Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, việc quản lý nguồn cung ứng hàng hóa và dịch vụ đóng vai trò then chốt đối với sự thành công của hoạt động sản xuất kinh doanh. Một trong những mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng này chính là nhân viên thu mua. Dù ít được nhắc đến, nhưng nhân viên thu mua chịu trách nhiệm chính trong việc đảm bảo rằng nguyên vật liệu, sản phẩm, và dịch vụ cần thiết được mua sắm đầy đủ, kịp thời, với chất lượng tốt và chi phí hợp lý. Vậy cụ thể nhân viên thu mua làm những gì? Họ phải thực hiện những công việc gì trong ngày? Bài viết này sẽ đi sâu vào từng nhiệm vụ cụ thể của một nhân viên thu mua.
1. Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp
Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của nhân viên thu mua là tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng để đáp ứng nhu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. Điều này không chỉ đòi hỏi khả năng nghiên cứu kỹ lưỡng mà còn cần sự đánh giá khách quan về chất lượng và uy tín của nhà cung cấp.
- Tìm kiếm nhà cung cấp: Nhân viên thu mua phải liên tục tìm kiếm và cập nhật danh sách các nhà cung cấp mới thông qua các kênh khác nhau như internet, hội chợ thương mại, hoặc qua mối quan hệ cá nhân. Mục tiêu của họ là tìm ra những nhà cung cấp có thể cung cấp sản phẩm chất lượng với mức giá hợp lý và dịch vụ tốt.
- Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đã tìm kiếm được nhiều nhà cung cấp tiềm năng, nhân viên thu mua cần đánh giá họ dựa trên nhiều yếu tố, bao gồm chất lượng sản phẩm, giá cả, thời gian giao hàng, và các điều khoản thanh toán. Ngoài ra, họ còn phải xem xét đến khả năng hỗ trợ sau bán hàng và mức độ linh hoạt của nhà cung cấp trong việc xử lý các vấn đề phát sinh.
Xem thêm: Khóa học mua hàng | Review nghề thu mua | Quy trình thu mua | Làm thu mua cần học những gì
2. Đàm phán hợp đồng và điều khoản mua hàng
Một khi đã chọn được nhà cung cấp phù hợp, nhiệm vụ của nhân viên thu mua tiếp theo là tiến hành đàm phán để đảm bảo rằng các điều khoản mua hàng có lợi nhất cho doanh nghiệp.
- Đàm phán giá cả và điều khoản thanh toán: Nhân viên thu mua phải sử dụng kỹ năng đàm phán để đạt được giá cả tốt nhất, đảm bảo rằng doanh nghiệp không bị mua quá giá so với thị trường. Họ cũng cần phải thương thảo về các điều khoản thanh toán có lợi, ví dụ như thanh toán sau khi nhận hàng hoặc trả góp.
- Đàm phán thời gian giao hàng: Thời gian giao hàng là một yếu tố quan trọng trong chuỗi cung ứng, vì chỉ cần chậm trễ một lô hàng cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ kế hoạch sản xuất của công ty. Nhân viên thu mua phải đảm bảo rằng thời gian giao hàng phù hợp với tiến độ sản xuất của doanh nghiệp, đồng thời thương thảo về các biện pháp xử lý trong trường hợp hàng hóa không được giao đúng hạn.
- Ký kết hợp đồng mua hàng: Sau khi đã đàm phán xong các điều khoản, nhân viên thu mua sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với nhà cung cấp. Hợp đồng này phải chi tiết và bao gồm đầy đủ các điều khoản về giá cả, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng, và các điều khoản pháp lý để đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp.
3. Đặt hàng và theo dõi đơn hàng
Sau khi ký kết hợp đồng, nhân viên thu mua sẽ tiến hành đặt hàng và theo dõi tiến độ của đơn hàng để đảm bảo rằng hàng hóa được giao đúng thời gian, đủ số lượng và đạt yêu cầu chất lượng.
- Quản lý đơn đặt hàng: Nhân viên thu mua chịu trách nhiệm phát hành đơn đặt hàng chính thức cho nhà cung cấp và gửi các tài liệu liên quan như yêu cầu kỹ thuật hoặc tiêu chuẩn chất lượng mà hàng hóa phải tuân thủ.
- Theo dõi tiến độ đơn hàng: Sau khi đặt hàng, nhân viên thu mua sẽ liên tục theo dõi quá trình sản xuất và giao hàng của nhà cung cấp. Điều này bao gồm việc duy trì liên lạc thường xuyên với nhà cung cấp để đảm bảo rằng không có sự chậm trễ hoặc vấn đề phát sinh nào xảy ra trong quá trình thực hiện đơn hàng.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh: Trong quá trình đặt hàng, có thể xảy ra những vấn đề như hàng hóa bị lỗi, giao hàng không đúng hẹn, hoặc sự khác biệt về chất lượng so với thỏa thuận ban đầu. Nhân viên thu mua phải liên hệ với nhà cung cấp để giải quyết các vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả, đảm bảo rằng doanh nghiệp không bị thiệt hại.
4. Kiểm tra và đánh giá chất lượng hàng hóa
Khi hàng hóa đã đến doanh nghiệp, nhân viên thu mua cần kiểm tra và đánh giá chất lượng hàng hóa so với các tiêu chuẩn và yêu cầu đã thỏa thuận trong hợp đồng.
- Kiểm tra chất lượng sản phẩm: Nhân viên thu mua phối hợp với bộ phận kiểm tra chất lượng (QC) để đánh giá sản phẩm. Họ sẽ đối chiếu giữa sản phẩm thực tế và các thông số kỹ thuật trong hợp đồng để đảm bảo rằng hàng hóa đáp ứng đầy đủ yêu cầu về chất lượng, số lượng và tiêu chuẩn kỹ thuật.
- Xử lý trường hợp hàng hóa không đạt yêu cầu: Nếu phát hiện hàng hóa không đạt yêu cầu, nhân viên thu mua sẽ làm việc với nhà cung cấp để tìm cách giải quyết, có thể là trả lại hàng hoặc yêu cầu đền bù. Việc này đòi hỏi họ phải có kỹ năng giao tiếp và đàm phán để bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp.
5. Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp
Ngoài việc mua hàng, nhân viên thu mua còn phải duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp. Việc này giúp doanh nghiệp duy trì được sự hợp tác lâu dài và có thể dễ dàng thương thảo về các điều khoản có lợi trong tương lai.
- Xây dựng và duy trì mối quan hệ: Nhân viên thu mua cần giữ mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp quan trọng, điều này giúp tạo lòng tin và đảm bảo rằng nhà cung cấp sẽ ưu tiên các đơn hàng của doanh nghiệp khi cần thiết. Họ cần thể hiện sự chuyên nghiệp và biết cách duy trì mối quan hệ tốt, đặc biệt trong những lúc cần hỗ trợ khẩn cấp.
- Đánh giá định kỳ nhà cung cấp: Nhân viên thu mua cũng chịu trách nhiệm đánh giá định kỳ các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như chất lượng hàng hóa, khả năng giao hàng đúng hạn, và mức độ hỗ trợ sau bán hàng. Nếu nhà cung cấp không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp, nhân viên thu mua có thể xem xét việc thay thế nhà cung cấp khác phù hợp hơn.
6. Tối ưu hóa chi phí và hiệu quả trong chuỗi cung ứng
Một nhiệm vụ quan trọng khác của nhân viên thu mua là tìm cách tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.
- Tìm kiếm các phương pháp giảm chi phí: Nhân viên thu mua phải liên tục tìm kiếm các cơ hội để giảm chi phí mua sắm, ví dụ như thương lượng giá tốt hơn, tìm kiếm nhà cung cấp mới, hoặc thay đổi phương thức giao hàng sao cho tiết kiệm chi phí nhất.
- Tối ưu hóa quy trình mua sắm: Để nâng cao hiệu quả công việc, nhân viên thu mua cần phân tích các quy trình hiện tại và đề xuất các giải pháp cải tiến. Họ có thể đề xuất việc sử dụng phần mềm quản lý thu mua hoặc tự động hóa một số công đoạn để giảm thiểu thời gian và công sức.
Nhân viên thu mua đóng vai trò không thể thiếu trong hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là trong ngành sản xuất và thương mại. Họ không chỉ chịu trách nhiệm đảm bảo nguồn cung ổn định mà còn tối ưu hóa chi phí và duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp. Với một loạt các nhiệm vụ từ tìm kiếm, đàm phán, đặt hàng đến kiểm tra chất lượng, nhân viên thu mua cần có kỹ năng quản lý, đàm phán, tổ chức tốt và khả năng giải quyết vấn đề linh hoạt. Nếu bạn có đam mê với công việc liên quan đến chuỗi cung ứng và thương thảo, vị trí nhân viên thu mua chắc chắn sẽ mang lại nhiều cơ hội phát triển sự nghiệp.
lúc chuẩn bị vào nghề thì nghĩ là mua với bán đơn giản, và vào xong thì đủ thứ cần học từ cứng đến mềm 🤣
công việc thú vị có nhiều cơ hội gặp gỡ và đi đây đó, từ một người hướng nội khi làm Purchasing mình đã thay đổi tích cực
Mình rất quan tâm đến các kỹ năng cần thiết để phát triển sự nghiệp trong ngành này. Ai có kinh nghiệm xin chia sẻ thêm ạ.
phải biết kiến thức cơ bản như incoterm đẻ còn biết tính giá, rồi cũng phải biết check lô hàng đến đâu vì sếp hỏi là sếp bổ đầu mình chứ chả phải bổ cho thằng làm viị trí đó nói chùng là cũng nhiều thứ, rồi kỹ năng mềm, thấy khóa học bên này cũng ok đấy xem cái lộ trình của họ là mường tương ra
Công việc này có phải yêu cầu tiếng Anh không nhỉ. Tôi thấy vị trí thu mua liên quan nhiều đến làm việc với đối tác nước ngoài, không biết có cần khả năng giao tiếp tiếng Anh thành thạo không, vì khả năng ngoại ngữ cũng là yếu tố quan trọng khi tìm việc.
Lương nhân viên thu mua có cao không ạ ? với làm thu mua này chắc ngoại ngữ phải giỏi đúng không ad ?
nói chung có ngoại ngữ là tốt, còn khong thì cứ theo form mẫu, với túm lại thì kỹ năng mềm là vua, nói thế chứ chuyên môn vẫn phải có nha bác
vào mấy trang tuyển dụng là biết được mặt bằng mà; chưa có kinh nghiệm nhiều dưới 10 tr, nhiều kinh nghiệm hơn chút có ngoại nữ thì từ 10tr trở lên.