Khó Khăn Gặp Phải Khi Bắt Đầu Làm Việc Về Nhân Sự Hành Chính

Công việc hành chính nhân sự là công việc khá phổ biến, đều tồn tại các công ty khác nhau dưới nhiều chức danh khác nhau. Công việc hành chính nhân sự luôn gắn liền với sự phát triển, ổn định đặc biệt là bảo mật thông tin của công ty nên rất nhiều công ty tuyển chọn nhân viên hành chính nhân sự rất khắt khe, kỹ lưỡng. Đó cũng là lý do vì sao nhiều người học nghề thất bại, bỏ cuộc, vậy khó khăn khi học hành chính nhân sự là gì, khắc phục ra sao.

Với kinh nghiệm làm thực tế và đào tạo trong lĩnh vực hành chính nhân sự VinaTrain xin chia sẻ với bạn đọc những khó khăn và cách khắc phục khi bắt đầu học hành chính nhân sự.

Khi thực hiện giao công việc thì công ty cũng lựa chọn những nhân viên hành chính nhân sự có kinh nghiệm để thực hiện công việc, tuy nhiên vẫn có cơ hội dành cho các bạn nhân viên hành chính nhân sự mới nếu các bạn nhân biết được các khó khăn trong công tác hành chính nhân sự  để chủ động nâng cao nghiệp vụ bản thân.

1. Kiến thức về văn bản pháp luật liên quan tới lao động – tiền lương, bảo hiểm còn hạn chế

Các văn bản pháp luật liên quan tới lao động – tiền lương, bảo hiểm khá nhiều, có liên quan rất chặt chẽ với nhau. Một điều trong luật có thể được hướng dẫn tại rất nhiều văn bản khác nhau, do nhiều cơ quan nhà nước liên quan ban hành.

Nhân viên hành chính nhân sự mới cũng như lâu năm thường không bỏ thời gian vào việc nghiên cứu các văn bản pháp luật nên nhiều người gặp khó khăn trong công việc thậm chí là mất đi cơ hội thăng tiến cho nghề nghiệp khi không đầu tư vào việc nghiên cứu quy định.

Làm công tác hành chính nhân sự không chỉ là đi theo những gì đã có của tổ chức mà còn biết phát hiện, khắc phục những vấn đề pháp lý phát sinh trong công việc của chính mình cũng như của tổ chức.

Các bạn nghĩ đây là những công việc không tên, cần ít chất xám nhưng thực tế không phải, người làm nhân sự giỏi còn được đánh giá tương đương trưởng phòng kinh doanh.  Nếu bạn chỉ nghĩ nhân sự là nghề đơn giản thì nên cân nhắc khi quyết định theo công việc này.

2. Kỹ năng word, excel chỉ ở mức hiểu chưa áp dụng được vào tình huống cụ thể.

Kỹ năng vi tính văn phòng ngày nay trở thành một kỹ năng bắt buộc phải có đối với tất cả nhân viên văn phòng và đặc biệt có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhân viên hành chính – văn phòng trong thực hiện công việc. Tuy nhiên, kỹ năng vi tính văn phòng của nhân viên mới bắt đầu công việc hành chính – văn phòng chỉ dùng lại ở mức độ cơ bản chưa có sự sáng tạo để áp dụng kỹ năng tin học văn phòng vào công việc thực tế hàng ngày nhằm giảm thời gian thực hiện, gia tăng độ chính xác khi thực hiện các công việc.

Thêm vào đó là khả năng chuyển hóa các thông tin trong văn bản pháp luật thành các mẫu biểu, công thức excel là còn rất hạn chế đối với người mới cũng như người đã có kinh nghiệm trong công tác thực hiện nhân sự hành chính.

Thực sự, hơn 70% người mới bắt đầu công việc này đều  gặp vấn đề về kỹ năng tin học văn phòng, thời gian bạn xử lý công văn giấy tờ mất 2 lần thời gian 1 người bình thường đã là điều khó chấp nhận được được trong môi trường công sở, chưa tính tới việc chứng từ làm xong sai chính tả, lỗi trình bày… điều này ảnh hưởng rất nhiều tới đánh giá của cấp trên, đồng nghiệp về năng lực của bạn. Cách tốt nhất để cải thiện là tập đánh máy văn bản, công văn, thông báo, kẻ bảng trên word và excel nhiều lần. Bạn có thể tham khảo miễn phí các phương pháp hướng dẫn trên youtube.

3. Thời gian dành cho việc đọc các tài liệu công ty ít.

Kiến thức liên quan tới pháp luật, quy định nhân viên hành chính – nhân sự mới có thể hạn chế nhưng việc nắm bắt thông tin liên quan tới các tài liệu quy định của công ty mà hạn chế thì nguy cơ thất bại trong công việc của các bạn rất là cao.

Ví dụ cơ bản thế này thôi: Một nhân viên tiền lương không nắm được quy chế trả lương, trả thưởng, nội quy công ty thì công việc luôn gặp vấn đề rắc rối khó giải quyết, đôi lúc còn gây ra tâm lý căng thẳng khi tới thời điểm tính lương.

Nên khi đã vào làm việc rồi thì ngoài việc dành thời gian cố gắng làm tốt công việc thì bạn nên tìm hiểu về quy chế, văn hóa của doanh nghiệp mình đang làm việc để tránh tình trạng đáng tiếc như trên

4. Thiếu người tư vấn, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính – nhân sự

Đây là một trong những điều mà người mới bắt đầu công việc hành chính – nhân sự mong muốn vì nó giúp bạn rút ngắn thời gian rất nhiều trong việc nâng cao kiến thức liên quan tới công việc.

Tuy nhiên điều nay trong thực tế hầu như là không có vì cấp quản lý có quá nhiều công việc để xử lý nên không thể nào dành thời gian để hướng dẫn, giải thích cặn kẽ công việc cho các bạn được. Ngoài ra, có thể cấp quản lý của bạn không phải là người chuyên về quản lý nhân sự nên sẽ không thể chia sẻ hết kiến thức cho các bạn.

Còn người tư vấn, hướng dẫn là đồng nghiệp điều này tiềm ẩn rủi ro lớn là kiến thức họ hiểu là chưa đúng, phù hợp với pháp luật cũng như văn hóa công ty. Nếu bạn nghe và làm theo thì nguy cơ thất bại nghề nghiệp lại hiện ra.

Vì vậy, để có thể thuận lợi trên con đường hành chính nhân sự các bạn cần tập trung vào nghiên cứu các văn bản pháp luật, văn bản công ty, nâng cao kỹ năng vi tính bằng cách thường xuyên tìm cách chuyển các thông tin pháp luật thành biểu mẫu và công thức excel, chọn những người hướng dẫn đáng tin cậy để có thể giúp các bạn tìm ra hướng giải quyết nhanh chóng và chính xác.

Bài viết này được thực hiện bởi Thầy Lê Minh Nghĩa hơn 8 năm kinh nghiệm làm Hành Chính _ Nhân sự trong nhiều loại hình doanh nghiệp, giảng viên hướng dẫn nghiệp vụ hành chính nhân sự tại Hệ Thống Đào Tạo Nghiệp Vụ Thực Tế VinaTrain.

Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn những khó khăn gặp phải thi học hành chính nhân sự và có tâm lý vững vàng cũng như phương pháp học tập hiệu quả.

Chúc bạn thành công !