“Tôi muốn tìm hiểu về quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển và những chứng từ liên quan, trong đó có lệnh giao hàng (D/O) nhưng tôi chưa rõ nghiệp vụ này. Nhờ trung tâm VinaTrain cho tôi hỏi quy trình lấy lệnh giao hàng (D/O) như thế nào và cần lưu ý những vấn đề gì. Mong được trung tâm giải đáp. Xin cảm ơn.”
Tác giả: Hoàng Văn Châu
Chuyên gia Xuất Nhập Khẩu - Logistics với hơn 15 năm kinh nghiệm. Hiện đang là giảng viên - Quản lý chất lượng đào tạo tại Vinatrain, Tư vấn các vấn đề liên quan hải quan - Logistics
I. Lệnh Giao Hàng (D/O) Là Gì?
Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) là chứng từ mà công ty vận chuyển (hãng tàu, Forwarder – FWD) phát hành ra để chỉ thị cho đơn vị lưu giữ hàng (cảng, kho) giao hàng cho Consignee. Đồng thời, Consignee muốn được phát D/O thì sẽ phải đóng một khoản phí nhất định cho các đơn vị FWD hoặc các hãng tàu. Vậy nên phí này sẽ là phí D/O.
Trước đây doanh nghiệp lấy lệnh giao hàng D/O sẽ mất thời gian cử nhân sự tới hãng làm việc lấy lệnh. Hiện nay, quy trình này đã được tự động hóa bằng việc lấy lệnh D/O điện tử.
Lưu ý: phí D/O – Delivery Order fee là phí lệnh giao hàng và phí chứng từ – Documentation fee là loại phí sẽ được thu khi Shipper hay Consignee nhờ FWD làm giúp Packing List, Commercial Invoice hay Sales Contract.
1. Các loại lệnh giao hàng (D/O)
Hiện nay, D/O được chia làm nhiều loại khác nhau tùy thuộc vào bên phát hành D/O. Cụ thể có 2 loại phí D/O chính tương ứng với 2 loại D/O cho các đơn vị FWD phát hành và các hãng tàu phát hành:
a) D/O do FWD phát hành
Đây là D/O cho các đơn vị, đại lý vận chuyển cấp phát cho đơn vị hoặc đối tượng nhận hàng. Đồng thời lệnh giao hàng này cũng yêu cầu người giữ hàng giao hàng cho người nhận hàng.
Lưu ý: FWD phát D/O nhưng lại không phải bên phát hành Bill thì chắc chắn người nhận hàng sẽ không lấy được hàng. Muốn lấy hàng thì người nhận hàng phải xuất trình thêm nhiều chứng từ liên quan khác. Nếu bạn làm việc với các đơn vị FWD để nhận hàng thì sẽ phải đóng phí D/O tương ứng theo yêu cầu của họ. Bạn chỉ cần đóng 1 lần duy nhất và đóng trực tiếp cho FWD là xong.
b) D/O do các hãng tàu phát hành
Đây là lệnh giao hàng được phát hành bởi các hãng tàu vận chuyển. Lệnh này sẽ yêu cầu rõ người giữ hàng bàn giao hàng hóa cho người nhận hàng. Trong thực thế thì các hãng tàu sẽ yêu cầu FWD giao hàng. Sau đó, FWD sẽ giao hàng cho bên nhận hàng. Điều kiện để người nhập khẩu nhận được hàng là FWD có D/O của hãng tàu và chuyển D/O này cho bên mua hàng kèm Bill gốc của hãng tàu đó. Tương tự như phí D/O của bên FWD, phí D/O của hãng tàu cũng sẽ chỉ cần đóng một lần và đóng cho hãng tàu bạn làm việc trực tiếp.
2. Các chi phí đi kèm khi lấy D/O
Ngoài phải thanh toán phí D/O để nhận lệnh giao hàng thì bạn sẽ phải hoàn thành thêm một số khoản phí đi kèm khác, cụ thể gồm:
- Phí THC
- Phí vệ sinh cont
- Phí CFS hàng lẻ
- Phí cước cont được các hãng tàu quy định
Chính vì phải đóng thêm nhiều loại phí đi kèm nên để đơn giản có việc kiểm tra, rà soát sau này thì bạn nên giữ lại Bill. Nếu trong trường hợp đơn vị nhập khẩu lấy hàng từ tàu xuống cảng, hàng để nguyên trong container thì D/O sẽ được đóng dấu là hàng giao thẳng. Còn trong trường hợp bên nhập khẩu cắt chì container ngay tại bãi thì D/O sẽ được đóng dấu hàng rút ruột.
3. Khi nào cần lấy lệnh giao hàng giao hàng (D/O)
Về bản chất, khi lô hàng của bạn tới cảng đích hoặc sân bay đích thì hãng vận tải không giữ hàng mà lô hàng nằm trong sự kiểm soát của bộ phận kho bãi. Để được giao hàng, Consignee cần tới đại lý của hãng vận tải để làm thủ tục lấy Lệnh giao hàng (còn gọi là “đổi lệnh” với hàng đi biển vì Consignee cần đổi B/L gốc lấy D/O).
Thời gian đổi lệnh D/O:
- Đối với lô hàng nguyên (FCL): Thông thường sau khi tàu vào cảng phải khai thác ít nhất là 8 – 12h mới xuống cảng đổi lệnh và lấy hàng được.
- Đối với lô hàng lẻ (LCL): Thông thường phải mất 02 ngày để khai thác hàng về kho. Vì kho hàng còn phải làm thủ tục kéo container từ cảng về kho và khai thác từ container vào kho.
Lưu ý:
- Thời điểm có thể lấy D/O là sau khi hàng đến cảng hoặc sân bay (thường được ghi chú trên Arrival Notice), bạn có thể liên hệ đại lý hãng vận tải để hỏi cụ thể thời điểm này nếu muốn biết chính xác hơn.
- Các phí phải thanh toán cho đại lý hãng vận tải trước khi lấy D/O cũng được thông báo rõ trên Arrival Notice (yêu cầu phòng Kế toán chuyển khoản thanh toán trước khi đi lấy D/O).
II. Mẫu Lệnh Giao Hàng (D/O)
D/O là chứng từ bắt buộc người nhận hàng phải có nếu muốn lấy được hàng hóa. Thông thường nội dung trên Lệnh giao hàng – D/O (Delivery Order) sẽ bao gồm:
- Tên tàu và hành trình di chuyển của con tàu
- Người nhận hàng (Consignee)
- Cảng dỡ hàng xuống (POD)
- Ký mã hiệu hàng hóa (Code goods)
- Số lượng hàng hóa, trọng lượng và thể tích (Gross Weight, Net weight…)
III. Quy Trình Lấy Lệnh Giao Hàng (D/O)
Hiện tại các hãng tàu đều áp dụng quy trình lấy lệnh giao hàng điện tử ED/O giúp các doanh nghiệp giảm bớt nhiều chi phí nhân sự và đảm bảo tiến độ. Cùng so sánh quy trình lấy lệnh giao hàng trước đây và bây giờ thay đổi như thế nào:
- Bước 1: Delivery Order do hãng tàu/FWD cấp để Consignee nhận hàng. Trước đó bạn sẽ nhận được giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) từ hãng tàu thông qua FWD.
- Bước 2: Trong trường hợp lệnh nối. Sau khi nhận được B/L và giấy báo hàng đến từ hãng tàu. Để có được bộ chứng từ đầy đủ cùng với một vài giấy giới thiệu từ bên công ty khách hàng. Bạn sẽ sẽ đến hãng tàu hoặc đại lý giao nhận khác để lấy lệnh.
- Bước 3: Đối với hợp đồng thanh toán bằng thư tín dụng (L/C). Khi đến hãng tàu nhận bộ lệnh giao hàng. Nhân viên phải mang vận đơn gốc có ký hậu của ngân hàng và giấy giới thiệu của công ty. Trường hợp nhận bộ lệnh giao hàng tại đại lý giao nhận khác, chỉ cần mang giấy giới thiệu. Sau đó thông báo hàng đến là có thể nhận bộ lệnh giao hàng.
Chứng từ cần:
- Căn cước công dân của người đi lấy lệnh
- Giấy giới thiệu (bản gốc)
- Thông báo hàng đến (bản photo)
- Vận đơn photo (1 bản, nên photo đầy đủ cả 2 mặt vận đơn) nếu sử dụng Surrendered B/L
- Vận đơn gốc (1 bản đối với B/L)
Hiện nay: Lấy lệnh giao hàng điện tử:
- Nhận Thông báo hàng đến
- Thanh toán tiền trên thông báo hàng đến (nếu không có thể hiện thì email yêu cầu gửi phí LCC để thanh toán)
- Yêu cầu gửi hóa đơn và lệnh điện tử
Dưới đây là minh họa thực tế về một lô hàng vận tải đường biển áp dụng lấy lệnh giao hàng điện tử qua mail.
Xem mẫu E-DO tại đây: ElectronicDeliveryOrder_CHP0153923
IV. Những Vấn Đề Cần Lưu Ý
Nhiều trường hợp bạn chỉ cần D/O của FWD là đã có thể nhận hàng. Lúc này, FWD sẽ ký tên trên lệnh giao hàng trên cương vị là đại lý (AS AGENT) của hàng tàu. Sau khi ký xác nhận thì lệnh giao hàng sẽ có hiệu lực ngang với lệnh giao hàng của chính hãng tàu đó.
Nộp phí lấy lệnh giao hàng D/O: Delivery Order Fee – Phí lệnh giao hàng. Phí này bắt đầu phát sinh khi hàng cập cảng. Hãng tàu làm lệnh giao hàng để Consignee mang D/O này ra cảng xuất trình với hải quan để lấy hàng.
Để nhận thêm nhiều tài liệu và kiến thức về xuất nhập khẩu thực tế hãy tham gia ngay nhóm tự học xuất nhập khẩu online cùng VinaTrain. Đã có hơn 8.000 thành viên tham gia nhóm tự học này nhận được hỗ trợ từ VinaTrain.
Hy vọng, với câu trả lời trên VinaTrain đã giúp anh Minh và độc giả có thêm những thông tin hữu ích về Lệnh giao hàng D/O khi làm hàng hóa nhập khẩu.
- Xem thêm bài viết liên quan: Vận Đơn Hàng Không- Air Waybill (AWB) là gì? Tải Form AWB Tại Đây
Như vậy, trong bài viết này, hệ thống đào tạo thực tế Vinatrain đã gửi tới bạn đọc thông tin về “Lệnh giao hàng (D/O) là gì?”. Nội dung này có trong chương trình đào tạo tại khóa học xuất nhập khẩu thực tế do VinaTrain tổ chức. Bạn đọc quan tâm có thể tham khảo lịch khai giảng được cập nhật tại website của trung tâm VinaTrain.
Tác giả: Mỹ Linh – Tổng hợp
_____________________________________________________________
HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN
- Chi nhánh Hồ Chí Minh: 45 Đường Thạch Thị Thanh,Phường Tân Định, Quận 1
- Chi nhánh Hà Nội: 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội
- Văn phòng Hà Nội: Số nhà 43, khu tập thể XaLa, Phường Phúc La, Quận Hà Đông, Hà Nội
- Hotline tư vấn đào tạo: 0964.237.168
- Hotline tư vấn dịch vụ: 0931.705.774
- Gmail: vinatrain.edu.vn@gmail.com
