Trong các tổ chức, doanh nghiệp, nhân viên hành chính văn phòng là một vị trí đóng vai trò hết sức quan trọng. Họ sẽ làm các công việc như quản lý các lễ tân, đưa đón và tiếp khách công ty, sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, cung cấp các trang thiết bị làm việc, liên hệ với đại diện báo chí phục vụ công việc chung,… Nếu bạn sắp có buổi phỏng vấn cho vị trí này thì Bài viết Chia sẻ kinh nghiệm phỏng vấn và gợi ý cách trả lời cho vị trí nhân viên Văn phòng của Vinatrain sẽ giúp bạn tạo được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé!

I. Mô Tả Công Việc Của Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng
Nhân viên hành chính văn phòng là người chịu trách nhiệm thực hiện các công việc quản lý và hỗ trợ hoạt động hàng ngày của một văn phòng hoặc tổ chức. Công việc của nhân viên hành chính văn phòng thường bao gồm các nhiệm vụ như:
- Quản lý tài liệu: Tiếp nhận, phân loại và lưu trữ tài liệu văn phòng, bao gồm hồ sơ nhân viên, hợp đồng, báo cáo, văn bản công văn và các tài liệu khác.
- Điều phối công việc: Lập lịch làm việc, sắp xếp các cuộc họp và hỗ trợ tổ chức sự kiện. Điều phối và phân công công việc cho các nhân viên khác trong văn phòng.
- Hỗ trợ quản lý: Hỗ trợ các nhân viên quản lý trong việc chuẩn bị báo cáo, biên bản cuộc họp, tạo và duy trì cơ sở dữ liệu, và thực hiện các công việc theo yêu cầu.
- Quản lý thông tin: Xử lý và truyền tải thông tin liên lạc nội bộ và ngoại bộ, bao gồm cuộc gọi điện thoại, email và thư từ.
- Điều hành văn phòng: Quản lý các hoạt động hàng ngày của văn phòng, như đón tiếp khách, quản lý lịch trình, đặt hàng văn phòng phẩm và duy trì trật tự trong không gian làm việc.
- Hỗ trợ kỹ thuật: Hỗ trợ nhân viên văn phòng trong việc sử dụng phần mềm và thiết bị văn phòng, giải quyết các vấn đề kỹ thuật nhỏ và liên hệ với nhà cung cấp nếu cần.
Vai trò của nhân viên hành chính văn phòng là quan trọng để đảm bảo hoạt động suôn sẻ và hiệu quả của một văn phòng hoặc tổ chức.
II. Mức Lương Của Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng
Mức lương của nhân viên hành chính văn phòng hiện nay phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kinh nghiệm làm việc, trình độ chuyên môn, vị trí công việc, khu vực địa lý, quy mô của công ty và thị trường lao động.
Dưới đây là một số thống kê về mức lương dành cho nhân viên hành chính văn phòng tại Việt Nam hiện nay:
- Nhân viên hành chính văn phòng mới vào nghề, không kinh nghiệm: khoảng 5-8 triệu đồng/tháng.
- Nhân viên hành chính văn phòng có kinh nghiệm: khoảng 8-15 triệu đồng/tháng.
- Nhân viên hành chính văn phòng có kinh nghiệm và chuyên môn cao: khoảng 15-25 triệu đồng/tháng.
Lưu ý đây chỉ là các mức lương tham khảo. Để biết chính xác mức lương của nhân viên hành chính văn phòng hiện nay, bạn nên tìm hiểu thông tin từ nguồn tuyển dụng, tham khảo các báo cáo về mức lương thị trường hoặc trao đổi trực tiếp với các chuyên gia tuyển dụng trong ngành.
III. Kinh Nghiệm Phỏng Vấn Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng
Để tạo ấn tượng tốt nhất trong mắt nhà tuyển dụng, bạn nên chuẩn bị từ kiến thức, trang phục đến tâm thế luôn luôn sẵn sàng trước buổi phỏng vấn. Sau đây là một số công việc bạn cần chuẩn bị:
a) Trang phục phù hợp
Thời trang thể hiện phong cách và quan điểm sống riêng của mỗi người. Tuy nhiên khi đi phỏng vấn tuyển dụng, dù bạn có thích tới đâu thì cũng tuyệt đối không mặc những món đồ như: set đồ họa tiết, váy maxi, váy xẻ cao, váy ngắn kết hợp tất dài, quần jeans, quần bò, áo khoác bomber, quần shorts, giày cao gót trên 10 cm.
Trang phục quyết định rất nhiều trong việc gây ấn tượng với nhà tuyển dụng ngay từ khi bắt đầu buổi phỏng vấn. Trang phục phù hợp giúp bạn tự tin hơn cũng như tạo ra thiện cảm với người đối diện. Bạn nên lựa chọn các trang phục nhẹ nhàng, thanh lịch như áo sơ mi dài tay, quần âu tối màu.

b) Tác phong chuyên nghiệp
Những hành động nhỏ như kéo ghế thật nhẹ, đóng cửa khi vào và ra về, đứng lên chào khi nhà tuyển dụng bước vào hay đặt để túi xách, áo khoác đúng nơi,… cũng chứng tỏ bạn có tác phong chuyên nghiệp.
Trong quá trình phỏng vấn, bạn luôn ngồi thẳng, nhìn thẳng cũng sẽ toát lên khí chất và phong thái điềm tĩnh, bạn không nhút nhát hay thiếu tự tin.
c) Mang theo tất cả những tài liệu cần thiết
Khi đi phỏng vấn bạn cần mang theo các tài liệu cần thiết để đưa chúng cho nhà tuyển dụng nếu họ cần. Có rất nhiều ứng viên cho rằng, việc này không cần thiết bởi các bạn đã gửi hồ sơ ứng tuyển online đầy đủ trước đó. Tuy nhiên, có nhiều doanh nghiệp sẽ in CV của bạn ra và một số doanh nghiệp sẽ không làm như vậy. Do đó, để chuẩn bị tốt nhất cho buổi phỏng vấn, bạn nên mang thêm một hồ sơ cứng thể hiện sự cẩn trọng của bạn.
d) Tìm hiểu về công việc, doanh nghiệp
Trong buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng thường có câu hỏi “Bạn biết gì về công ty chúng tôi?/ Tại sao bạn ứng tuyển vào công ty của chúng tôi?”. Khi được hỏi câu này, nếu bạn không biết trả lời thì sẽ bị điểm trừ rất lớn bởi họ sẽ đánh giá bạn chưa tìm hiểu về công ty, không thực sự nghiêm túc khi ứng tuyển. Chính vì vậy, để có được sự tự tin và sẵn sàng trả lời các câu hỏi liên quan, bạn hãy tìm hiểu trước về công việc, công ty.
e) Không nói xấu công ty cũ
Đa số các nhà tuyển dụng thường sẽ hỏi ứng viên “Tại sao bạn nghỉ việc tại công ty cũ?”. Cho dù bạn nghỉ việc vì bất kỳ lý do nào đi nữa, tuyệt đối bạn không được nói xấu công ty mà bạn từng làm trong buổi phỏng vấn. Bạn có thể trả lời những lý do khách quan như: “Tôi mong muốn được phát triển nhiều hơn” hay “Tôi muốn phát triển trong một môi trường năng động”.
IV. Làm Sao Để Phỏng Vấn Trúng Tuyển Được Với Nhà Tuyển Dụng
Nhân sự là một ngành có mức độ cạnh tranh tuyển dụng rất cao, chỉ những ứng viên giỏi những tiêu chuẩn này thì mới thuộc hàng “đỉnh” trong mắt nhà tuyển dụng. Dưới đây là một số yếu tố nhận biết là một nhân viên nhân sự giỏi.
a) Kiến thức cần thiết
Hành chính văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp chịu trách nhiệm đối ngoại của công ty trực tiếp thực hiện công việc: lễ tân, tiếp khách, tổ chức hội nghị, hội thảo… Do đó, doanh nghiệp rất cần một nhân viên hành chính vừa nắm vững kiến thức chuyên môn vừa thành thạo những nghiệp vụ cơ bản.
Dưới đây là một số những kiến thức quan trọng mà bạn nên biết:
Nếu bạn muốn trở thành nhân viên hành chính văn phòng nhưng chưa biết phải học những gì? Học ở đâu? Bạn có thể tham khảo qua khóa học Hành chính văn phòng tại Hệ thống đào tạo thực tế VinaTrain nhé!
Giới Thiệu Khóa Học Hành Chính Văn Phòng Tại Vinatrain
Với phương châm “DẠY ĐỂ LÀM ĐƯỢC VIỆC” đội ngũ giảng viên nhiệt tình sẵn sàng cầm tay chỉ việc, hướng dẫn cho tất cả các học viên của mình. Hiện nay, có rất nhiều học viên tốt nghiệp khóa học hành chính văn phòng tại VinaTrain đều được doanh nghiệp đánh giá cao về năng lưc, các bạn rất tự tin ứng tuyển những vị trí hành chính quan trọng trong những doanh nghiệp lớn như: Hòa Phát, May 10, Thời Trang Nem, Toàn Khách Sạn Mường Thanh, Ngân hàng Vietcombank…
Khi đến với VinaTrain, bạn không chỉ được đào tạo, học tập trong môi trường thực tế, trẻ trung mà còn được nhận những trải nghiệm tuyệt vời từ quá trình tư vấn chọn lọc đến khi kết thúc khóa học. Dưới đây Quy trình 10 bước làm việc tối ưu tại VinaTrain, cam kết sẽ giúp các bạn học viên có thể làm được việc ngay sau khi tốt nghiệp.

b) Những kỹ năng
Kỹ năng giao tiếp tốt, ứng xử linh hoạt
Những vấn đề về nhân sự xảy ra thường xuyên cả trong và ngoài doanh nghiệp. Để giải quyết các vấn đề này đòi hỏi nhân viên nhân sự cần có giải pháp linh hoạt và hiệu quả. Bởi vì, đối tượng mà nhân viên nhân sự tiếp cận sẽ dễ mất bình tĩnh và sẽ trịch thượng. Do đó, đối tượng này sẽ gây trở ngại cho việc giao tiếp. Trong hoàn cảnh này, kỹ năng giao tiếp của các bạn chính là chìa khóa giải quyết mọi vấn đề.
Cẩn thận trong công việc
Công việc của nhân viên nhân sự sẽ liên quan đến khá nhiều tài liệu, chi tiết thông tin và con số cụ thể,… Đặc biệt, nhân sự sẽ liên quan nhất đến lương của nhân viên. Nếu nhân sự tính toán sai sót thì sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân viên trong công ty. Tùy vào từng vấn đề, tiêu chuẩn đánh giá và lên lương thì nhân sự phải thật cẩn trọng.
Học hỏi nhanh kiến thức mới
Đầu tiên, các bạn phải tích lũy kiến thức cơ bản từ những sách vở. Ngoài ra, nhân viên nhân sự còn học các quy định và chính sách nội bộ doanh nghiệp. Không chỉ thế, nhân viên này cũng phải nắm bắt được các phương thức và quy trình quản lý đang được áp dụng.
Kỹ năng quản lý, tổ chức
Những người có tính cẩn thận, gọn gàng và sắp xếp công việc một cách khoa học thường sẽ làm công việc nhân sự rất hiệu quả. Bởi, trong công việc hàng ngày, nhân viên hành chính nhân sự là người trực tiếp làm hồ sơ, giấy tờ, văn bản,… Do đó, để công việc được phát triển tốt nhất thì nhân viên hành chính nhân sự phải có đầu óc tổ chức tốt.
V. Các Câu Hỏi Phỏng Vấn Vị Trí Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng Và Gợi Ý Cách Trả Lời
Để “ghi điểm” tuyệt đối trong buổi phỏng vấn ứng tuyển vào vị trí nhân viên Hành chính văn phòng thì bạn cần nắm chắc những câu hỏi phổ biến dưới đây:
a) Về thông tin cá nhân
Câu 1: Khi ứng tuyển vào vị trí nhân viên hành chính, bạn có thể đóng góp gì cho chúng tôi không?
Đây là cơ hội để bạn thể hiện sự tự tin vào những điểm mạnh như kiến thức và kĩ năng cần thiết hoàn toàn phù hợp để đóng góp và cống hiến cho vị trí nhân viên hành chính như kỹ năng làm việc nhóm, giao tiếp, quản lý thành thạo.
Gợi ý trả lời: “Tôi có khả năng điều hành một nhóm đảm bảo tính tổ chức và luôn hoàn thành KPI và deadlines, bên cạnh đó giúp từng thành viên đạt được các mục tiêu cá nhân và tăng hiệu suất làm việc”.
Câu 2: Để trở thành nhân viên hành chính giỏi, bạn cần sở hữu những kỹ năng nào?
Đây là câu hỏi thực tiễn nhằm thể hiện xem bạn có phải là ứng viên sáng giá cho vị trí nhân viên hành chính văn phòng hay không. Khi bạn hội tụ đầy đủ các kỹ năng yêu cầu đối với một nhân viên hành chính, bạn mới có động lực để vượt qua những thử thách trong công việc để hoàn thiện các kỹ năng cần có như kỹ năng quản lý, giao tiếp, lập, hoàn thành và đánh giá dự án,…
Gợi ý trả lời: “Để xác định một nhân viên hành chính có xuất sắc hay không thì chúng ta cần dựa trên rất nhiều yếu tố, đặc biệt là các tiêu chí do công ty đặt ra. Với tôi thì nhân viên hành chính giỏi là người hoàn thành các nhiệm vụ với mức độ tốt hơn kỳ vọng, có được sự công nhận của đồng nghiệp, nhân viên và quản lý. Một số kỹ năng, phẩm chất tôi cho rằng cần thiết nhất trong vai trò này là kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc, quản lý thời gian, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng hành chính văn phòng và sự cẩn thận, tỉ mỉ”.
Câu 3: Để làm việc tích cực hơn thì bạn có những động lực gì?
Với câu hỏi này, tuyển dụng muốn biết bạn có phải là người tâm huyết với công việc hay không? Khi đó, nhà tuyển dụng sẽ có định hướng công việc cụ thể để bạn phát triển bản thân. Vì thế, bạn cần thể hiện sự quan tâm và sự yêu thích của mình với lĩnh vực này. Sau đó, bạn đã tạo ra động lực như thế nào để điều chỉnh công việc.
Câu 4: Lý do nghỉ việc tại công ty cũ
Câu trả lời của bạn về lý do nghỉ việc trước đây sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá được khả năng gắn bó với doanh nghiệp của bạn. Không có bất kỳ công ty nào mong muốn tuyển dụng những nhân sự không có xu hướng làm việc lâu dài, cống hiến cho doanh nghiệp. Điều này khiến cho bản thân doanh nghiệp mất thời gian tuyển dụng, tìm kiếm nhân sự thay thế gây lãng phí công sức, tài chính,…
b) Về kinh nghiệm trình độ
Câu 1: Bạn hãy chia sẻ về một số kinh nghiệm làm việc của bạn trong lĩnh vực hành chính văn phòng.
Nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này, bạn nên lên kế hoạch cho câu hỏi này trước phỏng vấn và đảm bảo bạn có thể cung cấp một số ví dụ liên quan dựa trên những gì bạn đã làm.
Hầu hết nhà tuyển dụng sẽ đánh giá cao sự tự tin và tự hào về kinh nghiệm làm việc bạn đã kiếm được và niềm đam mê của bạn trong công việc, cũng như những định hướng phát triển trong tương lai.
Câu 2: Theo bạn, đánh giá hiệu suất (Performace Review) nên thực hiện định kỳ bao lâu một lần? Ai là người thực hiện nhiệm vụ này?
Có thể nói, Performance Review là một trong 3 mắt xích quan trọng mà các nhà quản trị doanh nghiệp dùng để đánh giá hiệu suất của doanh nghiệp bởi đó là bước Ghi nhận và rà soát kết quả của bước 1 (Thiết lập mục tiêu), từ đó điều chỉnh phương hướng của các dự án để tiến hành bước Đánh giá (Performance Evaluation).
Để tiết kiệm thời gian, phần mềm quản lý theo dõi sự phát triển của nhân viên qua tiến độ và cách họ hoàn thành công việc sẽ giúp các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện đánh giá hiệu suất một cách hiệu quả nhất.
Gợi ý trả lời: “Với kinh nghiệm làm nhân viên hành chính hơn 2 năm của mình, tôi cho rằng đánh giá hiệu suất là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng để nhận ra được những ưu và khuyết điểm của nhân viên từng bộ phận, sau đó điều chỉnh để công việc đạt hiệu suất cao hơn. Tùy vào quy định của từng doanh nghiệp và bộ phận mà việc đánh giá hiệu suất sẽ theo định kỳ khác nhau nhưng tôi nghĩ có thể theo tháng, theo quý và theo năm. Thường thì người quản lý trực tiếp và trưởng bộ phận sẽ là người đánh giá nhân viên”.
Trên đây là những chia sẻ gửi tới bạn đọc với chủ đề Chia sẻ kinh nghiệm phỏng vấn và gợi ý cách trả lời cho vị trí nhân viên Văn phòng tại trung tâm VinaTrain. Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn định hướng được những bước cần chuẩn bị để có thể hoàn thành tốt cuộc phỏng vấn của mình. Nếu bạn đọc có câu hỏi hay muốn tham khảo về khóa học tại VinaTrain, hãy để lại bình luận bên dưới bài viết nhé!
Chúc bạn làm việc và học tập hiệu quả!
Mỹ Linh – Tổng hợp và Biên tập
Mục lục nội dung
- 1 I. Mô Tả Công Việc Của Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng
- 2 II. Mức Lương Của Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng
- 3 III. Kinh Nghiệm Phỏng Vấn Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng
- 4 IV. Làm Sao Để Phỏng Vấn Trúng Tuyển Được Với Nhà Tuyển Dụng
- 5 V. Các Câu Hỏi Phỏng Vấn Vị Trí Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng Và Gợi Ý Cách Trả Lời