Báo cáo tuyển dụng là gì? Cách lập báo cáo tuyển dụng hiệu quả

Báo cáo tuyển dụng là gì? Cách xây dựng báo cáo tuyển dụng hiệu quả

Tuyển dụng là khâu đầu tiên đặt nền móng cho việc xây dựng bộ máy nhân sự của doanh nghiệp. Bởi vậy cần phải theo dõi sát sao và đánh giá hiệu quả quy trình tuyển dụng thường xuyên. Sau đây, các bạn hãy cùng Vinatrain tìm hiểu ngay quy trình lập báo cáo tuyển dụng chuẩn form được sử dụng nhiều nhất trong bài viết dưới đây.

Báo cáo tuyển dụng là gì? Cách xây dựng báo cáo tuyển dụng hiệu quả
Báo cáo tuyển dụng là gì? Cách xây dựng báo cáo tuyển dụng hiệu quả

1. Báo cáo tuyển dụng là gì?

Trước khi muốn một lập báo cáo tuyển dụng đúng chuẩn chúng ta cần tìm hiểu báo cáo tuyển dụng là gì? Các loại báo cáo tuyển dụng hiện có trong hiện nay để cùng nắm rõ hơn nhé

Báo cáo tuyển dụng là tài liệu thống kê, phân tích kết quả và tình hình tuyển dụng của bộ phận nhân sự. Việc lập báo cáo tuyển dụng giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ và đo lường hiệu quả của hoạt động tuyển dụng. Từ đó, đó là cơ sở để điều chỉnh hoặc tối ưu hóa quy trình tuyển dụng của bạn.

Mọi báo cáo về hoạt động tuyển dụng dù với bất kỳ mục đích nào đều phải tuân thủ các yếu tố cơ bản sau:

  • Tổng quát tình hình: Bao gồm các số liệu thống kê về số lượng ứng viên đăng ký, số ứng viên đạt, tiến độ tuyển dụng,…
  • Thời gian tuyển dụng: Quá trình từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc một chiến dịch tuyển dụng
  • Kênh tuyển dụng: Các nền tảng được sử dụng để đăng tin tuyển dụng, truyền thông thu hút ứng viên và nhận hồ sơ đăng ký
  • Tỷ lệ ứng viên: Biến động về số lượng ứng viên qua các giai đoạn CV – Phỏng vấn – Thử việc
  • Chi phí tuyển dụng: Tổng ngân sách đã chi cho chiến dịch tuyển dụng, chi phí trên 1 ứng viên qua các giai đoạn

2. Những loại báo cáo tuyển dụng phổ biến

Báo cáo tuyển dụng phổ biến hiện nay gồm 03 loại gồm: báo cáo tuyển dụng nhân sự theo thời gian; báo cáo tình hình tuyển dụng theo vị trí chức vụ; báo cáo hoạt động tuyển dụng theo mục đích. Cụ thể:

2.1 Báo cáo tuyển dụng nhân sự theo thời gian:

  • Theo tuần: Báo cáo được thực hiện theo từng ngày trong tuần
  • Theo tháng: Báo cáo được tổng hợp từ báo cáo tuần
  • Theo năm: Báo cáo thống kê kết quả của tất cả các chiến dịch tuyển dụng diễn ra trong năm

2.2. Báo cáo tình hình tuyển dụng theo vị trí chức vụ

  • Theo bộ phận phòng ban: Marketing, Sales, Nhân sự,…
  • Theo chức vụ: Thực tập sinh, nhân viên, quản lý,…
  • Báo cáo này giúp các phòng ban nắm bắt được tình hình tuyển dụng cho các vị trí công việc của mình.

2.3. Báo cáo hoạt động tuyển dụng theo mục đích

Báo cáo theo mục đích được lập ra để phục vụ nhu cầu theo dõi chi tiết một biến số cụ thể trong chiến dịch tuyển dụng, gồm những loại phổ biến sau:\

  • Báo cáo tổng quan về tuyển dụng.
  • Báo cáo chi phí tuyển dụng.
  • Báo cáo tỷ lệ ứng viên.
  • Báo cáo chất lượng kênh tuyển dụng.

3. Đặc điểm của báo cáo tuyển dụng

Dựa vào từng quy định riêng của mỗi doanh nghiệp, bản báo cáo tuyển dụng sẽ được tổng hợp theo từng khoảng thời gian khác nhau như tháng, quý hay năm, nhưng chúng đều có các đặc điểm chung sau đây:

  • Bản báo cáo phải phân tích được rõ ràng và đầy đủ các số liệu, những sự biến động khác, nhà tuyển dụng sẽ dựa vào các kênh thông tin khác nhau để tổng hợp.
  • Nội dung cần thể hiện các số liệu thống kê theo một cách dễ hiểu như biểu đồ, bảng,…
  • Nhân sự tuyển dụng cần đưa ra các nhận xét và đánh giá từ dữ liệu, bảng biểu mà bạn đã thống kê.
  • Nhân sự cũng cần có nội dung kiến nghị hoặc đề xuất phương án sao cho phù hợp với tình hình thực tế. Điều đó tạo điều kiện giúp các phòng ban giải quyết phần nào các vấn đề về mặt nhân sự.
  • Nội dung cần xây dựng tổ chức kế hoạch hành động cụ thể, phù hợp với định hướng và tình hình chung của doanh nghiệp.

Có thể thấy, từ việc lập báo cáo tuyển dụng mà lãnh đạo công ty có thể nắm được quy mô nhân sự của công ty để từ đó đưa ra các phương án quy hoạch, bố trí hợp lý. 

4. Cách viết báo cáo tuyển dụng hiệu quả

Cách viết báo cáo tuyển dụng hiệu quả cần ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Tuyển dụng nhân sự không chỉ là đưa ra những con số mà cần giải thích, lý giải về tình hình tuyển dụng hiện tại của công ty. Một báo cáo tuyển dụng nên có cấu trúc như sau:

5 bước lập báo cáo tuyển dụng nhân sự
5 bước lập báo cáo tuyển dụng nhân sự

Bước 1: Khái quát tình hình tuyển dụng 

Để lập báo cáo hiệu quả, bộ phận nhân sự cần cho lãnh đạo thấy được cái nhìn về tình hình tìm kiếm nhân viên của doanh nghiệp.

  • Bộ phận: Nhân sự cần cung cấp thông tin: Tên phòng ban, số lượng nhân sự cần tuyển, số lượng cần tuyển phát sinh trong tháng, tỷ lệ % hoàn thành so với kế hoạch,…
  • Vị trí: Báo cáo cần thực hiện được các nội dung: Vị trí tuyển dụng, số lượng nhân sự, hồ sơ xin việc đã nộp,…
Khái quát tình hình tuyển dụng
Khái quát tình hình tuyển dụng

Bước 2: Xác định hiệu quả tuyển dụng

Xây dựng thương hiệu hiệu quả ở đây được tính bằng số lượng công việc nhận được của mỗi cá nhân đăng tuyển. Việc một công ty nhận được nhiều hay ít việc làm phản ánh thương hiệu nhà tuyển dụng của bạn tốt như thế nào.

Nếu mọi thứ không có khả quan, hãy thực hiện một nghiên cứu nhỏ từ ứng viên để tìm hiểu lý do tại sao. Từ đó, đưa ra các giải pháp PR mới cho chiến dịch tiếp theo của bạn. Hiệu quả truyền thông được tính theo công thức sau:

Chỉ số hiệu quả = Tổng chi phí tuyển dụng : Tổng CV nhận được

Xác định hiệu quả tuyển dụng
Xác định hiệu quả tuyển dụng

Bước 3: Xác định tỷ lệ % ứng cử viên đạt yêu cầu

Bảng báo cáo tuyển dụng, tỷ lệ % ứng viên đạt yêu cầu công ty được tính theo công thức sau:

Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu = Số lượng ứng viên trúng tuyển : Tổng lượng ứng viên

Trong đó:

  • Tỷ lệ đạt cao: Hoạt động tìm kiếm, phát triển nguồn nhân lực đang đi đúng hướng. Tuy nhiên để chắc chắn hơn nhân sự cần đánh giá một cách khách quan nếu tỷ lệ này cao hơn so với tháng trước bất thường.
  • Tỷ lệ thấp: Bộ phận nhân sự có thể kiểm tra lại các bước của quy trình tuyển dụng liệu đã phù hợp với ứng cử viên chưa.
Xác định tỷ lệ % ứng cử viên đạt yêu cầu
Xác định tỷ lệ % ứng cử viên đạt yêu cầu

Bước 4: Thống kê chi phí tuyển dụng

Để theo dõi biến động chi phí theo thời gian, bộ phận tuyển dụng cần chia tổng ngân sách thực tế cho toàn bộ chiến dịch cho số lượng ứng viên thu thập được mỗi kỳ. Bằng cách này, có thể xác định chi phí để có được hồ sơ ứng viên trong chiến dịch tuyển dụng của mình.

Ngoài ra, cần xác định chi phí kế hoạch để kiểm soát việc sử dụng ngân sách.

Bước 5: Xác định thời gian tuyển dụng

Báo cáo tuyển dụng nhân sự cũng nên nêu rõ thời điểm tuyển dụng từng vị trí cụ thể. Từ đó giúp bạn thấy rõ công việc đang tiến triển như thế nào, các lỗi sắp xếp có thời gian kéo dài khác nhau. Tuy nhiên, nếu một vị trí yêu cầu thời gian tuyển dụng khác nhau đó là vì:

  • Không đúng trong mùa cao điểm tuyển dụng, vị trí cần tìm nằm ở những ngành hiếm có, cần nhiều thời gian đào tạo.
  • Quy trình tuyển dụng quá phức tạp, triển khai đăng tin chưa mang hiệu quả,…
Xác định thời gian tuyển dụng
Xác định thời gian tuyển dụng

Trên đây là hướng dẫn cách lập báo cáo tuyển dụng một cách đúng chuẩn và hiệu quả, việc lập báo cáo tuyển dụng chỉ là 1 phần việc nhỏ trong các công việc của nhân viên hành chính nhân sự.

Tải MIỄN PHÍ mẫu báo cáo tuyển dụng tại đây: MẪU BÁO CÁO TUYỂN DỤNG

Nội dung này có trong khóa học chuyên viên tuyển dụng do VinaTrain tổ chức. Nếu bạn muốn được hỗ trợ về kiến thức, nghiệp vụ thực tế về cách xây dựng báo cáo tuyển dụng nói riêng và các kỹ năng, nghiệp vụ liên quan đến hành chính nhân sự nói chung miễn phí cùng đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm của Vinatrain thì có thể để lại bình luận dưới bài viết nhé.

                                                                                                                  Linh Nhi: Tổng hợp – Biên tập

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *