Kế toán trường học là một bộ phận quan trọng trong hệ thống tài chính của nhà trường, đảm bảo quản lý chi tiêu hiệu quả, tuân thủ đúng các quy định về tài chính và hỗ trợ hoạt động giáo dục diễn ra suôn sẻ. Dù là trường công lập hay tư thục, kế toán đều có vai trò quản lý tài chính – ngân sách, kiểm soát thu chi, tính lương cho giáo viên và nhân viên, lập báo cáo tài chính.
Vậy cụ thể, một kế toán trường học sẽ làm những công việc gì hàng ngày? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết các nhiệm vụ chính, yêu cầu công việc…. đối với một nhân viên kế toán trường học trong bài viết này! 📊📚
1. Quản lý các khoản thu – học phí, lệ phí, tài trợ
Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của kế toán trường học là quản lý nguồn thu. Họ phải đảm bảo tất cả các khoản học phí, lệ phí, quỹ tài trợ hay các nguồn thu từ hoạt động ngoại khóa được ghi nhận chính xác, thu đúng, thu đủ và không để xảy ra tình trạng thất thoát.
Việc thu học phí bao gồm ghi nhận danh sách học sinh, theo dõi các khoản tiền phụ huynh đã nộp, nhắc nhở những trường hợp chưa đóng đúng hạn. Với trường tư thục, kế toán còn phải lập phiếu thu và xuất hóa đơn VAT theo đúng quy định tài chính.
Ngoài học phí, kế toán còn quản lý các khoản thu khác như tiền ăn bán trú, phí tham gia câu lạc bộ, học phí bổ sung từ các lớp ngoại khóa. Nếu trường có quỹ hỗ trợ từ phụ huynh hoặc các nguồn tài trợ bên ngoài, kế toán phải ghi nhận chính xác vào hệ thống sổ sách kế toán, đảm bảo minh bạch trong thu chi.
Trong trường học, kế toán chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các khoản thu chính, đảm bảo tất cả các giao dịch tài chính được thực hiện chính xác và hợp lệ.
1.1. Ghi nhận, theo dõi và thu học phí
- Lập danh sách học sinh từng lớp, từng hệ đào tạo để xác định số tiền học phí phải thu.
- Theo dõi tình trạng đóng học phí của từng học sinh, nhắc nhở những trường hợp chưa hoàn thành học phí đúng hạn.
- Đối với trường tư thục, kế toán cần lập phiếu thu, xuất hóa đơn VAT để đảm bảo minh bạch trong tài chính.
- Hạch toán kế toán các khoản thu học phí vào hệ thống phần mềm kế toán của trường.
- Đối với trường công lập, kế toán phải đảm bảo các khoản thu phù hợp với quy định của Nhà nước, không thu sai, thu dư học phí.
1.2. Quản lý nguồn thu ngoài học phí
Ngoài học phí, kế toán cũng quản lý các khoản thu khác như:
- Tiền ăn bán trú (đối với trường có bán trú).
- Tiền học thêm, tiền học kỹ năng mềm, tiền tham gia các hoạt động ngoại khóa.
- Quỹ hỗ trợ từ hội phụ huynh, tài trợ từ các tổ chức cá nhân.
- Học bổng, trợ cấp học phí cho học sinh diện chính sách.
Tất cả các khoản thu này cần được ghi nhận rõ ràng, đảm bảo không có sự thất thoát hay sai lệch trong sổ sách.
2. Quản lý các khoản chi – lương giáo viên, chi phí hoạt động
Bên cạnh việc thu học phí, kế toán trường học cũng chịu trách nhiệm quản lý các khoản chi để đảm bảo tài chính của trường được vận hành hợp lý.
Hàng tháng, kế toán phải lập bảng lương cho giáo viên, nhân viên hành chính và nhân viên bảo vệ, lao công. Bảng lương cần tính toán đầy đủ các khoản như lương cơ bản, phụ cấp thâm niên, trợ cấp đứng lớp, thưởng theo thành tích giảng dạy. Đối với trường tư thục, ngoài lương cố định, kế toán còn tính toán các khoản hoa hồng, thưởng doanh thu cho giáo viên giảng dạy các lớp luyện thi hoặc chương trình đào tạo đặc biệt.
Bên cạnh lương, kế toán cũng phải kiểm soát các khoản chi phí vận hành khác như tiền điện, nước, internet, bảo trì cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị giảng dạy. Trước khi thanh toán bất kỳ khoản chi nào, kế toán cần kiểm tra hóa đơn, đối chiếu hợp đồng để đảm bảo số tiền chi tiêu hợp lý, không lãng phí ngân sách.
Các khoản chi trong nhà trường có thể chia thành chi phí cố định hàng tháng (lương nhân viên, tiền điện nước) và chi phí phát sinh (mua sắm thiết bị, tổ chức sự kiện).
2.1. Tính lương giáo viên, nhân viên
- Hàng tháng, kế toán lập bảng lương cho giáo viên, nhân viên hành chính, nhân viên bảo vệ, lao công.
- Tính các khoản phụ cấp như: trợ cấp đứng lớp, trợ cấp thâm niên, thưởng thành tích.
- Khấu trừ các khoản bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN), thuế thu nhập cá nhân nếu có.
- Đối với trường tư thục, kế toán cần tính hoa hồng, thưởng doanh số cho giáo viên dạy thêm, giáo viên luyện thi.
2.2. Thanh toán các chi phí hoạt động của trường
- Tiền điện, nước, internet, thuê bảo vệ, vệ sinh trường học.
- Tiền thuê mặt bằng (đối với trường tư thục), phí bảo trì cơ sở vật chất.
- Chi phí tổ chức các sự kiện ngoại khóa, hội thảo, ngày lễ của trường.
Kế toán cần kiểm tra hóa đơn, hợp đồng trước khi thanh toán để đảm bảo chi tiêu hợp lý, không lãng phí ngân sách.
3. Lập báo cáo tài chính, quyết toán ngân sách
Hàng tháng, hàng quý và hàng năm, kế toán trường học cần lập báo cáo tài chính để trình lên Ban Giám Hiệu và các cơ quan kiểm toán có liên quan. Báo cáo thu chi cần được tổng hợp chi tiết, phản ánh chính xác tình hình tài chính của trường, từ đó đề xuất kế hoạch sử dụng ngân sách hợp lý hơn.
Trong trường công lập, kế toán phải lập báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước cấp, đảm bảo tất cả các khoản chi đều nằm trong kế hoạch tài chính được duyệt. Đối với trường tư thục, kế toán cần kiểm toán lại doanh thu, xác định lãi lỗ, lợi nhuận và lập kế hoạch tài chính cho các kỳ học tiếp theo.
Ngoài ra, kế toán cũng phải làm việc với cơ quan thuế để nộp báo cáo thuế định kỳ. Công việc này bao gồm lập báo cáo thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân cho giáo viên, nhân viên. Trong trường hợp có kiểm toán từ cơ quan chức năng, kế toán cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ để đảm bảo minh bạch tài chính.
Mỗi tháng, mỗi quý và mỗi năm, kế toán trường học cần lập báo cáo tài chính chi tiết để trình lên Ban Giám Hiệu, Sở Giáo Dục, cơ quan kiểm toán.
3.1. Lập báo cáo thu – chi hàng tháng, quý, năm
- Ghi chép chi tiết tổng thu học phí, tổng chi lương, chi phí vận hành.
- So sánh doanh thu – chi phí để đánh giá tình hình tài chính của trường.
- Đề xuất phương án cắt giảm chi tiêu hợp lý, tối ưu ngân sách hoạt động.
3.2. Quyết toán ngân sách cuối năm
- Đối với trường công lập, kế toán cần lập báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước cấp, đảm bảo việc sử dụng ngân sách đúng quy định.
- Đối với trường tư thục, kế toán kiểm toán lại toàn bộ báo cáo tài chính, xác định lợi nhuận, lỗ lãi, các khoản đầu tư trong tương lai.
3.3. Làm việc với cơ quan thuế, kiểm toán
- Nộp báo cáo thuế định kỳ (báo cáo thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân).
- Chuẩn bị hồ sơ kiểm toán khi có yêu cầu từ Bộ Tài Chính, Sở Giáo Dục.
- Đảm bảo hồ sơ kế toán minh bạch, tránh vi phạm tài chính.
4. Kiểm soát ngân sách, quỹ tiền mặt, công nợ
Một phần quan trọng trong công việc của kế toán trường học là giám sát dòng tiền để đảm bảo tài chính của trường luôn ổn định. Họ phải kiểm tra số dư tài khoản ngân hàng của trường, quản lý quỹ tiền mặt để chi tiêu hợp lý, tránh thất thoát.
Bên cạnh đó, kế toán cũng theo dõi công nợ của phụ huynh, nhắc nhở những trường hợp chưa đóng học phí đúng hạn. Nếu có đối tác cung cấp thực phẩm, thiết bị giảng dạy hoặc dịch vụ cho trường, kế toán cần đảm bảo việc thanh toán công nợ đúng hạn, tránh ảnh hưởng đến hoạt động của nhà trường.
4.1. Quản lý dòng tiền của trường
- Kiểm tra số dư tài khoản ngân hàng của trường, đảm bảo tiền đủ chi cho các khoản cần thiết.
- Theo dõi quỹ tiền mặt, tránh thất thoát ngân sách.
4.2. Theo dõi công nợ
- Nhắc nhở phụ huynh còn nợ học phí.
- Kiểm tra tình trạng thanh toán với các nhà cung cấp thiết bị, thực phẩm.
4.3. Kiểm soát các hợp đồng kinh tế
- Kiểm tra hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng cung cấp suất ăn bán trú, hợp đồng mua sắm trang thiết bị.
- Đảm bảo các hợp đồng tài chính hợp pháp, không bị lãng phí ngân sách.
5. Kết luận: Kế toán trường học làm gì?
Công việc của kế toán trường học không chỉ giới hạn ở việc ghi chép sổ sách, mà còn bao gồm quản lý tài chính tổng thể của nhà trường. Họ chịu trách nhiệm giám sát thu chi, tính toán lương, lập báo cáo tài chính và làm việc với cơ quan thuế.
Để hoàn thành tốt công việc, kế toán trường học cần có sự cẩn thận, trung thực và tuân thủ các quy định tài chính. Ngoài ra, họ cũng cần có kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán, kỹ năng quản lý ngân sách và khả năng làm việc với nhiều bên liên quan như Ban Giám Hiệu, giáo viên, phụ huynh và các cơ quan kiểm toán.
Tác giả: Lưu Thanh Huyền
Chuyên gia Nhân Sự với hơn 15 năm kinh nghiệm. Hiện đang là Giám Đốc Nhân Sự - Quản lý chất lượng đào tạo tại Vinatrain, Tư vấn các vấn đề liên quan tới nhân sự cho doanh nghiệp
Dù làm việc trong môi trường trường học không có nhiều áp lực như kế toán doanh nghiệp, nhưng kế toán trường học vẫn đòi hỏi sự chính xác cao, trách nhiệm lớn và sự minh bạch tuyệt đối trong quản lý tài chính. Đây là công việc ổn định, có tiềm năng phát triển, đặc biệt với những ai yêu thích lĩnh vực giáo dục và tài chính.
Mình thích công việc này kế toán trường học chính là ý nghĩa nhân văn của nó. Dù không trực tiếp đứng lớp, nhưng mình cảm thấy tự hào khi gián tiếp đóng góp cho sự phát triển của các em học sinh. Thêm vào đó, môi trường làm việc với các thầy cô giáo cũng rất văn minh, thân thiện, giúp mình luôn cảm thấy thoải mái.
Thì đúng rồi ngành nào cũng áp lực như nhau, giờ thời buổi khó khăn, các đơn vị công ty hoặc các cơ quan đoàn thể đơn vị hành chính sự nghiệp còn cắt giảm ko có việc làm nữa ấy chứ
Đã làm kế toán thì xác định công việc này yêu cầu tỉ mỉ và chính xác, cẩn thận còn kế toán trường học thì mình thấy ko áp lực gì cả
Vậy làm kế toán trường màm non chắc nhà hơn so vs kế toán các cấp học nhỉ mọi người
Mình cũng nghĩ một phần như vậy, kế toán trường học ít áp lực so với kế toán doanh nghiệp là cái chắc luôn
Cũng đúng bạn môi trường giáo dục rất nhẹ nhàng, không có những căng thẳng về doanh số hay lợi nhuận, còn công việc cũng như kế toán hay làm thui
Nghề này chỉ cần học thêm 1 vài khóa đào tạo nghiệp vụ, bạn cẩn thận chắc chắn làm được ko lo thất nghiệp, lương thấp.
Chịu khó học thêm từ các diễn đàn với kiến thức các anh chị kinh nghiệm đi trước, học thêm khóa học tại các trung tâm để nâng cao nghiệp vụ, cập nhật bổ sung kiến thức thì đúng là ko lo thất nghiệp
Kế toán là bộ phận không thể thiếu trong mỗi đơn vị, dn, bất kể quy mô lớn hay nhỏ. Mọi doanh nghiệp đều cần nhân viên kế toán để quản lý tài chính, kiểm soát chi phí, và đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế. Do đó, nhu cầu về nhân lực trong ngành kế toán luôn ổn định, học kế toán cũng có cơ hội xin việc nhiều hơn đó bạn
Trước mình chỉ làm hành chính nhấn sự giờ kiêm luôn kế toán liệu có là dễ làm không nhỉ
Được bạn ơi, kế toán nội bộ quá là ok, bổ sung thêm khóa học kế toán để tổng hợp để bổ sung cập nhật nâng cao trình độ chuyên môn của mình để lên báo cáo và làm việc với cơ quan thuế, kiểm toán
Sau này e con gái cứ vào làm nhân viên văn phòng, nhân viên chứng từ cũng có nhiều cơ hội việc làm và đặc biệt có thời gian chăm sóc gia đình, con cái chứ kế toán khổ lắm
Giờ trang bị hết kiến thức phục vụ cho công việc của mình không là không cạnh tranh được với người trẻ nên có 30 hay 40 thì cũng cố mà học. chứ giờ cắt giảm nhân sự khắp nơi ajh.
Khóa họ trên mạng nhiều trang đều có, nhưng có phải ai cũng thành công đc đâu. Nên học trường lớp đào tạo bài bản thì mới lâu dài và làm dược việc
Đâu phải cứ học trường lớp hẳn hoi mà nhiều người cũng tay ngang sang xong đi học thêm khóa học và tự mình học cũng làm kế toán giỏi luôn. Tham gia các khóa học thực tế hoặc tham gia các diễn dàn kế toán… kiến thức thì có mà vô cùng vô tận luôn
Mình tìm khóa học căn bản về nghề kế toán. lệ phí dưới 5tr cso ai đã từng học khóa ngắn hạn ở đâu giới thiệu mình nhé
Nếu bạn học khóa học kế toán ngắn hạn học ở Vinatrain đây là trung tâm đào tạo thực tế, kiểu dạng không phải lý thuyết đâu mà cho mình thức tế kiến thức tại DN luôn ấy, mà chi phí rẻ nhưng chất lượng thì ok đó
Cứ bảo kinh tế khó khăn thì biên chế không pahir lo. ui cha cũng xô bồ dồn ép lắm
Các bác ơi xắp tới em xin vào làm cho 1 trường tu thục mầm non khu em. ở đây đã ai làm trong mảng này rui cho em xin kinh nghiệm dc k? nó có khó hơn làm cho doanh nghiệp thương mại không a? vì rtk dây em làm cho bên TM nhưng đã nghỉ làm giờ về đây làm có ổn hay phải học thêm nghiệp vụ không a?
MÌnh làm ở xã mà ngoài nghiệp vụ kế toán còn giúp cô bếp. Cắt giảm nhân sự nên trogn trường các bộ phận hỗ trợ nhau trong các vc. Rui ai cũng đa di năng hét thui ah
Năm nay nhà nước cắt giảm nhân sự nhiều quá. Có bác nào biết ở đâu đào tạo khóa ké toán dành cho người mất gốc như mình không a?
Cũng vất vả lắm chứ k như các bạn nghĩ đâu. là trong trường học nhưng cũng đi tính từ cân gạo, quả dưa, lít mắm dầu ăn cuối kỳ kiểm kê lệch là cũng méo mặt