HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG KPI CHO PHÒNG NHÂN SỰ [CHUẨN NHẤT 2023]

Em chào anh/chị tư vấn viên của VinaTrain ạ. Em là Thu Hằng, là nhân viên phòng hành chính nhân sự của một doanh nghiệp tại Đồng Nai. Hiện tại em đang được giao nhiệm vụ thiết kế hệ thống KPI cho phòng hành chính nhân sự nhưng loay hoay mãi chẳng biết bắt đầu từ đâu. Anh/chị có thể hướng dẫn giúp em được không ạ? Em cám ơn anh/chị nhiều!

Thu Hằng – Đồng Nai

Cám ơn Thu Hằng đã gửi cho chúng tôi một câu hỏi rất thực tế. Hiện nay, KPI là một trong những công cụ hữu hiệu nhất để quản lý và nâng cao hiệu suất làm việc của các phòng ban, đặc biệt là phòng nhân sự. Tuy nhiên, không phải chuyên viên hành chính nhân sự nào cũng có kinh nghiệm trong việc xây dựng hệ thống đánh giá này cho đơn vị của mình. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ nêu các bước hướng dẫn xây dựng KPI cho phòng nhân sự chuẩn nhất 2023. Hãy cùng bắt đầu nào! 

Hướng dẫn xây dựng KPI cho phòng nhân sự chuẩn nhất 2023

1. KPI LÀ GÌ?

Vậy trước hết, chúng ta cần hiểu KPI là gì? KPI là viết tắt của Key Performance Indicator, là một nhóm các chỉ số được dùng để đánh giá hiệu quả làm việc của một đơn vị hay một nhân viên riêng biệt. Tùy từng đối tượng được đánh giá mà hệ thống KPI sẽ gồm những chỉ số đặc trưng. Ví dụ, phòng nhân sự thường có các chỉ số KPI điển hình như chỉ tiêu về tuyển dụng, chỉ tiêu về đào tạo, tính toán lương thưởng,… Có thể thấy, đa phần những chỉ tiêu này đều là các chỉ tiêu định lượng, có thể xác định một cách cụ thể bằng những con số hay tỷ lệ rõ ràng.

2. TẠI SAO PHẢI XÂY DỰNG KPI 

Không phải ngẫu nhiên mà bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng muốn có những chuyên viên hành chính nhân sự có khả năng xây dựng KPI cho đơn vị của mình. Thực sự việc đánh giá khả năng làm việc của nhân viên thông qua KPI đem lại rất nhiều lợi ích, ví dụ:

  1. Hệ thống KPI cho phòng nhân sự sẽ xác định được mục tiêu của họ, tạo động lực cho nhân viên có mục tiêu phấn đấu hơn.
  2. KPI giúp xây dựng một môi trường học hỏi và cầu tiến cho nhân viên.
  3. KPI nhân sự giúp cho nhân viên có thể tiếp nhận các thông tin quan trọng một cách nhanh chóng hơn.

3. CÁC BƯỚC XÂY DỰNG HỆ THỐNG KPI CHO PHÒNG NHÂN SỰ

Tương tự với cách thức xây dựng KPI chung, xây dựng hệ thống KPI cho phòng nhân sự cũng bao gồm 5 bước chính sau:

Bước 1: Xác định người chịu trách nhiệm xây dựng KPI

Có 2 cách chính: 

  • Cách 1 – người quản lý phòng nhân sự sẽ trực tiếp xây dựng KPI cho các nhân viên trực thuộc đơn vị của mình, hoặc cho các bộ phận nhỏ hơn trực thuộc phòng nhân sự. Theo cách này, KPI sẽ được đảm bảo xây dưng theo những nguyên tắc cần có. Đồng thời, các chỉ số KPI sẽ có tính khả thi cao hơn vì người quản lý phòng nhân sự sẽ am hiểu những đặc thù của mảng mà mình đang quản lý.
  • Cách 2 – KPI sẽ được xây dựng bởi các bộ phận quản lý nhân sự cấp cao hơn và giao xuống cho phòng nhân sự. Cách xây dựng này sẽ giúp đảm bảo được tính khách quan trong quá trình xây dựng. Tuy nhiên, các chỉ số KPI đưa ra có thể thiếu tính thực tế và đôi khi không thể hiện được đúng chức năng của phòng nhân sự.

Cả 2 cách đều có những ưu và nhược điểm riêng nên việc áp dụng cách nào sẽ tùy thuộc vào lựa chọn của ban lãnh đạo sao cho phù hợp với tình hình thực tiễn nhất. Dù theo cách nào đi chăng nữa thì ở cuối bước này, cần có một đơn vị “ngoại lai” kiểm tra lại tính thực tiễn và khách quan của các tiêu chí KPI đã đề ra.

Bước 2: Lựa chọn các chỉ số trong hệ thống KPI

Việc thiết lập hệ thống KPI và lựa chọn các tiêu chí cần phải tùy thuộc vào quy mô của phòng nhân sự cũng như những mục tiêu và dự án mà doanh nghiệp đang thực hiện. Sau khi đã kết nối mục tiêu hoạt động của phòng ban với các tiêu chí KPI, chúng ta cần sử dụng mô hình SMART để đánh giá và hiệu chỉnh các chỉ số KPI này sao cho phù hợp nhất. Cụ thể, các tiêu chí KPI cần phải:

  • S – Specific: cụ thể
  • M – Measurable: đo lường được
  • A – Attainable: có thể đạt được
  • R – Relevant: phải thực tế
  • T – Timebound: có giới hạn thời hạn cụ thể 

Các chỉ số trong hệ thống KPI

Dưới đây là một số nhóm KPI mà phòng nhân sự có thể sử dụng để làm mục tiêu cho hoạt động của đơn vị mình:

1. Nhóm KPI về lương:

+ KPI mức thu nhập trung bình: đánh giá thu nhập trung bình của doanh nghiệp đã phù hợp với mục tiêu và vốn đầu tư hay chưa, cũng như so sánh thu nhập trung bình của các đối thủ khác hoặc của ngành nói chung.

+ KPI mức thu nhập giờ công trung bình: đánh giá thu nhập trung bình với các doanh nghiệp khác trong cùng lĩnh vực.

+ KPI mức thu nhập theo chức danh: đánh giá mức thu nhập trung bình của doanh nghiệp đã phù hợp với thị trường hiện tại hay chưa.

+Tỷ lệ chi phí lương: đánh giá số tiền chi cho việc trả lương thưởng đã phù hợp chưa

2. Nhóm KPI về tuyển dụng:

+ Tổng số CV ứng tuyển trên số đợt tuyển dụng: giúp đánh giá mức độ hiệu quả truyền thông của doanh nghiệp trong công tác tuyển dụng.

+ Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu:  đánh giá hiệu quả truyền thông những tiêu chí chủ chốt của vị trí cần tuyển dụng đến các ứng viên.

+ Chỉ số hiệu quả quảng cáo tuyển dụng

+ Thời gian để tuyển nhân viên

3. Nhóm KPI về an toàn lao động:

+Tỷ lệ báo cáo an toàn lao động: trung bình số tai nạn lao động trong một tháng (hoặc định kỳ) của mỗi bộ phận sản xuất.

+ Tỷ lệ thời gian mất mát do an toàn lao động: đánh giá tổng thời gian mất của tất cả các chức danh liên quan đến 1 vụ tai nạn lao động.

+ Tổng số giờ huấn luyện trên tổng số nhân viên.

+ Chi phí huấn luyện trên tổng số nhân viên: cho thấy doanh nghiệp đang đầu tư bao nhiêu chi phí cho một nhân viên.

4. Nhóm KPI về đào tạo:

+ Tỷ lệ nhân viên đào tạo: số nhân viên được đào tạo trên tổng số nhân viên cần đào tạo (xét cùng một chức danh hoặc một lĩnh vực nào đó)

+ Hiệu quả đào tạo: đánh giá tỷ lệ nhân viên áp dụng sau đào tạo trên tổng số nhân viên được tạo điều kiện đào tạo

+ Tỷ lệ bằng cấp đạt trên tổng số bằng cấp yêu cầu của một chức danh: giúp xác định mức độ năng lực chuyên môn của mỗi chức danh trong doanh nghiệp

+ Tỷ lệ theo trình độ văn hoá của toàn bộ người lao động

+ Tỷ lệ nam nữ

+ Tuổi trung bình của lực lượng lao động: đánh giá tình hình nhân viên hiện tại là già hay trẻ để có chính sách điều chỉnh phù hợp

Ngoài ra, tùy theo nhu cầu của ban lãnh đạo mà còn có các nhóm KPI khác như KPI đánh giá công việc, KPI về số giờ làm việc, KPI về các hoạt động cải tiến,…

Bước 3: Xem xét mức độ hoàn thành KPI

Sau khi xây dựng KPI cho phòng nhân sự, bước tiếp theo là áp dụng nó vào công việc cụ thể. KPI có thể được chia thành những nhóm nhỏ hơn, tùy vào thời gian thực hiện và số lượng mục tiêu mà nhóm KPI đó ảnh hưởng:

  • Nhóm A: tốn nhiều thời gian + ảnh hưởng nhiều mục tiêu
  • Nhóm B: tốn nhiều thời gian + ảnh hưởng ít mục tiêu /// tốn ít thời gian + ảnh hưởng nhiều mục tiêu
  • Nhóm C: tốn ít thời gian + ảnh hưởng ít mục tiêu

Bước 4: Liên hệ KPI với chế độ lương thưởng 

Trong quá trình thực hiện các chỉ tiêu KPI, nhân viên phòng nhân sự sẽ được hưởng các chế độ thưởng nhất định, tùy theo mức độ hoàn thành của mình. Quy chế lương thưởng này thường được ban lãnh đạo doanh nghiệp hay người quản lý chung đặt ra từ trước.  

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI 

Người giám sát công việc cần phải liên tục theo dõi và đánh giá các tiêu chí nhằm tối ưu hóa KPI sao cho phù hợp nhất. Đồng thời, sau mỗi đợt “chạy KPI”, họ cũng cần phải xem xét và nghiệm thu lại để điều chỉnh các tiêu chí KPI sao cho tối ưu nhất để vận dụng vào những dự án tiếp theo.

4. KHÓA HỌC KPI CHO PHÒNG NHÂN SỰ TẠI VINATRAIN

KPI thực sự là một công cụ hữu hiệu trong việc quản lý và tăng năng suất làm việc của các phòng ban trong doanh nghiệp, đặc biệt là phòng nhân sự. Tuy nhiên, khi bắt đầu làm quen với hệ thống các tiêu chí đánh giá này, chắc chắn bạn sẽ gặp những tình huống như:

  • Tài liệu, giáo trình free trên mạng quá nhiều, quá ôm đồm
  • Không biết bắt đầu từ bước nào
  • Lộ trình cần phải có những gì
  • Thiếu môi trường thực hành
  • Không có ai chỉ dẫn, sửa sai những lỗi cơ bản
  • Thiếu động lực, thiếu tinh thần cạnh tranh

Kết quả, đa phần những người mới bắt đầu tự học về KPI sẽ nản chí và bỏ cuộc giữa chừng. Để có thể tháo gỡ được những vướng mắc mà người mới bắt đầu tìm hiểu về KPI hoặc chưa thực sự có nhiều kinh nghiệm trong mảng này thường gặp, chúng tôi xin phép được giới thiệu khóa học KPI do Hệ thống đào tạo thực tế VinaTrain xây dựng.

Là một hệ thống đào tạo với hơn 15 năm kinh nghiệm, Với đội ngũ giảng viên là những chuyên gia đầu ngành giàu kinh nghiệm thực tế, chương trình học được xây dựng bài bản và chặt chẽ, hình thức học kết hợp cả online và offline giúp cho những người đi làm vẫn có thể tranh thủ tiếp thu được kiến thức mới. Đặc biệt, VinaTrain không đào tạo song song BSC và KPI vì người lên chương trình biết rõ rằng đây là 2 mảng lớn, gộp chung chắc chắn sẽ làm loãng quá trình học và ảnh hưởng kết quả cuối cùng. Đây là điều khác biệt lớn nhất trong chương trình KPI của VinaTrain với những trung tâm có khóa học tương tự hiện tại. Đến với khóa học tại VinaTrain, học viên chắc chắn sẽ được hướng dẫn xây dựng KPI cho phòng nhân sự chuẩn nhất 2023 và có thể tự tin xây dựng hệ thống KPI phù hợp nhất cho chính doanh nghiệp hay đơn vị của mình.

Thông tin cơ bản về khóa học: 

  • Trung tâm tại Tp. Hà Nội: Số 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Phường Trung Hòa, Cầu Giấy
  • Trung tâm tại Tp. Hồ Chí Minh: Số 45 Thạch Thị Thanh, Phường Tân Đinh, Quận 1
  • Học phí: 3.000.000 vnđ/khóa (bao gồm tài liệu & giáo trình, lệ phí cấp chứng chỉ hoặc chứng nhận – chưa gồm 10% thuế VAT)
  • Ưu đãi đăng ký khóa học KPI tại VinaTrain: 
  • Đăng ký theo nhóm từ 2 người trở lên: giảm 100.000 vnđ
  • Thanh toán học phí trước ngày bắt đầu học giảm: 200.000 vnđ 

Khóa học KPI tại trung tâm VinaTrain

Hướng dẫn xây dựng KPI cho phòng nhân sự chuẩn nhất 2023” chắc chắn là một trong những hot search hiện nay, đặc biệt là với những chuyên viên quản lý nhân sự. Điều này cũng dễ hiểu khi quy trình xây dựng KPI đang được cải tiến từng ngày và chúng ta cũng cần phải nỗ lực học hỏi, tìm tòi hơn nữa để có thể bắt kịp với xu thế đó. Hy vọng rằng bài viết đã phần nào giải đáp được thắc mắc cho bạn Thu Hằng. Mong rằng sẽ nhận được nhiều hơn nữa các câu hỏi từ quý bạn độc giả. Xin chân thành cảm ơn và chúc các bạn một ngày tốt lành!

Tổng hợp – Biên tập: Phước Thiện

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *