Làm Hành Chính Nhân Sự Cần Học Những Gì, Có Khó Không?

Ngày càng nhiều doanh nghiệp và người lao động quan tâm tới nghiệp vụ nhân sự, điều này cho thấy tầm quan trọng của công tác nhân sự được đánh giá cao trong vài năm trở lại đây. Bạn định hướng theo nghề nhưng chưa biết làm hành chính nhân sự cần học những gì. Trung tâm hành chính nhân sự VinaTrain với kinh nghiệm đào tạo hơn 1.000 khóa học liên quan tới nhân sự sẽ giúp bạn vạch rõ lộ trình cần biết.

“Em học về kế toán, làm được một thời gian thì lập gia đình và sinh được một cháu, khối lượng công việc nhiều khiến em không có thời gian chăm sóc cho bé. Em không biết có đúng không nhưng theo những gì em nghe nói về làm hành chính nhân sự là không đòi hỏi nhiều về kiến thức, lẫn kinh nghiệm, chỉ cần biết sử dụng máy tính, máy in là được rồi, với công việc cũng đỡ đau đầu hơn nghề nghiệp của em hiện tại. Nên em định chuyển sang nghề này, không biết có anh chị nào đã và đang làm hành chính nhân sự không, tư vấn giúp em với. Từ kế toán chuyên qua làm hành chính nhân sự cần học những gì”.

 
Vũ Ngọc Hoa- Hoài Đức, Hà Nội

I. Công Việc Nhân Sự Trong Mắt Người Trái Nghành

Nhiều người hiểu chưa đúng về tính chất công việc hành chính nhân sự,nghĩ rằng không cần học cũng có thể làm được hành chính văn phòng hay đây là nghề không dành cho người có chất xám, không làm được gì mới làm nhân sự.
Quan điểm này được mặc định trong suy nghĩ của nhiều người hiện nay, bản thân chủ doanh nghiệp khi tìm nhân viên phụ trách công việc hành chính nhân sự cũng nghĩ: ” tìm người nào ngoan, sai gì làm đấy, biết sử dụng máy tính cơ bản là được, không cần biết nghiệp vụ”.

Vậy khi đánh giá về công việc hành chính, nhân sự có phải công việc này chỉ làm các công việc liên quan đến giấy tờ, phục vụ trong tổ chức không mang lại doanh thu vê công ty? 

Thực Tế Là 

Hiện tại, có 2 kiểu nhân sự trong lĩnh vực này bạn có thể lựa chọn cách thức làm việc của mình.
  • Kiểu thứ 1: Có gì làm đó, nhân sự trong công ty vô hình về vai trò và quyền hạn, thu nhập ít, cơ hội thăng tiến không nhiều. Đặc điểm của nhân sự này không biết nghiệp vụ, kỹ năng tin học văn phòng yếu, hỏi gì cũng không biết. 
  • Kiểu thứ 2: Coi nhân sự là 1 nghề có lộ trình thăng tiến, đầu tư thời gian và chi phí học nghiệp vụ, có khả năng sắp xếp và xử lý. Đặc điểm nhân sự này rất chịu khó học tập, nắm vững nghiệp vụ, định hướng rõ ràng công việc và mục đích của mình trong từng vị trí.
Vậy làm hành chính nhân sự cần học những gì? bạn có thể tự đưa ra câu trả lời: không cần học hay đầu tư học theo lộ trình cụ thể. 

II. Làm Hành Chính Nhân Sự Là Làm Gì

Nhân viên hành chính có nhiệm vụ đảm bảo những vấn đề liên quan đến các công tác hậu cần, giấy tờ, văn phòng phẩm cho công ty, lưu trữ hồ sơ, tài liệu…. Ngoài ra, những công việc như đảm bảo lịch công tác cho các bộ phận, bao gồm lên lịch công tác, book vé máy bay, phòng khách sạn cho các nhóm nhân sự cần thiết đi công tác cũng là việc của bộ phận hành chính. Bạn có thể hiểu bộ phận hành chính lo các công việc liên quan tới hoạt động của doanh nghiệp những nhu cầu phát sinh bên ngoài tổ chức có thể nhìn thấy được.
Nhân viên nhân sự thì tùy vào vị trí công việc sẽ đảm nhận những vai trò khác nhau như:

Làm hành chính nhân sự có khó không, công việc này được ví như làm dâu chăm họ
Làm hành chính nhân sự có khó không, công việc này được ví như làm dâu chăm họ
Cụ thể mô tả chi tiết công việc hành chính nhân sự cần làm trong doanh nghiệp gồm:

  • Lập kế hoạch tuyển dụng tháng/quý/năm theo định biên nhân sự và nhu cầu phát sinh của các Đơn vị;
  • Đề xuất các phương án/hình thức tuyển dụng;
  • Thực hiện công tác tuyển dụng: đăng tuyển, tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ, sơ tuyển ứng viên, tổ chức phỏng vấn, thông báo kết quả, …;
  • Tiếp nhận nhân sự mới theo quy định, theo dõi quá trình thử việc.
  • Đề xuất phương án và tổ chức đánh giá nhân sự định kỳ hàng năm;
  • Xử lý quan hệ lao động;
  • Thực hiện các chế độ bảo hiểm cho nhân sự;
  • Rà soát chấm công và thực hiện tính lương cho nhân sự;
  • Thực hiện báo cáo định kỳ và các công việc khác yêu cầu của cấp trên;

Để  đảm nhiệm được tốt yêu cầu công việc trên, nhân sự cần biết:

  • Nắm vững Luật lao động, Luật BHXH, BHYT, BHTN, Thuế TNCN,… và các văn bản hướng dẫn thi hành;
  • Có kiến thức về Quản trị nhân sự;
  • Kỹ năng: lập kế hoạch, báo cáo công việc; kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm tốt;
  • Thành thạo tin học văn phòng;
  • Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh hàng tiêu dùng.

III. Làm Hành Chính Nhân Sự Cần Học Những Gì?

Nhân viên hành chính nhân sự kiêm nhiệm nhiều vị trí rất phức tạp chứ không đơn giản như bạn nghĩ. Mỗi vị trí đảm nhận sẽ được phân bổ nhân sự phù hợp với từng phòng ban. Công việc nào khi mới bắt đầu cũng đều phải học, nghề nhành chính nhân sự cũng vậy. Vậy làm hành hính nhân sự cần học những gì?

3.1 Những Kỹ Năng Bổ Trợ

Ngoài những kiến thức nghiệp vụ cần biết, người làm hành chính nhân sự cần có nhưng kỹ năng cần thiết để bổ trợ cho công việc như sau:

1, Kỹ năng giao tiếp

Làm nhân sự ngoài giỏi chuyên môn cần có khả năng giao tiếp cực tốt, để nhân sự trong công ty không xa lánh, đối phó với chuyên viên nhân sự thì bạn cần tạo mối quan hệ với đồng nghiệp trong công ty. Nghề nhân sự làm việc trực tiếp với con người vì vậy bạn cũng cần trở thành “chuyên gia tâm lý” khi muốn nói chuyện hay đưa ra lời khuyên hoặc  “khai thác” vấn đề từ cộng sự một cách tinh tế.

2, Kỹ năng đàm phán và thuyết phục

Bạn sẽ phải thay mặt ban lãnh đạo làm việc với người lao động, đàm phán và thuyết phục họ đồng ý hoặc chấp nhận những quyết định của công ty trong vui vẻ hoặc ít nhất là trong hòa bình. Vì vậy kỹ năng này rất quan trọng người làm nhân sự nhất định phải có. Một số vấn đề về đàm phán thuyết phục khi làm nhân sự bạn sẽ gặp phải như:

Thương lượng các vấn đề về lương thưởng, các hình thức xử phật. Hòa giải giữa nhân sự và doanh nghiệp trong xung đột, tranh chấp…. Thuyết phục cấp trên chấp nhận những kế hoạch do bộ phận HR đề xuất với doanh nghiệp các vấn đề phát sinh khác.

Kỹ năng đàm phán rất cần thiết khi làm hành chính nhân sự
Kỹ năng đàm phán rất cần thiết khi làm hành chính nhân sự

3, Kỹ năng nắm bắt vấn đề và xử lý tình huống nhạy bén 

Các tính huống liên quan tới nhân sự xảy ra liên tiếp trogn oanh nghiệp vì vậy gười làm nhân sự cần có một “cái đầu tỉnh và một trái tim nóng”. Đó là bạn cần phải học kỹ năng xử lý tình huống

4, Kỹ năng quản lý thời gian

Khi làm nhân sự bạn sẽ thấy việc gì cũng đổ vào đầu mình, chưa xong việc này đã tới việc khác. Công việc cần giải quyết trong ngày rất nhiều vì vậy để không bị cháy deadline vẫn kịp với những yêu cầu công việc chuyên viên nhân sự phải có kế hoạch làm việc khoa học

5, Đọc vị người đối diện

Dụng nhân như dụng mộc vì vậy chuyên viên nhân sự giỏi nhất định phải biết được cách nắm bắt tâm lý và đọc vị người đối diện. Hiểu được suy nghĩ và tâm tư của người đối diện sẽ giúp người làm nhân sự dễ dàng đạt được mục đích đề ra trong giao tiếp.Để làm được điều này bạn cần đảm bảo các nguyên tắc cơ bản để đảm bảo quyền lợi chính đáng cho cả hai bên.

6, Niềm yêu thích và đam mê với công việc hành chính nhân sự

Bạn đổi nghề vì nghĩ làm nhân sự nhàn, công việc không áp lực hay lương cao hoặ dễ xin việc có thời gian cho gia đình. Đúng vậy lý do bạn xác định không sai tuy nhiên bạn phải có niềm đam mê để theo đuổi ngành nhân sự thì mới gặt hái được những thành công và niềm vui trong công việc nếu không bạn sẽ vật vờ trong vị trí này không tương lai, không cảm xúc. Điều đó thật  buồn tẻ!

3.2 Kỹ Năng Nghiệp Vụ Để Làm Được Việc

Kỹ năng nghiệp vụ khi làm hành chính nhân sự: Là những kỹ năng cần thiết trong công việc, bạn nên tham khảo kiến thức cần học theo lộ trình như sau:                         
Tổng quan về công tác hành chính văn phòng và nhận diện các loại văn bản
  • Vị trí, vai trò công tác hành chính văn phòng
  • Khái quát các nghiệp vụ liên quan đến công tác hành chính văn phòng
  • Cơ sở pháp lý của công tác ban hành và soạn thảo văn bản
  • Nhận diện các loại văn bản, cách sử dụng (công văn, tờ trình, quyết định, kế hoạch, báo cáo,….)
 Kỹ thuật soản thảo văn bản
  • Hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
  • Hướng dẫn soạn thảo các văn bản thông dụng (trọng tâm)
  • Nhận diện các lỗi thường gặp trong trình bày văn bản
  • Hướng dẫn kỹ thuật chỉnh sửa, góp ý văn bản.
Quản lý văn bản và quản lý, sử dụng con dấu
  • Quản lý văn bản đi, phát hành văn bản
  • Quản lý văn bản đến
  • Quy trình luân chuyển văn bản
  • Quản lý và sử dụng con dấu
  • Quản lý, sắp xếp hồ sơ, tài liệu
Các thao tác hành chính văn phòng (Email, Gg dirve,…)
  • Soạn thảo email chuyên nghiệp
  • Cách sử dụng Google Drive
Công tác quản trị văn phòng
  • Các kỹ năng cơ bản trong việc xây dưng và vận hành các quy trình nghiệp vụ quản trị hành chính.
  • Ứng dụng trong việc triển khai thực hiện các quy trinh đối với các nghiệp vụ trong doanh nghiệp:
Công tác lễ tân hành chính
  • Tổ chức sự kiện (hội nghị, chiêu đãi,…)
  • Đón-tiếp khách
  • Công tác hậu cần cho Lãnh đạo.
Văn hóa doanh nghiệp
  • Những kiễn thức cơ bản về Văn hóa doanh nghiệp và việc triển khai thực hiện.
  • Xây dựng và quản trị bộ nhận diện doanh nghiệp gắn với xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
Pháp chế trong doanh nghiệp
  • Nội quy lao động.
  • Xây dựng và triển khai hệ thống văn bản quản lý trong hoạt động của doanh nghiệp: Quy chế, quy định, nội quy….
Hoc viên lớp K72HN02 Khóa học C&B tại Hà Nội chụp ảnh kỷ niệm khi nhận bằng
Hoc viên lớp K72HN02 Khóa học C&B tại Hà Nội chụp ảnh kỷ niệm khi nhận bằng

IV. Cơ Hội Nghề Nghiệp Khi Làm Nhân Sự

Đến lúc này, chắc chắn đã có nhiều bạn có ý định “bỏ nghề” khi biết được nhiều vai trò mà một nhân viên hành chính nhân sự phải đảm đương. Nhưng khoang nản lòng bạn cần biết rõ lộ trình khi làm hành chính nhân sự như sau:

Mức lương khi làm nghề:
  • Khởi điểm làm hành chính nhân sự từ 7.000.000 VNĐ – sau 1 năm kinh nghiệm bạn sẽ đạt mức lương: 10.000.000VNĐ trở lên – Khi có kinh nghiệm bạn sẽ nhận mức lương: trên 10.000.000 vnđ.
Lộ trình thăng tiến công việc:
  • Nhân viên hành chính văn phòng – nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp – chuyên viên cao cấp – Trưởng nhóm hành chính nhân sự- phó phòng hành chính – trưởng phòng hành chính nhân sư- giám đốc hành chính nhân sự 
Sức bền khi làm hành chính nhân sự:
  • Đối với nghề nhân sự bạn có thể làm trong nhiều năm, không lo thất nghiệp. Các công ty vừa và nhỏ đều cần nhân sự biết làm các nghiệp vụ liên quan tới hành chính văn phòng tổng hợp, hành chính nhân sự vì vậy xác định học hành chính nhấn sự sẽ không lo thất nghiệp

Cách tốt nhất để làm nhân sự chuyên nghiệp là đăng ký học khóa hành chính nhân sự chuyên nghiệp tại Vinatrain

V. Học nhân sự tại VinaTrain bạn nhận được gì? 

Chương trình đào tạo hành chính nhân sự tại VinaTrain hướng tới sự thực tế, chính vì vậy người học khi hoàn thiện chương trình đào tạo ngắn hạn sẽ đảm nhiệm được những nghiệp vụ liên quan tới nhân sự như sau:

1. Công tác tuyển dụng và đào tạo
Việc tìm hiểu nhu cầu tuyển dụng nhân sự, lập kế các hoạch tuyển dụng nhân sự, cũng như triển khai các kế hoạch đó là do bộ phận hành chính nhân sự chịu trách nhiệm xử lí. Đây là một trong số những vai trò quan trọng của bộ phận hành chính nhân sự trong một doanh nghiệp, giúp thu hút được những talent (nhân tài) tiềm năng về cho doanh nghiệp. Đồng thời, bộ phận cũng phụ trách về đào tạo các kiến thức cơ bản về doanh nghiệp như các quy định, nội quy, hợp đồng,…cho người mới vào, cũng như sắp xếp các lớp đào tạo kỹ thuật chuyên môn, nâng cao tay nghề cho người người đã làm việc được một thời gian.
2. Các Nghiệp vụ khành chính 
Công tác hành chính tưởng dễ nhưng nếu làm một cách nghiêm túc cần nhiều kiến thức nghiệp vụ, tư duy trong công việc. Ví dụ đơn giản: việc mua văn phòng phẩm trong công ty bạn nghĩ là cứ đặt mua rồi bàn giao cho từng người, hết lại mua. Tuy nhiên thực tế thì không phải sẽ có các mẫu biểu phân bố về nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của từng phòng ban, từng bộ phận là bao nhiêu và đề xuất mua, sau đó liên hệ với các bên cung cấp làm báo giá chờ duyệt khi được duyệt sẽ tiến hành mua. Văn phòng phầm nhập về cần tiến hành làm thủ tục bàn giao cho các phòng ban. 
Làm sao để tránh tình trạng nhân viên sử dụng không giữ đồ, làm mất hoặc chuộc lợi cá nhân sẽ cần có định biên sử dụng từng thiết bị văn phòng phẩm cho mỗi người là bao nhiêu, trong khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp các bạn sẽ được hướng dẫn chi tiết cách làm và cung cấp những mẫu form biểu cần thiết có thể sử dụng ngay trong công việc.
3.Các nghiệp vụ liên quan tới công tác bảo hiểm
Làm nhân sự phải biết tới nghiệp vụ bảo hiểm,điều đầu tiên là cách khai báo chế độ thai sản, các nghiệp vụ liên quan tới chế độ của người lao động: chế độ thai sản,ôm đau, tử tuất, tai nạn và bệnh ngề nghiệp…. Các nghiệp vụ liên quan tới thanh tra bảo hiểm, giải đáp những vấn đề khác liên quan tới bảo hiểm như thanh tra lao động, hồ sơ bảo hiểm 
4. Các nghiệp vụ liên quan tới hợp đồng, tiền lương trong công ty 
Khóa học này giúp bạn có thể hiểu và làm được những nghiệp vụ liên quan tới tiền lương như: quy chế lương, cách tính lương, xây dựng thang bảng lương, soạn thảo và tính được các loại hợp đồng lao động. Duy trì quan hệ lao động, đánh giá nhân sự dựa trên các tiêu chí được thiết kế trong nội quy lao động, quy chế lương, thưởng, thỏa ước lao động tập thể. 
5. Kỹ năng quản trị nhân sự cần biết 
Bên cạnh đó, bạn sẽ có thêm tư duy về khả năng thiết lập, vận hành, quản lý các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên dựa trên bảng đánh giá năng lực KPI của doanh nghiệp. Dựa trên các chỉ số này, nhân viên sẽ được khen thưởng bằng quà hoặc lương theo tháng/ quý/ năm, vừa khích lệ được tinh thần làm việc hăng say, hiệu quả công việc cao, vừa là chính sách tốt đãi ngộ để giữ chân những nhân viên xuất sắc.
6. Giải quyết các mâu thuẫn liên quan tới lao động 
Vấn đề mâu thuẫn giữa các bộ phận trong doanh nghiệp rất thường xuyên xảy ra. Lúc này, nhân viên hành chính nhân sự với vai trò trung lập, điều hòa lại “nhiệt độ” giữa hai bên. Đây cũng là công việc đòi hỏi khả năng giao tiếp, xử lý và giải quyết vấn đề cũng như sự công tâm trong lúc giải quyết vấn đề mâu thuẫn giữa đôi bên. Từ đó mới thấy được rằng, công việc hành chính nhân sự không đơn thuần là công việc bàn giấy như phản hồi mà chị Hoa đã đề cập.
 Trung tâm hành chính nhân sự VinaTrain là đơn vị đào tạo nghiệp vụ hành chính nhân sự uy tín.
Các khóa học liên quan tới hành chính nhân sự VinaTrai đang mở hiện tại gồm:

  • Khóa học C&B (16 buổi) 
  • Khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp (22 Buổi)
  • Khóa học Trường Phòng Nhân Sự (17 Buổi) 
  • Khóa học tiền lương 3P-KPI (10 buổi) 

Thời gian đào tạo trung bình cho các khóa học nghiệp vụ hành chính nhân sự tại VinaTrain từ 1 tháng -2 tháng phụ thuộc vào khóa học và hình thức đào tạo bạn tham gia khóa học.

Hiện tại, trung tâm đào tạo các lớp nghiệp vụ liên quan tới hành chính nhân sự theo hình thức đào tạo trực tiếp tại chi nhánh trung tâm ở Hà Nội và Hồ Chí Minh theo địa chỉ:

  • Hà Nội: Tầng 2,3,4,5 số 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, Hà Nội
  • Hồ Chí Minh: 45 Thạch Thị Thanh, Tân Định, Quận 1

Trên đây là tổng hợp những chia sẻ làm hành chính nhân sự cần học những gì. Hy vọng, bạn đọc sẽ định hướng rõ công việc cần làm trong thời gian tới và quyế định theo nghề nhân sự hay không. Nội dung đào tạo về hành chính nhân sự tại VinaTrain đào tạo tổng hợp giúp người học hiểu và làm được các vị trí nhân sự tổng hợp và chuyên sâu. 

Bạn đọc quan tâm vui lòng liên hệ với chúng tôi qua zalo để nhận tư vấn rõ hơn về từng khóa học phù hợp. 

Chúc bạn thành công trên con đường mình chọn !

——————————————————————————————————–

HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN 

  •  Văn phòng Hồ Chí Minh: 45 Thạch Thị Thanh, Phường Tân Định, Quận 1
  •  Văn Phòng Hà Nội: 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội
  •  Hotline tư vấn đào tạo0964.237.168
  •  Hotline tư vấn dịch vụ nhân sự0931.705.774
  •  Gmail: vinatrain.edu.vn@gmail.com

Thảo Luận & Hỏi Đáp

  1. Út Tình says:

    Bạn mình học ở đây xong đi làm hành chính chụp ảnh khoe góc làm việc thấy ham, trung tâm ơi tư vấn giúp mình khóa học nhân sự online với nhé ! mình cũng muốn đi làm rồi

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *