Xuất nhập khẩu là nghiệp vụ cực kỳ quan trọng và đang trở nên phổ biến trong bối cảnh các hoạt động thương mại quốc tế giữa các quốc gia đang ngày càng hoạt động sôi nổi. Vậy cơ hội phát triển của nghề xuất nhập khẩu như thế nào? lộ trình học xuất nhập khẩu cho người mới bắt đầu như thế nào? khóa học nào đào tạo xuất nhập khẩu nào tốt? Hãy cùng VinaTrain tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Là ngành có cơ hội việc làm đa dạng với nhiều vị trí, rất rộng mở và có thể phát triển sự nghiệp với mức đãi ngộ tốt. Thông thường lộ trình phát triển của ngành xuất nhập khẩu sẽ đi theo 3 giai đoạn như sau:
Lộ trình thăng tiến của ngành xuất khẩu
Nhân viên chưa có kinh nghiệm: khi mới bắt đầu với xuất nhập khẩu nhiều người lựa chọn trở thành thực tập sinh cho các công ty về xuất nhập khẩu. Trong khoảng thời gian này, họ sẽ đi tìm những môi trường có thể giúp mình biết thêm nhiều kiến thức chuyên ngành. Mức lương trung bình của người chưa có kinh nghiệm sẽ khoảng 5 – 9 triệu/tháng.
Chuyên viên xuất nhập khẩu: Để trở thành chuyên viên họ đã phải cố gắng không ngừng, thường xuyên trau dồi kiến thức chuyên về một mảng trong ngành xuất nhập khẩu, ví dụ như: chuyên viên thanh toán quốc tế, chuyên viên điều vận, chuyên viên chăm sóc khách hàng,… Khi đã cứng tay nghề, có từ 3 năm kinh nghiệm trở lên, họ sẽ nhận được mức lương từ 12 – 14 triệu/tháng
Quản lý: Khi lên làm quản lý, họ có quyền kiểm soát công việc, điều khiển mọi hành vi của một cá thể hoặc đội nhóm và chịu trách nhiệm trước mọi hành động công việc. Người quản lý cần phải biết lập kế hoạch, tổ chức và quản lý tổng quan mọi mặt của phòng ban. Mức lương cho vị trí này sẽ cao gấp 2 – 3 lần tùy từng công ty.
II. Xác định mục tiêu khi theo học xuất nhập khẩu
Lộ trình học xuất nhập khẩu cần xác định mục tiêu
2.1. Mục tiêu ngắn hạn để học xuất nhập khẩu hiệu quả
Nhân viên xuất nhập khẩu là công việc thường xuyên phải giải quyết các vấn đề liên quan đến các tình huống trong vận chuyển hàng hóa, vận tải. Do vậy người làm xuất nhập khẩu phải có những kỹ năng cần thiết, ngoài ra phải nắm rõ bản chất của công việc mình đang làm và xác định mục tiêu ngắn hạn cho bản thân, ví dụ về một số mục tiêu ngắn hạn như:
Học hỏi những kinh nghiệm làm việc với nhà cung cấp, hãng tàu, khách hàng.
Thành thạo các kỹ năng làm chứng từ xuất nhập khẩu như: PO, Invoice, Packing list, DO,…
2.2. Mục tiêu dài hạn khi học xuất nhập khẩu
Ngoài việc xây dựng mục tiêu ngắn hạn, việc hoàn thành mục tiêu dài hạn là cách để bạn khẳng định sự cố gắng, nỗ lực của bản thân trong công việc. Kết quả của mục tiêu dài hạn chính là những thành công mà bạn đã đạt được ở một vị trí công việc tốt. Có mục tiêu dài hạn rõ ràng sẽ giúp cho bản thân bạn đi đúng hướng trên con đường phát triển sự nghiệp cá nhân Do vậy, xây dựng và triển khai thực hiện các mục tiêu dài hạn cụ thể và hiệu quả là điều quan trọng mà bất cứ cá nhân nào cũng cần phải có. Ví dụ về mục tiêu dài hạn trong ngành xuất nhập khẩu như:
Mong muốn được phát triển tất cả các kỹ năng và mở rộng thêm nhiều kiến thức nghiệp vụ của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu
Trong 5 năm tới, trở thành một nhà quản lý chuyên nghiệp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa.
III. Kiến thức cần có trong lộ trình học xuất nhập khẩu
Trong hơn 6 năm đào tạo, VinaTrain nhận thấy rằng đa số học viên còn chưa mường tượng được hay nói một cách dí dỏm hơn là còn “choáng váng” về ngành nghề xuất nhập khẩu và cũng chưa biết bắt đâu từ đâu, cần chuẩn bị những kiến thức, kĩ năng gì trước khi học xuất nhập khẩu và logistics. Rõ ràng ngành nào cũng cần có kiến thức và kinh nghiệm thì mới có thể đáp ứng được yêu cầu công việc. Tuy nhiên ngành nghề Xuất nhập khẩu lại có chút đặc thù riêng, dưới đây là những kiến thức nền tảng và kỹ năng cần có khi làm xuất nhập khẩu
3.1. Kiến thức nền tảng về xuất nhập khẩu
Kiến thức về xuất nhập khẩu rất rộng lớn và thay đổi từng ngày khiến chúng ta phải thường xuyên trau dồi, học hỏi. Về cơ bản, một chuyên viên xuất nhập khẩu phải được trang bị các kiến thức về các mảng sau:
Quy trình và chính sách Xuất nhập khẩu hàng hóa/dịch vụ: Quy trình xuất khẩu – nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ ra sao: các bước quy chuẩn để xuất khẩu hoặc nhập khẩu một lô hàng tại cửa khẩu, ngoài cửa khẩu hoặc tại chỗ. Chính sách với mặt hàng xuất nhập khẩu: xem loại hàng có được phép xuất – nhập? hay xuất nhập khẩu có điều kiện?
Logistics / Giao nhận vận tải: nắm được các loại phương tiện, cách tính cước của giao nhận vận tải nội địa và giao nhận vận tải quốc tế.
Thanh toán quốc tế:Nắm vững về một số phương thức thanh toán quốc tế chính nhất. Trong từng phương thức, cần nắm rõ các phân loại, nội dung, cách vận hành, chi phí, quy trình mở – nhận – thanh toán, cách kiểm tra nội dung và làm chứng từ xuất trình.
Chứng từ xuất nhập khẩu: Nắm rõ về yêu cầu, chi phí các loại chứng từ trong khi xuất trình làm thủ tục thông quan hải quan cho loại hàng hóa xuất nhập khẩu của doanh nghiệp và hiểu rõ, biết làm, hoàn thiện các loại chứng từ xuất nhập khẩu thanh toán
3.2. Kỹ năng cho nghề xuất nhập khẩu
Ngoại ngữ: Biết thêm ngoại ngữ khác là lợi thế (khi apply công ty Hàn, Nhật, Trung trong các khu công nghiệp, khu chế xuất…). Tùy vị trí mà công ty yêu cầu ngoại ngữ khác nhau. Cao nhất là sales quốc tế (Sales xuất khẩu), còn nhân viên Ops cần đọc hiểu các chứng từ cơ bản là được. Nếu tốt thì sẽ rất có lợi thế trong việc thăng tiến công việc sau này.
Giao tiếp, thuyết trình: Việc giao tiếp tốt sẽ giúp bạn mở rộng mối quan hệ, giao lưu với nhiều người trong nghề, điều này sẽ giúp ích rất nhiều trong việc phát triển của tương lai. Đồng thời, kỹ năng giao tiếp, đàm phán tốt sẽ dễ dàng giải quyết các mâu thuẫn, thuyết phục khách hàng
Tin học văn phòng: nhân viên xuất nhập khẩu dù phụ trách ở vị trí nào cũng cần sử dụng MS office thành thạo (nhất là Outlook, Excel), sử dụng các tools trong việc lập và theo dõi, chăm sóc khách hàng
Ngoài các kỹ năng kể trên, bạn có thể tự xây dựng, cải thiện cho mình thêm bộ kỹ năng mềm khác như: quản lý thời gian, kỹ năng làm việc nhóm, làm việc độc lập, kỹ năng giải quyết vấn đề,…
IV. Những sai lầm khi xác định lộ trình học xuất nhập khẩu
Những sai lầm khi xác định lộ trình học xuất nhập khẩu
4.1. Tìm sai nguồn khi học xuất nhập khẩu
Công nghệ, đặc biệt là internet cung cấp số lượng lớn kiến thức và người học hoàn toàn có thể tự truy cập để tiếp thu, trau dồi vốn kiến thức. Điều này khẳng định, Internet giúp các bạn tự học và tự chủ hơn trong việc tìm kiếm tài liệu, tìm kiếm các nguồn kiến thức có sẵn mà không phải mất quá nhiều chi phí để mua sách. Tuy nhiên, bởi có quá nhiều nguồn tài liệu tham khảo, mà những người mới bắt đầu học xuất nhập khẩu không thể phân biejert đâu là nguồn tài liệu uy tín, chính thống để học tập. Ngoài ra, người học thường bị hoang mang trong việc chọn lọc ra những kiến thức cần thiết để học
Đã từng có nhiều trường hợp, người học làm sai nghiệp vụ chỉ vì tin vào những nguồn tin tràn lan trên mạng xã hội. Điều tưởng như nhỏ nhặt này đã ảnh hưởng trực tiếp đến đến công việc cũng như công ty chủ quản. Để tránh những trường hợp xấu như vậy, người học nên tham gia vào các khóa học nghiệp vụ thực tế để có người trực tiếp hướng dẫn và được cung cấp nguồn tài liệu uy tín.
4.2. Học đốt cháy giai đoạn muốn nhanh làm được việc
Vấn đề tự học cũng gây ra nhiều vấn đề, trong đó việc đốt cháy giai đoạn cũng là một rào cản để bạn học khó trở thành một người có mục tiêu chính đáng để phấn đấu, nguyên nhân cốt lõi do nhiều bạn vội mau kiếm tiền hơn là tích lũy kinh nghiệm. Đôi khi chỉ học một vài buổi, đã nghĩ mình có thể biết hết kiến thức và có thể làm giỏi xuất nhập khẩu.
Trên thực tế, để một người có thể học và làm được xuất nhập khẩu phải mất ít nhất 1 – 2 tháng đào tạo cơ bản và một thời gian dài học nâng mới mới đủ tự tin làm giỏi xuất nhập khẩu.
4.3. Không định hướng được công việc tương lai
Nhiều bạn học chưa xác định rõ mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn dẫn đến không biết công việc mình sẽ làm là gì? Trong khi đó, định hướng nghề nghiệp trong tương lai rất quan trọng đối với con đường sau này. Điều này dẫn đến, việc tự học của các bạn trở lên lan man, không hiệu quả, đôi khi sẽ cảm thấy chán học vì học mãi không hết kiến thức.
Vậy nên, điều quan trọng nhất trước khi học xuất nhập khẩu là bạn cần tìm ra công việc mình sẽ phải làm trong tương lai từ đó tự xây dựng 1 lộ trình học hiệu quả. Bạn có thể tìm kiếm các thông tin tuyển dụng của các công ty, xem mô tả công việc, từ đó chọn lọc ra các kiến thức cơ bản mình cần phải học để trở thành nhân viên xuất nhập khẩu có đủ năng lực.
4.4. Thiếu trải nghiệm thực tế
Việc người mới bắt đầu gia nhập vào ngành xuất nhập khẩu sẽ rất khó khăn, đặc biệt là khi không thể phân định được luồng ý kiến nào đúng khi liên tục phải tiếp xúc với những hội nhóm chuyên đưa ra những kiến thức về ngành. Đôi khi, có những ý kiến tiêu cực về nghề, cơ hội phát triển của xuất nhập khẩu làm thay đổi bản chất vấn đề, điều này cũng sẽ là tác nhân ảnh hưởng đến tư duy sau này của bạn.
V. Lời khuyên của chuyên gia về lộ trình học xuất nhập khẩu
Tự học là việc vô cùng tốt với người mới bắt đầu, nhưng phương pháp học thế nào cho hiệu quả lại chưa được nhiều người biết. Để học tốt xuất nhập khẩu bạn có thể tạo những thói quen tốt như: thường xuyên đọc tài liệu, chứng từ; tạo thói quen học xuất nhập khẩu thường xuyên và liên tục vào các ngày trong khung giờ nhất định; và có một lộ trình theo sát nhu cầu học.
Với hơn 6 năm kinh nghiệm đào tạo, VinaTrain sẽ giới thiệu cho bạn khóa học Xuất nhập khẩu dành cho người mới bắt đầu, cam kết học để làm được việc.
5.1. Khóa học xuất nhập khẩu này dành cho ai
Nếu bạn là sinh viên mới tốt nghiệp ra trường cần ôn tập kiến thức, tiếp xúc với chứng từ thực tế và hiểu quy trình làm xuất nhập khẩu hàng hóa của một công ty, dịch vụ hậu cần.
Nếu bạn đang làm trái ngành muốn chuyển sang ngành xuất nhập khẩu, logistics.
Hay chủ doanh nghiệp muốn tìm hiểu và nắm rõ hoạt động Xuất Nhập Khẩu – Logistics để mở rộng quy mô ngoại thương của doanh nghiệp.
5.2. Quyền lợi của học viên khi tham gia khóa học tại VinaTrain
Học viên tại trung tâm được hỗ trợ học lại 01 năm sau tốt nghiệp chỉ mất phí quản lý đào tạo 200.000 VNĐ, lệ phí không phát sinh thêm
Học viên nghỉ học, học không hiểu được học bù lại, học nhiều khóa học cùng lúc liên quan tới khóa học.
Chứng chỉ tốt nghiệp cuối khóa học do VinaTrain cấp có giá trị được công nhận bởi các doanh nghiệp.
100% giảng viên tâm huyết, có kinh nghiệm làm việc thực tế, phân lớp theo chuyên đề, luôn hỗ trợ học viên trong và sau khi hoàn thiện khóa học
Hiện tại khóa học xuất nhập khẩu thực tế ở VinaTrain đang áp dụng 3 hình thức đào tạo: (1) Đào tạo trực tiếp tại Hà Nội (2) Đào tạo trực tiếp tại Hồ Chí Minh (3) Các lớp học trực tuyến cùng giảng viên.
Cam kết không phát sinh thêm chi phí.
5.3 Bạn nhận được gì sau khóa học xuất nhập khẩu cho người mới bắt đầu
Nắm được quy trình xuất nhập khẩu của hàng hóa một cách chi tiết với kiến thức tương đương người đi làm trong ngành từ 06 tháng – 01 năm.
Sử dụng kiến thức về giao nhận vận tải, thanh toán quốc tế để đàm phán ký kết hợp đồng chặt chẽ.
Nắm được các chứng từ cần thiết cho một lô hàng để có thể xuất và nhập hàng.
Được học khai báo Hải quan điện tử phiên bản mới nhất: Vnaccs/Vcis.
Thành thạo sử dụng excel trong nghiệp vụ chứng từ, ủy quyền gửi Hải quan và các bên liên quan.
Được học song song Tiếng Anh chuyên ngành xuất nhập khẩu mà không cần phải học thêm bất kỳ khóa học nào khác.
Xử lý các vấn đề phát sinh khác trong quá trình làm việc.
Khi đến với VinaTrain, bạn không chỉ được đào tạo, học tập trong môi trường thực tế, trẻ trung mà còn được nhận những trải nghiệm tuyệt vời từ quá trình tư vấn chọn lọc đến khi kết thúc khóa học. Dưới đây Quy trình 10 bước làm việc tối ưu tại VinaTrain, cam kết sẽ giúp các bạn học viên có thể làm được việc ngay sau khi tốt nghiệp.
Công cụ thanh toán và Phương thức thanh toán; Việc kết hợp các phương thức thanh toán, thời gian thanh toán; Ưu nhược điểm của từng phương thức. Giới thiệu một số văn bản pháp lý liên quan.
A. Phương thức thanh toán
1 – Chuyển tiền – T/T – Telephraphic Transfer
Quy trình làm việc với đối tác, với ngân hàng;
Cách làm Lênh chuyển tiền/Ủy Nhiêm Chi – Bank Slip;
Các loại chi phí thường gặp;
Rủi ro và Ưu điểm cho người mua/người bán nếu dùng T/T. Cách khắc phục.
2 – Tín dụng chứng từ – Credit of Documents (L/C – Letter of Credit)
Quy trình làm việc với đối tác, với ngân hàng;
Cách làm việc với ngân hàng để mở L/C;
Đọc hiểu một L/C – Cách kiểm tra L/C – Tu chỉnh L/C;
Các loại chi phí thường gặp khi dùng L/C;
Các loại L/C phổ biến: L/C Không hủy ngang, L/C Miễn truy đòi, L/C xác nhận, L/C giáp lưng, L/C trả ngay, L/C trả chậm;
Những lưu ý đặc biệt về hợp đồng, về chứng từ khi dùng L/C để tránh bị phạt từ Ngân hàng
Rủi Ro và Ưu điểm cho người mua/người bán nếu dùng L/C. Cách khắc phục.
3 – Thanh Toán Nhờ Thu
D/P – Documents against Payment
D/A – Documents against Acceptance
Quy trình làm việc cụ thể với đối tác, với ngân hàng
Cách làm Chỉ thị Nhờ Thu
Phát hành hối phiếu – Bill of Exchange
Rủi Ro và Ưu điểm cho người mua/người bán nếu dùng D/P-D/A. Cách khắc phục.
5 – So sánh các phương thức. Hoàn cảnh vận dụng.
6 – Một số lưu ý đặc biệt trong thực tế triển khai
7 – Các thời điểm thanh toán, kết hợp thanh toán với điều kiện giao hàng như thế nào? Thỏa thuận như thế nào trên hợp đồng để mang lại lợi ích?
8 – Hướng dẫn kiểm tra bộ chưng từ trong thanh toán quốc tế, bộ chứng từ thanh toán L/C
Liên lạc hỏi hàng và các thông tin mua hàng, hàng mẫu Viết email hỏi hàng: Tiếng anh và tiếng Việt (cách viết mail) – File hỏi giá đính kèm email: gửi mẫu điền file gửi email
Tính gia DDP của hàng hóa dựa trên bao giá từ NCC – Phân tích các tiêu chí tính giá DDP dựa trên báo giá của NCC căn cứ lựa chọn nhà cung cấp
So sánh, đánh giá và lựa chọn NCC
Quản lý đơn hàng – tiến độ giao hàng & Các công việc liên quan đến việc nhập khẩu
Quản lý công nợ, thanh toán
Xử lý khiếu nại NCC
Quản trị mua hàng những kỹ năng cần biết (lập báo cáo, tổ chức họp, làm việc với nhà cung cấp, quản trị mua hàng…)
5.5. Phản hồi của học viên về khóa học
Chị Mai Phương Anh – nhân viên xuất nhập khẩu tại công ty KAMO
“Mình là người mới vào nghề thôi, nhưng khi theo học khóa học xuất nhập khẩu, mình đã có thể nắm được quy trình xuất nhập khẩu của hàng hóa một cách chi tiết với kiến thức tương đương với một chị làm 2 năm ở công ty.”
Chị Phan Thị Thuận – chuyên viên Thanh toán quốc tế
“Trước đây, chị đã học qua ở nhiều trung tâm khác về chuyên ngành mình đang làm. Tuy nhiên, chị chưa thấy trung tâm nào có lộ trình học khoa học như VinaTrain, thầy cô đều là những người có chuyên môn sâu, đưa cho học viên những phương pháp học xuất nhập khẩu rất hiệu quả.”
Anh Trần Minh Quân – Nhân viên Khai báo hải quan, công ty Vinasanfu
“Anh đang quản lý một phòng ban khoảng chục bạn, nhưng chưa tự tin với khả năng lãnh đạo cũng như kiến thức chuyên môn của mình để có thể giám sát hoạt động của một đội nhóm. Nhưng sau khi học 1 khóa khai báo hải quan chuyên sâu tại VinaTrain, anh đã bổ sung thêm kỹ năng và cách xử lý những tình huống khó khăn trong khai báo, đồng thời nhận được sự tin tưởng của các bạn nhân viên khác”.
Bên cạnh các khóa học về Xuất nhập khẩu, các bạn có thể xem thêm các khóa học khác tại VinaTrain dưới đây:
Thông tin các khóa học tại VinaTrain
Bạn cần tham khảo nhóm tự học xuất nhập khẩu cho người mới bắt đầu đây là nhóm hỗ trợ và cung cấp tài liệu miễn phí cho người mới bắt đầu cần tham khảo tài liệu nghiệp vụ hữu ích được cập nhật mới mỗi ngày. Ngoài ra, bạn có cơ hội nhận được tài liệu học tập miễn phí:
Block "”tu-hoc-xnk”" not found
Tạm kết
Sau bài viết này, hy vọng bạn đã có cái nhìn tổng quan hơn, có được lộ trình học xuất nhập khẩu khoa học và chọn được trung tâm để theo học, phát triển kỹ năng nghiệp vụ của bản thân.
