Làm nhân viên thu mua có vẻ là một công việc đứng phía sau hậu trường, nhưng thực tế đây là vị trí mang tính chiến lược trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Mỗi quyết định mua sắm, từ lựa chọn nhà cung cấp đến thương thảo giá cả, đều ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, chất lượng sản phẩm, và tiến độ sản xuất. Những năm tháng làm việc ở vị trí này đã giúp mình nhận ra nhiều điều, từ những thách thức trong việc quản lý chuỗi cung ứng đến việc phát triển những kỹ năng cần thiết để trở thành một người thu mua xuất sắc. Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ kinh nghiệm cá nhân về công việc nhân viên thu mua, những khó khăn đã gặp phải và cách để vượt qua, cũng như những bài học quý giá mình đã học được.
1. Kinh nghiệm làm việc với nhà cung cấp
Một trong những yếu tố quan trọng trong công việc của nhân viên thu mua chính là tìm kiếm và làm việc với các nhà cung cấp. Tìm được một nhà cung cấp tốt không phải là chuyện dễ dàng. Mình đã mất nhiều thời gian tìm hiểu, lựa chọn và đánh giá kỹ lưỡng để đảm bảo rằng họ có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng được yêu cầu của công ty.
- Nghiên cứu thị trường: Trước khi quyết định lựa chọn nhà cung cấp, việc nghiên cứu thị trường rất quan trọng. Mình thường xuyên tìm kiếm thông tin từ các kênh trực tuyến, tham gia các triển lãm thương mại và kết nối với những đối tác trong ngành để mở rộng danh sách nhà cung cấp. Điều này giúp mình có cái nhìn tổng quát về khả năng cung cấp, giá cả và chất lượng từ nhiều nguồn khác nhau.
- Xây dựng mối quan hệ lâu dài: Mình nhận ra rằng, mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp mang lại rất nhiều lợi ích. Một lần, khi công ty mình gặp khó khăn trong việc đảm bảo hàng hóa trong thời gian cao điểm, nhờ mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, mình đã thuyết phục được họ ưu tiên lô hàng của công ty mình. Mối quan hệ bền vững giúp đảm bảo sự ổn định trong nguồn cung, và trong những lúc cần thiết, bạn có thể thương lượng những điều khoản tốt hơn.
- Đánh giá nhà cung cấp định kỳ: Một kinh nghiệm quý báu là không nên gắn bó quá lâu với một nhà cung cấp mà không đánh giá lại họ. Định kỳ kiểm tra về chất lượng hàng hóa, độ tin cậy về thời gian giao hàng và dịch vụ sau bán hàng là cách để đảm bảo rằng công ty luôn làm việc với những đối tác tốt nhất. Nếu nhà cung cấp không đáp ứng được yêu cầu, mình luôn tìm kiếm những lựa chọn thay thế, để tránh rơi vào tình trạng phụ thuộc.
Xem thêm: Khóa học mua hàng quốc tế
2. Kỹ năng đàm phán và thương thảo
Đàm phán là một phần không thể thiếu trong công việc của nhân viên thu mua. Mình đã học được rằng để có được những thỏa thuận tốt nhất cho công ty, bạn không chỉ cần kỹ năng mà còn phải nắm vững thông tin và tâm lý của đối tác.
- Chuẩn bị kỹ càng trước khi đàm phán: Một lần, khi thương thảo với nhà cung cấp lớn về nguyên liệu, mình đã bỏ qua việc tìm hiểu đầy đủ về giá cả trên thị trường, dẫn đến việc bị ép giá. Sau đó, mình rút kinh nghiệm, luôn chuẩn bị kỹ lưỡng thông tin trước khi bước vào bất kỳ cuộc đàm phán nào. Việc nắm rõ giá thị trường, chất lượng sản phẩm, và các điều khoản quan trọng sẽ giúp mình ở thế chủ động trong quá trình thương lượng.
- Biết khi nào cần linh hoạt: Trong nhiều trường hợp, mình đã học được rằng không phải lúc nào cũng ép giá thấp nhất là tốt. Đôi khi, việc đạt được sự cân bằng giữa giá cả và chất lượng dịch vụ, đặc biệt là thời gian giao hàng và dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng, quan trọng hơn nhiều. Một nhà cung cấp đáng tin cậy và hỗ trợ tốt có thể là tài sản quý giá đối với công ty.
- Lắng nghe đối tác: Đàm phán không chỉ là nói, mà còn là lắng nghe. Khi hiểu được những lo lắng và mục tiêu của đối tác, mình có thể tìm cách đưa ra các giải pháp đôi bên cùng có lợi. Có những lúc, việc giúp đỡ đối tác trong khó khăn về tài chính hay trong việc giải quyết tồn đọng hàng hóa đã giúp mình xây dựng được mối quan hệ đối tác tốt và dài hạn.
3. Quản lý đơn hàng và kiểm soát tiến độ
Trong quá trình làm nhân viên thu mua, việc theo dõi và kiểm soát đơn hàng là một phần không thể thiếu để đảm bảo rằng mọi thứ được vận hành đúng kế hoạch.
- Theo dõi tiến độ chặt chẽ: Có một lần, một lô hàng quan trọng của công ty bị chậm giao do trục trặc trong quá trình sản xuất của nhà cung cấp. Điều này khiến toàn bộ tiến độ sản xuất của công ty bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Từ đó, mình nhận ra tầm quan trọng của việc theo dõi tiến độ đơn hàng một cách thường xuyên. Việc liên tục cập nhật tình hình từ nhà cung cấp giúp mình phát hiện ra sớm các vấn đề và đưa ra phương án khắc phục kịp thời.
- Kiểm tra chất lượng hàng hóa: Không phải lúc nào hàng hóa cũng đạt chuẩn như đã thỏa thuận. Mình thường phối hợp với bộ phận kiểm tra chất lượng (QC) để kiểm tra từng lô hàng khi nhập kho. Có lần, một lô hàng nhập về bị lỗi kỹ thuật mà nhà cung cấp không phát hiện ra trước khi giao. Nhờ việc kiểm tra kỹ lưỡng, mình đã phát hiện kịp thời và yêu cầu đổi hàng, tránh được những thiệt hại cho công ty.
4. Tối ưu hóa chi phí và quản lý ngân sách
Một trong những mục tiêu chính của công việc thu mua là tối ưu hóa chi phí. Tìm ra cách giảm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng là thách thức lớn, nhưng lại là yếu tố giúp công ty duy trì lợi thế cạnh tranh.
- Tìm kiếm cơ hội giảm chi phí: Mình luôn tìm cách mua hàng với giá ưu đãi mà không ảnh hưởng đến chất lượng. Điều này đòi hỏi phải theo dõi sát sao giá cả thị trường và biết tận dụng các đợt khuyến mãi hoặc ưu đãi từ nhà cung cấp. Ngoài ra, việc mua số lượng lớn để nhận ưu đãi cũng là một cách mà mình thường sử dụng để tiết kiệm chi phí.
- Quản lý ngân sách hiệu quả: Một kinh nghiệm quý báu là luôn đảm bảo rằng các đơn hàng được lên kế hoạch và thực hiện trong phạm vi ngân sách của công ty. Việc làm vượt quá ngân sách có thể gây ảnh hưởng lớn đến dòng tiền của doanh nghiệp. Do đó, mình luôn có sự điều chỉnh và kiểm soát chặt chẽ chi phí từ giai đoạn lập kế hoạch cho đến khi hoàn tất thanh toán.
5. Linh hoạt trong việc xử lý tình huống
Không phải lúc nào công việc thu mua cũng diễn ra suôn sẻ. Trong thực tế, có rất nhiều tình huống bất ngờ có thể xảy ra như hàng hóa không đủ số lượng, chất lượng không đạt yêu cầu, hoặc nhà cung cấp bị trì hoãn giao hàng. Mình đã học được cách xử lý những tình huống này một cách linh hoạt.
- Giải quyết sự cố nhanh chóng: Một lần, một lô hàng bị hỏng do điều kiện vận chuyển không đảm bảo. Lúc đó, mình phải làm việc với cả nhà cung cấp và bên vận tải để xác định nguyên nhân và yêu cầu bồi thường. Qua sự cố này, mình hiểu rằng việc phản ứng nhanh và đưa ra các giải pháp kịp thời là yếu tố quan trọng giúp giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp.
- Dự phòng nhà cung cấp: Mình luôn duy trì mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp khác nhau, ngay cả khi không thường xuyên làm việc với họ. Điều này giúp mình có thể linh hoạt chuyển đổi nguồn cung trong trường hợp một nhà cung cấp gặp sự cố, tránh được tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu.
Làm nhân viên thu mua không chỉ đơn giản là tìm mua nguyên vật liệu hay sản phẩm. Đây là một công việc đòi hỏi kỹ năng tổ chức, quản lý, đàm phán và xử lý vấn đề rất linh hoạt. Qua những kinh nghiệm thực tế của mình, công việc này đã giúp mình phát triển nhiều kỹ năng quan trọng, đồng thời hiểu rõ hơn về cách vận hành chuỗi cung ứng và sự ảnh hưởng của từng quyết định đến toàn bộ doanh nghiệp. Đối với những ai muốn làm việc trong một môi trường năng động, nhiều thử thách và cơ hội phát triển, vị trí nhân viên thu mua chắc chắn là một lựa chọn đáng cân nhắc.
Cứ làm nhiều là có kinh nghiệm mỗi ngành hàng một đặc thù khác nhau, cần ngoại ngữ, hiểu về sản phẩm và có nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Bonus thêm phải quyết đoán một chút làm mua hàng đôi tác nước ngoài nó khôn như rận ấy không tỉnh là ăn bài lừa ngay, làm thị trường nào thì phải hiểu tâm lý khách của thị trường ấy
người ta nói khéo ăn khéo nói được thiên hạ, đó cứ thế mà áp dụng làm sao mà giá mua thấp nhất là được 🤣
ngoài kiên thức nghiệp vụ ra thì kỹ năng mềm cũng quan trọng nhỉ?
lúc đầu nghe tên cứ tưởng mua hàng như bình thường thường thôi, vào làm mới biết sao mà cần học lắm quá không biết 😅