Bill of lading.

Commercial invoice in triplicate.

Packing list in triplicate.

Certificate of origin form D

[Trọn bộ 3 bản gốc, 3 bản copy vận đơn đường biển

Hóa đơn thương mại 3 bản gốc

Phiếu đóng gói 3 bản gốc

Giấy chứng nhận xuất xứ mẫu D]

Name of the third party will be final buyer in all Documents: Invoice, Packing, C/O, …

The third party is responsible for connecting with shipping line in Philippines to take cargoes instead of the Buyer.

[Tên của bên thứ ba sẽ là người mua cuối cùng trên tất cả chứng từ: Hóa đơn, Phiếu đóng gói, C/O… Bên thứ ba chịu trách nhiệm liên hệ hãng tàu tại Philippines để nhận hàng thay vì người mua.]

4. PACKING/MARKING/WARRANTY

(11) Điều khoản Đóng gói (PACKING) có thể quy định về bao bì bằng Hộp (Box), Thùng/Kiện (Casel Package), hoặc bằng Container

(12) Nội dung của Ký mã hiệu (MARKING) sẽ tạo điều kiện cho việc giao nhận, bốc dỡ hàng hóa được dễ dàng vì vậy nên bao gồm: Người nhận hàng (Consignee), Số hợp đồng (Contract No.), Cảng dỡ hàng (Port of Discharge),…

(13) Điều kiện bảo hành (WARRANTY) thường sử dụng cho việc mua bán máy móc thiết bị và quy định về Thời gian bảo hành (Period of Warranty), Phạm vi bảo hành (Range of Warranty), Cách thức bảo hành (Method of Warranty).

5. FORCE MAJEURE/ARBITRATION/PENALTY 

(14) Bất khả kháng (FORCE MAEJURE) là việc nếu có sự cố bất ngờ xảy ra khiến một trong các bên không thể thực hiện được hợp đồng và gây thiệt hại cho đối tác, thì trong trường hợp này sẽ được miễn trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho bên bị hại nếu chứng minh được rằng có sự cố bên không thể thực hiện được hợp đồng và gay thiệt hại cho đối tác, thì trong trường hợp này sẽ bất khả kháng xảy ra với mình. Trong thực tế những sự cố sau đây được coi là bất khả kháng: Hỏa hoạn (Fire), Chiến tranh (War), Đình công (Strike)

(15) Trọng tài (ARBITRATION) là một tổ chức phi chính phủ được người mua và người bán t nhiệm chỉ định đứng ra giải quyết tranh chấp giữa các bên khi có tranh chấp xảy ra. Điều khoản này thường đề cập đến các vấn đề sau đây: Nơi chỉ định trọng tài (Place), nêu rõ Luật trọng tài dùng để xét xử (Law), Phí trọng tài do bên nào trả (Fee).

Ví dụ:

9. Arbitration:

[9. Trọng tài: ]

In the execution of this contract, any discrepancy or dispute arising out of in relation with this contract shall be settled amicably in written.

Otherwise, the case should be resolved by arbitration at the Vietnam International Arbitration Centre at the Vietnam Chamber of Commerce and Industry (VIAC) in accordance with its Rules of Arbitration, whose final decisions shall be final and bound for implementation.

[Trong quá trình thực hiện hợp đồng này, mọi sai lệch hay tranh chấp phát sinh liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết một cách thân thiện bằng văn bản.

Nếu không sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm trọng tài Quốc tế tại Việt Nam theo Quy tắc trọng tài, phán quyết của trọng tài sẽ là quyết định cuối cùng bắt buộc phải thi hành.]

(16) Điều khoản Phạt vi phạm hợp đồng (PENALTY) nêu rõ các trường hợp nào bị phạt, cách thức phạt, mức phạt. Là điều khoản làm đối tác không dám không thực hiện hay thực hiện không tốt các quy định trong hợp đồng. Thông thường các trường hợp bị phạt là: Chậm giao hàng (Delay shipment), Giao hàng không phù hợp (Wrong delivery), Chậm thanh toán (Delay payment), Hủy hợp đồng (Contract cancelation)

Để nhận thêm nhiều tài liệu và kiến thức về xuất nhập khẩu thực tế hãy tham gia ngay nhóm tự học xuất nhập khẩu online cùng VinaTrain. Đã có hơn 7.000 thành viên tham gia nhóm tự học này nhận được hỗ trợ từ VinaTrain.

Hy vọng với những chia sẻ trên đã giúp độc giả hiểu rõ về hợp đồng xuất nhập khẩu trong hoạt động thương mại quốc tế.

Như vậy, trong bài viết này, hệ thống đào tạo thực tế Vinatrain đã gửi tới bạn đọc thông tin về “Hợp đồng xuất nhập khẩu là gì?”. Nội dung này có trong chương trình đào tạo tại khóa học xuất nhập khẩu thực tế do VinaTrain tổ chức. Bạn đọc quan tâm có thể tham khảo lịch khai giảng được cập nhật tại website của trung tâm VinaTrain.

Tác giả: Mỹ Linh – Tổng hợp

_____________________________________________________________

HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN 

  • Chi nhánh Hồ Chí Minh: 45 Đường Thạch Thị Thanh,Phường Tân Định, Quận 1
  • Chi nhánh Hà Nội: 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội
  • Văn phòng Hà Nội: Số nhà 43, khu tập thể XaLa, Phường Phúc La, Quận Hà Đông, Hà Nội
  • Hotline tư vấn đào tạo: 0964.237.168
  • Hotline tư vấn dịch vụ: 0931.705.774
  • Gmail: vinatrain.edu.vn@gmail.com

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *