Báo cáo tuyển dụng là gì? Cách lập báo cáo tuyển dụng hiệu quả

1. Báo cáo tuyển dụng là gì?

Trước khi muốn một lập báo cáo tuyển dụng đúng chuẩn chúng ta cần tìm hiểu báo cáo tuyển dụng là gì? Các loại báo cáo tuyển dụng hiện có trong hiện nay để cùng nắm rõ hơn nhé

Báo cáo tuyển dụng là tài liệu thống kê, phân tích kết quả và tình hình tuyển dụng của bộ phận nhân sự. Việc lập báo cáo tuyển dụng giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ và đo lường hiệu quả của hoạt động tuyển dụng. Từ đó, đó là cơ sở để điều chỉnh hoặc tối ưu hóa quy trình tuyển dụng của bạn.

Mọi báo cáo về hoạt động tuyển dụng dù với bất kỳ mục đích nào đều phải tuân thủ các yếu tố cơ bản sau:

2. Những loại báo cáo tuyển dụng phổ biến

Báo cáo tuyển dụng phổ biến hiện nay gồm 03 loại gồm: báo cáo tuyển dụng nhân sự theo thời gian; báo cáo tình hình tuyển dụng theo vị trí chức vụ; báo cáo hoạt động tuyển dụng theo mục đích. Cụ thể:

2.1 Báo cáo tuyển dụng nhân sự theo thời gian:

• Theo tuần: Báo cáo được thực hiện theo từng ngày trong tuần
• Theo tháng: Báo cáo được tổng hợp từ báo cáo tuần
• Theo năm: Báo cáo thống kê kết quả của tất cả các chiến dịch tuyển dụng diễn ra trong năm

2.2. Báo cáo tình hình tuyển dụng theo vị trí chức vụ

• Theo bộ phận phòng ban: Marketing, Sales, Nhân sự,…
• Theo chức vụ: Thực tập sinh, nhân viên, quản lý,…
• Báo cáo này giúp các phòng ban nắm bắt được tình hình tuyển dụng cho các vị trí công việc của mình.

2.3. Báo cáo hoạt động tuyển dụng theo mục đích

Báo cáo theo mục đích được lập ra để phục vụ nhu cầu theo dõi chi tiết một biến số cụ thể trong chiến dịch tuyển dụng, gồm những loại phổ biến sau:\

3. Đặc điểm của báo cáo tuyển dụng

Dựa vào từng quy định riêng của mỗi doanh nghiệp, bản báo cáo tuyển dụng sẽ được tổng hợp theo từng khoảng thời gian khác nhau như tháng, quý hay năm, nhưng chúng đều có các đặc điểm chung sau đây:

Có thể thấy, từ việc lập báo cáo tuyển dụng mà lãnh đạo công ty có thể nắm được quy mô nhân sự của công ty để từ đó đưa ra các phương án quy hoạch, bố trí hợp lý. 

4. Cách viết báo cáo tuyển dụng hiệu quả

Cách viết báo cáo tuyển dụng hiệu quả cần ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Tuyển dụng nhân sự không chỉ là đưa ra những con số mà cần giải thích, lý giải về tình hình tuyển dụng hiện tại của công ty. Một báo cáo tuyển dụng nên có cấu trúc như sau:

Bước 1: Khái quát tình hình tuyển dụng 

Để lập báo cáo hiệu quả, bộ phận nhân sự cần cho lãnh đạo thấy được cái nhìn về tình hình tìm kiếm nhân viên của doanh nghiệp.

• Bộ phận: Nhân sự cần cung cấp thông tin: Tên phòng ban, số lượng nhân sự cần tuyển, số lượng cần tuyển phát sinh trong tháng, tỷ lệ % hoàn thành so với kế hoạch,…
• Vị trí: Báo cáo cần thực hiện được các nội dung: Vị trí tuyển dụng, số lượng nhân sự, hồ sơ xin việc đã nộp,…

Bước 2: Xác định hiệu quả tuyển dụng

Xây dựng thương hiệu hiệu quả ở đây được tính bằng số lượng công việc nhận được của mỗi cá nhân đăng tuyển. Việc một công ty nhận được nhiều hay ít việc làm phản ánh thương hiệu nhà tuyển dụng của bạn tốt như thế nào.

Nếu mọi thứ không có khả quan, hãy thực hiện một nghiên cứu nhỏ từ ứng viên để tìm hiểu lý do tại sao. Từ đó, đưa ra các giải pháp PR mới cho chiến dịch tiếp theo của bạn. Hiệu quả truyền thông được tính theo công thức sau:

Chỉ số hiệu quả = Tổng chi phí tuyển dụng : Tổng CV nhận được

Bước 3: Xác định tỷ lệ % ứng cử viên đạt yêu cầu

Bảng báo cáo tuyển dụng, tỷ lệ % ứng viên đạt yêu cầu công ty được tính theo công thức sau:

Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu = Số lượng ứng viên trúng tuyển : Tổng lượng ứng viên

Trong đó:

• Tỷ lệ đạt cao: Hoạt động tìm kiếm, phát triển nguồn nhân lực đang đi đúng hướng. Tuy nhiên để chắc chắn hơn nhân sự cần đánh giá một cách khách quan nếu tỷ lệ này cao hơn so với tháng trước bất thường.
• Tỷ lệ thấp: Bộ phận nhân sự có thể kiểm tra lại các bước của quy trình tuyển dụng liệu đã phù hợp với ứng cử viên chưa.

Bước 4: Thống kê chi phí tuyển dụng

Để theo dõi biến động chi phí theo thời gian, bộ phận tuyển dụng cần chia tổng ngân sách thực tế cho toàn bộ chiến dịch cho số lượng ứng viên thu thập được mỗi kỳ. Bằng cách này, có thể xác định chi phí để có được hồ sơ ứng viên trong chiến dịch tuyển dụng của mình.

Ngoài ra, cần xác định chi phí kế hoạch để kiểm soát việc sử dụng ngân sách.

Bước 5: Xác định thời gian tuyển dụng

Báo cáo tuyển dụng nhân sự cũng nên nêu rõ thời điểm tuyển dụng từng vị trí cụ thể. Từ đó giúp bạn thấy rõ công việc đang tiến triển như thế nào, các lỗi sắp xếp có thời gian kéo dài khác nhau. Tuy nhiên, nếu một vị trí yêu cầu thời gian tuyển dụng khác nhau đó là vì:

• Không đúng trong mùa cao điểm tuyển dụng, vị trí cần tìm nằm ở những ngành hiếm có, cần nhiều thời gian đào tạo.
• Quy trình tuyển dụng quá phức tạp, triển khai đăng tin chưa mang hiệu quả,…

Trên đây là hướng dẫn cách lập báo cáo tuyển dụng một cách đúng chuẩn và hiệu quả, việc lập báo cáo tuyển dụng chỉ là 1 phần việc nhỏ trong các công việc của nhân viên hành chính nhân sự.

Tải MIỄN PHÍ mẫu báo cáo tuyển dụng tại đây: MẪU BÁO CÁO TUYỂN DỤNG

                                                                                                                  Linh Nhi: Tổng hợp – Biên tập

_____________________________________________________________

HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN 

•  Văn phòng Hồ Chí Minh:

           – 45 Thạch Thị Thanh, Phường Tân Định, Quận 1

•  Văn Phòng Hà Nội:

           – 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội

           – Số 43 Khu Tập Thể Công An Xa La, TDP 12, P. Phúc La, Q. Hà Đông, TP. Hà Nội

•  Hotline tư vấn đào tạo: 0964.237.168
•  Hotline tư vấn dịch vụ xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan: 0931.705.774
•  Gmail: vinatrain.edu.vn@gmail.com