Nhân Viên Mua Hàng (Procurement) Cần Những Kĩ Năng Gì, Yêu Cầu Cao Không?

Làm nhân viên mua hàng xuất nhập khẩu là làm gì

Nhân viên mua hàng sẽ làm việc tại các phòng mua hàng, bán hàng trong các doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, xuất khẩu hoặc thương mại dịch vụ. Nhìn chung, công việc của nhân viên mua hàng sẽ bao gồm các đầu việc sau:

Nhân viên mua hàng cần những kỹ năng gì?

Nhân viên mua hàng đối mặt với áp lực tối ưu chi phí và đảm bảo chất lượng sản phẩm, nhất là khi chi phí nguyên vật liệu và vận chuyển luôn biến động, thì ngoài kiến thức chuyên môn thì kỹ năng và bản lĩnh nghề nghiệp là điều không thể thiếu ở một nhân viên thu mua quốc tế. Dưới đây là những kỹ năng cần có ở một nhân viên thu mua quốc tế.

• Tư duy chiến lược, khả năng đưa ra quyết định: Một nhân viên Procurement cần có kiến thức liên quan đến sản phẩm, dịch vụ mà mình cần mua cũng như thị trường và từ đó tìm kiếm được những đối tác cung cấp phù hợp. Đồng thời, một nhân viên Procurement cũng phải biết nắm bắt và nhạy bén với tất cả sự thay đổi trên thị trường, đánh giá và ra quyết định để chọn lựa được nhà cung ứng tiềm năng. Tư duy chiến lược bao gồm việc lùi lại để xem xét bức tranh lớn hơn thay vì chỉ tập trung vào các vấn đề trước mắt. Bên cạnh đó, để đưa ra chiến lược nhằm nâng cao hiệu quả chung cho toàn chuỗi cung ứng, họ cần phải biết cách phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong chuỗi cung ứng như bộ phận Tài chính, Kế hoạch và sản xuất,…

• Kỹ năng đàm phán: Đây là kỹ năng trọng yếu rất quan trọng khi làm thu mua quốc tế, nhân viên mua hàng sẽ tiến hành đàm phán đối với nhà cung cấp để chia sẻ thông tin, hỗ trợ, đào tạo về sản phẩm để nhận về một mức giá thu mua tốt nhất. Kết quả của một cuộc đàm phán thành công có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Trong thực tế nhân viên mua hàng giỏi sẽ có nhận định tốt về đối thủ biết khi nào thả- nắm trong đàm phán để có thể đạt được những kết quả dài hạn cho doanh nghiệp.
• Kỹ năng quản lý, điều phối công việc: Từ khi tiếp nhận yêu cầu mua hàng nhân viên mua hàng cần phải lên kế hoạch mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán, triển khai và quản lý đơn hàng, lập báo cáo hiệu suất tiến độ… những vấn đề này có thể đồng thời diễn ra trong cùng một thời điểm. Hơn nữa, nhân viên mua hàng cần phải xử lý nhiều đơn hàng khác nhau vì vậy, nếu không phải là người có kế hoạch,  biết cách sắp xếp công việc hợp lý bạn sẽ không thể làm được tốt trách nhiệm công việc mình được giao.
• Kỹ năng quản lý mối quan hệ, giải quyết xung đột lợi ích: Làm việc với các nhà cung ứng không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Sẽ có những lúc, mọi việc diễn ra không như ý muốn dẫn đến các vấn đề xung đột. Hơn hết, để đảm bảo lợi ích của doanh nghiệp, họ cần phải hiểu rõ kết quả và những rủi ro cho cả 2 hướng giải quyết là gì để đưa ra quyết định hợp lý trong tình huống cấp bách nhất.  Để hoàn tất một quy trình mua hàng hiệu quả, một chuyên gia thu  mua hàng không chỉ làm việc với nhà cung ứng mà còn phải làm việc với các cá nhân, tập thể nội bộ doanh nghiệp, đảm bảo chức năng mua hàng chiến lược diễn ra “mạch lạc” và hiệu quả. Do đó, với những mối quan hệ, một nhân viên mua hàng cần phải biết phân loại, sắp xếp thứ tự ưu tiên để có những phương án duy trì mối quan hệ khác nhau.

•  Chịu được áp lực công việc: Áp lực từ việc mua hàng đúng yêu cầu, tiến độ, hàng lỗi, đổi trả, khách không thanh toán công nợ…. thường xuyên diễn ra khi bạn làm công việc thu mua. Do đó, hãy xác định tâm lý vững vàng khi theo đuổi công việc này. Một nhân viên mua hàng giỏi sẽ sẵn sàng đối đầu thay vì né tránh áp lực

Kiến thức cần học để làm được nhân viên thu mua quốc tế (Pusrchasing)

Hiện nay, nghề thu mua còn khá mới mẻ tại Việt Nam, chưa có nhiều trường đại học đào tạo chuyên ngành này. Phần lớn người làm thu mua đều học trái ngành nên đây cũng chính là thách thức và cơ hội cho bạn. Những kiến thức về xuất nhập khẩu này thuộc nghiệp vụ chuyên nghành khi làm nhân viên mua hàng bạn phải biết, phần lớn người mới bắt đầu mua hàng nội địa chuyển qua mua hàng quốc tế đều không nắm được gặp nhiều khó khăn khi trao đổi với nhà cung cấp và triển khai đơn hàng. Theo kinh nghiệm đào tạo thu mua quốc tế tại VinaTrain, một người mới bắt đầu sẽ cần thời gian từ 1,5 tháng đến 2 tháng học nghiệp vụ là có thể làm được công việc thu mua theo các chuyên đề sau:

Kinh Nghiệm Trở Thành Nhân Viên Mua Hàng Giỏi

Theo Chị Ngô Phương Lan – Trường phòng mua hàng công ty cổ phần OCM Việt Nam:

Phòng mua hàng tại doanh nghiệp là nơi tiếp nhận nhu cầu mua hàng và điều phối thực hiện yêu cầu đó thành hiện thực. Đây là  mắt xích vô cùng quan trọng đảm bảo tiến độ sản xuất hàng hoá được thực hiện đúng theo kế hoạch. Một chuyên viên thu mua phải đảm bảo rằng, các nguyên vật liệu và dịch vụ phục vụ cho việc duy trì và phát triển sản xuất của công ty được mua từ các nhà cung cấp uy tín và được cung cấp theo các điều khoản đã thoả thuận. Nhân viên thu mua giỏi sẽ  mang lại được giá trị tối đa cho công ty thông qua việc thỏa thuận thời gian và chi phí với nhà cung cấp. Vậy để làm được điều đó, nhân viên mua hàng (procurement) ngoài kiến thức chuyên môn cần nhiều kỹ năng bổ trợ cho công việc này.

Cũng theo chị Lan, khi xác định theo nghề thu mua bạn cần xác định rõ khách hàng của bạn không chỉ là đối tác mà chính là doanh nghiệp, việc mua đúng – mua đủ là yêu cầu bắt buộc thực hiện. Ngoài ra, công ty luôn yêu cầu bạn sẽ phải tối ưu chi phí mua hàng và kiểm soát tối rủi ro với đơn hàng mình tiếp nhận, một số kinh nghiệm tôi rút ra được khi làm thu mua muốn chia sẻ với bạn đọc khi triển khai một đơn hàng bất kỳ bạn cần phải xác định rõ các yếu tố sau:

• Hiểu rõ về sản phẩm mua hàng, nghiên cứu đặc trưng sản phẩm ưu điểm hạn chế trước khi mua hàng
• Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp cẩn thận, hiểu về đối tác thế mạnh và điểm yếu của khách hàng và công ty trong từng giao dịch
• Sẵn sàng đàm phán với khách hàng trong mọi trường hợp
• Luôn theo sát đơn hàng cập nhật kịp thời phát sinh hạn chế rủi ro
• Quản lý dữ liệu, báo cáo đơn hàng là điều không thể thiếu
• Luông cập nhật về thị trường và xu hướng giá cả thay đổi
• Tìm hiểu vè nhu cầu và định hướng phát triển của đối thủ cạnh tranh
• Luôn duy trì  thói quen làm việc nhóm theo sát tiến độ, phân rõ trách nhiệm từng người từng bộ phận trong qua trình mua tránh tình trạng “em tưởng” trong công việc.

Bạn sẽ gặp rủi ro với đơn hàng đầu tiên như: mua sai sản phẩm, hàng lỗi đối trả nhà cung cấp không hỗ trợ, phát sinh chi phí hoặc chậm tiến độ… điều này thường xuyên sảy ra. Tuy nhiên, nếu vì lý do đó khiến bạn sợ hãi không tiếp tục làm công việc này thì quả là điều đáng tiếc.

Hy vọng, những kiến thức mà VinaTrain chia sẻ trong bài viết đã giúp bạn đọc hiêu được những kỹ năng cần có khi làm mua hàng quốc tế. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo các bài viết tại trang web của VinaTrain. 

Chúc bạn thành công!

Biên tập: Phước Thiện

_____________________________________________________________