Hướng Dẫn Cách Kiểm Tra C/O Form E Chính Xác

Nội dung này được thầy Trung hướng dẫn tại các khoá học tự chứng nhận xuất xứ và khoá học xuất nhập khẩu thực tế do VinaTrain tổ chức.

Ô số 1trên C/O: ghi tên nước xuất khẩu, thành viên nước xuất khẩu

Lưu ý với trương hợp C/O form E có hóa đơn bên thứ 3 hoặc C/O form E ủy quyền. Trường hợp này đặc biệt lưu ý về cách trình bày. Trường hợp này được hải quan chấp nhận khi và chỉ khi hai công ty ở ô số 1 và ô số 7 có quan hệ với nhau (ví dụ: Nhà máy sản xuất và văn phòng đại diện).Nếu không C/O form E sẽ bị loại: Nhiều trường hợp nhà sản xuất Trung Quốc không xuất được C/O nhờ công ty dịch vụ làm dịch vụ xuất C/O, lúc này công ty dịch vụ đừng ở mục nhà xuất khẩu (1); nhà xuất khẩu đừng ở ô số (7). Trường hợp này sẽ bi loại C/O vì không chứng minh được quan hệ trong cùng chi nhánh.

Ô số 2: Ghi tên người nhận hàng, địa chỉ, tên Nước thành viên nhập khẩu.

Lỗi sai dẫn tới bị bác C/O trường hợp này chủ yếu về sai chính tả. Vì vậy cần cẩn thân khi kiểm tra các thông tin của người mua đứng tên trên C/O form E.

Ô số 3: Ngày khởi hành, tên phương tiện vận tải

(nếu gửi hàng bằng máy bay thì ghi “By air”, nếu gửi bằng đường biển thì ghi tên tàu) và tên cảng bốc dỡ hàng. Lỗi bị bác C/O Form E nhiều nhất trên C/O form E như sau:

Thứ nhất, “Departure date” – ngày khởi hành: Thông tin ngày tàu chạy (ngày bay) được ghi rõ lên trên vận đơn (bill of lading), hai điểm thường bị gặp phải gồm:

• Nhầm ngày khởi hành với ngày cấp vận đơn: thông thường trên vận đơn 2 ngày này sẽ trùng nhau tuy nhiên nhiều trường hợp ngày on broad và ngày cấp vận đơn khác nhau thì cần lưu ý rõ mục này chỉ ghi nhận ngày khởi hành – tức ngày lên tàu.
• CO được cấp trước ngày khởi hành: Lô hàng xuất chủ hàng có thể sử dụng vận đơn phát hành lúc giao hàng để khai trên C/O hoặc nhiều trường hợp trễ tàu thì ngày trên tàu sau sẽ khác ngày trên C/O dự kiến ban đầu.

2 lỗi này thường có tỉ lệ bị bác C/O rất cao chủ doanh nghiệp lưu ý nếu trường hợp tàu bị chậm hãy làmcông văn xác nhận về việc tàu khởi hành trễ và giải trình với phía hải quan để được xem xét tính hợp lệ của CO.

Thứ hai, “ vessel’s name / Aircraft etc:” – Tên tàu và số chuyến: Có những trường hợp rất hay gặp phải dẫn tới CO bị bác như sau:

Tàu chuyển tải là con tàu không mang hàng về cảng nhập sẽ dẫn tới trường hợp tên tàu trên C/O form E khác với tên tàu trên giấy báo hàng đến (

Hướng khắc phục tại Hải Phòng: Khai tên tàu và số chuyến trên thông báo hàng đến, sau đó yêu cầu nhà vận tải đóng dấu “correct” lên trên vận đơn và sửa bằng tay tên tàu và số chuyến mới

Hướng khắc phục tại Đà Nẵng và Hồ Chí Minh: Khai trên tờ khai tên tàu và số chuyến trên vận đơn, không quan tâm đến tên tàu chuyển tải. Nếu cẩn thận có thể thêm vào ghi chú tàu chuyển tải.

Thứ 3, “ Route form …. to …. by sea/air” – Tuyến vận tải và hình thức vận tải: Tuyến vận tải và hình thức vận tải này là ám chỉ tuyến vận tải chính trong vận tải đa phương thức. (có thể hiểu là hình thức vận tải từ cửa khẩu xuất tại nước xuất đến cửa khẩu nhập tại nước nhập).

Được hiểu là hình thức vận tải từ cảng bốc ở nước xuất khẩu đến cảng nhập tại nước nhập khẩu, thông tin này lấy theo thông tin trên vận đơn mục (Port of loading – Port of discharge)

Tuy nhiên, trong một số trường hợp mà nơi tàu khởi hành hoặc sân bay nó không thuộc nước xuất khẩu và nước nhập khẩu. Ví dụ hàng vận chuyển bộ từ Trung Quốc đại lục ra đến Hongkong, sau đó, hàng mới được vận chuyển về Việt Nam. Trường hợp này khi làm CO thì thông tin được lấy theo vận đơn. Nếu lô hàng của anh/chị thuộc trường hợp trên hãy thêm nội dung  “ Cargo are transported from Guangzhou to Hong Kong by truck …from Hong Kong to Vietnam by sea”. Thì trường hợp này C/O được chấp nhận, như vây cần lưu ý khi booking cước để xác định cảng bốc cảng dỡ.

Ô số 4: Dành cho cơ quan chức năng

Trong ô này có hai thông tin đó là: Chấp nhận CO và không chấp nhận CO. Trong trường hợp C/O form E bị loại cơ quan Hải Quan sẽ ghi chú lý do bị loại trên C/O.

Ô số 5: Số thứ tự các mặt hàng

Quy định mỗi C/O được thể hiện tối đa 20 dòng hàng. Trường hợp lô hàng có nhiều dòng hàng cần chủ động gộp măt hàng lại để tránh tình trạng đầy dòng không thể hiện được hết.

Lưu ý nguyên tắc khi gộp dòng hàng cần đảm bảo yếu tố: Có chung mã hscode; Tên hàng giống nhau (ví dụ: các loại bóng đèn led)

Ô số 6: Ký hiệu, số kiện hàng (Thông tin nhãn mác dán lên hàng hóa / ký hiệu của hàng hóa)

Thông tin này thường được lấy từ phần shipping mark trên vận đơn để điền vào ô này, trên vận đơn thể hiện thế nào thì thể hiện tại ô này như vậy. Ví dụ: No.1 // Made in China; N/M

Tại mục số 6 của C/O có thể chấp nhật ghi là N/M (Non mark), nhưng trên hàng hóa cần có ghi chú nhãn mác, tối thiểu cần phải ghi mark  “Made in China” lên hàng hóa

Ô số 7: Số kiện hàng, loại kiện hàng, mô tả hàng hóa (bao gồm số lượng và mã HS ở cấp độ 6 số).

Ti lệ bác C/O form E nhiều nhất ở mục số 7 này, các thông tin chính cần thể hiện gồm:

• Tên hàng hóa: Tên hàng cần có sự thống nhất trên Invoice và vận đơn hoặc không cũng cần sự tương đồng. Ví dụ: Bộ phận của ghế (Part of chair), trên invoice sẽ thể hiện (leg of chair, seat of chair, backrest of chair …) có chữ chair là chung.
• Số HS: Hs thường thể hiện bộ 06 số đầu trên C/O. Hầu hết các mã hscode chỉ giống nhau 06 số đầu nên không cần phải show đầy đủ 08 số theo Hscode của nhà cung cấp. Nhiều trường hợp mã hscode trên vận đơn và C/O khác với tờ khai cần có hướng xử lý để không bị loại C/O form E
• Số kiện hàng: Cần biết kiện hàng trên C/O là số kiện hàng được xin C/O nếu kiện hàng xin C/O không đúng với số lượng hàng trên vận đơn thì không được ghi số kiện hàng này giống nhau. Nhiều công ty ghi số kiện hàng này theo số kiện trên vận đơn nhưng thực tế có nhiều kiện hàng không xin được C/O thì mục này sẽ bị sai dẫn tới bị loại C/O.

Ô số 8: Ghi tiêu chí xuất xứ của hàng hóa.

Có 5 hình thức thể hiện về tiêu chí xuất xứ tại ô số 8, mỗi hình thức được quy định theo từng mục cụ thể tại phụ lục 3, thông tư 12/2019/TT-BCT ngày 30/07/2019.

• WO: Xuất xứ thuần được thể hiện khi toàn bộ nguyên liệu tạo nên sản phẩm đó đều ở nước cấp C/O (cây trồng; vật nuôi;sản phẩm từ cây trồng,vật nuôi; khoáng sản; động thực vật tự nhiên tại nước đó; sản phẩm được sản xuất từ phế liệu, phế thải của nước đó; thủy sản được chế biến trên tàu mang quốc tịch hoặc treo cờ của nước đó).
• PE: Tiêu chí này được thể hiện khi nguyên liệu để tạo nên sản phẩm được lấy từ một hay nhiều nước thành viên trong khối ACFTA. Sản hạt nhựa ( nguyên liệu từ Trung Quốc, Nguyên liệu khác nhập từ Hongkong)
• XX% – Hàm lượng giá trị khu vực (RCV): Đây là thông số thể hiện có bao nhiêu phần trăm nguyên liệu có xuất xứ trong khu vực ACFTA.

Ví dụ: Tổng trị giá FOB của invoice  12 000USD, nguyên liệu không chứng minh được xuất xứ (không có hóa đơn đầu vào, hoặc hàng nhập khẩu từ một nước ngoài khối ACFTA) là 9000 USD. Vậy RCV = (12000-9000)/12000 = 0.25 = 25%.Nếu chỉ số RCV < 40%, thì C/O sẽ không được chấp nhận.

• CTH: Chuyển đổi mã hs ở cấp độ 4 số. Xem hướng dẫn áp tiêu chi này ở Phụ lục I thông tư 12/2019/TT-BCT ngày 30/07/2019.
• PSR: Hàng hóa đáp ứng Quy tắc cụ thể mặt hàng theo quy định Phụ lục I thông tư 12/2019/TT-BCT ngày 30/07/2019.

Về các tiêu chí thể hiện tiêu chí nào cũng được hải quan hàng nhập chấp nhận C/O , ngoại trừ tiêu chí RCV < 40%, đây là lỗi cần lưu ý khi kiểm tra C/O form E rất dễ bị loại C/O, nếu vẫn được cấp thì đó là cấp sai hoặc là C/O giả).

Ô số 9: Ghi trọng lượng cả bao bì hoặc trọng lượng tịnh hoặc đơn vị đo lường khác và trị giá FOB

Lưu ý: chỉ ghi trong trường hợp áp dụng tiêu chí RVC. Tại mục này chỉ thê hiện trọng lượng N.W hoặc G.W của mặt hàng có thể xin được C/O chứ không phải toàn bộ trọng lượng N.W và G.W của lô hàng .Đây là lỗi dễ mắc phải trên C/O cần lưu ý để không bị loại C/O

• Định lượng hàng: Thể hiện các thông tin N.W hoặc G.W hoặc số lượng hàng. Một trong ba thông số trên là được. Đây một trong những điểm hay mắc phải và gặp sai lầm khi thể hiện thông số trên chỗ này.
• Trị giá FOB: Đây là điểm khác biệt giữa thông tư cũ và thông tư mới đó chính là không thể hiện trị giá FOB trừ tiêu chí RVC.

Ô số 10: Số và ngày của hóa đơn thương mại được phát cho lô hàng nhập khẩu vào Nước thành viên nhập khẩu

Ngày của hóa đơn sẽ thể hiện trong ô số 10 trên C/O, nhiều trường hợp số hóa đơn được nối với nhau bằng dấu (-) vẫn được chấp nhận. C/O có thể có nhiều số hóa đơn, nhưng đã sử dụng số invoice để cấp một C/O  trước đó thì không thể dùng số Invoice đó cho C/O khác.

Cách điều chỉnh trường hơp này doanh nghiệp thường sử dụng là thay chữ “O” trên số invoice cũ thành số “0” invoice mới. Ví dụ: VNT-1804001 => VNT-18040O1.

Đây không phải là lỗi dễ mắc trên C/O form E nhưng doanh nghiệp cần lưu ý tránh bị loại C/O.

Ô số 11: Những thông tin về nước xuất, nước nhập, thông tin đơn vị xin C/O

• Dòng thứ nhất ghi tên nước xuất xứ của hàng hóa, nơi diễn ra công đoạn sản xuất cuối cùng ra hàng hóa;
• Dòng thứ hai ghi tên Nước thành viên nhập khẩu;
• Dòng thứ ba ghi địa điểm, ngày tháng năm đề nghị cấp C/O, họ tên, chữ ký của người ký đơn đề nghị cấp C/O.

Nguyên tắc: Con dấu và chữ ký của đơn vị xin cấp C/O phải giống với con dấu và chữ ký và đơn vị này đã sử dụng để đăng ký với cơ quan chủ quản tại nước xuất (không phải dấu nào cũng đóng lên được, không phải ai cũng ký được).

Ô số 12: Dành cho cơ quan, tổ chức cấp C/O ghi

Địa điểm, ngày tháng năm cấp C/O, chữ ký và họ tên của người có thẩm quyền ký cấp C/O, con dấu của cơ quan, tổ chức cấp C/O. Cần kiểm tra C/O này là con dấu ký trên tên là chữ ký của cơ quan cấp được đăng ký và cung cấp cho các nước thành viên, mẫu dấu và chữ ký được lưu hành nội bộ trong hải quan để cơ quan này có thể kiểm chứng được C/O được cấp là thật hay là giả.

Điểm lưu ý thứ hai trong ô số 12 là nơi cấp và ngày cấp C/O: Trường hợp C/O được cấp sau 3 ngày tàu chạy (không tính ngày nghỉ và ngày lễ) thì phải tích vào ô C/O cấp sau. Việc không tích hoặc tích sai về C/O sẽ là lỗi thường gặp trên C/O form E, doanh nghiệp cần lưu ý vấn đề này khi làm C/O form E.

Ô số 13: Những trường hợp khác nhau khi yêu cầu cấp C/O

• Trường hợp cấp sau thì đánh dấu vào Ô “Issued Retroactively” bằng điện tử hay đánh máy với thông tin khác trên C/O mẫu E. Trường hợp không thể đánh dấu bằng điện tử hay đánh máy thì đóng dấu với dòng chữ “ISSUED RETROACTIVELY”;

Trường hợp này được quy định tại Khoản 4 điều 1 phụ lục IV Thông tư số 40/2015/TT-BCT ngày 18/11/2015.

Thời gian được tính để tích lên ô này là 3 ngày làm việc, nghĩa là sẽ được phép loại trừ nếu khoảng thời gian đó có dính phải ngày nghỉ và ngày lễ của nước cấp C/O.

Ngày nghỉ của nước ngoài thì có thứ 7 còn Việt Nam thì không tính thứ 7 chưa có một quy định nào về thứ 7 là ngày nghỉ được pháp luật công nhận, nêu khi C/O được cấp có dính ngày thứ 7 thì nên tích vào ô này tránh bị bác C/O. Đây là lỗi dế mắc phải trên C/O form E mà chúng tôi thấy doanh nghiệp thường gặp phải khi lần đầu làm việc.