Invoice Là Gì, Điểm Danh Các Loại Hóa Đơn Trong Xuất Nhập Khẩu

Invoice là hóa đơn có tên gọi khác nhau như: CI, INV

Invoice (hay còn gọi là hóa đơn) là một  chứng từ quan trọng không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.Vậy Invoice là gì, có bao nhiêu loại hóa đơn, cần quan tâm những thông tin gì trên invoice mời bạn đọc cùng theo dõi bài viết hướng dẫn nghiệp vụ do VinaTrain trình bày

Invoice là gì

Hóa đơn thương mại (comercial invoice) là chứng từ rất quan trọng trong bộ chưng từ xuất nhập khẩu
Hóa đơn thương mại (comercial invoice) là chứng từ rất quan trọng trong bộ chưng từ xuất nhập khẩu

ice là gì 

Invoice (hóa đơn) được hiểu là một chứng từ do người bán phát hành dùng để đòi tiền của người mua. Tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng có 2 loại invoice trong xuất nhập khẩu là hóa đơn đòi tiền (CI) và hóa đơn thông báo số tiền phải trả.(PI) không có chức năng thanh toán.

 

Thông tin chi tiết show trên Invoice Cần BiếtChú thíchLớp nghiệp vụ hàn chính nhân sự 

Trong lĩnh vực xuất – nhập khẩu, Invoice do bên xuất khẩu tự lập theo form riêng, không cần theo quy chuẩn mẫu nào. Tuy nhiên, trên Invoice vẫn cần thể hiện được các thông tin chung sau:

  • Số, ngày lập Invoice
  • Buyer, Seller: tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh 
  • Điều kiện giao hàng, term mua bán là gì 
  • Cảng xếp/dỡ hàng
  • Điều kiện thanh toán
  • Thông tin hàng hóa: mô tả, đơn giá, số lượng, tổng tiền
  • Các thông tin khác về số tài khoản thông tin ngân hàng thụ hưởng (nếu có)

Tùy từng doanh nghiệp sẽ có các mãu invoice khác nhau nhưng vẫn phải đầy đủ các thông tin như đã nêu trên 

Invoice là hóa đơn có tên gọi khác nhau như: CI, INV
Invoice là hóa đơn có tên gọi khác nhau như: CI, INV

Các loại Invoice thường gặp

1. Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): là một bản dự thảo hóa đơn được soạn bởi nhà xuất khẩu khi 2 bên bắt đầu giao dịch nhằm note lại các thỏa thuận về số lượng, đơn giá, thành tiền và những yêu cầu, điều khoản, điều kiện khác. Loại hóa đơn này không có giá trị pháp lý hay thanh toán. 

Việc phát hành hóa đơn chiếu lệ giúp hạn chế những sai sót khi phát hành hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) nên PI sẽ được phát hành trong trường hợp: 

  • Nhà xuất khẩu cần phát hành cho bên nhập khẩu một chứng từ về lô hàng, mà vào thời điểm đó thì hàng chưa được giao (hoặc chưa sẵn sàng). 
  • Nhà xuất khẩu cần chứng từ xác nhận giá trị lô hàng để làm thủ tục hải quan xuất khẩu (ở một số quốc gia)
  • Chưa có đầy đủ những thông tin cần thiết, hoặc chưa đến thời điểm phát hành Hóa đơn thương mại. 
Hóa đơn chiếu lệ là chứng từ không có giá trị trong thanh toán
Hóa đơn chiếu lệ là chứng từ không có giá trị trong thanh toán

2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Sau khi load hàng vào cont và xếp lên tàu, bên xuất khẩu phát hành hóa đơn thương mại gửi cho bên nhập khẩu cùng với các chứng từ khác, đây là chứng từ có giá trị thanh toán, vừa có giá trị pháp lý (CI là cơ sở để cơ quan thuế và hải quan xác nhận giá trị lô hàng,dùng để tiến hành nộp thuế, khai hải quan điện tử). 

Một số lưu ý trên CI cần biết: Hóa đơn

Thông thường, trên CI chỉ cần chữ ký và dấu xác nhận của người bán.

Ngày trên hóa đơn phải trùng hoặc sau ngày trên hợp đồng

Thông tin của doanh nghiệp xuất khẩu hoặc nhập khẩu phải lấy theo đăng ký kinh doanh

Đối với một số trường hợp hàng xuất khách hàng yêu cầu trên CI cần có xác nhận chữ ký của Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam VCCI. Trong trường hợp này, chúng ta phải mang hóa đơn thương mại lên để VCCI xác nhận ngay cạnh chữ ký, con dấu của doanh nghiệp (mang cùng chứng từ đi xin cấp CO). 

Trong trường hợp thanh toán L/C, bạn bắt buộc phải làm theo chuẩn của UCP 600 (Quy tắc và Thực hành thống nhất Tín dụng chứng từ), hóa đơn thương mại phải thể hiện nghiêm ngặt đủ các nội dung và chính xác đến từng chữ, từng dấu chấm, dấu phẩy như L/C đã quy định.

Ngoài ra bạn có thể tham khảo thêm một số loại hóa đơn khác như sau:

  1. Một số loại Invoice khác: ngoài 2 loại Invoice trên, còn một số các loại Invoice khác có thể kể đến như:
  • Hóa đơn tạm tính (Provisional Invoice): dùng để thanh toán bước đầu giữa người bán và người mua trong khi chờ đợi thanh toán cuối cùng. Hóa đơn tạm thời được lập khi người bán chưa rõ một hoặc một số chi tiết chính thức cho việc thanh toán cuối cùng như: giá cả, số lượng, khối lượng, phẩm chất hàng hóa.
  • Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice): Là hóa đơn dùng để mô tả chi tiết hàng hóa trong trường hợp mặt hàng đa dạng, nhiều chủng loại,…Trong hóa đơn chi tiết, giá cả được chi tiết hóa theo từng chủng loại hàng hóa căn cứ vào sự thỏa thuận quy định trong hợp đồng hay trong L/C.
  • Hóa đơn chính thức (Final Invoice) là hóa đơn xác định tổng giá trị cuối cùng của lô hàng, là cơ sở để thanh toán dứt khoát tiền hàng. 
Bạn đã hiểu về các loại hóa đơn thương mại trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu
Bạn đã hiểu về các loại hóa đơn thương mại trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Các lưu ý khi làm Invoice:

Để nhanh chóng, khi làm Invoice, chúng ta cần lưu ý những thông tin dưới đây:

  • Về hàng hóa: phải mô tả một cách rõ ràng, chi tiết, đơn giá trên hóa đơn là căn cứ tính thuế xuất nhập khẩu
  • Phân loại các mặt hàng một cách cụ thể, khoa học.
  • Hóa đơn phải ghi đủ điều kiện giao hàng: FOB (kèm tên cảng xuất ), CIF (kèm tên cảng nhập) , các chi phí sau đó, số tiền chiết khấu (nếu có)
  • Hóa đơn phải ghi đầy đủ, rõ ràng một số thông tin yêu cầu riêng giữa hai bên xuất và nhập hàng. 

Kết luận:

Hóa đơn là một chứng từ chính trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu và được dùng trong nhiều việc như làm thủ tục hải quan, cấp chứng nhận xuất xứ C/O… Hy vọng qua bài viết trên đây, bạn có thể hiểu rõ được các loại hóa đơn và chức năng của từng loại. 

Chúc bạn thành công!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *