“Mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự trong năm 2023 có gì thay đổi không? Các doanh nghiệp có những tiêu chí tuyển dụng gì mới?” Đây đều là những câu hỏi VinaTrain nhận được từ các bạn học viên đang theo đuổi ngành hành chính nhân sự. Trong bài viết này, VinaTrain sẽ giúp các nắm rõ mô tả công việc của nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp.
I.Hành chính nhân sự tổng hợp làm những gì?
Hành chính nhân sự là vị trí không thể thiếu trong doanh nghiệp đảm nhiệm các công việc đối nội: thực hiện các chế độ cho người lao động trong công ty như: tiền lương, bảo hiểm xã hội, hợp đồng lao động, quan hệ lao động, tuyển dụng đào tạo và phát triển quan hệ nội bộ công ty . Nhằm ổn định nguồn nhân sự và phát triển văn hóa doanh nghiệp theo mong muốn của ban lãnh đạo công ty.
Về mặt đối ngoại: Hỗ trợ ban lãnh đạo công việc về quan hệ khách hàng, lễ tân, tiếp khách, hội họp. Ngoài ra nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp chính là người duy trì và ổn định nề nếp về việc lưu trữ sổ sách, văn phòng phẩm, tiếp khách…
Do chịu áp lực từ nhiều phía đây được xem là công việc “làm dâu trăm họ” người làm hành chính nhân sự tổng hợp thực sự cần nhiều kỹ năng nghiệp vụ và kỹ năng bổ trợ công việc này.
Nhân viên hành chính nhân sự có tầm quan trọng rất lớn với một tổ chức, vì vậy đây là một nghề có nhiều triển vọng. Khối lượng công việc mà hành chính nhân sự sẽ đảm nhiệm sẽ tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp, tuy nhiên bạn cần nắm được những mô tả chi tiết về công việc của nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp.
II. Mô tả công việc của nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp
Ngoài công việc như quản lý, giám sát các sự kiện nội bộ của công ty, hành chính nhân sự là bộ phận có nhiệm vụ công việc liên quan đến 2 mảng “hành chính” và “nhân sự”. Tùy theo quy mô và tính chất của công việc nhân viên hành chính nhân sự sẽ có những yêu cầu khác nhau nhưng nhìn chung một nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp sẽ phải làm các công việc sau:
2.1. Công việc hành chính
Nhóm công việc hành chính bao gồm các vị trí công việc như: nhân viên hành chính văn phòng, nhân viên lễ tân, trợ lý thư ký.. mục tiêu công việc hành chính là đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin, ổn định quy định, nề nếp của công ty. Đây là một yếu tố rất quan trọng cấu thành văn hóa doanh nghiệp. Có thể nói công việc hành chính là đối ngoại, bộ mặt của doanh nghiệp khi khách hàng tới tham quan công ty, tổ chức tiếp đón ra sao, các khâu tổ chức hội thảo….Đối tượng cần quản lý của nhân viên hành chinh sẽ là: con dấu, văn phòng phẩm, nội quy, biểu mẫu thông báo, công văn đi đến… cụ thể như sau:
Để làm được công tác hành chính tốt đòi hỏi nhân viên hành chính cần có chuyên môn nghiệp vụ: biết về các quy định lưu trữ văn bản, cách thức soạn thảo, lưu trữ tài liêu, nguyên tắc sắp xếp công việc khoa học. Ngoài ra, nhân viên hành chính văn phòng cần có kỹ năng tin học văn phòng tốt.
2.2. Công việc nhân sự
Công việc của người làm nhân sự là tạo và duy trì một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ, đảm bảo duy trì và ổn định chính sách phúc lợi của nhân sự trong công ty, đối tượng công việc chính bao gồm các nghiệp vụ về: tuyển dụng đào tạo, tiền lương, bảo hiểm, cơ chế phúc lợi, quan hệ lao động bao gồm:
Để làm được những đầu việc liên quan tới nghiệp vụ nhân sự đòi hỏi nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp cần có kiến thức tổng hợp về luật cơ bản như: Luật lao động 2019; Luật bảo hiểm xã hội 2014; Luật dân sự 2015 những văn bản pháp lý liên quan trong khi thực hiện. Ngoài ra nhân viên hành chính nhân sự cần biết kỹ năng tin học văn phòng, cách quản lý sắp xếp công việc.
III. Lương nhân viên nhân sự là bao nhiêu, cơ hội và thách thức
3.1 Lương của nhân viên hành chính nhân sự
Thu nhập của nhân viên hành chính nhân sự có thể thay đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố năng lực, thành phố, công ty, kinh nghiệm và trình độ học vấn, tuy nhiên bạn có thể tham khảo mức lương cơ bản của nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp:
- Nhân viên hành chính: mức lương trung bình cho nhân viên hành chính là khoảng từ 6.000.000 vnđ đến 12.000.000 vnđ mỗi tháng
- Lương nhân viên C&B, mức lương trung bình cho vị trí này là 8.000.000 vnđ – 16.000.000 vnđ với vị trí nhân viên khi làm việc từ 0 – 2 năm kinh nghiệm.
- Đối với nhân viên tiếp nhận vị trí tuyển dụng đào tạo, mức lương trung bình cho nhân viên hành chính là khoảng từ 8.000.000 vnđ-15.000.000 vnđ / tháng
- Mức lương áp dụng với vị trí nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp giao động từ 8.000.000 vnđ- 15.000.000 vnđ / tháng
Thực tế lương của nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp sẽ thay đổi theo mô tả công việc và quy mô đào tạo. Mức lương này sẽ có điều chỉnh theo từng thời điểm, khu vực và yêu cầu công việc. Bạn nên tham khảo thông tin tuyển dụng từ các trang web tuyển dụng uy tín như: topcv, vietnam work, vieclam24h… Yếu tố quan trọng nhất để quyết định mức lương của bạn chính là năng lực và thái độ của bạn, ngoài ra còn phù hợp với quy mô và văn hóa doanh nghiệp. Vì vậy, không thể áp dụng mưc lương tham khảo với một doanh nghiệp bất kỳ.
3.2 Cơ hội và thách thức khi làm nghề hành chính nhân sự
Cơ hội khi làm nghề hành chính nhân sự
- Cơ hội nghề nghiệp: Lĩnh vực nhân sự là một ngành rộng và phát triển, vì vậy cung cấp nhiều cơ hội cho sự tiến thân và phát triển nghề nghiệp. Bạn có thể bắt đầu từ vị trí cấp nhập môn và sau đó tiến lên các vị trí quản lý cao hơn như Trưởng phòng Nhân sự, Giám đốc Nhân sự hoặc Chuyên gia Tư vấn Nhân sự.
- Nhận được thu nhập hấp dẫn: Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc định hình chiến lược nhân sự và đóng góp vào quyết định chiến lược tổ chức vì vậy mức thu nhập vị trí hành chính nhấn sự được tri trả cao hơn mặt bằng nhiều nghành nghề khác.
- Phát triển kỹ năng quản lý: Lĩnh vực nhân sự đòi hỏi nhiều kỹ năng quản lý như quản lý nhân viên, tuyển dụng, đào tạo và phát triển. Làm việc trong nhân sự giúp bạn phát triển kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp, giải quyết vấn đề và quản lý thời gian.Làm việc trong lĩnh vực nhân sự đòi hỏi bạn phải liên tục cập nhật kiến thức về luật lao động, quy trình tuyển dụng, chính sách và các xu hướng mới. Điều này thúc đẩy sự học tập và phát triển cá nhân của bạn.
- Độ bền của nghề nhân sự khá cao: Nếu một số lĩnh vực khác quy định độ tuổi nghề với nữ giới thì nghề nhân sự không có giới hạn độ tuổi khi làm nghề đây là một trong những lý do nhiều chị em sau khi lập gia đình lựa chọn công việc này.
- Tương tác xã hội và làm việc với con người: Nhân sự là ngành liên quan chặt chẽ đến việc làm việc với con người. Bạn sẽ có cơ hội giao tiếp và tương tác với các nhân viên, lắng nghe và giải quyết các vấn đề của họ. Điều này tạo ra một môi trường làm việc xã hội và cung cấp cơ hội để bạn phát triển kỹ năng giao tiếp
Thách thức khi làm nghề nhân sự:
Làm nghề nhân sự cũng đồng thời đem lại những thách thức riêng. Dưới đây là một số thách thức mà người làm nghề nhân sự có thể gặp phải:
- Quản lý đa dạng: Nhân sự làm việc với một đội ngũ đa dạng về văn hóa, tuổi tác, kỹ năng và quan điểm. Điều này đòi hỏi người làm nhân sự phải có khả năng quản lý và tương tác hiệu quả với những sự khác biệt này, đồng thời tạo ra một môi trường công bằng và tôn trọng.
- Quy trình tuyển dụng khó khăn: Tuyển dụng nhân viên phù hợp là một thách thức quan trọng trong lĩnh vực nhân sự. Việc tìm kiếm và thu hút những ứng viên chất lượng, đánh giá hồ sơ và phỏng vấn đúng các tiêu chí là những khía cạnh phức tạp và yêu cầu kỹ năng phân tích và lựa chọn ứng viên phù hợp.
- Giải quyết xung đột lao động: Nhân sự thường phải đối mặt với xung đột và tranh chấp lao động giữa các nhân viên hoặc giữa nhân viên và quản lý. Giải quyết những tình huống này đòi hỏi người làm nhân sự có khả năng giao tiếp, đàm phán và giải quyết vấn đề hiệu quả.
- Thay đổi và thích ứng: Lĩnh vực nhân sự liên quan chặt chẽ đến các thay đổi trong tổ chức, chính sách nhân sự và môi trường kinh doanh. Người làm nhân sự phải linh hoạt và thích ứng với những thay đổi này, đồng thời phải đảm bảo sự ổn định và tạo sự hài lòng cho nhân viên.
- Bảo mật thông tin nhân sự: Nhân sự có quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm của nhân viên như thông tin cá nhân, hợp đồng lao động và bảo hiểm. Điều này yêu cầu người làm nhân sự tuân thủ các quy định bảo mật và đảm bảo rằng thông tin được bảo vệ một cách an toàn và đáng tin cậy.
- Luôn phải cập nhật kiến thức mới: Nhân viên hành chính nhân sự cần có kiến thức để xử lý công việc vì vậy cần phải học kiến thức về luật lao động, bảo hiểm, cập nhật văn bản pháp quy và xu hương quản lý nhân sự mới để phù hợp với công việc.
IV. Cần những kỹ năng gì để làm tốt công việc của nhân viên hành chính nhân sự
Để trở thành một nhân viên hành chính nhân sự có chuyên môn, được trọng dụng bạn cần định hướng rõ về mục tiêu nghề nghiệp và luôn trau dồi những kỹ năng, chuyen môn nghiệp vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của doanh nghiệp.
2.1. Kỹ năng giao tiếp tốt
Là bộ phận giao tiếp nhiều, làm nhiệm vụ kết nối giữa các bộ phận khác trong một công ty; không chỉ giao tiếp trong doanh nghiệp, hành chính nhân sự còn phải kết nối với nhân sự bên ngoài. Vì vậy, giao tiếp là một trong những kỹ năng hàng đầu mà nhân viên nhân sự cần phải làm tốt.
2.2. Kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt
Bất kể vị trí nào trong một tổ chức đều cần kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt, đặc biệt là hành chính nhân sự. Bởi lẽ, hành chính nhân sự là cầu nối giữa nhân viên và quản lý, là đại diện cho doanh nghiệp. Nhân viên nhân sự cần xử lý tình huống hợp lý và khéo léo để có cách giải quyết vấn đề tốt nhất.
2.3. Kỹ năng tin học văn phòng
Vị trí hành chính nhân sự luôn phải làm việc với excel, word để thống kê, báo cáo cho cấp trên, hàng ngàn hồ sơ, văn bản. Nếu có kỹ năng tin học văn phòng tốt, bạn sẽ tránh bị rơi vào trường hợp quá tải, tốn nhiều thời gian.
2.4. Kỹ năng tổ chức
Trong công việc hàng ngày, kỹ năng tổ chức vô cùng cần thiết với nhân viên nhân sự bởi vị trí này liên quan đến giấy tờ, văn bản, hồ sơ lao động, hợp đồng,… đòi hỏi nhân viên cần có kỹ năng tổ chức, sắp xếp để có thể quản lý một cách dễ dàng, tránh các sai sót.
2.5 Kỹ năng chịu áp lực
Áp lực là điều khó tránh khỏi trong công việc, đặc biệt với vị trí hành chính nhân sự là đầu mối dung hòa lợi ích của công ty và người lao động, trung tâm giải quyết mâu thuẫn về quyền lợi, chế độ cho người lao động. Không phải trường hợp nào HR cũng được làm đúng luật mà phải cân đối theo chỉ đạo từ cấp trên.
V. Bạn có thể trở thành nhân viên hành chính nhân sự chuyên nghiệp
Không phải ai cũng được đào tạo nghiệp vụ và kỹ năng chuyên môn tại giảng đường, trong khi các doanh nghiệp luôn cần nhân sự biết nghiệp vụ. Nắm bắt được nhu cầu ngày càng cao của người mới bắt đầu, VinaTrain tổ chức khóa học hành chính nhân sự với mục tiêu giúp học viên học để làm được việc, VinaTrain cam kết đem đến những bài giảng thực tế giúp người học dễ dàng hiểu bài và áp dụng được vào thực tế doanh nghiệp.
4.1. Giới thiệu khóa học hành chính nhân sự tại VinaTrain
Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội, Hồ Chí Minh và đào tạo Online được chia thành 2 nhóm khóa học cho quản lý và khóa học nghề nhân sự:
4.2. Bạn nhận được gì sau khóa học
4.3. Chương trình đào tạo
PHẦN I: NGHIỆP VỤ NHÂN SỰ, TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC PHÚC LỢI
Buổi 1-2-3-4: HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG, THAO TÁC KỸ THUẬT TÍNH TRÊN EXCEL VÀ TRÌNH BÀY VĂN BẢN TRÊN WORD
- Soạn thảo hợp đồng lao động, các căn cứ pháp lý đi kèm.
- Kỹ thuật sử dụng Excel trong công việc nhân sự.
- Kỹ thuật trình bày văn bản trên Word.
- Thực hành xây dựng Hợp đồng lao động bằng các công cụ hỗ trợ giúp công việc nhanh và dễ dàng hơn
- Thực hành thao tác các hàm trên máy tính cá nhân có sẵn.
- Thực hành quản lý lao động, hợp đồng lao động
- Hướng dẫn các thủ tục, thực hành cách tính trợ cấp thất nghiệp
Buổi 5-6-7-8: BẢO HIỂM XÃ HỘI
- Nghiệp vụ làm BHXH hàng tháng, các chế độ, quyền lợi BHXH đi kèm (ốm đau, thai sản, …).
- Căn cứ pháp lý đi kèm.
- Thực hành giải quyết tình huống thực tế có liên quan tới bảo hiểm xã hội.
- Thanh tra, kiểm tra bảo hiểm
- Thực hành các công cụ quản lý công việc bảo hiểm hiệu quả và hợp lý
Buổi 9-10-11-12-13: TIỀN LƯƠNG,TIỀN CÔNG
- Giới thiệu về Nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể
- Xây dựng quy chế trả lương, thưởng, định mức lao động.
- Xây dựng thang lương, bảng lương.
- Hình thức trả lương (Thời gian, sản phẩm, khoán), nghiệp vụ làm lương, thanh toán lương.
- Chi tiết về bảng chấm công, tổng hợp các loại hình chấm công đang phổ biến: Chấm công vân tây, chấm công thủ công => Lập bảng chấm công.
- Lập bảng thanh toán tiền lương, các loại thuế có liên quan, tính giảm trừ gia cảnh, … Các quy định của Nhà nước về lao động, tiền lương, thưởng áp dụng cho doanh nghiệp.
- Phần mềm quản lý nhân sự, tiền lương.
- Thuế TNCN và những vấn đề liên quan tới thuế thu nhập cá nhân trong xây dựng bảng lương nhân sự.
Buổi 14-15: THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN
- Xác định thuế thu nhập cá nhân, các trường hợp phải nộp thuế, giảm trừ gia cảnh
- Đăng ký mã số thuế TNCN, Tính thuê TNCN
- Quyết toán thuế TNCN và những vấn đề liên quan
- Ôn tập, thực hành trên chứng từ thực tế của một số Công ty về thanh toán tiền lương, tiền thưởng và BHXH trong tháng cho CNCN
PHẦN II: NGHIỆP VỤ TUYỂN DỤNG ĐÀO TẠO
Buổi 16-17-18-19: NGHỀ NHÂN SỰ, TUYỂN DỤNG – ĐÀO TẠO
- Giới thiệu chung về Nghề Hành chính nhân sự. Những kỹ năng cần có của nghề nhân sự bạn phải biết.
- Hướng dẫn xây dựng quy trình tuyển dụng, đào tạo,
- Nghiệp vụ nhân viên tuyển dụng – đào tạo (tuyển dụng, tiếp nhận và đào tạo nhân sự qua các kênh thông tin, phỏng vấn, đề bạt, kỷ luật, đàm phán lương thưởng, …).
- Thực hành nghiệp vụ.
PHẦN II: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH
Buổi 20-21-22: CÔNG TÁC LỄ TÂN, VĂN THƯ LƯU TRỮ
- Giới thiệu công tác lễ tân
- Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, các thông báo, biên bản, công văn, … thực hành thực tế và sửa tại chỗ cho học viên.
- Quy trình mua, quản lý văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, trang thiết bị, tài sản cho công ty.
- Cách thức tổ chức, phục vụ các sự kiện của Công ty.
- Các dịch vụ hành chính cơ bản khác.
- Thảo luận, chia sẻ kinh nghiệm làm công tác nhân sự, hành chính.
- Hướng dẫn cách viết CV xin việc, đối thoại với nhà tuyển dụng.
- Kết thúc khóa học
Buổi 23: VĂN HÓA DOANH NGHIỆP (Buổi học tặng thêm)
- Văn hóa doanh nghiệp là gì
- Các yếu tố cấu thành nên văn hóa doanh nghiệp
- Các loại văn hóa doanh nghiệp trong tổ chức
- Sổ tay văn hóa doanh nghiệp
4.4. Cam kết đào tạo
Là đơn vị có thương hiệu về đào tạo nghiệp vụ thực tế học viên đăng ký khóa học Hành Chính Nhân Sự tại VinaTrain được cam kết đầu ra làm được việc với kinh nghiệm tổ chức các lớp học ngắn hạn chúng tôi hiểu rõ tâm lý của người học khi tìm hiểu những khóa học quản trị nhân sự.
Hiện tại, trung tâm có các khóa học đang đào tạo liên quan tới hành chính nhân sự bạn đọc có thể tham khảo. Chỉ cần để lại thông tin trong mục đăng ký bên trên bạn sẽ nhận được đầy đủ thông tin khóa học mình quan tâm. Nếu cần tư vấn rõ hơn vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline tổng đài hoặc zalo/ Fanpage để được hỗ trợ ngay lập tức.
Trong bài viết trên, VinaTrain đã chia sẻ về chủ đề “Mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự“. Hy vọng thông qua đây, các bạn học có thể hình dung rõ hơn về nghiệp vụ hành chính nhân sự cũng như nghề nghiệp mình đang theo đuổi.
Nguồn: Châu Anh biên tập
__________________________________________________________
HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN
- Chi nhánh Hồ Chí Minh: 45 Đường Thạch Thị Thanh,Phường Tân Định, Quận 1
- Chi nhánh Hà Nội: 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội
- Văn phòng Hà Nội: Số nhà 43, khu tập thể XaLa, Phường Phúc La, Quận Hà Đông, Hà Nội
- Hotline tư vấn đào tạo: 0964.237.168
- Hotline tư vấn dịch vụ: 0931.705.774
- Gmail: vinatrain.edu.vn@gmail.com
Mục lục nội dung
- 1 I.Hành chính nhân sự tổng hợp làm những gì?
- 2 II. Mô tả công việc của nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp
- 3 III. Lương nhân viên nhân sự là bao nhiêu, cơ hội và thách thức
- 4 IV. Cần những kỹ năng gì để làm tốt công việc của nhân viên hành chính nhân sự
- 5 V. Bạn có thể trở thành nhân viên hành chính nhân sự chuyên nghiệp
mình học ở vina train thấy học ổn nha . giáo viên giảng hay , kiến thức mới mà áp dụng vào được nhiều trong công việc lắm nha . các vấn đề cần hỗ trợ thì nhân viên hỗ trợ rất nhanh , học ổn lắm mn nên thử nghen
giáo viên ở vina train dạy nhiều cái mới cần thiết cho cong việc hiện tại lắm luôn . nhân viên trả lời giải đáp thắc mắc nhanh lắm tóm lại là một trung tâm đáng để trải nghiệm tại chất lượng lắm .