Làm Hành Chính Nhân Sự Cần Học Những Gì, Dành Cho Người Học Trái Nghành

Hành chính nhân sự đã không còn xa lạ gì đối với nhiều người công viêc này ngày càng được nhiều người quan tâm và muốn làm nghề lâu dài. Vậy làm hành chính nhân sự nên học gì. VinaTrain xin gửi tới bạn đọc đôi lời tư vấn về công việc hành chính nhân sự bạn cần biết.
Thực tế, nhiều người hiểu chưa đúng về tính chất của nghề nghiệp này, nghĩ rằng không cần học cũng có thể làm được nhan sự, đây là nghề không dành cho người có chất xám, không làm được gì mới làm nhân sự. Hiện tại trong nhiều doanh nghiệp vẫn có những quan điểm như vậy khi đánh giá về công việc hành chính, nhân sự vì họ nghĩ công việc này đơn thuần chỉ máy móc, tối ngày sẽ chỉ làm các công việc liên quan đến giấy tờ, phục vụ trong tổ chức không mang lại doanh thu vê công ty.
Admin xin được trích dẫn một đoạn phản hồi của bạn Huỳnh Kim Hoa – Long An làm hành chính nhân sự cần học những gì:

“Em học về kế toán, làm được một thời gian thì lập gia đình và sinh được một cháu, khối lượng công việc nhiều khiến em không có thời gian chăm sóc cho bé. Em không biết có đúng không nhưng theo những gì em nghe nói về làm hành chính nhân sự là không đòi hỏi nhiều về kiến thức, lẫn kinh nghiệm, chỉ cần biết sử dụng máy tính, máy in là được rồi, với công việc cũng đỡ đau đầu hơn nghề nghiệp của em hiện tại. Nên em định chuyển sang nghề này, không biết có anh chị nào đã và đang làm hành chính nhân sự không, tư vấn giúp em với. Từ kế toán chuyên qua làm hành chính nhân sự cần học những gì”.

Khái Niệm Hành Chính Nhân Sự Những Yêu Cầu Trong Công Việc

Hành chính và nhân sự thực chất là bộ phận riêng biệt có tính chất khác nhau ở doanh nghiệp công ty hoạt động với quy mô lớn. Tuy nhiên, ở các công ty vừa và nhỏ thì có thể sử dụng 2 khái niệm như là một phòng/ ban chung, chịu trách nhiệm ở cả 2 mảng là hành chính và nhân sự. Nên người làm hành chính nhân sự thường có xu hướng phải kiêm nghiệm các công việc chuyên môn có liên quan tới nhau/. Cụ thể công việc của chuyên viên hành chính và nhân sự như sau:
Nhân viên hành chính có nhiệm vụ đảm bảo những vấn đề liên quan đến các công tác hậu cần, giấy tờ, văn phòng phẩm cho công ty, lưu trữ hồ sơ, tài liệu…. Ngoài ra, những công việc như đảm bảo lịch công tác cho các bộ phận, bao gồm lên lịch công tác, book vé máy bay, phòng khách sạn cho các nhóm nhân sự cần thiết đi công tác cũng là việc của bộ phận hành chính.  Bạn có thể hiểu bộ phận hành chính lo các công việc liên quan tới hoạt động của doanh nghiệp những nhu cầu phát sinh bên ngoài tổ chức có thể nhìn thấy được.
Nhân viên nhân sự thì tùy vào vị trí công việc sẽ đảm nhận những vai trò khác nhau như:
  • Phụ trách việc tuyển dụng;
  • Phụ trách việc đào tạo;
  • Phụ trách mảng BHXH, tiền lương
  • Thực hiện chính sách lương thưởng, cơ chế đánh giá, bàn giao nhân sự.
Theo khảo sát thì các doanh nghiệp đều coi trọng vai trò của nghiệp vụ hành chính và nhân sự tuy nhiên chuyên viên nhân sự thu nhập có phần nhỉnh hơn 1 chút.
Làm hành chính nhân sự có khó không, công việc này được ví như làm dâu chăm họ
Làm hành chính nhân sự có khó không, công việc này được ví như làm dâu chăm họ
Để bạn hình dung rõ hơn VinaTrain xin gửi tới bạn đọc tin tuyển dụng vị trí hành hính nhân sự tổng hợp như sau:

  • Lập kế hoạch tuyển dụng tháng/quý/năm theo định biên nhân sự và nhu cầu phát sinh của các Đơn vị;
  • Đề xuất các phương án/hình thức tuyển dụng;
  • Thực hiện công tác tuyển dụng: đăng tuyển, tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ, sơ tuyển ứng viên, tổ chức phỏng vấn, thông báo kết quả, …;
  • Tiếp nhận nhân sự mới theo quy định, theo dõi quá trình thử việc.
  • Đề xuất phương án và tổ chức đánh giá nhân sự định kỳ hàng năm;
  • Xử lý quan hệ lao động;
  • Thực hiện các chế độ bảo hiểm cho nhân sự;
  • Rà soát chấm công và thực hiện tính lương cho nhân sự;
  • Thực hiện báo cáo định kỳ và các công việc khác yêu cầu của cấp trên;

Yêu cầu ứng viên

  • Nắm vững Luật lao động, Luật BHXH, BHYT, BHTN, Thuế TNCN,… và các văn bản hướng dẫn thi hành;
  • Có kiến thức về Quản trị nhân sự;
  • Kỹ năng: lập kế hoạch, báo cáo công việc; kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm tốt;
  • Thành thạo tin học văn phòng;
  • Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh hàng tiêu dùng.

Làm Hành Chính Nhân Sự Cần Học Gì?

Nhân viên hành chính nhân sự kiêm nhiệm ở cả hai mảng thì khối lượng công việc sẽ khá nhiều, và phức tạp chứ không đơn giản, chỉ cần biết sử dụng máy tính, máy in và có kiến thức về quản lý hồ sơ hành chính là đủ. Vì tùy đặc điểm và tính chất công việc mà công ty giao xuống cho một nhân viên kiêm cả hành chính và nhận sự sẽ được phân bổ một cách phù hợp cho các nhân viên ở trong phòng/ ban chứ không phải một nhân viên phải làm tất cả các công việc trên, nên nếu bạn đã biết được các công việc mà một nhân viên nhân sự phải làm thì sẽ dễ dàng hơn trong lúc deal công việc với nhà tuyển dụng.
Công việc nào khi mới bắt đầu cũng đều phải học, nghề nhành chính nhân sự cũng vậy.
Vậy làm hành hính nhân sự cần học những gì. VinaTrain xin liệt kê một số nghiệp vụ bạn cần phải học để có thể làm tốt công việc này như sau:
Các nghiệp vụ về tin học văn phòng cơ bản, đây là yêu cầu rất quan trọng phần lớn những người làm hành chính nhân sự không được đánh giá cao vì kỹ năng tin học văn phòng quá tệ
Các thao tác về tin học văn phòng cơ bản như kỹ năng sử dụng máy tính thành thạo, sử dụng máy chiếu, máy in, máy fax và những kỹ năng khác. Bạn có thể tham khảo nội dung đào tin học văn phòng tại VinaTrain đang áp dụng như sau:

Buổi 1. Tổng quan về công tác hành chính văn phòng và nhận diện các loại văn bản

  • Vị trí, vai trò công tác hành chính văn phòng
  • Khái quát các nghiệp vụ liên quan đến công tác hành chính văn phòng
  • Cơ sở pháp lý của công tác ban hành và soạn thảo văn bản
  • Nhận diện các loại văn bản, cách sử dụng (công văn, tờ trình, quyết định, kế hoạch, báo cáo,….)

Buổi 2+3. Kỹ thuật soản thảo văn bản

  • Hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
  • Hướng dẫn soạn thảo các văn bản thông dụng (trọng tâm)
  • Nhận diện các lỗi thường gặp trong trình bày văn bản
  • Hướng dẫn kỹ thuật chỉnh sửa, góp ý văn bản.

Buổi 4. Quản lý văn bản và quản lý, sử dụng con dấu

  • Quản lý văn bản đi, phát hành văn bản
  • Quản lý văn bản đến
  • Quy trình luân chuyển văn bản
  • Quản lý và sử dụng con dấu
  • Quản lý, sắp xếp hồ sơ, tài liệu

Buổi 5. Các thao tác hành chính văn phòng (Email, Gg dirve,…)

  • Soạn thảo email chuyên nghiệp
  • Cách sử dụng Google Drive

Buổi 6. Công tác quản trị văn phòng

  • Các kỹ năng cơ bản trong việc xây dưng và vận hành các quy trình nghiệp vụ quản trị hành chính.
  • Ứng dụng trong việc triển khai thực hiện các quy trinh đối với các nghiệp vụ trong doanh nghiệp:

Buổi 7. Công tác lễ tân hành chính

  • Tổ chức sự kiện (hội nghị, chiêu đãi,…)
  • Đón-tiếp khách
  • Công tác hậu cần cho Lãnh đạo.

Buổi 8. Văn hóa doanh nghiệp

  • Những kiễn thức cơ bản về Văn hóa doanh nghiệp và việc triển khai thực hiện.
  • Xây dựng và quản trị bộ nhận diện doanh nghiệp gắn với xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Buổi 9. Pháp chế trong doanh nghiệp

  • Nội quy lao động.
  • Xây dựng và triển khai hệ thống văn bản quản lý trong hoạt động của doanh nghiệp: Quy chế, quy định, nội quy….

Những nghiệp vụ khác liên quan tới hành chính nhân sự:
  • Kỹ năng tổ chức và quản lý con dấu, chứng từ công văn đi dến, mua bán văn phòng phẩm, đồ dùng dụng cụ trong tổ chức
  • Ngoài ra bạn cần học thêm các nghiệp vụ liên quan tới nhân sư như:
  • Nghiệp vụ tiền lương, tìm hiểu về thuế thu nhập cá nhân
  • Các nghiệp vụ liên quan tới công tác bảo hiểm cho người lao động
  • Nghiệp vụ về các loại hơp đồng lao động và hướng dẫn soạn thảo hợp đồng
  • Các kiến thức tổng hợp về nhân sự khác như: KPI, kỹ năng giao tiếp, văn hóa doanh nghiệp …

Nhiều người lo lắng: không học đúng chuyên nghành có làm được hành chính nhân sự không? Ngay cả những người làm nhân sự chuyên nghiệp hiện tại tốt nghiệp các trường đào tạo đúng chuyên nghành về nhân sự như: học viện hành chính, đại học lao động xã hội, đại học Luật cũng cần đi học nâng cao nghiệp vụ để có thể làm tốt hơn công việc của họ.

Vậy nếu bạn chưa biết gì thì nên tự học trước về nghiệp vụ tin học văn phòng, tìm hiểu các tài liệu về luật lao động, chính sách tiền lương…. sau đó tham gia một khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp tại VinaTrain là có thể làm được việc vì khóa học tổng hợp cung cấp tất cả những kiến thức cần thiết trong công việc cần có.

Một buổi học thưc hành tính lương của lớp K72HN02
Một buổi học thưc hành tính lương của lớp K72HN02

Bạn Sẽ Làm Được Gì Sau Khóa Học

Chương trình đào tạo hành chính nhân sự tại VinaTrain hướng tới sự thực tế, chính vì vậy người học khi hoàn thiện chương trình đào tạo ngắn hạn sẽ đảm nhiệm được những nghiệp vụ liên quan tới nhân sự như sau:

1. Công tác tuyển dụng và đào tạo
Việc tìm hiểu nhu cầu tuyển dụng nhân sự, lập kế các hoạch tuyển dụng nhân sự, cũng như triển khai các kế hoạch đó là do bộ phận hành chính nhân sự chịu trách nhiệm xử lí. Đây là một trong số những vai trò quan trọng của bộ phận hành chính nhân sự trong một doanh nghiệp, giúp thu hút được những talent (nhân tài) tiềm năng về cho doanh nghiệp. Đồng thời, bộ phận cũng phụ trách về đào tạo các kiến thức cơ bản về doanh nghiệp như các quy định, nội quy, hợp đồng,…cho người mới vào, cũng như sắp xếp các lớp đào tạo kỹ thuật chuyên môn, nâng cao tay nghề cho người người đã làm việc được một thời gian.
2. Các Nghiệp vụ khành chính 
Công tác hành chính tưởng dễ nhưng nếu làm một cách nghiêm túc cần nhiều kiến thức nghiệp vụ, tư duy trong công việc. Ví dụ đơn giản: việc mua văn phòng phẩm trong công ty bạn nghĩ là cứ đặt mua rồi bàn giao cho từng người, hết lại mua. Tuy nhiên thực tế thì không phải sẽ có các mẫu biểu phân bố về nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của từng phòng ban, từng bộ phận là bao nhiêu và đề xuất mua, sau đó liên hệ với các bên cung cấp làm báo giá chờ duyệt khi được duyệt sẽ tiến hành mua. Văn phòng phầm nhập về cần tiến hành làm thủ tục bàn giao cho các phòng ban. 
Làm sao để tránh tình trạng nhân viên sử dụng không giữ đồ, làm mất hoặc chuộc lợi cá nhân sẽ cần có định biên sử dụng từng thiết bị văn phòng phẩm cho mỗi người là bao nhiêu, trong khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp các bạn sẽ được hướng dẫn chi tiết cách làm và cung cấp những mẫu form biểu cần thiết có thể sử dụng ngay trong công việc.
3.Các nghiệp vụ liên quan tới công tác bảo hiểm
Làm nhân sự phải biết tới nghiệp vụ bảo hiểm,điều đầu tiên là cách khai báo chế độ thai sản, các nghiệp vụ liên quan tới chế độ của người lao động: chế độ thai sản,ôm đau, tử tuất, tai nạn và bệnh ngề nghiệp…. Các nghiệp vụ liên quan tới thanh tra bảo hiểm, giải đáp những vấn đề khác liên quan tới bảo hiểm như thanh tra lao động, hồ sơ bảo hiểm 
4. Các nghiệp vụ liên quan tới hợp đồng, tiền lương trong công ty 
Khóa học này giúp bạn có thể hiểu và làm được những nghiệp vụ liên quan tới tiền lương như: quy chế lương, cách tính lương, xây dựng thang bảng lương, soạn thảo và tính được các loại hợp đồng lao động. Duy trì quan hệ lao động, đánh giá nhân sự dựa trên các tiêu chí được thiết kế trong nội quy lao động, quy chế lương, thưởng, thỏa ước lao động tập thể. 
5. Kỹ năng quản trị nhân sự cần biết 
Bên cạnh đó, bạn sẽ có thêm tư duy về khả năng thiết lập, vận hành, quản lý các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên dựa trên bảng đánh giá năng lực KPI của doanh nghiệp. Dựa trên các chỉ số này, nhân viên sẽ được khen thưởng bằng quà hoặc lương theo tháng/ quý/ năm, vừa khích lệ được tinh thần làm việc hăng say, hiệu quả công việc cao, vừa là chính sách tốt đãi ngộ để giữ chân những nhân viên xuất sắc.
6. Giải quyết các mâu thuẫn liên quan tới lao động 
Vấn đề mâu thuẫn giữa các bộ phận trong doanh nghiệp rất thường xuyên xảy ra. Lúc này, nhân viên hành chính nhân sự với vai trò trung lập, điều hòa lại “nhiệt độ” giữa hai bên. Đây cũng là công việc đòi hỏi khả năng giao tiếp, xử lý và giải quyết vấn đề cũng như sự công tâm trong lúc giải quyết vấn đề mâu thuẫn giữa đôi bên. Từ đó mới thấy được rằng, công việc hành chính nhân sự không đơn thuần là công việc bàn giấy như phản hồi mà chị Hoa đã đề cập.
Hoc viên lớp K72HN02 Khóa học C&B tại Hà Nội chụp ảnh kỷ niệm khi nhận bằng
Hoc viên lớp K72HN02 Khóa học C&B tại Hà Nội chụp ảnh kỷ niệm khi nhận bằng

Cơ Hội Nghề Nghiệp Khi Làm Nhân Sự

Đến lúc này, chắc chắn đã có nhiều bạn có ý định “bỏ nghề” khi biết được nhiều vai trò mà một nhân viên hành chính nhân sự phải đảm đương. Nhưng khoang nản lòng bạn cần biết rõ lộ trình khi làm hành chính nhân sự như sau:

Mức lương khi làm nghề:
  • Khởi điểm làm hành chính nhân sự từ 7.000.000 VNĐ – sau 1 năm kinh nghiệm bạn sẽ đạt mức lương: 10.000.000VNĐ trở lên – Khi có kinh nghiệm bạn sẽ nhận mức lương: trên 10.000.000 vnđ.
Lộ trình thăng tiến công việc:
  • Nhân viên hành chính văn phòng – nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp – chuyên viên cao cấp – Trưởng nhóm hành chính nhân sự- phó phòng hành chính – trưởng phòng hành chính nhân sư- giám đốc hành chính nhân sự 
Sức bền khi làm hành chính nhân sự:
  • Đối với nghề nhân sự bạn có thể làm trong nhiều năm, không lo thất nghiệp. Các công ty vừa và nhỏ đều cần nhân sự biết làm các nghiệp vụ liên quan tới hành chính văn phòng tổng hợp, hành chính nhân sự vì vậy xác định học hành chính nhấn sự sẽ không lo thất nghiệp

Hy vọng các bạn đã có được cho mình hướng đi đúng đắn đắn hơn, bởi vì hành chính nhân sự hiện tại đang là một nghề được rất nhiều doanh nghiệp “săn đón”, nguyên nhân do thiếu nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn và kỹ năng đạt yêu cầu. Trung tâm hành chính nhân sự VinaTrain là đơn vị đào tạo nghiệp vụ hành chính nhân sự uy tín.
Các khóa học liên quan tới hành chính nhân sự VinaTrai đang mở hiện tại gồm:

  • Khóa học C&B (16 buổi) 
  • Khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp (24 Buổi)
  • Khóa học Trường Phòng Nhân Sự (17 Buổi) 
  • Khóa học tiền lương 3P-KPI (10 buổi) 

Thời gian đào tạo trung bình cho các khóa học nghiệp vụ hành chính nhân sự tại VinaTrain từ 1 tháng -2.5 tháng phụ thuộc vào khóa học và hình thức đào tạo bạn tham gia khóa học.

Hiện tại, trung tâm đào tạo các lớp nghiệp vụ liên quan tới hành chính nhân sự theo hình thức đào tạo trực tiếp tại chi nhánh trung tâm ở Hà Nội và Hồ Chí Minh theo địa chỉ:

  • Hà Nội: Tầng 2,3,4,5 số 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, Hà Nội
  • Hồ Chí Minh: 190B, Trần Quang Khải, Tân Định, Quận 1

Những Kỹ Năng Cần Có Khi Làm Hành Chính Nhân Sự 

Ngoài những kiến thức nghiệp vụ cần biết, người làm hành chính nhân sự cần có nhưng kỹ năng cần thiết để bổ trợ cho công việc như sau:

Kỹ năng giao tiếp

Làm nhân sự ngoài giỏi chuyên môn cần có khả năng giao tiếp cực tốt, để nhân sự trong công ty không xa lánh, đối phó với chuyên viên nhân sự thì bạn cần tạo mối quan hệ với đồng nghiệp trong công ty. Nghề nhân sự làm việc trực tiếp với con người vì vậy bạn cũng cần trở thành “chuyên gia tâm lý” khi muốn nói chuyện hay đưa ra lời khuyên hoặc  “khai thác” vấn đề từ cộng sự một cách tinh tế.

Kỹ năng đàm phán và thuyết phục

Bạn sẽ phải thay mặt ban lãnh đạo làm việc với người lao động, đàm phán và thuyết phục họ đồng ý hoặc chấp nhận những quyết định của công ty trong vui vẻ hoặc ít nhất là trong hòa bình. Vì vậy kỹ năng này rất quan trọng người làm nhân sự nhất định phải có. Một số vấn đề về đàm phán thuyết phục khi làm nhân sự bạn sẽ gặp phải như:

Thương lượng các vấn đề về lương thưởng, các hình thức xử phật. Hòa giải giữa nhân sự và doanh nghiệp trong xung đột, tranh chấp…. Thuyết phục cấp trên chấp nhận những kế hoạch do bộ phận HR đề xuất với doanh nghiệp các vấn đề phát sinh khác.

Kỹ năng đàm phán rất cần thiết khi làm hành chính nhân sự
Kỹ năng đàm phán rất cần thiết khi làm hành chính nhân sự

Kỹ năng nắm bắt vấn đề và xử lý tình huống nhạy bén 

Các tính huống liên quan tới nhân sự xảy ra liên tiếp trogn oanh nghiệp vì vậy gười làm nhân sự cần có một “cái đầu tỉnh và một trái tim nóng”. Đó là bạn cần phải học kỹ năng xử lý tình huống

Kỹ năng quản lý thời gian

Khi làm nhân sự bạn sẽ thấy việc gì cũng đổ vào đầu mình, chưa xong việc này đã tới việc khác. Công việc cần giải quyết trong ngày rất nhiều vì vậy để không bị cháy deadline vẫn kịp với những yêu cầu công việc chuyên viên nhân sự phải có kế hoạch làm việc khoa học

Đọc vị người đối diện

Dụng nhân như dụng mộc vì vậy chuyên viên nhân sự giỏi nhất định phải biết được cách nắm bắt tâm lý và đọc vị người đối diện. Hiểu được suy nghĩ và tâm tư của người đối diện sẽ giúp người làm nhân sự dễ dàng đạt được mục đích đề ra trong giao tiếp.Để làm được điều này bạn cần đảm bảo các nguyên tắc cơ bản để đảm bảo quyền lợi chính đáng cho cả hai bên.

Niềm yêu thích và đam mê với công việc hành chính nhân sự

Bạn đổi nghề vì nghĩ làm nhân sự nhàn, công việc không áp lực hay lương cao hoặ dễ xin việc có thời gian cho gia đình. Đúng vậy lý do bạn xác định không sai tuy nhiên bạn phải có niềm đam mê để theo đuổi ngành nhân sự thì mới gặt hái được những thành công và niềm vui trong công việc nếu không bạn sẽ vật vờ trong vị trí này không tương lai, không cảm xúc. Điều đó thật  buồn tẻ!

Chúc bạn thành công trên con đường mình chọn !

——————————————————————————————————–

HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN 

  •  Văn phòng Hồ Chí Minh: 190B Trần Quang Khải, Phường Tân Định, Quận 1
  •  Văn Phòng Hà Nội: 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội
  •  Hotline tư vấn đào tạo0964.237.168
  •  Hotline tư vấn dịch vụ xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan, kế toán, nhân sự0931.705.774
  •  Gmail: vinatrain.edu.vn@gmail.com

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *