Làm nhân viên thu mua có vẻ là một công việc đứng phía sau hậu trường, nhưng thực tế đây là vị trí mang tính chiến lược trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Mỗi quyết định mua sắm, từ lựa chọn nhà cung cấp đến thương thảo giá cả, đều ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, chất lượng sản phẩm, và tiến độ sản xuất. Những năm tháng làm việc ở vị trí này đã giúp mình nhận ra nhiều điều, từ những thách thức trong việc quản lý chuỗi cung ứng đến việc phát triển những kỹ năng cần thiết để trở thành một người thu mua xuất sắc. Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ kinh nghiệm cá nhân về công việc nhân viên thu mua, những khó khăn đã gặp phải và cách để vượt qua, cũng như những bài học quý giá mình đã học được.
1. Kinh nghiệm làm việc với nhà cung cấp
Một trong những yếu tố quan trọng trong công việc của nhân viên thu mua chính là tìm kiếm và làm việc với các nhà cung cấp. Tìm được một nhà cung cấp tốt không phải là chuyện dễ dàng. Mình đã mất nhiều thời gian tìm hiểu, lựa chọn và đánh giá kỹ lưỡng để đảm bảo rằng họ có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng được yêu cầu của công ty.
- Nghiên cứu thị trường: Trước khi quyết định lựa chọn nhà cung cấp, việc nghiên cứu thị trường rất quan trọng. Mình thường xuyên tìm kiếm thông tin từ các kênh trực tuyến, tham gia các triển lãm thương mại và kết nối với những đối tác trong ngành để mở rộng danh sách nhà cung cấp. Điều này giúp mình có cái nhìn tổng quát về khả năng cung cấp, giá cả và chất lượng từ nhiều nguồn khác nhau.
- Xây dựng mối quan hệ lâu dài: Mình nhận ra rằng, mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp mang lại rất nhiều lợi ích. Một lần, khi công ty mình gặp khó khăn trong việc đảm bảo hàng hóa trong thời gian cao điểm, nhờ mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, mình đã thuyết phục được họ ưu tiên lô hàng của công ty mình. Mối quan hệ bền vững giúp đảm bảo sự ổn định trong nguồn cung, và trong những lúc cần thiết, bạn có thể thương lượng những điều khoản tốt hơn.
- Đánh giá nhà cung cấp định kỳ: Một kinh nghiệm quý báu là không nên gắn bó quá lâu với một nhà cung cấp mà không đánh giá lại họ. Định kỳ kiểm tra về chất lượng hàng hóa, độ tin cậy về thời gian giao hàng và dịch vụ sau bán hàng là cách để đảm bảo rằng công ty luôn làm việc với những đối tác tốt nhất. Nếu nhà cung cấp không đáp ứng được yêu cầu, mình luôn tìm kiếm những lựa chọn thay thế, để tránh rơi vào tình trạng phụ thuộc.
Xem thêm: Khóa học mua hàng quốc tế
2. Kỹ năng đàm phán và thương thảo
Đàm phán là một phần không thể thiếu trong công việc của nhân viên thu mua. Mình đã học được rằng để có được những thỏa thuận tốt nhất cho công ty, bạn không chỉ cần kỹ năng mà còn phải nắm vững thông tin và tâm lý của đối tác.
- Chuẩn bị kỹ càng trước khi đàm phán: Một lần, khi thương thảo với nhà cung cấp lớn về nguyên liệu, mình đã bỏ qua việc tìm hiểu đầy đủ về giá cả trên thị trường, dẫn đến việc bị ép giá. Sau đó, mình rút kinh nghiệm, luôn chuẩn bị kỹ lưỡng thông tin trước khi bước vào bất kỳ cuộc đàm phán nào. Việc nắm rõ giá thị trường, chất lượng sản phẩm, và các điều khoản quan trọng sẽ giúp mình ở thế chủ động trong quá trình thương lượng.
- Biết khi nào cần linh hoạt: Trong nhiều trường hợp, mình đã học được rằng không phải lúc nào cũng ép giá thấp nhất là tốt. Đôi khi, việc đạt được sự cân bằng giữa giá cả và chất lượng dịch vụ, đặc biệt là thời gian giao hàng và dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng, quan trọng hơn nhiều. Một nhà cung cấp đáng tin cậy và hỗ trợ tốt có thể là tài sản quý giá đối với công ty.
- Lắng nghe đối tác: Đàm phán không chỉ là nói, mà còn là lắng nghe. Khi hiểu được những lo lắng và mục tiêu của đối tác, mình có thể tìm cách đưa ra các giải pháp đôi bên cùng có lợi. Có những lúc, việc giúp đỡ đối tác trong khó khăn về tài chính hay trong việc giải quyết tồn đọng hàng hóa đã giúp mình xây dựng được mối quan hệ đối tác tốt và dài hạn.
3. Quản lý đơn hàng và kiểm soát tiến độ
Trong quá trình làm nhân viên thu mua, việc theo dõi và kiểm soát đơn hàng là một phần không thể thiếu để đảm bảo rằng mọi thứ được vận hành đúng kế hoạch.
- Theo dõi tiến độ chặt chẽ: Có một lần, một lô hàng quan trọng của công ty bị chậm giao do trục trặc trong quá trình sản xuất của nhà cung cấp. Điều này khiến toàn bộ tiến độ sản xuất của công ty bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Từ đó, mình nhận ra tầm quan trọng của việc theo dõi tiến độ đơn hàng một cách thường xuyên. Việc liên tục cập nhật tình hình từ nhà cung cấp giúp mình phát hiện ra sớm các vấn đề và đưa ra phương án khắc phục kịp thời.
- Kiểm tra chất lượng hàng hóa: Không phải lúc nào hàng hóa cũng đạt chuẩn như đã thỏa thuận. Mình thường phối hợp với bộ phận kiểm tra chất lượng (QC) để kiểm tra từng lô hàng khi nhập kho. Có lần, một lô hàng nhập về bị lỗi kỹ thuật mà nhà cung cấp không phát hiện ra trước khi giao. Nhờ việc kiểm tra kỹ lưỡng, mình đã phát hiện kịp thời và yêu cầu đổi hàng, tránh được những thiệt hại cho công ty.
4. Tối ưu hóa chi phí và quản lý ngân sách
Một trong những mục tiêu chính của công việc thu mua là tối ưu hóa chi phí. Tìm ra cách giảm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng là thách thức lớn, nhưng lại là yếu tố giúp công ty duy trì lợi thế cạnh tranh.
- Tìm kiếm cơ hội giảm chi phí: Mình luôn tìm cách mua hàng với giá ưu đãi mà không ảnh hưởng đến chất lượng. Điều này đòi hỏi phải theo dõi sát sao giá cả thị trường và biết tận dụng các đợt khuyến mãi hoặc ưu đãi từ nhà cung cấp. Ngoài ra, việc mua số lượng lớn để nhận ưu đãi cũng là một cách mà mình thường sử dụng để tiết kiệm chi phí.
- Quản lý ngân sách hiệu quả: Một kinh nghiệm quý báu là luôn đảm bảo rằng các đơn hàng được lên kế hoạch và thực hiện trong phạm vi ngân sách của công ty. Việc làm vượt quá ngân sách có thể gây ảnh hưởng lớn đến dòng tiền của doanh nghiệp. Do đó, mình luôn có sự điều chỉnh và kiểm soát chặt chẽ chi phí từ giai đoạn lập kế hoạch cho đến khi hoàn tất thanh toán.
5. Linh hoạt trong việc xử lý tình huống
Không phải lúc nào công việc thu mua cũng diễn ra suôn sẻ. Trong thực tế, có rất nhiều tình huống bất ngờ có thể xảy ra như hàng hóa không đủ số lượng, chất lượng không đạt yêu cầu, hoặc nhà cung cấp bị trì hoãn giao hàng. Mình đã học được cách xử lý những tình huống này một cách linh hoạt.
- Giải quyết sự cố nhanh chóng: Một lần, một lô hàng bị hỏng do điều kiện vận chuyển không đảm bảo. Lúc đó, mình phải làm việc với cả nhà cung cấp và bên vận tải để xác định nguyên nhân và yêu cầu bồi thường. Qua sự cố này, mình hiểu rằng việc phản ứng nhanh và đưa ra các giải pháp kịp thời là yếu tố quan trọng giúp giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp.
- Dự phòng nhà cung cấp: Mình luôn duy trì mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp khác nhau, ngay cả khi không thường xuyên làm việc với họ. Điều này giúp mình có thể linh hoạt chuyển đổi nguồn cung trong trường hợp một nhà cung cấp gặp sự cố, tránh được tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu.
Làm nhân viên thu mua không chỉ đơn giản là tìm mua nguyên vật liệu hay sản phẩm. Đây là một công việc đòi hỏi kỹ năng tổ chức, quản lý, đàm phán và xử lý vấn đề rất linh hoạt. Qua những kinh nghiệm thực tế của mình, công việc này đã giúp mình phát triển nhiều kỹ năng quan trọng, đồng thời hiểu rõ hơn về cách vận hành chuỗi cung ứng và sự ảnh hưởng của từng quyết định đến toàn bộ doanh nghiệp. Đối với những ai muốn làm việc trong một môi trường năng động, nhiều thử thách và cơ hội phát triển, vị trí nhân viên thu mua chắc chắn là một lựa chọn đáng cân nhắc.
Em đang bập bẹ vào ngành thu mua thì thấy hoá ra hai từ thu mua nó ko hề đơn giản như em tưởng, rồi còn thấy đứa bạn làm quản lí chuỗi cung ứng còn có phạm vi rộng hơn nữa. Anh chị có hướng cụ thể cần học những gì cho ngành này ko ạ
Các bác review mức lương ngành này như nào vậy ạ
Nhân viên mới xin vào chưa có kinh nghiệm nhiều dưới 7-9tr nhiều kinh nghiệm hơn chút có ngoại nữ thì từ 10tr trở lên. tùy thuộc và kỹ năng và ngoại ngữ của từng người
Mới ra trường chưa có kinh nghiệm gì thì chỉ từ 7-9tr thui Có ngoại ngữ, kinh nghiệm thì từ 15-20 tr bạn nhé
Kế toán muốn chuyển hướng sang mua hàng có được không ạ?
Được bạn ơiii, nếu bạn có tiếng anh hoặc tiếng trung thì chuyển sang mua hàng quốc tế thì tốt nhất nhaa
Được bạn ơi, mình cũng nhảy sang đây vì thực ra có trường đại học không hề có chuyên ngành đào tạo riêng cho nghề Purchaser vì vị trí này đòi hỏi kinh nghiệm và kỹ năng thực tế hơn là lý thuyết trên sách vở
Nc mua hàng phải kĩ, miệng phải dẻo, nhanh nhạy. Hk thì dễ dính lắm😂😂
phải dẻo nữa cơ ạ 😳. e con trai ăn nói khô khan có làm nổi không a 😳
dính gì vậy ạ ?
Mua hàng hk đạt, giá cao, bên cty mình lỗ vốn, mất tg của bạn,….
Nhưng còn nhiều cái nữa hk riêng cái đó đâu, vì thu mua là ng đứng ở giữa, giữa cty vs NCC, còn trong cty thì phải liên quan Maketing,sản xuất, kho,…
cho e hỏi là bên thu mua này là có sử dụng excel nhiều ko ạ
Sử dụng nhiều nhé bạn, nhưng vẫn là trên phần mềm nội bộ của cty kem thêm ngoại ngữ anh-trung hoặc 1 trong 2
Rủi ro thì ngành nào cũng có đó a, ngành này ko cần thận đền hàng hóa do ko làm kỹ hợp đồng hàng hóa với nhà cung cấp đúng ko các anh/chị
Rủi ro về khâu nhập hàng nữa, hàng kém chất lượng, sai quy cách vẫn cho nhận và nhập kho. Hồ sơ thanh toán không đầy đủ chứng từ quy định. Đơn hàng không được phê duyệt hay chất lượng, số lượng hàng hóa có vấn đề, đang tranh chấp nhưng vẫn yêu cầu thanh toán nữa. rồi cứ nhập nhằng đứng giữa công ty và nhà cung cấp
Nhiều khi nhà cung cấp còn đòi tiền hàng hơn con nợ, sếp thì chưa thanh toán cho NCC, hàng thi cứ cần trước mà tiền thì chưa thanh toán
Thì đúng là người ta gọi là khả năng đàm phán, chất lượng tốt nhưng giá cả phải tối ưu đảm bảo chi phí sản xuất, thế nên mua hàng cũng là bộ phận quan trọng lắm luôn
em chưa có KN trong mảng thu mua. trước đó làm sale qte nên theo thu mua tại các nhà máy hay thu mua tại các cty . Mong anh/chị cho em xin tham khảo ạ
procument/thu mua có p học tiếng trung ko , hay bt tiếng anh là đc r
Tiếng Anh là ngôn ngữ thông dụng làm việc trên thế giới, tiếng Trung sẽ hỗ trợ tốt nếu công việc bạn có nhiều đối tác TQ. Có cả tiếng Anh-Trung càng có nhiều lợi thế bạn nhé
Anh/Chị ơi, nghề mua hàng xnk có rủi ro không ạ. Khi nào phải bị đền bù ạ. Em sợ lương vnd đền usd, nghe các anh/chị làm rồi nói chuyện với nhau mà em cứ sợ sợ ý
Làm việc cẩn thận, trong quá trình mua hàng có nội dung nào chưa rõ thì làm rõ ngay là được nhé.
Em muốn chuyển sang lĩnh vực này, cho em xin ít review về công viêc này với các bác ơi?
Công việc này đòi hỏi có kinh nghiệm, kỹ năng tìm kiếm nguồn hàng cho công ty. Ngoài ra bạn cũng cần trang bị các kỹ năng cần thiết khác như:
Có kiến thức thực tế về nguyên vật liệu, thông tin giá cả thị trường.
Kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt.
Kỹ năng văn phòng.
Kỹ năng quản lý tài chính.
Nghề nay thu nhập ổn định học thêm tiếng Anh hoặc tiếng trung nữa là được bạn ạ? bạn có kiến thức nền ngành này chưa
Nhân viên thu mua đòi hỏi nhiều kỹ năng mềm nữa trong đó tổ chức, quản lý, đàm phán và xử lý vấn đề cũng khá quan trọng đó mà làm dần làm nhiều thành quen tự khắc biết xử lý các vấn đề, thực tế nó nhiều trường hợp lắm
Quá chuẩn luôn đó bạn, mà ngành nào cũng cần kỹ năng mềm, bây giờ ko có kỹ năng thì khó xử lý vấn đề ạ, cứ đi làm va chạm nhiều tiếp xúc nhiều thành ra kỹ năng cũng được cải thiện và nâng cao luôn
Khi tìm nhà cung cấp thì cứ dự phòng nhà cung cấp tránh được tình trạng thiếu hụt nguồn hàng, nguyên vật liệu. Cứ dự phòng cho chắc chắn khi xảy ra vấn đề gì có cái mình chủ động
Đúng rồi bác, làm gì cứ có dự phòng cũng tốt, chủ động hơn, kinh nghiệm để đời của e có lần nhà cũng cấp xảy ra vấn đề ko có hàng vi phạm hợp dồng mà e cũng vỡ mặt theo luôn, may có sếp xử lý cho vụ đó, dược một phen hết hồn
Thu mua mà vào hàng hư hỏng thì thôi xong, cái này phải làm việc rõ ràng với nhà cung cấp ngay từ ban đầu chứ nhiều khi cứ bảo chọn được nhà cung cấp tối ưu cũng phải xem xét nhiều yếu tố
Kinh nghiệm của nhân viên mua hàng là tìm được đối tác nhà cung cấp quan trọng lắm luôn
Chả biết công ty khác như nào chứ con bạn nó làm thu mua chả ăn đồng nào mà toàn bị sếp nghi ngờ, chậm thanh toán thì nhà cung cấp suốt ngày giục rồi hỏi, nhiều khi mệt mỏi lắm luôn. Mà chọn đối tác cân đi cân lại các thứ mà gặp phải nhà cung cấp cũng dở hơi chứ cũng ko thuận như ban đầu đâu
Công ty e thì sếp e đàm phán giá cả hết rồi, thu mua cứ theo giá trên hệ thống mà làm đơn thu mua thôi. Nào được đồng nào mà sếp nghi ngờ đc, sếp làm tất ăn cả mình chỉ thực thi thôi hihi
Thì đúng là như thế nhưng làm thế nào tìm được nhà cung cấp tối ưu cũng cần nhiều kỹ năng lắm này rồi đánh giá nhà cung cấp theo các tiêu chí như: độ uy tín của nhà cung cấp, giá cả & chất lượng hàng hóa, phương thức thanh toán đôi khi cả dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp
bên công ty mình lấy đâu ra tiền từ nhà cung cấp, ngay từ đầu ông sếp đã bắt ký cam kết ngắn về việc không nhận tiền hoa hồng và chấp nhận các chế tài của công ty, mà nhận khi bị phát hiện ra là sa thải luôn chứ chả đùa
Cứ làm nhiều là có kinh nghiệm mỗi ngành hàng một đặc thù khác nhau, cần ngoại ngữ, hiểu về sản phẩm và có nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Bonus thêm phải quyết đoán một chút làm mua hàng đôi tác nước ngoài nó khôn như rận ấy không tỉnh là ăn bài lừa ngay, làm thị trường nào thì phải hiểu tâm lý khách của thị trường ấy
người ta nói khéo ăn khéo nói được thiên hạ, đó cứ thế mà áp dụng làm sao mà giá mua thấp nhất là được 🤣
nghe đơn giảm mà nhỉ 🤣 chào mừng anh chị em cô bác chuẩn bị vào nghề, cốt lõi nó như bạn MInh này nói đó cố gắng lên 🤣
tìm nhà cung cấp vàng trong các nhà cung cấp như lọc vàng trong sa mạc 🤣
ngoài kiên thức nghiệp vụ ra thì kỹ năng mềm cũng quan trọng nhỉ?
lúc đầu nghe tên cứ tưởng mua hàng như bình thường thường thôi, vào làm mới biết sao mà cần học lắm quá không biết 😅
đúng rồi bạn ơi, kỹ năng mềm quan trọng lắm, với cứ làm nhiều sau sẽ tích lũy và trải nghiệm tự khắc phát triển kỹ năng mềm như kiến tha lâu đầy tổ hì
Ngoại ngữ nữa bạn ơi, làm việc với các nhà cung cấp nươc ngoài, tiếng anh và Tiếng trung là phổ biến đó