KPI LÀ GÌ? CÁCH XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ KPI HIỆU QUẢ?

KPI là một trong những công cụ hữu hiệu nhất hiện nay mà ban lãnh đạo các doanh nghiệp sử dụng để cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên và của toàn đơn vị. Tuy nhiên, không phải bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng biết chính xác KPI là gì, cách xây dựng và quản lý KPI hiệu quả để có thể tận dụng một cách tối đa hệ thống đánh giá này. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về KPI và cách sử dụng “món vũ khí” lợi hại này để nâng cao năng suất làm việc cho doanh nghiệp của bạn nhé!  

KPI là gì? Cách xây dựng KPI hiệu quả

1. KPI LÀ GÌ?

KPI là viết tắt của từ gì? Đó là Key Performance Indicator, là các chỉ số dùng để đánh giá hiệu suất công việc của một công ty, một phòng ban hay thậm chí là một cá nhân riêng biệt. Đây là một mô hình đánh giá chất lượng công việc qua các chỉ tiêu định lượng như số liệu cụ thể hoặc tỷ lệ thường thấy trong các doanh nghiệp. Với từng đơn vị chức năng hay từng cá nhân khác nhau sẽ có những chỉ số đánh giá KPI chuyên biệt.

KPI cũng có nhiều cấp độ khác nhau, tùy thuộc vào từng đối tượng mà hệ thống KPI đó dùng để đánh giá. Ví dụ, KPI ở mức cao thường sẽ bao gồm các chỉ số và mục tiêu của toàn công ty. Trái lại, KPI ở mức thấp thường được dùng cho quy trình đánh giá hoạt động của các phòng ban chức năng hoặc các cá nhân đơn lẻ.

Một số đặc điểm thường thấy của hệ thống đánh giá KPI:

  • Hiệu quả của KPI có thể xác định được chính xác bằng số liệu chính xác
  • KPI cần phải được đo lường, đánh giá và điều chỉnh định kỳ
  • Không nên giao các chỉ tiêu KPI một cách chung chung mà phải gắn liền với một nhân viên hoặc bộ phận, phòng ban cụ thể 

2. LÀM THẾ NÀO ĐỂ XÂY DỰNG HỆ THỐNG KPI…?

Cách xây dựng KPI hiệu quả

Bước 1: Xác định bộ phận hoặc người chịu trách nhiệm xây dựng KPI

Có 2 cách chính: 

  • Cách 1 – Các bộ phận hoặc phòng ban chức năng sẽ trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các đơn vị nhỏ hơn của mình. Với cách này, đội ngũ quản lý nhân lực đóng vai trò hỗ trợ và hướng dẫn về mặt phương pháp để đảm bảo KPI được xây dựng tuân theo những nguyên tắc cần có.

Ưu điểm của cách này chính là các chỉ số KPI sẽ có tính khả thi cao hơn và thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị được giao. Tuy nhiên, nhược điểm của nó là thiếu khách quan hoặc đặt mục tiêu quá thấp. Do vậy, nếu sử dụng cách này để xây dựng KPI thì cần có thêm một bộ phận kiểm định và đánh giá.

  • Cách 2 – KPI sẽ được xây dựng bởi các bộ phận quản lý nhân sự cấp cao và giao xuống cho các phòng ban chức năng để thực hiện. Trái ngược với cách 1, cách này sẽ đảm bảo được tính khách quan và khoa học về phương pháp xây dựng.

Tuy nhiên, các chỉ số KPI đưa ra lại thiếu tính thực tế và đôi khi không thể hiện được đúng chức năng của bộ phận, phòng ban. Do vậy, hệ thống KPI sau khi được xây dựng theo hướng này cần có sự thẩm định, đánh giá của đơn vị chức năng thực hiện.

Bước 2: Xác định các chỉ số có trong hệ thống KPI

Việc xây dựng hệ thống KPI và lựa chọn các tiêu chí cho nhân viên hoặc từng phòng ban sẽ căn cứ vào đặc điểm công việc của đối tượng. Sau khi đã đồng bộ được các chỉ tiêu KPI với mục tiêu hoạt động của từng phòng ban hoặc của cả doanh nghiệp, tiếp theo bạn cần ứng dụng mô hình SMART để đánh giá và điều chỉnh từng chỉ số KPI sao cho phù hợp:

  • S – Specific: Mục tiêu cần phải cụ thể
  • M – Measurable: Mục tiêu cần phải đo lường được
  • A – Attainable: Mục tiêu đặt ra có thể đạt được
  • R – Relevant: Mục tiêu cần phải thực tế
  • T – Timebound: Mục tiêu cần có thời hạn cụ thể để hoàn thành

Xác định các chỉ số trong hệ thống KPI

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành các chỉ tiêu của KPI

Sau khi đã xây dựng xong hệ thống KPI cho phòng ban và từng vị trí nhân sự trong công ty, bước tiếp theo là áp dụng nó vào công việc tại doanh nghiệp và đánh giá mức độ hoàn thành KPI. Trong mỗi công ty, KPI có thể được chia thành các nhóm như sau, tùy theo thời gian thực hiện và số mục tiêu mà nhóm KPI đó ảnh hưởng:

NHÓM THỜI GIAN THỰC HIỆN SỐ MỤC TIÊU ẢNH HƯỞNG
A tốn nhiều thời gian nhiều mục tiêu
B tốn ít thời gian nhiều mục tiêu
tốn nhiều thời gian ít mục tiêu
C tốn ít thời gian ít mục tiêu

Tùy thuộc vào từng dự án khác nhau mà mỗi nhóm KPI này sẽ có tỷ lệ khác nhau, ví dụ A 60%; B 25% và C 15%. 

Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá KPI và chế độ lương thưởng

Trong quá trình “chạy KPI”, nhân viên sẽ được hưởng một mức lương thưởng nhất định được ban lãnh đạo hay chủ dự án thống nhất từ trước.  

Cuối mỗi dự án, sẽ có những đợt nghiệm thu và đánh giá kết quả công việc. Việc đánh giá này sẽ có sự tham gia của cả ban lãnh đạo doanh nghiệp, đồng nghiệp, khách hàng và bản thân nhân viên để từ đó có được cái nhìn khách quan nhất.

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu hệ thống KPI 

Chúng ta cần phải hiểu rằng KPI không phải là một hệ thống đóng mà có thể được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian sao cho phù hợp nhất với tình hình doanh nghiệp. Ở lần đầu khi xây dựng các chỉ số KPI thì cần phải đảm bảo rằng các số liệu này là phù hợp với thực tế, tuy nhiên đây chỉ là ước tính của chúng ta nên sẽ có nhiều sai sót. Dần dần, sau nhiều bước điều chỉnh và tối ưu, KPI của một doanh nghiệp mới có thể đạt đến mức hoàn chỉnh và ưu việt nhất. Tùy vào quy mô của doanh nghiệp và dự án mà khoảng thời gian này có thể từ vài tuần đến vài tháng.

3. CÁCH QUẢN LÝ KPI HIỆU QUẢ

Qua bài viết trên, chúng ta biết KPI là gì, cách xây dựng và quản lý KPI hiệu quả. Và tất nhiên, bất kỳ một lãnh đạo doanh nghiệp nào cũng muốn có cho mình những chuyên viên quản lý có thể thành thạo quy trình ứng dụng KPI với mục tiêu gia tăng năng suất doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể thành thạo những kỹ năng này. Thêm vào đó, việc tự tìm tòi để học các xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp là một chuyện tương đối khó khăn, đặc biệt là với những người chưa có nhiều kinh nghiệm. 

Để có thể tháo gỡ được những vướng mắc này, chúng tôi xin phép được giới thiệu khóa học KPI chuyên nghiệp của VinaTrain. Là một hệ thống đào tạo thực tế với hơn 05 năm kinh nghiệm giảng dạy, VinaTrain chắc chắn sẽ không làm học viên thất vọng với đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm “thực chiến”, giáo trình được xây dựng bài bản và khoa học, lộ trình đào tạo rõ ràng và hợp lý cùng với đội ngũ tư vấn viên nhiệt tình. Sau khi hoàn thành khóa KPI tại VinaTrain, học viên có thể tự tin thiết kế hệ thống KPI cho doanh nghiệp của mình và hạn chế những sai lầm thường gặp khi sử dụng KPI trong đời thực.

Thông tin cơ bản về khóa học KPI tại Trung tâm VinaTrain: 

  • Địa chỉ tại Hà Nội: Số 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Phường Trung Hòa, Cầu Giấy
  • Địa chỉ tại Hồ Chí Minh: Số 45 Thạch Thị Thanh, Phường Tân Định, Quận 1
  • Học phí: 3.000.000 vnđ/khóa (đã gồm tài liệu và giáo trình học tập, lệ phí cấp chứng chỉ hoặc chứng nhận – chưa gồm 10% thuế VAT)

Ưu đãi dành cho học viên khi đăng ký khóa học KPI tại VinaTrain: 

  • Đăng ký theo nhóm từ 2 người trở lên: giảm 100.000 vnđ
  • Chuyển khoản thanh toán học phí trước ngày khai giảng giảm: 200.000 vnđ 
Khóa học KPI tại trung tâm VinaTrain

Trên đây là viết giải thích KPI là gì, cách xây dựng và quản lý KPI hiệu quả. Mong rằng bài viết đã giúp mọi người hiểu rõ hơn về KPI và có thể giúp các bạn ứng dụng hệ thống đánh giá này một cách tối ưu nhất tại cơ sở làm việc của mình. Cám ơn các bạn đã theo dõi và chúc các bạn gặp được nhiều may mắn trong công việc! Hẹn gặp lại các bạn ở những bài viết sau. 

Tổng hợp – Biên tập: Phước Thiện

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *