Trong ngành xuất nhập khẩu, quy trình và thủ tục luôn là những phần cốt lõi để hàng hóa có thể lưu thông qua biên giới một cách hợp pháp và thuận lợi. Nhân viên chứng từ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ. Mặc dù công việc của nhân viên chứng từ thường không được chú ý nhiều như các vị trí khác, nhưng thực tế, họ là những người đứng sau thành công của mỗi giao dịch xuất nhập khẩu, xử lý hàng loạt các giấy tờ và thủ tục pháp lý. Vậy, nhân viên chứng từ làm những gì? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết về nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí này.
1. Chuẩn bị và xử lý các loại chứng từ xuất nhập khẩu
Nhân viên chứng từ chịu trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết cho mỗi giao dịch xuất nhập khẩu. Các tài liệu này phải chính xác và phù hợp với yêu cầu pháp lý để tránh các vấn đề khi hàng hóa đến điểm nhập hoặc xuất cảnh.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Hóa đơn thương mại là một trong những tài liệu quan trọng nhất trong quá trình xuất nhập khẩu. Nhân viên chứng từ cần chuẩn bị hóa đơn với đầy đủ thông tin về hàng hóa, số lượng, giá cả, và điều kiện giao hàng để nộp cho hải quan và đối tác.
- Phiếu đóng gói (Packing List): Phiếu đóng gói liệt kê chi tiết về cách hàng hóa được đóng gói, số lượng kiện hàng, trọng lượng và các thông tin khác để hỗ trợ cho việc kiểm tra của hải quan.
- Chứng từ vận tải (Bill of Lading hoặc Airway Bill): Tùy thuộc vào phương thức vận tải (đường biển, đường hàng không, đường bộ), nhân viên chứng từ sẽ cần phải chuẩn bị chứng từ vận tải phù hợp. Chứng từ này là bằng chứng cho việc vận chuyển hàng hóa từ nơi xuất khẩu đến nơi nhập khẩu.
- Chứng từ xuất xứ (Certificate of Origin): Để xác nhận nguồn gốc của hàng hóa, nhiều quốc gia yêu cầu chứng từ xuất xứ. Nhân viên chứng từ sẽ làm việc với các phòng thương mại hoặc cơ quan chức năng để lấy chứng từ này.
- Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Trong một số trường hợp, đặc biệt là đối với các giao dịch CIF, nhân viên chứng từ phải chuẩn bị chứng từ bảo hiểm để đảm bảo hàng hóa được bảo vệ trong quá trình vận chuyển.
Xem thêm: Nhân viên xuất nhập khẩu làm gì
2. Kiểm tra tính chính xác và hợp lệ của chứng từ
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhân viên chứng từ là kiểm tra cẩn thận các thông tin trên chứng từ để đảm bảo chúng chính xác và tuân thủ đúng quy định pháp lý. Đây là bước cần thiết để tránh các lỗi sai gây ra các vấn đề lớn trong quá trình thông quan và nhận hàng.
- Đối chiếu thông tin trên chứng từ: Nhân viên chứng từ phải kiểm tra sự đồng nhất của thông tin trên tất cả các chứng từ, từ tên hàng hóa, số lượng, đơn giá cho đến các điều khoản giao hàng. Sự thiếu nhất quán giữa các chứng từ có thể dẫn đến việc hàng bị từ chối nhập cảnh hoặc phải chịu các khoản phí bổ sung.
- Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ: Mỗi quốc gia có quy định riêng về các loại chứng từ cần thiết cho hàng hóa nhập khẩu. Do đó, nhân viên chứng từ cần nắm rõ các quy định của từng quốc gia để đảm bảo rằng các tài liệu đã chuẩn bị đáp ứng đủ yêu cầu.
3. Gửi chứng từ cho các bên liên quan
Sau khi chuẩn bị và kiểm tra kỹ lưỡng, nhân viên chứng từ sẽ gửi chứng từ cho các bên liên quan, bao gồm khách hàng, hãng vận chuyển, và cơ quan hải quan. Giai đoạn này yêu cầu sự chính xác về thời gian và phương thức gửi để đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh chóng.
- Gửi chứng từ cho khách hàng: Nhân viên chứng từ sẽ gửi một bộ chứng từ đầy đủ cho khách hàng để họ có thể nhận hàng tại điểm nhập khẩu. Điều này cần phải thực hiện nhanh chóng để tránh tình trạng hàng hóa bị lưu kho hoặc không thể nhận hàng.
- Phối hợp với hãng vận tải: Hãng vận tải sẽ cần các chứng từ này để tiến hành vận chuyển và làm thủ tục tại cảng. Nhân viên chứng từ sẽ gửi các bản sao cần thiết cho hãng vận tải và theo dõi tiến độ để đảm bảo hàng hóa được chuyển đi đúng lịch trình.
- Nộp chứng từ cho cơ quan hải quan: Để hàng hóa được thông quan, các chứng từ phải nộp cho cơ quan hải quan. Đây là bước rất quan trọng, vì chỉ khi chứng từ được duyệt, hàng hóa mới được phép xuất hoặc nhập khẩu.
4. Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến chứng từ
Trong quá trình giao dịch, các vấn đề về chứng từ có thể phát sinh bất ngờ. Nhân viên chứng từ phải sẵn sàng xử lý các tình huống như chứng từ bị sai sót, mất mát hoặc thiếu sót để đảm bảo rằng quá trình xuất nhập khẩu không bị gián đoạn.
- Sửa chữa và bổ sung chứng từ: Nếu có sai sót hoặc thiếu sót, nhân viên chứng từ sẽ cần thực hiện các thay đổi cần thiết, từ việc điều chỉnh hóa đơn đến bổ sung các giấy tờ còn thiếu. Điều này đòi hỏi sự cẩn trọng và nhanh chóng để không làm gián đoạn tiến độ vận chuyển.
- Giải quyết vấn đề khi chứng từ bị thất lạc: Nếu chứng từ bị mất trong quá trình gửi, nhân viên chứng từ phải phối hợp với các bên liên quan để tái tạo chứng từ và đảm bảo rằng hàng hóa không bị đình trệ tại cảng.
5. Theo dõi tiến độ và báo cáo
Nhân viên chứng từ cũng có nhiệm vụ theo dõi tiến độ của lô hàng và báo cáo tình hình cho các bên liên quan. Điều này bao gồm việc cập nhật thông tin vận chuyển, tình trạng hàng hóa và tình hình thông quan để đảm bảo tất cả các bên đều nắm rõ về tiến độ giao dịch.
- Theo dõi tiến độ vận chuyển: Nhân viên chứng từ sẽ thường xuyên liên hệ với hãng vận chuyển và khách hàng để cập nhật tình hình di chuyển của lô hàng, đảm bảo rằng hàng hóa sẽ đến đúng thời điểm và trong điều kiện tốt.
- Báo cáo cho cấp trên và khách hàng: Bất cứ khi nào có thay đổi hoặc vấn đề phát sinh, nhân viên chứng từ cần báo cáo ngay lập tức để các bên liên quan có thể phối hợp và giải quyết nhanh chóng.
6. Nâng cao kiến thức và kỹ năng chuyên môn
Công việc của nhân viên chứng từ đòi hỏi sự chính xác cao và kiến thức sâu rộng về xuất nhập khẩu, hải quan và vận tải. Vì vậy, việc liên tục cập nhật và nâng cao kỹ năng là cần thiết để có thể làm việc hiệu quả hơn.
- Tham gia các khóa học chuyên sâu: Nhân viên chứng từ cần nắm vững kiến thức về quy định hải quan, các hiệp định thương mại quốc tế và các phương thức thanh toán. Các khóa học chuyên ngành sẽ giúp họ nắm rõ những quy định và quy trình mới nhất.
- Nâng cao kỹ năng giao tiếp và làm việc với đối tác quốc tế: Để xử lý công việc nhanh chóng và chuyên nghiệp, nhân viên chứng từ cần có khả năng giao tiếp tốt và biết cách đàm phán với các bên liên quan. Ngoài ra, kỹ năng ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh, là yếu tố quan trọng để làm việc với các đối tác và khách hàng quốc tế.
Nhân viên chứng từ đóng vai trò không thể thiếu trong ngành xuất nhập khẩu, đảm bảo rằng mọi giấy tờ và thủ tục liên quan đến giao dịch quốc tế đều diễn ra suôn sẻ và tuân thủ đúng quy định. Công việc của họ đòi hỏi sự chính xác, kiến thức chuyên môn cao và kỹ năng giao tiếp tốt để phối hợp với các bên liên quan. Với những ai yêu thích lĩnh vực xuất nhập khẩu và muốn tìm hiểu sâu hơn về quy trình thương mại quốc tế, vị trí nhân viên chứng từ là một lựa chọn lý tưởng. Dù có thể đôi khi gặp nhiều áp lực, nhưng những trải nghiệm và kỹ năng học được từ công việc này chắc chắn sẽ là nền tảng vững chắc cho sự phát triển sự nghiệp trong ngành.
phần này thì có trong khóa học nào không ad
với đẻ làm được vị trí này thì nên học khóa nào ad nhỉ?
Cảm ơn bạn Huy Hoàng đã quan tâm tới khóa học tại trung tâm, hiện tại với nhu cầu của bạn về cị trí này và nội dung cần học bạn nên học khóa xuất nhập khẩu tại trung tâm nhé.
sao mỗ tả nhân viên chứng từ mà thấy làm cả khai báo hải quan nhỉ, vạy nhân viên chứng từ có phải làm khai hải quan luôn không anh chị
nói chung tùy mô tả công ty nữa, chứ chứng từ riêng, khai báo riêng ấy,
ban phải tập quen dần, người ta tuyển 1 vị trí nhưng bạn phải biết làm công việc của en n vị trí 🤣
đúng rồi có thẻ tuyển bạn vào chứng từ nhưng bảo bạn khai thì bạn vẫn phải khai, biết là ko phải việc mình nhưng ko làm đúng không, chũng tôi có người thay thế bạn 😅
thấy nhu cầu tuyển nhân viên chứng từ cũng nhiều mà lương dao động cũng cao, giờ 30 bắt đầu học được không các bác
thời điểm này thì đang ổn định đàu tạm thời ở đó đi bắc, bớt thời gian ra học thêm thì không bao giờ muộn, có nhiều kiến thức cho an toàn trogn mọi tình huống
giờ là trang bị hết kiến thức phục vụ cho công việc của mình không là không cạnh tranh được với người trẻ nên có 30 hay 40 thì cũng cố mà học
Mình làm chứng từ ở Sài Gòn, lương dao động từ 8 đến 15 triệu đồng/tháng. Công việc ổn định, nhưng đòi hỏi sự tỉ mỉ và kiên nhẫn
Mình đã gắn bó với nghề hơn 10 năm, hiện lương trên 20 triệu/tháng. Nghề này cần sự đam mê và kiên trì, nhưng nếu vượt qua, các bạn sẽ nhận được thành quả xứng đáng
Cảm ơn anh/chị đã chia sẻ, em mới vào nghề, lương khởi điểm khoảng 6-8 triệu/tháng. Công việc đòi hỏi sự cẩn thận và chịu khó, nhưng em thấy phù hợp với bản thân, Hi vọng thời gian sau cũng được mức lương như anh/chị
Cố lên em, chị làm sau 3 năm, lương tăng từ 7 triệu lên 12 triệu/tháng. Công việc này thì yêu cầu sự chính xác và cập nhật kiến thức liên tục, nhưng chị thấy xứng đáng với công sức bỏ ra. Nghề này là nền tảng, làm tốt nhân viên chứng từ thì sau này em xin làm vị trí nào cũng dễ ý
em mới xin được làm nhân viên thực tập ở 1cty FWD, nhận được trợ cấp 3 triệu/tháng. Dù hơi thấp, nhưng em thấy em học được nhiều kỹ năng quan trọng cho nghề. Cũng vi vọng sẽ được nhận và cố găngs phaanf ddắng được mức lương như các anh/chị ạ
thằng bạn mình nó làm lương cao lắm cớ toàn thấy mấy chục mà hình như nó có nhận ngoài nữa, nếu vậy thì cũng ngon nghẻ thì đương nhiên yêu cầu chắc cũng cao
mới vào nghề thì ngành nào cũng vất vả với lương thấp vì nhà tuyển dụng họ đâu biết bạn làm được gì, nhưng thành quả đến với người kiên trì nên cố lên em,
Công việc tưởng chừng chỉ là soạn thảo giấy tờ, điền số liệu, kiểm tra thông tin, nhưng đừng chủ quan. Một dấu phẩy sai, một con số lệch, một tờ giấy thiếu là đủ để cả lô hàng bị delay, khách hàng gọi réo, sếp thì nhăn mặt. Thế nên, nếu làm nghề này, hãy rèn cho mình sự cẩn thận từ những việc nhỏ nhất nhé các bạn (chia sẻ của một người đã làm nhân viên chứng từ được 5 năm)
Công nhận bạn ạ,có ngày phải sửa một bộ giấy tờ cả chục lần chỉ vì khách hàng đổi yêu cầu, hoặc nhân viên hải quan “khó tính”. Cũng bực mình, cũng nản lắm nhưng lâu rồi thành quen, rèn cho mình tính kiên nhẫn, tỉ mỉ, cũng tốt. Nói chung là đây là chuyện thường ngày ở huyện. Bình tĩnh, kiểm tra kỹ, làm tới đâu chắc tới đó, rồi tự nhiên thấy mình trưởng thành hơn rất nhiều. Các Newbie cố lên nha !
Hixx, Mức lương khởi điểm trong ngành này có vẻ không cao lắm nhir, Mình đang tự hỏi liệu với kinh nghiệm và kỹ năng tích lũy, thu nhập có cải thiện đáng kể theo thời gian không các bác, các bạn làm rồi chia sẻ chút kinh nghiệm cho mình với :(((
Khởi điểm nếu ở Hà Nội là 6-8 triệu. còn Hồ chí minh thì 8-10 triệu, nói chung là các bạn theo xuất nhập khẩu thì nên đi từ vị trí nhân viên chứng từ trước, ở vị trí này các bạn sẽ học được rất nhiều thứ . Nói chung là lâu dần thì lương cũng lên mà skill cũng lên để apply sang các vị trí khác
Ban đầu, lương nhân viên chứng từ có thể không cao như mơ ước, nhưng nếu bạn làm tốt, nắm chắc nghiệp vụ, cơ hội thăng tiến luôn rộng mở. Bạn có thể lên trưởng bộ phận, chuyển qua chứng từ xuất nhập khẩu chuyên sâu, hoặc thậm chí đi xa hơn sang mảng hải quan, logistics, mua hàng quốc tế… Đừng nghĩ đây là công việc ngõ cụt, mà hãy xem nó như một bước đệm vững chắc cho bạn phát triển ấy.
ngành nào mới bắt đàu chả lương thấp nên đừng đỏi hỏi, họ pahir biết bạn alfm đưcọ gì thì mới deal lương lại được chứ
Mình dang trải qua, tuy áp lực nhưng vẫn yêu nghề <3
Áp lực về thời gian và khối lượng công việc đôi khi khiến mình cảm thấy mệt mỏi mặc dù mình cũng rất thích công việc này. Mình đang tìm kiếm những phương pháp hiệu quả để cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, không biết bạn có thể chia sẻ làm sao để yêu nghề lâu được không ạ :(((
áp lực tôi chịu được cứ nhiều tiền là tôi yêu nghề hết 🤣
đúng cứ có tiền là san bằng hết mọi áp lực 🤣
Mình thấy hầu hết khi mà các vị trí khác đi lên từ nhân viên chứng từ thì các bạn ấy nắm rất tốt về luật, vì vị trí này phải cập nhật luật thường xuyên, họ nắm chắc kiên thức nên khi nhảy sang các vị trí khác họ dễ dàng tiếp nhận công việc một cách rất nhanh chóng
Chị nói rất chi là đúng, e đag làm khai báo HQ cho cty dịch vụ hàng ngàn trường hợp mới và bắt buộc phải cập nhật hiểu hết các thông tư, thủ tục, công văn của tất cả các bộ, và em cũng cảm thấy may mắn vì mình đi từ nhân viên chứng từ đi lên
E trái ngành qua làm xnk dk k chị
trái ngành thì cần xác định ngay từ đầu là chịu khó, chịu học và chịu bắt đầu ko e ạ. nếu ổn thì cứ bắt đầu thôi e. ngành này hiện nay dân chuyển ngành cũng khá nhiều rồi ấy em
Ngành này nam mới ra trg có làm đc k ạ. Và mình có chuyển dần sang các mảng khác được k ạ
Đây, chia sẻ cho các em biết NV chứng từ làm những gì: gõ doc tập chung cao độ thực sự, cùng lúc gõ 3-5 mbl vài chục hbl, hết giờ check debit cước tàu vlookup lòi con mắt, sai 1 ly , lệch cả vài trăm, vài tỷ. xly psinh vào đêm sát giờ cutoff
mình chia sẻ thêm cho các newbie nhé: work anytime, anywhere, OT là cơm bữa luôn, ko có lễ tết gì hết, mắt mờ chân chậm, tim yếu, hoa mắt chóng mặt, thi thoảng khó thở =)))
Mình là sv mới ra trường chưa có kinh nghiệm nhưng muốn làm vị trí chứng từ. Đi pv cty kia họ deal lương 6 củ và OT không lương🥺
Đúng rồi á bạn , lương ctu khởi điểm chỉ vậy thui á 🥺
ôm em pv họ hỏi khá nhiều kĩ năng về Cus Docs và Sales, công việc sẽ kiêm cả 3 vị trí này nhưng lương chỉ 7.5tr ạ. 🥺
Hic check từng dòng của cả bộ chứng từ, xong còn check thuế hs code, lên tờ khai check từng tí một mà lương k cao như các vị trí khác
nói chung thì cái ngehef nào cũng vất nhưng nghè này lương cáo, còn lương ít thì mới làm cũng nên chịu khổ tí sau mới sướng được
ở một vài cty mình thấy thường chứng từ ko có kbhq, nếu có kbhq thì gần như chứng từ ôm hết rồi, cty đó chỉ thiếu ops thôi
Thực sự thì vị trí này công việc khá nhiều mà lương không được cao, nhưng khuyến khích ai mới bắt đầu làm xuất nhập khẩu nên bắt đầu từ vị trí này trước đi ạ thì sau làm vị trí nào cũng ộk
tôi thì thấy làm cái gì cũng có trước có sau, trước thấp sau cao, anh cứ đạt max kỹ năng thì cái gì cũng có thể linh hoạt đẻ thêm tiền
nói chung là gọi là chứng từ nhưng cũng phải nắm được tổng quan mới làm được, như bạn dưới nói đó kỹ năng đến 1 trình độ nào đó thì thu nhập nó cũng tương ứng
ui công nhận đấy ạ, nhìn bạn bè làm ngành khác mà phát ham, lương cao hơn mà chưa chắc áp lực bằng mình. Chứng từ mà sai là ảnh hưởng cả lô hàng, trách nhiệm lớn thế mà lương cứ mãi lẹt đẹt, muốn tăng lương thì phải đợi “có năng lực, có kinh nghiệm”, mà lúc có rồi thì cũng chả nhích lên được bao nhiêu.
ôi, cái nghề soi từng dấu chấm dấu phẩy 😥
đã sinh ra cái vị trí naof thì nghĩa là không thể thiếu được mà túm lại thấy cái gì trong xuất nhập khẩu cũng quan trọng, sai tí thôi đừng mong thông quan 🤣