Nhân Viên Mua Hàng (Procurement) Cần Những Kĩ Năng Gì

Một chuyên viên thu mua phải đảm bảo rằng, các nguyên vật liệu và dịch vụ phục vụ cho việc duy trì và phát triển sản xuất của công ty được mua từ các nhà cung cấp uy tín và được cung cấp theo các điều khoản đã thoả thuận. Nhân viên thu mua giỏi sẽ mang lại được giá trị tối đa cho công ty thông qua việc thỏa thuận thời gian và chi phí với nhà cung cấp. Vậy để làm được điều đó, nhân viên thu mua cần phải có và rèn luyện những kĩ năng nào? Cùng VinaTrain tham khảo bài viết này.

Top 5 kỹ năng nhân viên mua hàng cần có.

Nhân Viên Mua Hàng Làm Những Việc Gì

Trước khi xác định những kĩ năng cần thiết cho một nhân viên thu mua, chúng ta cùng xem những công việc mà một nhân viên thu mua cần làm.

Một cách ngắn gọn, nhận viên thu mua sẽ làm những công việc sau:

Làm việc trực tiếp với phòng Kế hoạch và Sản xuất, để lập kế hoạch và lên ưu tiên cho các hoạt động thu mua.
Đánh giá kế hoạch đặt hàng, đưa ra yêu cầu mua hàng, và quản lý quá trình lựa chọn.
Truyền thông tin và hỗ trợ các văn bản cần thiết cho nhà cung cấp.
Theo dõi tình trạng đơn hàng, xác nhận thời gian sản xuất, thời điểm giao hàng và chi phí, sẵn sàng cho các sự cố thiếu hoặc tồn đọng hàng hóa, liên hệ trực tiếp với các phòng ban có liên quan.
Đánh giá, cập nhật và duy trì các đơn đặt hàng cho đến khi kết thúc.
Đảm bảo đơn đặt hàng tuân thủ các thỏa thuận trong hợp đồng; báo cáo kết quả lên quản lý.
Quản lý đội ngũ nhân viên tài chính và logistics trong việc giải quyết và tiếp nhận hóa đơn sai lệch.
Xác định các cơ hội và thực hiện công việc để mang lại hiệu quả góp phần củng cố, giảm chi phí từ các nhà cung cấp địa phương.

Kỹ Năng Cần Có Của Một Nhân Viên Thu Mua

Tư duy chiến lược

Một nhân viên Procurement cần có kiến thức liên quan đến sản phẩm, dịch vụ mà mình cần mua cũng như thị trường và từ đó tìm kiếm được những đối tác cung cấp phù hợp.

Đồng thời, một nhân viên Procurement cũng phải biết nắm bắt và nhạy bén với tất cả sự thay đổi trên thị trường, đánh giá và ra quyết định để chọn ra một nhà cung ứng tiềm năng. Tư duy chiến lược bao gồm việc lùi lại để xem xét bức tranh lớn hơn thay vì chỉ tập trung vào các vấn đề trước mắt. Bên cạnh đó, để đưa ra chiến lược nhằm nâng cao hiệu quả chung cho toàn chuỗi cung ứng, họ cần phải biết cách phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong chuỗi cung ứng như bộ phận Tài chính, Kế hoạch và sản xuất,…

Một nhân viên mua hàng cần có kỹ năng đàm phán, thương lượng tốt.

Kỹ năng đàm phán

Kỹ năng đàm phán cũng được xem là một kỹ năng cốt lõi khi làm công việc này.

Trong vai trò là người mua hàng, nhân viên mua hàng sẽ tiến hành việc đàm phán đối với phía nhà cung cấp để chia sẻ thông tin, hỗ trợ, đào tạo về sản phẩm để nhận về một mức giá thu mua tốt nhất. Kết quả của một cuộc đàm phán thành công có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Việc này phụ thuộc rất lớn vào kỹ năng cũng như sức ảnh hưởng của một nhân viên mua hàng.

Một cuộc đàm phán thành công khi người mua thỏa thuận với người bán sao cho cả hai bên đều có lợi. Về phía người mua sẽ có được mức giá hợp lý với nguồn sản phẩm chất lượng. Tuy nhiên, trong thực tế đôi lúc chuyên viên mua hàng chiến lược vẫn phải có sự nhượng bộ nhất định trong đàm phán để có thể đạt được những kết quả dài hạn cho doanh nghiệp. Đó là lý do vì sao nhân viên mua hàng cần nắm được các thông tin, hướng đi chiến lược, nắm rõ tài chính công ty.

Kỹ năng quản lý tài chính

Chi tiêu và quản lý nguồn tài chính là hoạt động liên quan trực tiếp đến hoạt động thu mua. Việc xử lý chính không đúng cách không những gây ra nhiều hệ luỵ ảnh hưởng, tác động trực tiếp đến nhà cung ứng và lợi ích của doanh nghiệp, đặc biệt là tài chính.

Vì vậy, một nhà thu mua giỏi cần biết cách lập và quản lý ngân sách, cũng như theo dõi nguồn chi tiêu hợp lý, để có thể duy trì chất lượng thu mua, “liệu cơm gắp mắm”. Từ đó đưa ra đánh giá và và cân đối tài chính hiện có để đảm bảo chọn được nhà cung ứng tốt nhất cho doanh nghiệp.

Nhân viên mua hàng cần sử dụng kỹ năng giải quyết xung đột để đưa ra phương án giải quyết tốt cho cả 2 bên.

Kỹ giải quyết xung đột

Làm việc với các nhà cung ứng không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Sẽ có những lúc, mọi việc diễn ra không như ý muốn dẫn đề các xung đột. Hơn hết, để đảm bảo lợi ích của doanh nghiệp tốt nhất, họ cần phải hiểu rõ kết quả và những rủi ro cho cả 2 hướng giải quyết là gì để đưa ra quyết định hợp lý trong tình huống cấp bách nhất.

Ngoài ra, vì nguồn lực tài chính có hạn, xung đột nội bộ giữa các cá nhân và các bộ phận trong một tổ chức cũng là điều khó tránh khỏi. Đứng ở vị trí một chuyên viên mua hàng, bạn cần phải có khả năng nhìn thấy và giải quyết những xung đột nội bộ sẽ xảy ra.

Kỹ năng quản lý mối quan hệ

Để hoàn tất một quy trình mua hàng hiệu quả, một chuyên gia thu mua hàng không chỉ làm việc với nhà cung ứng mà còn phải làm việc với các cá nhân, tập thể nội bộ doanh nghiệp, đảm bảo chức năng mua hàng chiến lược diễn ra “mạch lạc” và hiệu quả. Do đó, với những mối quan hệ, một nhân viên mua hàng cần phải biết phân loại, sắp xếp thứ tự ưu tiên để có những phương án duy trì mối quan hệ khác nhau.

Chịu được áp lực công việc

Hầu hết nhân viên thu mua tai các doanh nghiệp đều chịu áp lực rất lớn, thu mua theo KPI, các yêu cầu phát sinh trong doanh nghiệp. Mỗi nghiệp vụ đều có phát sinh ngoài dự kiến vì vây để làm được công việc thu mua bạn phải chịu được áp lực. Đây là điều tiên quyết để biết bạn có phù hợp với nghề nghiệp này không. Rất nhiều người đã bỏ nghề sau vài tháng làm việc do không đủ bình tĩnh giải quyết các tình huống phát sinh liên tục.

Kết Luận

Nếu bạn chưa thực sự tự tin kiến thức đã học hoặc bạn đang có ý định tham gia vào thị trường lao động ngành Thu mua. Bạn có thể tham khảo “khóa học về Mua hàng” của chúng tôi tại VinaTrain – Hệ thống đào tạo thực tế. Trong chương trình học sẽ cung cấp đầy đủ, chi tiết kiến thức về Thu Mua cũng như rèn luyện các kỹ năng cần thiết để khi hoàn thành khóa học bạn sẽ tự tin thử sức mình với vị trí này.

Hiện tại, đơn vị đang có 02 hình thức đào tạo là online và đạo tạo trực tiếp. Ngoài ra, chúng tôi có nhận đào tạo in-house theo yêu cẩu của doanh nghiệp. Với thế mạnh: đào tạo thực tế, sở hữu đội ngũ chuyên gia trong lĩnh vực Thu mua, Vinatrain tự tin mang đến chất lượng đào tạo tốt nhất.

Bạn đọc quan tâm, vui lòng liên hệ qua hotline 0964.237.168 hoặc zalo để được tư vấn và thông báo lịch học gần nhất trong tháng.
Hy vọng, những kiến thức mà Vinatrain chia sẻ trong bài viết đã giúp bạn đọc tích lũy được những thông tin giá trị tích cực. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo các bài viết tại trang web của VinaTrain.

Chúc bạn thành công!

__________________________________________________________

HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN