“Tôi muốn tìm hiểu về về cách tính và khai báo VGM theo đúng quy định khi đóng hàng xuất khẩu, khách hàng yêu cầu thực hiện nghiệp vụ này nhưng lần đầu làm tôi chưa rõ nghiệp vụ này. Nhờ trung tâm VinaTrain cho tôi hỏi VGM là gì có quy định cụ thể nào về mẫu VGM và cách khai báo VGM hay không? Mong được trung tâm giải đáp. Xin cảm ơn.”
Trần Hùng Lâm – Hà Nội
I. Khái Niệm VGM Là Gì?
Khi tiến hành xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, trước khi đưa lên tàu, người gửi hàng bắt buộc phải khai báo trọng lượng hàng hóa để hãng tàu có sự sắp xếp hàng hóa lên container một cách an toàn, tránh bị quá tải. Do những yêu cầu về an toàn kỹ thuật khi đưa hàng lên tàu, VGM ra đời.
Phiếu VGM là chứng từ được quy định bên trong công ước đảm bảo an toàn tính mạng con người trên biển Safety of life at sea convention (SOLAS). Đối với tổ chức hàng hải quốc tế (IMO) đã có những điều chỉnh bổ sung quy định trong SOLAS nhằm yêu cầu người gửi hàng (chủ hàng – shipper) cần phải xác định khối lượng toàn bộ container hàng hóa của mình thì khi ấy hàng mới được phép xếp lên tàu. Cụ thể là quy định này đã được cục hàng hải Việt Nam thể hiện rõ bên trong công văn số 2428/CHHVN–VTDVHH (với những nội dung đã giải thích rõ hơn về VGM là gì cùng với mẫu VGM áp dụng đối với hàng xuất nhập khẩu từ Việt Nam).
VGM (Verified Gross Mass) là phiếu xác nhận khối lượng tổng của cả container hàng hóa vận chuyển quốc tế (Gross weight) nhằm mục đích kiểm soát tình trạng quá tải của container (bao gồm cả hàng hóa bên trong) trong vận chuyển hàng hóa thông qua đường biển.
Lưu ý: VGM chỉ áp dụng đối với hàng hóa xuất nhập khẩu chứ không áp dụng cho vận chuyển hàng nội địa.
Mục đích khi sử dụng VGM
II. Mẫu VGM Theo Quy Định
Phiếu VGM bao gồm những nội dung cơ bản sau đây:
- Thông tin của người gửi hàng (Shipper) bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax nếu có.
- Các thông số của container như số container, loại container, khối lượng, kích thước, chứa được khối lượng lớn nhất là bao nhiêu,…
- Bản cam kết của người gửi hàng chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính chính xác của các số liệu được viết bên trên phiếu VGM.
- Thời hạn gửi thông tin VGM tới hãng tàu.
- VGM Cut off time (hạn trình VGM cho hãng tàu hay cảng) sẽ được xác định trên booking confirmed.
Sau khi khai báo xong những nội dung cần thiết theo mẫu thì chủ hàng cần phải ký tên và đóng dấu để nộp cho hãng tàu hoặc cảng.
III. Cách Tính VGM Như Thế Nào?
VGM sẽ thể hiện container đã đóng hàng nặng bao nhiêu, khối lượng bao gồm: Vỏ container và hàng hóa bên trong. Theo quy định tại Công ước Solas thì có 2 cách tính VGM như sau:
| Cách thứ 1 | Cách thứ 2 |
| Cân toàn bộ lượng hàng hóa bằng các loại cân điện tử ngay trước khi đóng hàng vào bên trong container, sau khi cân hàng xong thì cộng thêm với khối lượng vỏ container rỗng. Cân trực tiếp toàn bộ hàng hóa bằng cân điện tử trước khi đóng vào container.
Sau đó, cộng thêm trọng lượng của vỏ container rỗng là biết được khối lượng tổng thể của container chứa hàng đặt trên tàu. Từ đó, chúng ta sẽ có được kết quả chính xác trên VGM. Phương thức này được áp dụng cho những cảng tàu có cân điện tử với trọng tải không quá lớn. Ngoài ra, những hàng hóa chưa được đóng container ở cảng có thể cân trực tiếp trước khi đóng vào container. |
Tiến hành cân toàn bộ xe chứa container hàng hóa. Tiếp theo, tiến hành cân trọng lượng xe không có chứa container. Hiệu số giữa hai chỉ số vừa đo lường được chính là kết quả cần điền trong VGM.
Phương thức này được áp dụng chủ yếu khi đơn vị đã đóng sẵn hàng hóa vào container và vận chuyển đến cảng. Theo đó, để thuận tiện nhất là thực hiện phương pháp cân tất cả xe. Tùy theo mỗi cảng khác nhau sẽ có cách áp dụng khác nhau. Điều này phụ thuộc vào trang thiết bị và cách thức áp dụng ở cảng đó. |
Ví dụ minh họa về 2 cách tính VGM. Tuy nhiên, hãng tàu sẽ áp dụng cách tính VGM thứ 2 nhiều hơn. Nhưng khi đóng hàng chủ hàng cần biết cách tính thứ 1 để cân đối lượng hàng đóng vào cont.
IV. Quy Trình Xác Nhận VGM
1. Đối với hàng FCL
a) Đối với hàng container đóng tại kho
- Bước 1: Đăng ký cân hàng tại kho
- Bước 2: Chủ hàng hoặc công ty FWD/Logistics phối hợp cùng bộ phận cân hàng ở khi giám sát việc cân VGM.
- Bước 3: Kho hàng cấp 2 bản VGM gồm: 1 bản VGM do chủ hàng giữ và 1 bản lưu giữ tại kho.
- Ở bước này, nếu VGM cân được vượt quá trọng lượng tối đa (Max Gross Weight) thì chủ hàng phải bỏ bớt hàng và khi cân đạt trọng lượng tiêu chuẩn VGM, hàng mới được bốc xếp lên tàu.
- Bước 4: Chủ hàng sẽ đưa phiếu cân (Phiếu VGM) cho hãng tàu.
b) Đối với hàng container đóng tại bãi
- Bước 1: Đóng tiền phí cho thương vụ cảng hoặc phát hành chứng từ TCT, nhận hóa đơn và phiếu xuất nhập bãi.
- Bước 2: Chủ hàng nhập phiếu xuất nhập bãi cho nhân viên để tiến hành cân container.
- Bước 3 và bước 4 tương tự như trên.
2. Đối với hàng LCL
- Bước 1: Chủ hàng đóng tiền tại thương vụ cảng để nhận phiếu xuất nhập khẩu (nhận hàng và cân hàng).
- Bước 2: Chủ hàng nộp phiếu xuất nhập kho cho để cân hàng. Sau khi cân và xác định được VGM thì nộp phiếu đó cho đơn vụ vận chuyển.
Lưu ý: Điều luật quy định rõ container không có số VGM tại cảng xuất phát sẽ không được đưa lên tàu cho đến khi số VGM được khai. Chủ hàng sẽ chịu trách nhiệm cho bất kì các chi phí phát sinh (chi phí cân container, đóng gọi lại, lưu kho, lưu container, quản lý,…).
Xử lý khi khai trọng lượng VGM khác với thực tế: Một số hãng tàu bạn bạn có thể email với hãng để sửa trên hệ thống trước khi bốc hàng lên tàu, việc này có thể miễn phí. Tuy nhiên một số hãng như Mearsk quy định mức khai chênh giữa VGM và khối lượng thực tế không quá 5 tấn, chủ hàng vẫn bị tính phí phạt 100usd. Như vậy việc khai đúng số lượng VGM với hàng xuất là thực sự cần thiết.
Để nhận thêm nhiều tài liệu và kiến thức về xuất nhập khẩu thực tế hãy tham gia ngay nhóm tự học xuất nhập khẩu online cùng VinaTrain. Đã có hơn 7.000 thành viên tham gia nhóm tự học này nhận được hỗ trợ từ VinaTrain.
Hy vọng với những chia sẻ trên đã giúp anh Lâm và độc giả hiểu rõ về cách tính và khai báo VGM theo đúng quy định.
- Xem thêm kiến thức mới về: shipping marks là gì
Như vậy, trong bài viết này, hệ thống đào tạo thực tế Vinatrain đã gửi tới bạn đọc thông tin về “VGM là gì? Cách tính và khai báo VGM”. Nội dung này có trong chương trình đào tạo tại khóa học xuất nhập khẩu thực tế do VinaTrain tổ chức. Bạn đọc quan tâm có thể tham khảo lịch khai giảng được cập nhật tại website của trung tâm VinaTrain.
Tác giả: Hoàng Văn Châu
Chuyên gia Xuất Nhập Khẩu - Logistics với hơn 15 năm kinh nghiệm. Hiện đang là giảng viên - Quản lý chất lượng đào tạo tại Vinatrain, Tư vấn các vấn đề liên quan hải quan - Logistics
Cho em hỏi Quy trình xác nhận VGM như thế nào trong ngành Logistics & Xuất Nhập Khẩu có tính phức tạp hay không ạ hay đơn giản hơn nhiều ạ
Thực tế ở cảng thì họ cân hàng để check VGM như nào nhỉ, vì container hàng rất lớn và nặng, trung tâm có thể giảii đáp giúp mình k ạ
Chào bạn Nhật Thanh nhé, trung tâm cảm ơn câu hỏi của bạn
Có hai phương pháp cân VGM phổ biến được áp dụng tại cảng:
1. Cân cả xe container và container rỗng:
Bước 1: Chở xe container (đã đóng hàng) đến bãi cân của cảng.
Bước 2: Cân trọng lượng toàn bộ xe container (bao gồm cả container và hàng hóa).
Bước 3: Chở xe container rỗng (không có hàng hóa) đến bãi cân của cảng.
Bước 4: Cân trọng lượng xe container rỗng.
Bước 5: Lấy trọng lượng xe container (đã đóng hàng) trừ đi trọng lượng xe container rỗng để lấy được VGM.
2. Cân trực tiếp container:
Bước 1: Chở container (đã đóng hàng) đến cầu cân chuyên dụng cho container tại cảng.
Bước 2: Cân trực tiếp trọng lượng container và lấy kết quả đó làm VGM.
Trong thực tế khi cân chính xác VGM với khi nhập hàng về tiến hành cân lại và rút ruột cont vận chuyển về kho người mua thì vẫn có trường hợp giá trị thực tế và trên chứng từ bị lệch đúng k ạ, vậy thì lệch bao nhiêu là trong khoảng cho phép và nếu lệch ngoài khoảng đó thì bị xử lý như thế nào ạ
Đúng vậy em ạ, trong thực tế vẫn có trường hợp giá trị VGM thực tế và trên chứng từ bị lệch. Theo quy định của IMO, sai số VGM cho phép là ± 5%. Điều này có nghĩa là VGM thực tế có thể lệch tối đa 5% so với VGM trên chứng từ. Nếu VGM thực tế lệch ngoài khoảng cho phép, thì chủ hàng sẽ phải chịu chi phí phát sinh do việc xếp dỡ lại hàng hóa và chịu trách nhiệm đối với mọi thiệt hại xảy ra do lệch VGM.
Nếu vậy trong hình, bên trái là SI/VGM bên phải là CY đúng ko ạ. Cho mình hỏi thêm sự khác nhau của SI với VGM nha.
Dạ nếu như mà khai báo VGM này sai thì dẫn đến vấn đề gì ạ và ai là người sẽ chịu trách nhiệm với lại có bị phạt hay bồi thường như thế nào ạ trung tâm
Thanks VinaTrain, có thể viết thêm nhiều bài về nội dung KBHQ được không, mình rất cần