Công việc HR hay còn gọi là hành chính nhân sự, nghe có vẻ đơn giản nhưng thực sự đây là một công việc cần phải học hỏi rất nhiều. Xoay quanh yếu tố con người sẽ có rất nhiều vấn đề mà một nhân viên HR – hành chính nhân sự cần phải xử lý
I. Làm Hành Chính Nhân Sự Là Làm Gì?
Nhân viên hành chính có nhiệm vụ đảm bảo những vấn đề liên quan đến các công tác hậu cần, giấy tờ, văn phòng phẩm cho công ty, lưu trữ hồ sơ, tài liệu…. Ngoài ra, những công việc như đảm bảo lịch công tác cho các bộ phận, bao gồm lên lịch công tác, book vé máy bay, phòng khách sạn cho các nhóm nhân sự cần thiết đi công tác cũng là việc của bộ phận hành chính. Bạn có thể hiểu bộ phận hành chính lo các công việc liên quan tới hoạt động của doanh nghiệp những nhu cầu phát sinh bên ngoài tổ chức có thể nhìn thấy được.
Nhân viên nhân sự thì tùy vào vị trí công việc sẽ đảm nhận những vai trò khác nhau như:
Cụ thể mô tả chi tiết công việc hành chính nhân sự cần làm trong doanh nghiệp gồm:
- Lập kế hoạch tuyển dụng tháng/quý/năm theo định biên nhân sự và nhu cầu phát sinh của các Đơn vị;
- Đề xuất các phương án/hình thức tuyển dụng;
- Thực hiện công tác tuyển dụng: đăng tuyển, tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ, sơ tuyển ứng viên, tổ chức phỏng vấn, thông báo kết quả, …;
- Tiếp nhận nhân sự mới theo quy định, theo dõi quá trình thử việc.
- Đề xuất phương án và tổ chức đánh giá nhân sự định kỳ hàng năm;
- Xử lý quan hệ lao động;
- Thực hiện các chế độ bảo hiểm cho nhân sự;
- Rà soát chấm công và thực hiện tính lương cho nhân sự;
- Thực hiện báo cáo định kỳ và các công việc khác yêu cầu của cấp trên;
Để đảm nhiệm được tốt yêu cầu công việc trên, nhân sự cần biết:
- Nắm vững Luật lao động, Luật BHXH, BHYT, BHTN, Thuế TNCN,… và các văn bản hướng dẫn thi hành;
- Có kiến thức về Quản trị nhân sự;
- Kỹ năng: lập kế hoạch, báo cáo công việc; kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm tốt;
- Thành thạo tin học văn phòng;
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh hàng tiêu dùng.
II. Làm Hành Chính Nhân Sự Cần Học Những Gì?
Nhân viên hành chính nhân sự kiêm nhiệm nhiều vị trí rất phức tạp chứ không đơn giản như bạn nghĩ. Mỗi vị trí đảm nhận sẽ được phân bổ nhân sự phù hợp với từng phòng ban. Công việc nào khi mới bắt đầu cũng đều phải học, nghề nhành chính nhân sự cũng vậy. Vậy làm hành hính nhân sự cần học những gì?
3.1 Kỹ Năng Nghiệp Vụ Hành chính nhân sự
Kỹ năng nghiệp vụ khi làm hành chính nhân sự: Là những kỹ năng cần thiết trong công việc, bạn nên tham khảo kiến thức cần học theo lộ trình như sau:
| Tổng quan về công tác hành chính văn phòng và nhận diện các loại văn bản |
|
| Kỹ thuật soản thảo văn bản |
|
| Quản lý văn bản và quản lý, sử dụng con dấu |
|
| Các thao tác hành chính văn phòng (Email, Gg dirve,…) |
|
| Công tác quản trị văn phòng |
|
| Công tác lễ tân hành chính |
|
| Văn hóa doanh nghiệp |
|
| Pháp chế trong doanh nghiệp |
|
Nếu bạn là một người trái ngành hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm thì khóa học hành chính nhân sự sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức, kỹ năng quan trọng, sát với thực tế để các bạn có thể bắt đầu với công việc
Với những kỹ năng trên nhân viên HR có thể đảm nhiệm
Sau đây là những công việc mà nhân viên HR có thể đảm nhiệm trong công ty
1. Công tác tuyển dụng và đào tạo
Việc tìm hiểu nhu cầu tuyển dụng nhân sự, lập kế các hoạch tuyển dụng nhân sự, cũng như triển khai các kế hoạch đó là do bộ phận hành chính nhân sự chịu trách nhiệm xử lí. Đây là một trong số những vai trò quan trọng của bộ phận hành chính nhân sự trong một doanh nghiệp, giúp thu hút được những talent (nhân tài) tiềm năng về cho doanh nghiệp. Đồng thời, bộ phận cũng phụ trách về đào tạo các kiến thức cơ bản về doanh nghiệp như các quy định, nội quy, hợp đồng,…cho người mới vào, cũng như sắp xếp các lớp đào tạo kỹ thuật chuyên môn, nâng cao tay nghề cho người người đã làm việc được một thời gian.
2. Các Nghiệp vụ hành chính
Công tác hành chính tưởng dễ nhưng nếu làm một cách nghiêm túc cần nhiều kiến thức nghiệp vụ, tư duy trong công việc. Ví dụ đơn giản: việc mua văn phòng phẩm trong công ty bạn nghĩ là cứ đặt mua rồi bàn giao cho từng người, hết lại mua. Tuy nhiên thực tế thì không phải sẽ có các mẫu biểu phân bố về nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của từng phòng ban, từng bộ phận là bao nhiêu và đề xuất mua, sau đó liên hệ với các bên cung cấp làm báo giá chờ duyệt khi được duyệt sẽ tiến hành mua. Văn phòng phầm nhập về cần tiến hành làm thủ tục bàn giao cho các phòng ban.
Làm sao để tránh tình trạng nhân viên sử dụng không giữ đồ, làm mất hoặc chuộc lợi cá nhân sẽ cần có định biên sử dụng từng thiết bị văn phòng phẩm cho mỗi người là bao nhiêu, trong khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp các bạn sẽ được hướng dẫn chi tiết cách làm và cung cấp những mẫu form biểu cần thiết có thể sử dụng ngay trong công việc.
3.Các nghiệp vụ liên quan tới công tác bảo hiểm
Làm nhân sự phải biết tới nghiệp vụ bảo hiểm,điều đầu tiên là cách khai báo chế độ thai sản, các nghiệp vụ liên quan tới chế độ của người lao động: chế độ thai sản,ôm đau, tử tuất, tai nạn và bệnh ngề nghiệp…. Các nghiệp vụ liên quan tới thanh tra bảo hiểm, giải đáp những vấn đề khác liên quan tới bảo hiểm như thanh tra lao động, hồ sơ bảo hiểm
4. Các nghiệp vụ liên quan tới hợp đồng, tiền lương trong công ty
Nhân viên HR có thể hiểu và làm được những nghiệp vụ liên quan tới tiền lương như: quy chế lương, cách tính lương, xây dựng thang bảng lương, soạn thảo và tính được các loại hợp đồng lao động. Duy trì quan hệ lao động, đánh giá nhân sự dựa trên các tiêu chí được thiết kế trong nội quy lao động, quy chế lương, thưởng, thỏa ước lao động tập thể.
5. Quản trị và vận hành, đánh giá nhân sự
Bên cạnh đó, bạn sẽ có thêm tư duy về khả năng thiết lập, vận hành, quản lý các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên dựa trên bảng đánh giá năng lực KPI của doanh nghiệp. Dựa trên các chỉ số này, nhân viên sẽ được khen thưởng bằng quà hoặc lương theo tháng/ quý/ năm, vừa khích lệ được tinh thần làm việc hăng say, hiệu quả công việc cao, vừa là chính sách tốt đãi ngộ để giữ chân những nhân viên xuất sắc.
6. Giải quyết các mâu thuẫn liên quan tới lao động
Vấn đề mâu thuẫn giữa các bộ phận trong doanh nghiệp rất thường xuyên xảy ra. Lúc này, nhân viên hành chính nhân sự với vai trò trung lập, điều hòa lại “nhiệt độ” giữa hai bên. Đây cũng là công việc đòi hỏi khả năng giao tiếp, xử lý và giải quyết vấn đề cũng như sự công tâm trong lúc giải quyết vấn đề mâu thuẫn giữa đôi bên. Từ đó mới thấy được rằng, công việc hành chính nhân sự không đơn thuần là công việc bàn giấy như phản hồi mà chị Hoa đã đề cập.
3.1 Những Kỹ mềm
Ngoài những kiến thức nghiệp vụ cần biết, người làm hành chính nhân sự cần có nhưng kỹ năng cần thiết để bổ trợ cho công việc như sau:
1, Kỹ năng giao tiếp
Làm nhân sự ngoài giỏi chuyên môn cần có khả năng giao tiếp cực tốt, để nhân sự trong công ty không xa lánh, đối phó với chuyên viên nhân sự thì bạn cần tạo mối quan hệ với đồng nghiệp trong công ty. Nghề nhân sự làm việc trực tiếp với con người vì vậy bạn cũng cần trở thành “chuyên gia tâm lý” khi muốn nói chuyện hay đưa ra lời khuyên hoặc “khai thác” vấn đề từ cộng sự một cách tinh tế.
2, Kỹ năng đàm phán và thuyết phục
Bạn sẽ phải thay mặt ban lãnh đạo làm việc với người lao động, đàm phán và thuyết phục họ đồng ý hoặc chấp nhận những quyết định của công ty trong vui vẻ hoặc ít nhất là trong hòa bình. Vì vậy kỹ năng này rất quan trọng người làm nhân sự nhất định phải có. Một số vấn đề về đàm phán thuyết phục khi làm nhân sự bạn sẽ gặp phải như:
Thương lượng các vấn đề về lương thưởng, các hình thức xử phật. Hòa giải giữa nhân sự và doanh nghiệp trong xung đột, tranh chấp…. Thuyết phục cấp trên chấp nhận những kế hoạch do bộ phận HR đề xuất với doanh nghiệp các vấn đề phát sinh khác.
3, Kỹ năng nắm bắt vấn đề và xử lý tình huống nhạy bén
Các tính huống liên quan tới nhân sự xảy ra liên tiếp trogn oanh nghiệp vì vậy gười làm nhân sự cần có một “cái đầu tỉnh và một trái tim nóng”. Đó là bạn cần phải học kỹ năng xử lý tình huống
4, Kỹ năng quản lý thời gian
Khi làm nhân sự bạn sẽ thấy việc gì cũng đổ vào đầu mình, chưa xong việc này đã tới việc khác. Công việc cần giải quyết trong ngày rất nhiều vì vậy để không bị cháy deadline vẫn kịp với những yêu cầu công việc chuyên viên nhân sự phải có kế hoạch làm việc khoa học
5, Đọc vị người đối diện
Dụng nhân như dụng mộc vì vậy chuyên viên nhân sự giỏi nhất định phải biết được cách nắm bắt tâm lý và đọc vị người đối diện. Hiểu được suy nghĩ và tâm tư của người đối diện sẽ giúp người làm nhân sự dễ dàng đạt được mục đích đề ra trong giao tiếp.Để làm được điều này bạn cần đảm bảo các nguyên tắc cơ bản để đảm bảo quyền lợi chính đáng cho cả hai bên.
6, Niềm yêu thích và đam mê với công việc hành chính nhân sự
Bạn đổi nghề vì nghĩ làm nhân sự nhàn, công việc không áp lực hay lương cao hoặ dễ xin việc có thời gian cho gia đình. Đúng vậy lý do bạn xác định không sai tuy nhiên bạn phải có niềm đam mê để theo đuổi ngành nhân sự thì mới gặt hái được những thành công và niềm vui trong công việc nếu không bạn sẽ vật vờ trong vị trí này không tương lai, không cảm xúc. Điều đó thật buồn tẻ!
3.3 Kỹ năng bổ trợ
Làm hành chính nhân sự ngoài biết nghiệp vụ, kiến thức chuyên ngành yếu tố không thể thiếu giúp bạn quản lý công hiệu quả hơn là kỹ năng sử dụng phần mềm Excel và ứng dụng trong công việc. Phần lớn những người đang làm lĩnh vực hành chính nhân sự đều thiếu và yếu về nghiệp vụ tin học văn phòng, kỹ năng về excel đây là công việc yếu tố khiến bạn bị đánh giá năng lực yếu, không tìm được sự thăng tiến trong công việc.
Khóa học bổ trợ Excel dành cho Hr :https://vinatrain.edu.vn/khoa-hoc-excel-co-ban/
Tác giả: Lưu Thanh Huyền
Chuyên gia Nhân Sự với hơn 15 năm kinh nghiệm. Hiện đang là Giám Đốc Nhân Sự - Quản lý chất lượng đào tạo tại Vinatrain, Tư vấn các vấn đề liên quan tới nhân sự cho doanh nghiệp
Mục lục nội dung
Mình đang phân vân giữa hành chính nhân sự tổng hợp vs C&B. nhiều người cứ bảo học ít thôi rồi làm tập trung 1 công việc, nhưng có người lại bảo học nhiều vào, chọn việc cho dễ. Khó ghê. Không biết nên chọn cái gì. haizzzz
Cho em hỏi cách thức đăng ký để học hành chính nhân sự ở trung tâm thì như thế nào vậy ạ
Hiện tại em đang học ngôn ngữ nhật mà em có dự định sau này làm bên mảng nhân sự thì em cần chuẩn bị thêm những gì ạ, học khóa nghiệp vụ bên trung tâm thì có phù hợp k ạ
ui e ơi, c cũng dân tiếng Nhật đây, mà e học về logistic hoặc về xnk ấy thì hơn, hcns tiếng Nhật lương cũng kém lắm :((((
làm về hành chính nhân sự thì có lớp cơ bản nào không ạ hay bắt buộc học cả 2 lớp nâng cao và cơ bản chung với nhau ạ
Làm hành chính nhân sự cần học nhiều thử lắm đó, mình thấy nào là luật lao động, bảo hiểm xã hội, công văn này kia ôi thôi, đã thế còn đòi hỏi nhiều kĩ năng lắm, với cả còn phải giỏi tin học văn phòng word excel các thứ á, nhất là excel
Khi học về hành chính nhân sự thì khả năng học trái ngành hoặc làm 1 ngành khác không liên quan tới nhân sự thì có thực sự là ổn không ạ em có thắc mắc
ý là bạn học trái ngành xong học hành chính nhân sự có làm được việc không hay như nào? Bạn hỏi khó hiểu ghê
Còn mình đọc thì theo mình hiểu đề cương này dành cho người mới nên người nào trái ngành vẫn làm được đó bạn
Khai giảng lớp hành chính nhân sự cuối cùng trong năm 2023
Chào đón năm mới bằng 1 khóa học chỉ bằng 1 nhấp chuột nhanh tay ibox để nhận tư vấn miễn phí nhé!
Lớp Online vẫn mở lớp thường xuyên nha các bạn yêu
Phản hồi của học viên sau khi kết thúc khóa học các bạn có thắc mắc liệu học xong có xin được việc hay là có làm được việc hay không? Thì đây là câu trả lời nhé
Cũn đang theo hoc nè bạn cũng đc đó tuy học online nhưng mà cô cũng show màn hình như nỳ trong lúc học cũng có tương tác miết à. nên mình nghi bạn nào mà quyết tâm thì online hay of đều giống nhau thôi. mình đã học xong lớp cơ bản rồi giờ đang học lớp trưởng phòng nhân sự 🙂 Mình thấy cách dậy phù hợp với mình. Mình già quá rồi huhu may nghề này nó không chuộng trẻ
Làm hành chính nhân sự cần học gì thế mà cũng hỏi thì học hành chính nhân sự 🙂 Nói thế chứ không học cũng dở lắm đây làm chỗ người quen mà cũng có viết gì đâu sang ý mấy anh chị chỉ chỉ những mà cũng không có biết được quy trình cần làm gì? Chủ yếu là học ở trung tâm sẽ được cập nhật nhiều cái mới hơn 😀 chốt là tìm 1 chỗ nào uy tín mà học ý.
Đúng rồi mình thấy xong cũng vẫn phải đi học lại 1 lớp nghiệp vụ, vì những thứ người cũ chỉ nó cũng cũ quá rồi. Không học từ đầu cũng không thể biết đườcj
Năm vừa rồi sếp cũng cho lấn sân sang mảng Hr mà công ty mình nhân sự chỉ có 20ng mà cũng dối hết cả lên. Xong cái hỏi đứa bạn nó kêu học bên này cũng đăng kí học thử. Thực sự với 1 người mới vào nghề nhưu mình thì rất hữu ích
Nếu nhảy từ lĩnh vực khác sang HCNS thì có dễ không ạ, và bắt đầu học từ những gì?
Cho mình hỏi để được làm về HCNS cần học những gì, và có cần học thêm kháo này không?
Mô tả công việc của HCNS thì dễ mà mình thấy đa số làm cá công việc liên quan đến châm công tính lương, cac chế độ bhxh cho người lao động, quản lý giấy tờ công văn này kia, chuẩn bị cuộc họp á…
Công ty nào hầu hết cũng làm công việc như vậy bạn nên tham khảo khóa học HCNS. Cứ chế đội quyền lợi rõ ràng minh bạch thông tin. Chịu khó đầu tư khoảng 2-3 tháng thôi là ok la nhé
Hiện tại em đang làm quản lí nhân sự về tuyển nhân viên vào làm việc ở quán coffee quận Phú Nhuận nhưng em không có chuyên môn về làm hành chính nhân sự ấy ạ thì em muốn học khóa học thì đăng ký như thế nào vậy ạ
Làm nhân sự lương ổn không bạn, mình đang muốn chuyển sang làm bên mảng đó.
mình thấy các bạn nên xin vào làm ở những công ty nhỏ họ sẵn sàng tuyển người không có kinh nghiệm mất vài tháng hoặc 1 năm tự học thêm là biết làm, đi học các khóa hành chính nhân sự rất cơ bản khó áp dụng được vào công việc lắm vì mỗi đơn vị họ có yêu cầu khác nhau.
Một nhân viên gửi phàn nàn đến bộ phận HR thì mình phải làm như thế nào vậy ạ .Liệu tham gia khoá học ở bên VINA TRAIN thì có được dạy về những vấn đề như này và hỗ trợ cho công việc không ạ mong anh chị tư vấn
làm Hr bạn cứ hiểu là làm tạp phế lù việc gì cũng đến tay công việc thì luôn chân tay giấy tờ sổ sách. Lương cũng trung bình thôi chứ các bạn đừng có mơ mộng quá. Nỗi đau không của riêng ai có những ngày đi làm chỉ mong đến giờ về
tùy từng vị trí bạn nhé, không phải làm HR là như thế đâu ạ, mình học 1 khóa HCNS xong rồi học thêm mảng về tiền lương và phúc lợi chuyên sâu thì rất ok nè
Trung tâm có khoá học hcns online không ạ
Mình đang đi làm và cần học về hành chính nhân sự,sau khi học xong mình có được cấp chứng chỉ không ? mình vừa làm vừa học nên muốn dược học onl nhưng băng khoăn vì sơ không đảm bảo được chất lương bài học ?
ad tư vấn qua mail giúp mình ạ ..
mail của mình : teajordins94@gmail.com
thân mến…
dạ chào bạn, mình có nhu cầu tham khảo khóa học HCNS có thể để lại thông tin sđt để trung tâm tiện liên hệ tư vấn trực tiếp nhé ạ hoặc bạn vui lòng liên hệ hotline trung tâm 0964237168 để nhận tư vấn kịp thời. Trân trọng!
Đang làm kế toán mà phải kiêm luôn mảng hành chính của công ty nên mình đang cần học một khóa nhân sự, mà chưa biết nên chọn khóa học cụ thể nào? Trung tâm liên hệ mình tư vấn giúp nhé!
Trung tâm có dạy chuyên sâu riêng về Bảo hiểm không nhỉ? Mình đang làm trong công ty rồi nhưng kiến thức vẫn còn khá mông lung nên cần học một khóa Bảo hiểm bài bản. Trung tâm tư vấn giúp mình với ạ!!!
tư vấn giúp mình khóa học hcns cơ bản online với add ơi
mình thấy trung tâm có cả khóa chuyên viên tuyển dụng riêng , vậy học khóa hành chính nhân sự xong phải học thêm khóa tuyển dụng hay sao ạ?
Trung tâm tư vấn cho mình lớp HCNS onl gần nhất với, mình cảm ơn ạ
Mail của mình là: nguyenthu19912020@gmail.com
mình có đứa cháu nó nói thích làm hành chính nhân sự, nhưng mới tốt nghiệp đại học thôi thì có làm được không? Công việc này có yêu cầu phải có bao nhiêu năm kinh nghiệm hay gì không? Cho mình thông tin nhé và lớp học gần nhất nhé
có khóa học hành chính nhân sự online ko trung tâm
Có khoá học hành chính nhân sự online không ạ
Mình muốn đăng ký học online
m muốn tham gia khóa học online
có lớp dạy ở Bình Dương không vinatrain ? tui muốn học mà chưa có lớp
Bạn mình học ở đây xong đi làm hành chính chụp ảnh khoe góc làm việc thấy ham, trung tâm ơi tư vấn giúp mình khóa học nhân sự online với nhé ! mình cũng muốn đi làm rồi