Những Sai Sót KHI LẬP BỘ CHỨNG TỪ XUẤT – NHẬP KHẨU Cần Phải Biết

Việc lập chứng từ xuất nhập khẩu đóng vai trò vô cùng quan trọng trong chuỗi quy trình giao thương quốc tế. Đối với những nhân viên xuất nhập khẩu, logistics và forwarder, việc xử lý các loại chứng từ luôn là thách thức lớn, ngay cả với những người có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành. Sai sót dù nhỏ cũng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng như chậm trễ quá trình thông quan, phát sinh chi phí lưu kho, hoặc thậm chí bị xử phạt hành chính. Đặc biệt, việc mắc lỗi nhiều lần có thể khiến doanh nghiệp rơi vào danh sách rủi ro của hải quan, làm cho các lô hàng sau đó bị kiểm tra gắt gao, tăng nguy cơ gặp luồng đỏ khi thông quan.

Dưới đây là 10 sai sót phổ biến nhất trong quá trình chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu, kèm theo những biện pháp phòng tránh hiệu quả giúp bạn hạn chế tối đa rủi ro và đảm bảo quy trình thông quan diễn ra suôn sẻ.

1. Sai tên hàng bằng tiếng Việt

Khai tên hàng hóa bằng Tiếng Việt tưởng chừng là một công việc đơn giản, nhưng thực tế cho thấy đây là một lỗi phổ biến mà nhiều doanh nghiệp gặp phải. Khai sai tên hoặc không mô tả đúng và đầy đủ tính chất hàng hóa bằng tiếng Việt có thể dẫn đến những hiểu lầm nghiêm trọng khi làm thủ tục thông quan. Ví dụ, nếu không khai rõ ràng, hải quan có thể yêu cầu kiểm tra thêm để xác định loại hàng, gây chậm trễ thông quan và phát sinh chi phí lưu kho.

Ví dụ: Một sản phẩm như “optical transceiver module” nếu khai báo là “module thu phát” có thể bị hiểu lầm là thiết bị phát sóng vô tuyến, yêu cầu giấy phép bổ sung hoặc kiểm tra chuyên ngành. Điều này không chỉ kéo dài thời gian thông quan mà còn làm tăng chi phí liên quan.

Phòng tránh:

• Hãy mô tả sản phẩm một cách rõ ràng và chính xác nhất. Ví dụ: “module truyền dẫn quang, loại có dây, hàng mới 100%“.
• Tránh sử dụng từ ngữ dễ gây nhầm lẫn như “thu phát” có thể dẫn đến việc hiểu nhầm là thiết bị phát sóng.
• Khai rõ “hàng mới 100%” đặc biệt với các sản phẩm điện tử, vì hàng cũ thường bị cấm nhập khẩu hoặc phải xin giấy phép kiểm định chất lượng.

2. Khai không đúng mã HS Code

Mã HS Code (Harmonized System Code) là hệ thống phân loại hàng hóa được sử dụng quốc tế để tính thuế và quản lý xuất nhập khẩu. Khai sai mã HS là một lỗi nghiêm trọng, vì mã HS không chỉ quyết định mức thuế phải nộp mà còn ảnh hưởng đến các chính sách nhập khẩu khác như hạn ngạch, giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chuyên ngành, và ưu đãi thuế quan. Đây là một lĩnh vực khó ngay cả đối với các nhân viên có nhiều kinh nghiệm, bởi vì mỗi loại hàng hóa đều có mã HS riêng và việc phân loại chính xác đòi hỏi hiểu biết sâu về cả bản chất hàng hóa và hệ thống mã số này.

Phòng tránh:

• Hãy tham khảo mã HS Code của quốc gia xuất khẩu trước, vì mã HS ở cấp độ 6 số là thống nhất giữa các nước thành viên của Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO). Ví dụ, nếu mã HS 10 số của nước xuất khẩu là 8517620000, bạn có thể sử dụng 6 số đầu (851762) và chọn 2 số cuối phù hợp với hệ thống mã HS của Việt Nam.
• Đọc kỹ và đối chiếu với các quy định về mã HS của Bộ Tài chính và các văn bản liên quan như Thông tư 31/2022/TT-BTTTT để đảm bảo lựa chọn đúng mã số.

3. Điền không đúng hoặc không đủ thông tin

Một trong những lỗi cơ bản nhưng lại rất phổ biến là điền sai hoặc thiếu thông tin trên các chứng từ xuất nhập khẩu. Các lỗi như chọn sai mã loại hình tờ khai, sai mã phương thức vận chuyển, tên và địa chỉ doanh nghiệp nhập khẩu/xuất khẩu không chính xác, hoặc thiếu thông tin quan trọng có thể gây ra những vấn đề nghiêm trọng trong quá trình thông quan. Nhiều trường hợp, nếu chứng từ sai không được sửa kịp thời, việc thông quan có thể bị từ chối hoặc kéo dài đáng kể.

Phòng tránh:

• Đảm bảo điền đầy đủ và chính xác tất cả các trường thông tin quan trọng như mã loại hình tờ khai, mã HS Code, mã hiệu phương thức vận chuyển, mã cơ quan Hải quan tiếp nhận, và mã số của đại lý hải quan.
• Cập nhật liên tục các quy định mới từ Hải quan để tránh việc điền sai thông tin do không nắm rõ quy định.

4. Chứng từ không nhất quán

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu thường bao gồm nhiều loại tài liệu như hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, bảng kê hàng hóa, vận đơn, và các chứng từ khác liên quan. Một trong những lỗi thường gặp là sự không nhất quán giữa các chứng từ này, đặc biệt là trong phần mô tả sản phẩm, mã hiệu, và giá trị hàng hóa. Sự không đồng bộ này có thể khiến hải quan nghi ngờ và yêu cầu kiểm tra lại hoặc chỉnh sửa chứng từ, kéo dài thời gian thông quan.

Phòng tránh:

• Đảm bảo tất cả các chứng từ đều nhất quán về mô tả hàng hóa, mã hiệu, và các thông tin liên quan.
• Đối chiếu giữa các chứng từ với thực tế hàng hóa để điều chỉnh kịp thời trước khi nộp cho hải quan.

5. Khai không đúng đơn vị tiền tệ

Trong các giao dịch quốc tế, đơn vị tiền tệ thường được sử dụng là USD. Tuy nhiên, đôi khi giá trị hàng hóa có thể được tính bằng các đơn vị tiền tệ khác như EUR, GBP, hoặc JPY. Khai sai đơn vị tiền tệ là một lỗi phổ biến, đặc biệt là khi nhân viên không kiểm tra kỹ trước khi nộp tờ khai hải quan. Sai sót này có thể dẫn đến sự chênh lệch giá trị hàng hóa khi quy đổi sang VND, gây rắc rối cho quá trình tính thuế và thông quan.

Phòng tránh:

• Luôn kiểm tra kỹ đơn vị tiền tệ trước khi khai báo, đặc biệt trong những giao dịch sử dụng nhiều loại tiền tệ khác nhau.
• Sử dụng công cụ chuyển đổi tiền tệ để đảm bảo giá trị hàng hóa được tính đúng khi chuyển đổi sang VND.

6. Khai không đúng nước xuất xứ

Nước xuất xứ của hàng hóa là một yếu tố quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu, vì nó không chỉ ảnh hưởng đến thuế nhập khẩu mà còn có thể liên quan đến các quy định về hạn ngạch, ưu đãi thuế quan, hoặc yêu cầu giấy chứng nhận xuất xứ (CO). Khai sai nước xuất xứ có thể gây ra sự nghi ngờ từ hải quan và dẫn đến việc yêu cầu kiểm tra lại hàng hóa, gây chậm trễ trong quá trình thông quan.

Phòng tránh:

• Đảm bảo kiểm tra và khai báo chính xác nước xuất xứ của hàng hóa, không chỉ dựa vào hóa đơn của người bán mà còn cần xem xét các tài liệu khác như giấy chứng nhận xuất xứ và nhãn hàng thực tế.
• Trong những trường hợp không rõ ràng, nên kiểm tra lại thông tin với nhà cung cấp để tránh sai sót.

7. Tên hóa đơn không phù hợp

Trong các giao dịch xuất nhập khẩu, việc sử dụng tên hóa đơn không phù hợp là một lỗi khá phổ biến. Đặc biệt, khi mở tờ khai cho loại hình không thanh toán H11 hoặc H21, nếu tên hóa đơn là “Commercial Invoice” (hóa đơn thương mại), bạn có thể gặp phải rắc rối vì không phù hợp với loại hình tờ khai này.

Phòng tránh:

• Đề nghị nhà xuất khẩu điều chỉnh tên hóa đơn cho phù hợp với tình huống cụ thể. Ví dụ: thay vì “Commercial Invoice“, hãy sử dụng “Proforma Invoice“, “Customs Invoice“, hoặc “Non-commercial Invoice” để phù hợp với yêu cầu của tờ khai không thanh toán.

8. Hợp đồng, hóa đơn thiếu chữ ký

Nhiều công ty hiện nay sử dụng hệ thống tự động để in hóa đơn thương mại và hợp đồng, nhưng lại quên hoặc bỏ qua việc ký tên và đóng dấu. Điều này có thể gây ra nghi ngờ từ hải quan hoặc các cơ quan chức năng khác về tính hợp pháp của chứng từ, đặc biệt khi xin giấy phép kiểm tra chất lượng hoặc giấy phép xuất nhập khẩu.

Phòng tránh:

• Luôn đảm bảo rằng cả hai bên trong hợp đồng hoặc hóa đơn thương mại đã ký tên và đóng dấu đầy đủ trước khi nộp chứng từ.
• Đối với các loại giấy tờ yêu cầu dấu pháp lý, hãy kiểm tra kỹ để đảm bảo rằng các chứng từ được công nhận hợp lệ.

9. Khai sai mã hiệu hàng hóa

Việc khai sai mã hiệu hàng hóa là một lỗi nghiêm trọng, đặc biệt khi hàng hóa bị kiểm hóa. Lỗi này có thể dẫn đến việc bị phạt hành chính, kéo dài thời gian thông quan, và làm tăng chi phí liên quan. Đôi khi, nhãn hàng hóa thực tế có thể khác với những gì được ghi trên hóa đơn hoặc hợp đồng, khiến việc khai báo mã hiệu trở nên phức tạp.

Phòng tránh:

• Kiểm tra kỹ nhãn hàng hóa thực tế trước khi khai báo mã hiệu. Đối với các sản phẩm có nhiều mã hiệu khác nhau, hãy chọn mã phù hợp và nhất quán với các chứng từ khác.
• Đối chiếu mã hiệu với giấy đăng ký kiểm tra chất lượng và các giấy chứng nhận hợp quy để đảm bảo tính chính xác.

10. Mở tờ khai khi chưa có giấy phép

Việc mở tờ khai khi chưa có đầy đủ giấy phép xuất nhập khẩu hoặc chưa có giấy đăng ký kiểm tra chất lượng là một sai lầm mà nhiều nhân viên chứng từ có kinh nghiệm vẫn có thể mắc phải. Điều này không chỉ dẫn đến phạt hành chính mà còn khiến hàng hóa bị giữ lại, gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp.

Phòng tránh:

• Luôn đảm bảo rằng bạn đã có đầy đủ các giấy phép cần thiết trước khi mở tờ khai. Đặc biệt là với các loại hàng hóa thuộc danh mục cần kiểm tra chuyên ngành.
• Nếu không chắc chắn về quy định áp dụng cho loại hàng hóa cụ thể, hãy tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc các cơ quan chức năng có thẩm quyền để tránh sai sót.

Chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu là một quá trình đòi hỏi sự cẩn trọng và kiến thức chuyên sâu về nhiều lĩnh vực. Những sai sót nhỏ trong chứng từ có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Bằng cách nhận diện và phòng tránh những lỗi phổ biến, bạn có thể đảm bảo quy trình thông quan diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác và cơ quan chức năng.