KPI và BSC là gì? Mối liên hệ trong quản trị nhân sự

Với đa số những doanh nghiệp hiện nay, BSC và KPI được coi là những công cụ hữu hiệu giúp ban lãnh đạo có thể theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc một cách tối ưu nhất. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ bản chất KPI và BSC là gì, cũng như áp dụng chúng như thế nào trong thời cuộc kinh tế cạnh tranh khốc liệt ngày nay. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn cái nhìn tổng quan và dễ hiểu nhất về 2 khái niệm tuy ngắn mà đem lại lợi ích lâu dài này.

KPI và BSC là gì?

Để trả lời cho câu hỏi KPI và BSC là gì, chúng tôi xin được phân tích riêng từng khái niệm và sau đó nêu lên những giá trị mà chúng mang lại khi được ứng dụng đồng thời trong cùng một doanh nghiệp. 

I. KPI LÀ GÌ?

1. Khái niệm về KPI

Trước hết, ta cần tìm hiểu về khái niệm KPI là gì? KPI là cụm viết tắt của Key Performance Indicator. Đây là chỉ số đánh giá hiệu suất công việc của công ty. Chỉ số Key Performance Indicator có thể được thể hiện qua nhiều giá trị như số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng,… với một mục đích chung nhất là phản ánh hiệu quả hoạt động của từng ban ngành trong doanh nghiệp hoặc của toàn bộ doanh nghiệp.

Trong cùng một doanh nghiệp, hệ thống KPI được thiết lập ở nhiều cấp độ khác nhau cho từng đối tượng và từng mục tiêu khác nhau. Cụ thể, những KPI ở mức cao sẽ hướng đến các mục tiêu chung (ví dụ như: yêu cầu tăng 150% tổng lượt khách mua sắm trong tháng 12, hoàn thành 40 dự án cấp phường trong quý III,…). Trái lại, những KPI với quy mô nhỏ hơn được sử dụng cho các dự án mang tính chất cá nhân hoặc phòng ban, nhằm đánh giá những công việc nhỏ hoặc từng phần của một dự án lớn (tìm kiếm được 50 khách hàng tiềm năng/tuần, nhận 100 đơn đặt hàng/ngày,…).

2. Tại sao các doanh nghiệp cần phải sử dụng KPI 

2.1. Đối với ban lãnh đạo công ty:

Theo dõi hiệu suất làm việc của doanh nghiệp một cách trực quan và minh bạch

♦ Hỗ trợ quy trình đánh giá thực hiện công việc

♦ Đảm bảo hoàn thành mục tiêu và tầm nhìn đúng như mong muốn

2.2. Với nhân viên và các phòng ban:

♦ Xác định rõ mục tiêu chung và các mục tiêu nhỏ của dự án đang tham gia

♦Tạo động lực làm việc, tạo ra môi trường cạnh tranh và thi đua, học hỏi

♦ Chỉ rõ các khiếm khuyết đang có và khắc phục để đảm bảo tiến độ công việc

3. Hướng dẫn cách xây dựng và áp dụng KPI trong doanh nghiệp

Để xây dựng bảng KPI hoàn chỉnh chúng ta cần tiến hành theo 05 bước như sau: 

Bước 1: Xác định đối tượng chịu trách nhiệm xây dựng KPI

Để xác định đối tượng sẽ xây dựng hệ thống KPI, có 2 cách thức chính:

  • Cách 1 – các bộ phận sẽ tự xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí trong nội bộ của mình, trong đó vị trí quản trị nhân sự đóng vai trò hỗ trợ và chỉ dẫn về mặt phương pháp để đảm bảo hệ thống KPI được xây dựng trên nền tàng các nguyên tắc chuẩn.
  • Cách 2 – Đội ngũ quản lý cấp cao (đôi khi là ban lãnh đạo công ty) sẽ đưa ra hệ thống KPI cho các phòng ban hoặc các bộ phận cấp dưới.

Bước 2: Xác định các chỉ số thuộc hệ thống KPI

Các chỉ số KPI cần phải sát với những mục tiêu cụ thể của phòng ban hay của cả doanh nghiệp. Sau khi đã xây dựng hệ thống KPI phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp, người có vai trò hoàn thiện KPI cần ứng dụng tiêu chí SMART để đánh giá từng chỉ số của công việc:

  • S – Specific: mục tiêu cần phải cụ thể.
  • M – Measurable: mục tiêu cần phải đo lường được.
  • A – Attainable: mục tiêu có thể đạt được.
  • R – Relevant: mục tiêu phải thực tế.
  • T – Timebound: cần phải có thời hạn cụ thể cho mục tiêu.

Hướng dẫn doanh nghiệp xây dựng KPI

Bởi nếu không đạt được tiêu chí SMART, KPI sẽ ảnh hưởng xấu đến cả việc theo dõi dự án mà còn để lại hậu quả tiêu cực cho toàn bộ hệ thống doanh nghiệp.

Bước 3: Áp dụng và đánh giá mức độ hoàn thiện KPI

Sau khi đã hoàn thành việc xây dựng hệ thống KPI cho các phòng, bước tiếp theo là áp dụng nó vào trong việc quản lý hoạt động của doanh nghiệp.

Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá kết quả KPI và chế độ lương thưởng

Với mỗi mức độ hoàn thành KPI khác nhau, người nhân viên sẽ được hưởng một mức lương thưởng nhất định. Chế độ này sẽ được quy định bởi ban lãnh đạo trong doanh nghiệp hoặc trưởng phòng nhân sự. 

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI để phù hợp với thực trạng 

Hệ thống KPI là một hệ thống động nên có thể theo dõi và điều chỉnh nó theo thời gian cho phù hợp với doanh nghiệp và xu hướng chung của thị trường.

Áp dụng KPI vào doanh nghiệp

II. BSC là gì?

1. Khái niệm về BSC

BSC là cụm viết tắt của Balanced scorecard – thẻ điểm cân bằng, là một mô hình quản lý mang tính chất chiến lược. BSC được xây dựng với mục tiêu định hướng doanh nghiệp theo hướng chuyển đổi tầm nhìn và chiến lược thành mục tiêu, chỉ tiêu đánh giá cụ thể. 

2. Tầm quan trọng của BSC với doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp có thể xây dựng một BSC hiệu quả, nó có thể giúp cho doanh nghiệp thiết lập, thực hiện và giám sát chiến lược và các mục tiêu của mình, cụ thể:

  • Giúp doanh nghiệp xây dựng được hệ thống chiến lược cốt lõi.
  • Giúp lãnh đạo liên kết chiến lược và mục tiêu với những hoạt động hàng ngày cụ thể.
  • Hỗ trợ nâng cao hiệu suất truyền thông của doanh nghiệp.
  • Góp phần đánh giá được hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, phòng ban hay thậm chí là từng cá nhân.
  • Đảm bảo tinh thần trách nhiệm của từng cá nhân và của cả tập thể.

3. Cấu trúc của BSC

Mô hình BSC gồm 4 yếu tố chính. Đây được coi là 4 thước đo hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Những yếu tố này được sắp xếp theo một trật tự nhất định và có ảnh hưởng qua lại lẫn nhau, từ dưới lên trên theo kế hoạch được đặt ra từ trước.

♦ Thước đo tài chính

Thước đo này gồm các yếu tố như chi phí, khấu hao, lợi nhuận thu về,… Không phải yếu tố nào cũng có thể dễ dàng tính toán được ngay sau khi hoàn thành dự án, nhưng chúng chính là sự xác nhận muộn cho kết quả của dự án đó. Tuy nhiên, nếu chỉ tập trung vào tài chính thì người lãnh đạo sẽ thiếu cái nhìn toàn cảnh, dẫn đến thua lỗ và thất bại. Do đó, chúng ta còn cần quan tâm tới 3 thước đo còn lại của BSC để đưa ra những quyết định đúng đắn nhất.

♦ Thước đo khách hàng

Mức độ hài lòng của khách hàng chính là một trong những chỉ số thành công của doanh nghiệp. Nó ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu của doanh nghiệp cả ở hiện tại lẫn tương lai. Dựa vào thước đo này, bạn có thể đặt ra những mục tiêu ngắn và dài hạn, cũng như lên các kế hoạch để tập trung vào sự hài lòng của khách hàng.

Để có thể đánh giá khách quan nhất mức độ hài lòng của khách hàng, chúng ta có thể sử dụng bộ câu hỏi sau: 

  • Đó có phải là khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp? 
  • Họ có thích thú với sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp không? 
  • % phản hồi của họ sau khi sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ là bao nhiêu? Và bao nhiêu % tích cực, bao nhiêu % tiêu cực?
  • Họ so sánh như thế nào giữa doanh nghiệp của bạn và các đối thủ cạnh tranh?

Sự hài lòng của khách hàng chính là thước đo

♦ Thước đo quá trình hoạt động nội bộ

Đây được coi là thước đo để đánh giá hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả hay không? Thước đo này gồm các tiêu chí như: năng suất làm việc, tốc độ tăng trưởng, tỉ lệ % người lao động gắn bó với doanh nghiệp, tốc độ hoàn thành các mục tiêu… Từ những dữ liệu này,  ban lãnh đạo sẽ biết được doanh nghiệp của mình làm việc với hiệu suất ra sao và xử lý những vấn đề còn tồn đọng, cũng như có thể biết đâu là bộ phận đã hoàn thành tốt và đâu là khâu cần điều chỉnh. Toàn bộ quá trình này chính là đánh giá hoạt động nội bộ. Cuối cùng, cải thiện các điểm yếu của quá trình hoạt động nội bộ đợt này chính là một mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp trong giai đoạn kế.

♦ Thước đo học tập & quá trình phát triển

Một trong những yếu tố quyết định đến sự phát triển của doanh nghiệp là chất lượng nguồn nhân sự. “Thước đo” này sẽ không đưa ra cho chúng ta bất kỳ một con số cụ thể nào, mà đòi hỏi chúng ta phải nhìn nhận nó theo hướng rằng cần phải cố gắng để ngày càng tốt, nhanh hơn, mạnh hơn hơn song song với sự phát triển không ngừng của khoa học – công nghệ hiện đại.

Thước đo học tập và quá trình phát triển cho kết quả tốt có nghĩa là doanh nghiệp của bạn đang có thế mạnh về đào tạo nhân sự và biết cách tận dụng các công cụ để làm việc năng suất hơn. Một doanh nghiệp như vậy sẽ có nhiều lợi thế hơn trên thương trường, cũng như dễ thích ứng hơn với các thay đổi và thách thức.

III. LỢI ÍCH KHI KẾT HỢP KPI VÀ BSC

Sau khi đã trả lời được câu hỏi KPI và BSC là gì, thì bất kỳ một doanh nhân nào cũng có thể thấy rằng KPI và BSC thực sự là hai công cụ hữu hiệu trong việc quản lý doanh nghiệp và tăng năng suất làm việc của nhân viên. Vậy, khi kết hợp 2 “vũ khí” này lại thì kết quả sẽ ra sao? Dưới đây là một số lợi ích khi kết hợp KPI và BSC trong quản lý các dự án và hoạt động của một công ty:

  • Đưa ra một phương pháp hoạch định chiến lược thực tế và dễ sử dụng.
  • Cụ thể hóa kế hoạch của tổ chức thành những mục tiêu cụ thể.
  • Giúp đồng bộ hóa chiến lược lớn với những công việc thường nhật của doanh nghiệp.
  • Giúp sắp xếp mức độ ưu tiên của dự án, sản phẩm và nguồn lực của doanh nghiệp.
  • Cung cấp thước đo về kết quả công việc, nhằm quản lý việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra
  • Giúp tổ chức hoạt động mượt mà hơn, nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc.
  • Tận dụng hiệu quả các thông số và số liệu về kết quả công việc, từ đó ứng dụng cho các kế hoạch sau.
  • Nâng cao tinh thần trách nhiệm của từng cá nhân và của cả tập thể doanh nghiệp.

Trên đây là một số thông tin về hệ thống KPI và BSC, như KPI và BSC là gì và ứng dụng của chúng trong đa số các doanh nghiệp ở Việt Nam. Mong rằng thông qua bài viết này mọi người sẽ hiểu rõ hơn phần nào hai công cụ hỗ trợ đắc lực cho các chuyên viên quản lý doanh nghiệp. Cám ơn các bạn đã theo dõi bài đọc và chúc tất cả các bạn đạt được nhiều thành công trên con đường đã chọn! 

Tổng hợp – Biên tập: Phước Thiện

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *