KPI Là Gì? Cách “Chạy KPI” Từng Bước CHI TIẾT Hiệu Quả Cao

KPI là một trong những công cụ hữu hiệu nhất hiện nay mà ban lãnh đạo các doanh nghiệp sử dụng để cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên và của toàn đơn vị. Tuy nhiên, không phải bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng biết chính xác KPI là gì, cách xây dựng và quản lý KPI hiệu quả để có thể tận dụng một cách tối đa hệ thống đánh giá này. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về KPI và cách sử dụng “món vũ khí” lợi hại này để nâng cao năng suất làm việc cho doanh nghiệp của bạn nhé!

1. KPI Là Gì?

KPI là viết tắt của từ gì? Đó là Key Performance Indicator, là các chỉ số dùng để đánh giá hiệu suất công việc của một công ty, một phòng ban hay thậm chí là một cá nhân riêng biệt. Đây là một mô hình đánh giá chất lượng công việc qua các chỉ tiêu định lượng như số liệu cụ thể hoặc tỷ lệ thường thấy trong các doanh nghiệp. Với từng đơn vị chức năng hay từng cá nhân khác nhau sẽ có những chỉ số đánh giá KPI chuyên biệt.

KPI cũng có nhiều cấp độ khác nhau, tùy thuộc vào từng đối tượng mà hệ thống KPI đó dùng để đánh giá. Ví dụ, KPI ở mức cao thường sẽ bao gồm các chỉ số và mục tiêu của toàn công ty. Trái lại, KPI ở mức thấp thường được dùng cho quy trình đánh giá hoạt động của các phòng ban chức năng hoặc các cá nhân đơn lẻ.

Một số đặc điểm thường thấy của hệ thống đánh giá KPI:

Chạy KPI là gì?

Chạy KPI là thuật ngữ được sử dụng thường xuyên trong môi trường công ty để chỉ quá trình thực hiện và theo dõi các chỉ số đo lường hiệu suất (KPI) nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Quá trình này bao gồm việc thực thi các kế hoạch hành động cụ thể để cải thiện hoặc duy trì các chỉ số KPI ở mức mong muốn. Chạy KPI một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo rằng các cá nhân, phòng ban hoặc tổ chức đang hoạt động hiệu quả theo đúng chiến lược đã định.

Tuy nhiên trong một số trường hợp, “chạy KPI” là cách nói mang ý nghĩa không tích cực của các nhân sự khi nói về áp lực chạy “số liệu” mà quên đi chất lượng thực sự và hiệu quả của công việc, hoặc thậm chí là việc sử dụng các biện pháp không chính đáng để “làm đẹp” số liệu KPI. Trong các trường hợp khác, nó chỉ đơn giản là ám chỉ việc nỗ lực và làm việc chăm chỉ để đảm bảo rằng mọi hoạt động đều góp phần vào việc đạt được hoặc vượt qua các mục tiêu đã được thiết lập.

Các bước cơ bản của quá trình chạy KPI:

1. Xác định mục tiêu cụ thể: Mỗi KPI cần gắn với một mục tiêu cụ thể của cá nhân hoặc doanh nghiệp. Ví dụ, tăng doanh thu, giảm chi phí vận hành, cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
2. Xây dựng kế hoạch hành động: Dựa trên KPI được xác định, doanh nghiệp lập kế hoạch chi tiết các bước cần thực hiện để đạt được chỉ số mong muốn.
3. Thực hiện kế hoạch: Các phòng ban và cá nhân liên quan bắt đầu thực hiện những hoạt động được chỉ định để thúc đẩy kết quả KPI.
4. Theo dõi và giám sát: Quá trình chạy KPI yêu cầu theo dõi sát sao từng chỉ số trong suốt thời gian thực hiện để phát hiện các xu hướng, khó khăn hoặc cơ hội để cải thiện.
5. Báo cáo và đánh giá: Kết quả được đánh giá và báo cáo thường xuyên nhằm điều chỉnh kế hoạch hành động, nếu cần thiết, để đảm bảo các mục tiêu KPI được đạt.
6. Điều chỉnh KPI (nếu cần): Dựa vào kết quả và hiệu suất thực tế, doanh nghiệp có thể điều chỉnh hoặc thay đổi KPI cho phù hợp với điều kiện và mục tiêu kinh doanh mới.

Phân loại KPI

KPI được phân loại dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau:

• KPI chiến lược: Liên quan đến các mục tiêu dài hạn và định hướng chiến lược của tổ chức. Ví dụ: tăng trưởng doanh thu, mở rộng thị trường, phát triển sản phẩm mới.
• KPI hoạt động: Đánh giá hiệu suất hàng ngày, tuần, hoặc tháng trong các hoạt động vận hành. Ví dụ: số lượng sản phẩm sản xuất, tỷ lệ lỗi sản phẩm, hiệu suất làm việc của nhân viên.
• KPI dẫn dắt (Leading KPI): Đo lường các yếu tố dự báo trước kết quả. Ví dụ: số lượng cuộc gọi bán hàng thực hiện, lượng khách hàng tiềm năng.
• KPI kết quả (Lagging KPI): Đo lường kết quả cuối cùng sau một quá trình hoặc giai đoạn. Ví dụ: doanh thu bán hàng, tỷ lệ khách hàng giữ chân được.

Vai trò của KPI

• Định hướng chiến lược: KPI giúp tổ chức xác định rõ ràng mục tiêu cần đạt, tạo cơ sở cho việc xây dựng chiến lược và kế hoạch hành động.
• Giám sát và kiểm soát: Thông qua KPI, các nhà quản lý có thể theo dõi hiệu suất, nhận diện kịp thời những bất cập và thực hiện điều chỉnh nếu cần thiết.
• Tối ưu hóa hiệu suất: KPI tạo động lực cho cá nhân và bộ phận làm việc hướng đến mục tiêu chung, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc.
• Quyết định dựa trên dữ liệu: KPI cung cấp các thông tin khách quan và dữ liệu chính xác, hỗ trợ việc ra quyết định của lãnh đạo dựa trên thực tế thay vì cảm tính.

Lợi ích của việc sử dụng KPI

• Cải thiện hiệu quả hoạt động: Khi KPI được xác định rõ ràng và theo dõi liên tục, các tổ chức có thể điều chỉnh hành động để đạt được kết quả tốt hơn.
• Nâng cao sự minh bạch: KPI giúp mọi người trong tổ chức hiểu rõ về mục tiêu và các tiêu chí đánh giá, từ đó nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm cá nhân.
• Tăng cường sự gắn kết: Khi các chỉ số KPI được liên kết chặt chẽ với mục tiêu chung, mọi người có xu hướng làm việc có trách nhiệm hơn, gắn kết hơn để đạt được kết quả cuối cùng.

KPI là chỉ số không thể thiếu trong quản lý hiệu suất vì nó cung cấp các chỉ số rõ ràng để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu của cá nhân, bộ phận, hoặc tổ chức. KPI giúp định hướng chiến lược, giám sát hoạt động, và ra quyết định dựa trên dữ liệu. Nhờ đó, các nhà quản lý có thể cải thiện hiệu quả công việc, đo lường tiến độ, và đưa ra những điều chỉnh cần thiết để đạt mục tiêu và hiệu quả trong công việc

2. Làm thế nào để xây dựng hệ thống KPI…?

Bước 1: Xác định bộ phận hoặc người chịu trách nhiệm xây dựng KPI

Có 2 cách chính:

Cách 1: Các bộ phận hoặc phòng ban chức năng sẽ trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các đơn vị nhỏ hơn của mình. Với cách này, đội ngũ quản lý nhân lực đóng vai trò hỗ trợ và hướng dẫn về mặt phương pháp để đảm bảo KPI được xây dựng tuân theo những nguyên tắc cần có.

Ưu điểm của cách này chính là các chỉ số KPI sẽ có tính khả thi cao hơn và thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị được giao. Tuy nhiên, nhược điểm của nó là thiếu khách quan hoặc đặt mục tiêu quá thấp. Do vậy, nếu sử dụng cách này để xây dựng KPI thì cần có thêm một bộ phận kiểm định và đánh giá.

Cách 2: KPI sẽ được xây dựng bởi các bộ phận quản lý nhân sự cấp cao và giao xuống cho các phòng ban chức năng để thực hiện. Trái ngược với cách 1, cách này sẽ đảm bảo được tính khách quan và khoa học về phương pháp xây dựng.

Tuy nhiên, các chỉ số KPI đưa ra lại thiếu tính thực tế và đôi khi không thể hiện được đúng chức năng của bộ phận, phòng ban. Do vậy, hệ thống KPI sau khi được xây dựng theo hướng này cần có sự thẩm định, đánh giá của đơn vị chức năng thực hiện.

Bước 2: Xác định các chỉ số có trong hệ thống KPI

Việc xây dựng hệ thống KPI và lựa chọn các tiêu chí cho nhân viên hoặc từng phòng ban sẽ căn cứ vào đặc điểm công việc của đối tượng. Sau khi đã đồng bộ được các chỉ tiêu KPI với mục tiêu hoạt động của từng phòng ban hoặc của cả doanh nghiệp, tiếp theo bạn cần ứng dụng mô hình SMART để đánh giá và điều chỉnh từng chỉ số KPI sao cho phù hợp:

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành các chỉ tiêu của KPI

Sau khi đã xây dựng xong hệ thống KPI cho phòng ban và từng vị trí nhân sự trong công ty, bước tiếp theo là áp dụng nó vào công việc tại doanh nghiệp và đánh giá mức độ hoàn thành KPI. Trong mỗi công ty, KPI có thể được chia thành các nhóm như sau, tùy theo thời gian thực hiện và số mục tiêu mà nhóm KPI đó ảnh hưởng:

Tùy thuộc vào từng dự án khác nhau mà mỗi nhóm KPI này sẽ có tỷ lệ khác nhau, ví dụ A 60%; B 25% và C 15%.

Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá KPI và chế độ lương thưởng

Trong quá trình “chạy KPI”, nhân viên sẽ được hưởng một mức lương thưởng nhất định được ban lãnh đạo hay chủ dự án thống nhất từ trước.

Cuối mỗi dự án, sẽ có những đợt nghiệm thu và đánh giá kết quả công việc. Việc đánh giá này sẽ có sự tham gia của cả ban lãnh đạo doanh nghiệp, đồng nghiệp, khách hàng và bản thân nhân viên để từ đó có được cái nhìn khách quan nhất.

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu hệ thống KPI

Chúng ta cần phải hiểu rằng KPI không phải là một hệ thống đóng mà có thể được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian sao cho phù hợp nhất với tình hình doanh nghiệp. Ở lần đầu khi xây dựng các chỉ số KPI thì cần phải đảm bảo rằng các số liệu này là phù hợp với thực tế, tuy nhiên đây chỉ là ước tính của chúng ta nên sẽ có nhiều sai sót. Dần dần, sau nhiều bước điều chỉnh và tối ưu, KPI của một doanh nghiệp mới có thể đạt đến mức hoàn chỉnh và ưu việt nhất. Tùy vào quy mô của doanh nghiệp và dự án mà khoảng thời gian này có thể từ vài tuần đến vài tháng.

3. Cách quản lý KPI hiệu quả

Qua bài viết trên, chúng ta biết KPI là gì, cách xây dựng và quản lý KPI hiệu quả. Và tất nhiên, bất kỳ một lãnh đạo doanh nghiệp nào cũng muốn có cho mình những chuyên viên quản lý có thể thành thạo quy trình ứng dụng KPI với mục tiêu gia tăng năng suất doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể thành thạo những kỹ năng này. Thêm vào đó, việc tự tìm tòi để học các xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp là một chuyện tương đối khó khăn, đặc biệt là với những người chưa có nhiều kinh nghiệm.

Để có thể tháo gỡ được những vướng mắc này, chúng tôi xin phép được giới thiệu khóa học KPI chuyên nghiệp của VinaTrain. Là một hệ thống đào tạo thực tế với hơn 05 năm kinh nghiệm giảng dạy, VinaTrain chắc chắn sẽ không làm học viên thất vọng với đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm “thực chiến”, giáo trình được xây dựng bài bản và khoa học, lộ trình đào tạo rõ ràng và hợp lý cùng với đội ngũ tư vấn viên nhiệt tình. Sau khi hoàn thành khóa KPI tại VinaTrain, học viên có thể tự tin thiết kế hệ thống KPI cho doanh nghiệp của mình và hạn chế những sai lầm thường gặp khi sử dụng KPI trong đời thực.

Tác giả: Lưu Thanh Huyền

Chuyên gia Nhân Sự với hơn 15 năm kinh nghiệm. Hiện đang là Giám Đốc Nhân Sự - Quản lý chất lượng đào tạo tại Vinatrain, Tư vấn các vấn đề liên quan tới nhân sự cho doanh nghiệp