Làm hành chính nhân sự nhất định phải biết lập bảng mô tả công việc. Đây là mẫu biểu quan trọng đối với nghiệp vụ tuyển dụng. Vậy lập bảng mô tả công việc đúng chuẩn như thế nào, cấu trúc bảng mô tả phù hợp phải ra sao mời bạn đọc tham khảo bài viết chi tiết, bài viết hướng dẫn cách viết bảng mô tả công việc do trung tâm hành chính nhân sự VinaTrain trình bày.
1, Bảng mô tả công việc là gì?
Bản mô tả công việc là chứng từ mô tả chi tiết về các đề mục như: nội dung công việc, trách nhiệm,quyền lợi và cac môt tả khác liên quan tới một vị trí công việc nào đó trong tổ chức.
Biểu mẫu này thường được sử dụng trong trường hợp: tuyển dụng, đào tạo nhân sự, bàn giao hoặc đánh giá công việc. Làm hành chính nhấn sự nhất định phải biết lập bảng mô tả công việc.
2, Lợi ích của bản mô tả công việc
Bảng mô tả công việc mang lại rất nhiều lợi ích cho tổ chức như:
- Tuyển dụng đúng người đúng việc
- Hoạch định nguồn nhân lực, định biên nhân sự.
- Đào tạo và phát triển nhân viên.
- Quy hoạch nhân viên kế thừa, phát triển đội ngũ lãnh đạo.
- Quản lý hiệu suất công việc.
- Quản lý lương thưởng.
- Định giá trị công việc.
- Thiết kế và quản lý tổ chức

3, Hướng dẫn viết bản mô tả công việc
Một bản mô tả công việc để tuyện dụng được đúng người, đúng yêu cầu cần bao gồm các phần sau:
Phân tích chi tiết cấu trúc lập bảng mô tả công việc
Phần 1: Tiêu đề tin tuyển dụng
Mục đích làm rõ nội dung cần tuyển, gây sự chú ý từ khách hàng, không được dài dòng phải tối ưu và ngắn gọn. Tiêu đề giật tít càng tốt:
Cấu trúc: Từ khóa + từ giật tít giúp tối ưu công cụ tìm kiếm
Ví dụ: Công ty A muốn tuyển 2 nhân viên kế toán tổng hợp không cần nhiều kinh nghiệm, có thể mới bắt đầu cũng được có thể tham khảo với tiêu đề như sau:
(TUYỂN GẤP) 02 KẾ TOÁN TỔNG HỢP ĐI LÀM NGAY, DƯỚI 1 NĂM KINH NGHIỆM
Từ khóa là: 02 kế toán tổng hợp , từ giật tít là TUYỂN GẤP – ĐI LÀM NGAY và DƯỚI 01 NĂM KINH NGHIỆM. khi đăng tin tuyển dụng như vậy người đọc sẽ chú ý nhiều hơn với các tin tuyển dụng khác.
Phần 2: Phần mở đầu – vai trò của vị trí
Đây là phần giới thiệu về các thông tin như: số lượng cần tuyển, đơn vi tổ chức, các yếu tố khác, tên đơn vị
Ví dụ:
- Đơn vị: Công ty TNHH VinaTrain Việt Nam
- Vị trí: Kê toán tổng hợp
- Số lượng: 02 người
- Tình trạng: đi làm ngay
Phần 3: Mô tả công việc (yêu cầu công việc)
Lưu ý: Mô tả công việc cần cụ thể, chi tiết. Tuy nhiên, cần diều chỉnh phù hợp với vị trí tuyển dụng ví dụ: nhân sự tầm trung ở mức độ nhân viên yêu cầu tuyển dụng nhân viên yeu cầu ít kinh nghiệm không nên liệt kê quá nhiều yêu cầu công việc. Nhưng với các vị trí quản lý, nhân sự cao cấp cần trình bày đầy đủ trong bảng mô tả công việc.
Sai lầm của người làm nhân sự là khi có yêu cầu tuyển dụng tự làm bảng mô tả công việc mà không thông qua phiếu yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban. Điều này khiến bản mô tả công việc không đảm bảo yêu cầu và sai về quy trình.
Phần 4: Yêu cầu khác nếu có
Nội dung này nhân sự sẽ dự vào yêu cầu đề xuât từ các phòng ban như: trình độ học vấn, giới tính, kinh nghiệm, ngoại ngữ, kỹ năng khác nếu có… tại mục này cần nêu cụ thể các yêu cầu để ứng viên hiểu được tránh tình trạng gửi CV không phù hợp:
Tham khảo:
- Tốt nghiệp đại học; chuyên ngành tài chính ngân hàng, kế toán, kiểm toán, tài chính doanh nghiệp;
- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm về kế toán;
- Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng;
- Biết tiếng Anh, tiếng Nhật là một lợi thế;
- Tinh thần trách nhiệm cao, nhiệt tình và chủ động với công việc được giao.

Phần 5: Quyền lợi được hưởng
Đây là đề mục nhân sự sẽ dựa vào quy định tại công ty để để them vào, lưu ý đây là mục hút ứng viên nên càng có nhiều quyền lợi tốt tỉ lệ thu hồ sơ càng cao. Sẽ có những phần cố định, triển vọng công việc, đào tạo nghiệp vụ… Lương, thưởng, đãi ngộ. Các chế độ đóng bảo hiểm, phúc lợi khác của nhân viên. Cơ hội học tập, huấn luyện.
- Thu nhập sau tập sự từ 10 – 18 Triệu (Có thể thỏa thuận với trường hợp ứng viên vượt trội về năng lực/ kinh nghiệm);
- Lương tháng thứ 13 và thưởng cuối năm theo kết quả kinh doanh của công ty;
- Được hưởng đầy đủ các chế độ theo Luật lao động Việt Nam: BHXH, BHYT, ngày nghỉ phép năm, lễ tết…;
- Khám sức khỏe định kì hàng năm tại các cơ sở bệnh viện uy tín;
- Môi trường làm việc thân thiện, chuyên nghiệp và năng động; nhiều cơ hội và không gian để phát triển, thăng tiến.
- Lưu ý: Tại mục này không nên liệt kê những điều doanh nghiệp không làm được để tránh hiểu nhầm từ nhân sự sau này.
Phần 6: Thời hạn nhận hồ sơ
Đây là mục rất quan trong, nhân sự cần note cụ thể thời gian nhận hồ sơ đẻ ứng viên biết. Có các thời gian cụ thể như tới ngày bao nhiêu, hoặc trong tháng. Cần cân đối với các vị trí thường xuyên tuyển dụng có thể để thời gian dài hơn hoặc ghi liên tục nhận hồ sơ.
Tham khảo: Thời gian nhận hồ sơ: từ ngày 1/10/2021 đế hết ngày 15/11/2021
Phần 7: Thông tin liên hệ
Tại mục này cần ghi cụ thể các thông tin để ứng viên có thể liên hệ với doanh nghiệp gồm có: Tên người phụ trách, email, số điện thoại người tiếp nhận, địa chỉ công ty,thời gian tiếp nhận phản hồi (nếu có). Hình thức nhận đơn xin việc.
- Địa chỉ làm việc: Office 07, T10, TTTM Times City, số 458 Minh Khai, Vĩnh Tuy, Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Bộ phận tiếp nhận: Mrs Liên
- Số điện thoại: 024.23456789
- Gmail: thanhtung.cnqp.xxvt@gmail.com
- Nêu rõ từng bước / từng vòng đăng tuyển.
- Hình thức phỏng vấn Online hay Offline?
4. Trình tự xây dựng bảng mô tả công việc
Để xây dựng được bản mô tả công việc chuẩn cần đáp ứng các tiêu chí sau:
4.1 Xác định mục đích
Cần làm rõ mục đích để tất cả nhân viên trong tổ chức hiểu được tại sao phải thực hiện xây dựng bảng mô tả công việc, nếu không nói rõ, chưa sự đồng thuận từ tất cả nhân viên thì việc xây dựng bảng mô tả gặp phải sự phản kháng vô cùng lớn từ nhân viên, khi có sự phản đối lớn thì cấp quản lý cũng sẽ không đồng ý cho tiến hành xây dựng.
Lời khuyên là nên tổ chức họp bàn thống nhất về kế hoạch, phương pháp thực hiện và mẫu bảng mô tả công việc chung của tổ chức có như vậy thì việc tiến hành xây dựng bảng mô tả công việc mới có hiệu quả, thành công.
4.2 Thu thập thông tin có sẵn
Việc xây dựng bảng mô tả trở nên đơn giản nếu chúng ta thực hiện đi thu thập trước các thông tin có sẵn, những thông tin có sẵn là từ nội bộ (các bảng mô tả công việc cũ, sơ đồ tổ chức công ty,…), internet (như các mẫu tin tuyển dụng, các web chuyên về phân tích công việc của Mỹ,..). Sau khi thu thập được các thông tin có sẵn này chúng ta đã đi được nửa chặng đường, cũng đã có cách nhìn chung về các công việc trong tổ chức.
4.3 Chọn lựa nhân viên then chốt, công việc đặc trưng
Mục đích của việc này để giảm thiểu thời gian vì cùng một vị trí có thể có rất nhiều nhân viên, rất nhiều công việc khác nhau, nếu thực hiện phân tích với tất cả mọi nhân viên, công việc thì sẽ rất khó trong việc tổng hợp.
Do bảng mô tả công việc là nơi tập hợp những hình mẫu nhân viên lý tưởng mà tổ chức đang mong muốn có được vì vậy cần phải chọn những người đạt được hiệu quả để xây dựng có như vậy tổ chức mới phát triển được.

4.4 Thu thập thông tin
Để xây dựng bảng mô tả công việc thì cần phải thu thập thông tin từ các nhân viên hiện tại. Chúng ta có các phương pháp sau đây:
Bảng câu hỏi: Dùng một bảng câu hỏi có sẵn để thực hiện phỏng vấn những người đang làm công việc đó. Ưu điểm của phương pháp này là có thể thu thập được một lượng lớn thông tin, dễ thực hiện tổng hợp, phân tích.
Quan sát: Việc này cung cấp cái nhìn thực tế về các nhiệm vụ và trách nhiệm hàng ngày, đặc biệt có thể cung cấp cho bạn các thông tin giá trị khác mà các hình thức thu thập khác không thể mang lại. Nhược điểm là tốn nhiều thời gian, gây ra sự nghi ngờ của nhân viên thực hiện dẫn tới ảnh hưởng tới kết quả quan sát.
Nhật ký làm việc: Yêu cầu nhân viên phải ghi lại công việc và thời gian hoàn thành công việc. Nhược điểm của phương pháp này là thông tin thu thập được rất khó phân tích vì nhân viên ghi chép không thống nhất, không đầy đủ.
Các câu hỏi dùng để thu thập thông tin công việc:
- Liệt kê các trách nhiệm của bạn theo mức độ quan trọng, tại sao những trách nhiệm này quan trọng đối với công việc của bạn.
- Bạn sử dụng các thiết bị, công cụ nào trong công việc.
- Liệt kê các nhiệm vụ, công việc bạn thực hiện và số lần thực hiện các công việc đó.
- Bạn cần những kiến thức nào, phẩm chất nào để thực hiện công việc này có hiệu quả.
- Trình độ học vấn, đào tạo hoặc chứng nhận nào là cần thiết để thực hiện công việc này.
- Và còn nhiều câu hỏi khác các bạn có thể nghĩ ra để thu thập thông tin về công việc mà đang muốn xây dựng bảng mô tả công việc.
4.5 Kiểm tra tính chính xác các thông tin
Bạn có thể thực hiện đối chiếu thông tin thu thập được từ nhân viên với thông tin thu thập có sẵn từ ban đầu, sau đó tiếp tục đối chiếu với các cấp quản lý, người giám sát để nhận xét, tổng hợp.
4.6 Xây dựng bảng mô tả công việc
Bảng mô tả công việc không mang tính bắt buộc cho các tổ chức, không kiểu mẫu chung nào cả, tuy nhiên một bảng mô tả công việc cần phải có các nội dung cơ bản sau đây:
- Chức danh công việc.
- Người quản lý/giám sát.
- Vị trí địa lý nơi làm việc.
- Ngày lập.
- Tóm tắt: cho biết mục đích của công việc, kết quả đạt được,..
- Trách nhiệm, công việc
- Kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết: trình độ học vấn, số năm kinh nghiệm,…
- Yêu cầu về thể chất và môi trường làm việc.

5. Gợi ý xây dựng bảng mô tả công việc hấp dẫn
Ngoài những đề mục theo 07 bước nêu trên bạn có thể thiết kế những ban mô tả công việc hấp dẫn người xem phù hợp với kênh đăng tin tuyển dụng. Để làm được điều này bạn cần:
Kết luận
Như vậy, bảng mô tả công việc nếu được trình bày đúng chuẩn và phù hợp với mục đích sử dụng, kênh đăng tuyển sẽ làm tang hiệu quả công việc rất nhiều. Nội dung tuyển dụng đào tạo là chuyên đề được VinaTrain đưa vào giảng dạy thực tế trong các khóa đào tạo nghề ngắn hạn về nhân sự. Hãy cùng tìm hiểu, học tập mỗi ngày để trở thành chuyên viên tuyển dụng pro và “Xây dựng thương hiệu tuyển dụng” cho riêng bạn và doanh nghiệp.
Cảm ơn bạn đọc đã theo dõi bài viết !
_______________________________________________________________
HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN
- Văn phòng Hồ Chí Minh: 190B Trần Quang Khải, Phường Tân Định, Quận 1
- Văn Phòng Hà Nội: 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội
- Hotline tư vấn đào tạo: 0964.237.168
- Hotline tư vấn dịch vụ: 0931.705.774
- Gmail: vinatrain.edu.vn@gmail.com
Mục lục nội dung