Nhân Viên Mua Hàng (Procurement) Cần Những Kĩ Năng Gì

Một chuyên viên thu mua phải đảm bảo rằng, các nguyên vật liệu và dịch vụ phục vụ cho việc duy trì và phát triển sản xuất của công ty được mua từ các nhà cung cấp uy tín và được cung cấp theo các điều khoản đã thoả thuận. Nhân viên thu mua giỏi sẽ  mang lại được giá trị tối đa cho công ty thông qua việc thỏa thuận thời gian và chi phí với nhà cung cấp. Vậy để làm được điều đó, nhân viên thu mua cần phải có và rèn luyện những kĩ năng nào? Cùng VinaTrain tham khảo bài viết này. 

Nhân Viên Mua Hàng Làm Những Việc Gì

Trước khi xác định những kĩ năng cần thiết cho một nhân viên thu mua, chúng ta cùng xem những công việc mà một nhân viên thu mua cần làm.

Một cách ngắn gọn, nhận viên thu mua sẽ làm những công việc sau:

Kỹ Năng Cần Có Của Một Nhân Viên Thu Mua

• Tư duy chiến lược

Một nhân viên Procurement cần có kiến thức liên quan đến sản phẩm, dịch vụ mà mình cần mua cũng như thị trường và từ đó tìm kiếm được những đối tác cung cấp phù hợp.

Đồng thời, một nhân viên Procurement cũng phải biết nắm bắt và nhạy bén với tất cả sự thay đổi trên thị trường, đánh giá và ra quyết định để chọn lựa được nhà cung ứng tiềm năng. Tư duy chiến lược bao gồm việc lùi lại để xem xét bức tranh lớn hơn thay vì chỉ tập trung vào các vấn đề trước mắt. Bên cạnh đó, để đưa ra chiến lược nhằm nâng cao hiệu quả chung cho toàn chuỗi cung ứng, họ cần phải biết cách phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong chuỗi cung ứng như bộ phận Tài chính, Kế hoạch và sản xuất,…

• Kỹ năng đàm phán

Kỹ năng đàm phán cũng được xem là một trong những kỹ năng cốt lõi khi làm công việc này.

Trong vai trò là người mua hàng, nhân viên mua hàng sẽ tiến hành việc đàm phán đối với phía nhà cung cấp để chia sẻ thông tin, hỗ trợ, đào tạo về sản phẩm để nhận về một mức giá thu mua tốt nhất. Kết quả của một cuộc đàm phán thành công có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Việc này phụ thuộc rất lớn vào kỹ năng cũng như sức ảnh hưởng của một nhân viên mua hàng.

Một cuộc đàm phán thành công khi người mua thỏa thuận với người bán sao cho cả hai bên đều có lợi. Về phía người mua sẽ có được mức giá hợp lý với nguồn sản phẩm chất lượng. Tuy nhiên, trong thực tế đôi lúc chuyên viên mua hàng chiến lược vẫn phải có sự nhượng bộ nhất định trong đàm phán để có thể đạt được những kết quả dài hạn cho doanh nghiệp. Đó là lý do vì sao nhân viên mua hàng cần nắm được các thông tin, hướng đi chiến lược, nắm rõ tài chính công ty. 

• Kỹ năng quản lý tài chính

Chi tiêu và quản lý nguồn tài chính là hoạt động liên quan trực tiếp đến hoạt động thu mua. Việc xử lý chính không đúng cách không những gây ra nhiều hệ luỵ ảnh hưởng, tác động trực tiếp đến nhà cung ứng và lợi ích của doanh nghiệp, đặc biệt là tài chính.

Vì vậy, một nhà thu mua giỏi cần biết cách lập và quản lý ngân sách, cũng như theo dõi nguồn chi tiêu hợp lý, để có thể duy trì chất lượng thu mua, “liệu cơm gắp mắm”. Từ đó đưa ra đánh giá và và cân đối tài chính hiện có để đảm bảo chọn được nhà cung ứng tốt nhất cho doanh nghiệp.

• Kỹ giải quyết xung đột

Làm việc với các nhà cung ứng không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Sẽ có những lúc, mọi việc diễn ra không như ý muốn dẫn đến các vấn đề xung đột. Hơn hết, để đảm bảo lợi ích của doanh nghiệp, họ cần phải hiểu rõ kết quả và những rủi ro cho cả 2 hướng giải quyết là gì để đưa ra quyết định hợp lý trong tình huống cấp bách nhất.

Ngoài ra, vì nguồn lực tài chính có hạn, xung đột nội bộ giữa các cá nhân và các bộ phận trong một tổ chức cũng là điều khó tránh khỏi. Đứng ở vị trí một chuyên viên mua hàng, bạn cần phải có khả năng nhìn thấy và giải quyết những xung đột nội bộ sẽ xảy ra.

• Kỹ năng quản lý mối quan hệ

Để hoàn tất một quy trình mua hàng hiệu quả, một chuyên gia thu  mua hàng không chỉ làm việc với nhà cung ứng mà còn phải làm việc với các cá nhân, tập thể nội bộ doanh nghiệp, đảm bảo chức năng mua hàng chiến lược diễn ra “mạch lạc” và hiệu quả. Do đó, với những mối quan hệ, một nhân viên mua hàng cần phải biết phân loại, sắp xếp thứ tự ưu tiên để có những phương án duy trì mối quan hệ khác nhau.

•  Chịu được áp lực công việc 

Hầu hết nhân viên thu mua tai các doanh nghiệp đều chịu áp lực rất lớn, thu mua theo KPI, các yêu cầu phát sinh trong doanh nghiệp. Mỗi nghiệp vụ đều có phát sinh ngoài dự kiến vì vây để làm được công việc thu mua bạn phải chịu được áp lực.  Đây là  điều tiên quyết để biết bạn có phù hợp với nghề nghiệp này không. Rất nhiều người đã bỏ nghề sau vài tháng làm việc do không  đủ bình tĩnh giải quyết các tình huống phát sinh liên tục.

Làm nhân viên mua hàng phải học những gì

Nếu bạn là người mới bắt đầu muốn làm trong nghành mua hàng ngoài những kỹ năng cần rèn luyện đã được nêu ở trên bạn cần bổ sung những kiến thức nghiệp vụ đặc trưng của lĩnh vực thu mua cần có gồm:

• Kiến thức tìm nguồn hàng: Cách tìm kiếm các nguồn hàng trong nước và quốc tê, để làm được nhân viên thu mua phải biết xây dựng quy trình xử lý thông tin từ khi tiếp nhận yêu cầu mua hàng, xác định kênh tìm kiếm nhà cung cấp,chọn lọc sản phẩm, khai thác thông tin từ nhà cung cấp qua kỹ năng hỏi hàng.
• Kiến thức về đàm phán: Ngoài kỹ năng đàm phán khéo léo thì bạn cần biết đặc thù mua bán là việc giao nhận và thanh toán, đây là kiến thức chuyên môn nhân viên thu mua phải biêt về thanh toán quốc tế để lựa chọn hình thức thanh toán tối ưu cho công ty, giảm thiểu rủi ro. Cách thức giao nhận vận tải với chi phí tiết kiệm
• Kiến thức về thủ tục hải quan: Thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu là điều cực kỳ quan trọng quyêt định lô hàng có được xuất khẩu hoặc nhập khẩu thành công hay không. Vì vậy để nắm được thủ tục hải quan bạn cần học về: bộ chứng từ cần chuẩn bị cho lô hàng, quy trình xuất nhập khẩu áp dụng với từng mặt hàng, khai báo hải quan và  làm thủ tục hải quan tại cửa khẩu các bước cần chuẩn bị…
• Kiến thức vận tải quốc tế: Trong mua bán quốc tế doanh nghiệp không thể tự vận chuyển hàng về kho được các loại hình vận tải quốc tế: cách thức thuê vận tải, tính chi phí, kiểm soát rủi ro
• Kiến thức xử lý khiếu nại sau mua hàng: Nhân viên mua hàng sẽ khó tránh khỏi những  trường hợp mua hàng không đúng sảy ra khiếu nại vậy trường hợp này giải quyết ra sao dựa trên những căn cứ nào, cần phải nắm được các nguyên tắc xử lý khiếu nại trong và sau khi mua hàng.
• Kiến thức về thuế xuất nhập khẩu: Bạn sẽ phải biết được cách tính thuế xuất nhập khẩu, các phương án giảm chi phí thuế hợp lý…

Những kiến thức về xuất nhập khẩu này thuộc nghiệp vụ chuyên nghành khi làm nhân viên mua hàng bạn phải biết, phần lớn người mới bắt đầu mua hàng nội địa chuyển qua mua hàng quốc tế đều không nắm được gặp nhiều khó khăn khi trao đổi với nhà cung cấp và triển khai đơn hàng.

Hy vọng, những kiến thức mà VinaTrain chia sẻ trong bài viết đã giúp bạn đọc hiêu được những kỹ năng cần có khi làm mua hàng quốc tế. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo các bài viết tại trang web của VinaTrain. 

Chúc bạn thành công!

Biên tập: Phước Thiện

_______________________________________________________

HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN

• Văn phòng Hồ Chí Minh: 45 Thạch Thị Thanh, Phường Tân Định, Quận 1
• Văn Phòng Hà Nội: 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội
• Hotline tư vấn đào tạo: 0964.237.168
• Hotline tư vấn dịch vụ xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan: 0931.705.774
• Gmail: vinatrain.edu.vn@gmail.com