PARTIAL SHIPMENT ( Allowed/ Not allowed ) Là Gì? Ví Dụ về GIAO HÀNG TỪNG PHẦN

 Phan Nguyễn Anh Thư – Hồ Chí Minh

Xem thêm: Transhipment [ Allowed/ Not allowed ] Là Gì? Kiến thức XNK Cần Biết

Cảm ơn chị Phan Nguyễn Anh Thư đã gửi câu hỏi VinaTrain – trung tâm đào tạo nghề – cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu, logistics.

Bài viết về Giao hàng từng phần (Partial Shipment) được tư vấn nghiệp vụ bởi giảng viên Nguyễn Trọng Hoàng, Quản lý hoạt động Công ty TNHH Thương mại và Tiếp vận Hoàng Long; 11 năm kinh nghiệm làm logistics. Giảng viên khóa học xuất nhập khẩu – Khai báo hải quan điện tử tại VinaTrain.  Doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn dịch vụ logistics,xuất nhập khẩu bởi GV- Nguyễn Trọng Hoàng vui lòng liên hệ qua hotline: 0964.237.168

I. Khái Niệm Giao Hàng Từng Phần (Partial Shipment) Là Gì?

1. Khái niệm 

Giao hàng từng phần (Partial Shipment) – (viết tắt là “PS“) là một thuật ngữ trong lĩnh vực Logistics, ám chỉ việc chia nhỏ một lô hàng hoặc đơn hàng lớn thành các phần nhỏ hơn để vận chuyển và giao nhận một phần của lô hàng trước, thay vì phải đợi đến khi toàn bộ lô hàng hoàn thành.

Ngoài ra, đây còn là hình thức giao hàng gắn liền với phương thức thanh toán L/C trong ngành xuất nhập khẩu. Phương thức này được sử dụng phổ biến trong thương mại quốc tế. Yêu cầu về các điều khoản trong thanh toán L/C rất chặt chẽ trong đó có điều khoản về giao hàng từng phần, khi kiểm tra 1 L/C bạn sẽ thấy các mục:

• Partial Shipment Allowed: được phép giao hàng từng phần
• Partial Shipment Not Allowed/prohibited: không được phép giao hàng từng phần hay cấm giao hàng từng phần

2. Tại sao thực hiện giao hàng từng phần?

II. Vai Trò Của Giao Hàng Từng Phần Trong Xuất Nhập Khẩu 

Sau đây là một số vai trò quan trọng của giao hàng từng phần trong xuất nhập khẩu hàng hóa:

1. Tăng tính linh hoạt

Giao hàng từng phần cho phép người mua và người bán linh hoạt hơn trong vận chuyển hàng hóa. Thay vì phải chờ đợi toàn bộ lô hàng thì hình thức giao hàng này cho phép gửi hàng theo từng lô nhỏ, giúp đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người bán.

2. Tiết kiệm thời gian

Với giao hàng từng phần, hàng hóa sẽ được vận chuyển khi có hàng thay vì phải đợi lô hàng hoàn thành. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu thời gian chờ đợi, giữ được tính linh hoạt trong việc giao nhận.

3. Quản lý hàng hóa dễ dàng

Giao hàng từng phần sẽ giúp người bán kiểm soát, quản lý hàng hóa dễ dàng. Thay vì chuyển toàn bộ thì người bán chỉ cần tập trung từng phần hàng hóa nhằm đảm bảo sự toàn vẹn, an toàn của lô hàng trong quá trình vận chuyển.

4. Giảm thiểu rủi ro và chi phí

Giao hàng từng phần có thể giảm rủi ro, chi phí trong quá trình vận chuyển. Khi hàng hóa được gửi đi từng phần, người nhập khẩu có thể tiếp nhận, sử dụng theo từng đợt, không có tình trạng hàng tồn kho và các chi phí liên quan khác.

III. Các Thủ Tục Cần Thiết Trong Giao Hàng Từng Phần

Dưới đây là một số thủ tục cần phải tiến hành khi thực hiện phương thức giao hàng từng phần:

IV. Một Số Điều Khoản Giao Hàng Từng Phần

Trong điều khoản này, hai bên cần thoả thuận các nội dung sau:

1. Thời gian giao hàng (Kết hợp với việc ràng buộc thanh toán)

Dưới đây là một số lưu ý cho người mua và người bán:

Thứ nhất, người bán không nên chấp nhận giao hàng vào một ngày chính xác. Người mua cũng đừng ép người bán phải giao hàng vào một ngày chính xác.

Thông thường người mua muốn quy định thời gian chính xác để chủ động việc nhận hàng còn người bán muốn thời gian giao được ghi theo kiểu mở, không chính xác theo ngày, mà thường là một đoạn thời gian. Theo đó, hai bên có thể chọn một trong những cách thỏa thuận ngày giao hàng như sau:

• On 16th May 20**
• In May 20**
• At the beginning/middle/end of May 20**
• In the first/second week of May 20**

Tuy nhiên, người bán không nên chấp nhận giao theo ngày chính xác: on 16th May 20**. Vì rất nhiều rủi ro cho người bán, do:

• Khả năng chuẩn bị hàng của người bán có thể không kịp ngày giao hàng đã cam kết.
• Người bán tự tin làm hàng đúng ngày giao nhưng phải phụ thuộc vào tàu và lịch tàu. Nếu tàu delay thì khả năng người bán không đáp ứng được yêu cầu ngày giao hàng rất cao.

Ngoài ra, trong trường hợp thanh toán bằng L/C, nếu người bán không đáp ứng được ngày giao hàng chính xác (do chủ quan hay khách quan như nêu trên), dẫn tới thông tin ngày giao hàng trên chứng từ (Vận Đơn đường biển) thể hiện bị sai so với yêu cầu của L/C, ngân hàng sẽ charge phí bất hợp lệ chứng từ hoặc tệ hơn là ngân hàng từ chối thanh toán.

Và theo tập quán mua bán hàng hóa quốc tế, hai bên thường chọn thời gian giao hàng theo tháng – Ví dụ: In May, 20**. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, hai bên sẽ tiếp tục trao đổi với nhau lựa chọn lịch tàu chạy trong tháng đó, sao cho phù hợp nhất với cả hai bên.

Thứ hai, người bán nên hứa giao hàng theo ngày ETD, đừng hứa giao theo ngày ETA. Còn người mua nên chủ động báo cho người bán biết tầm quan trọng của ngày ETA đối với người mua, để hai bên có thể điều chỉnh lịch giao hàng.

Người bán không nên chấp nhận yêu cầu giao hàng theo ETA vì bằng khả năng của mình, người bán chỉ có thể giao hàng đúng ngày tàu chạy ETD, còn việc vận chuyển có nhiều yếu tố khách quan và do bên vận chuyển tiến hành – quyết định. Đối với những tuyến đường xa, rất nhiều hãng tàu KHÔNG BAO GIỜ HỨA NGÀY ETA CHÍNH XÁC với bên thuê tàu, do vậy, người bán đừng nên hứa ngày ETA với người mua. Đặc biệt, nếu ngày ETA có ý nghĩa sống còn với người mua – chẳng hạn ngày ETA chậm trễ gây ra thiệt hại cho người mua, thì nhiều khả năng người mua sẽ yêu cầu người bán bồi thường thiệt hại gây ra người bán không thực hiện được việc giao hàng đúng ETA.

Thứ ba, người bán hãy cẩn thận và tránh hứa hẹn ngày giao hàng theo ETD – hoặc theo ETA vào những mốc thời gian mang ý nghĩa chuyển giao như cuối tháng, cuối quý, hoặc cuối năm tài chính.

Ví dụ: người bán hứa rằng hàng sẽ đến vào ngày ETA là 31.12.20**, nhưng sau đó hàng lại đến ngày 10.01 năm tiếp sau. Việc này đôi khi ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất kinh doanh của người mua trên sổ sách. Mâu thuẫn giữa hai bên dù nhỏ nhưng cũng sẽ ảnh hưởng đến mối quan hệ làm ăn giữa hai bên, nhất là uy tín của người bán.

2. Địa điểm giao hàng

Nếu giao từ cảng đi tới cảng đích, chỉ cần ghi hai mục:

Nếu giao từ sân bay đi tới sân bay đích, chỉ cần ghi hai mục:

Nếu giao hàng kiểu EXW hay DDP, nên ghi cụ thể hơn:

3. Phương thức giao hàng

Với phần này, thông thường hai bên sẽ thỏa thuận một vài nội dung cơ bản như sau:

a) Chuyển tải (Transhipment)

Chuyển tải (Transhipment) là việc con tàu chở hàng sẽ đổi từ tàu này sang tàu khác tại một/một vài cảng trung chuyển.

Ví dụ: Cảng Singapore – một cảng trung chuyển lớn của khu vực châu Á Thái Bình Dương. Tàu từ khắp các tuyến đường biển sẽ đến cảng này để phân loại lại hàng hóa, tuyến đường… rồi mới đổi tàu đi tiếp. Việc này là nhằm tối ưu hóa chi phí vận chuyển, đôi khi là nhằm bảo vệ an toàn trên đường vận chuyển.

Tàu đi thẳng (direct hoặc straight) là tàu đi thẳng từ cảng đi đến cảng đích mà không ghé vào một – hoặc một vài cảng trung chuyển ở giữa.

Cùng một tuyến đường, nhưng một số hãng tàu có thể có cả tàu chạy chuyển tải và tàu đi thẳng. Do đó, ưu điểm của tàu chuyển tải là chi phí rẻ do sự tối ưu, nhưng thời gian vận chuyển lâu và việc bốc dỡ nhiều lần làm phát sinh rủi ro cho hàng hóa. Ngược lại, ưu điểm của tàu đi thẳng là thời gian vận chuyển nhanh, nhưng chi phí có thể cao hơn.

Hai bên, nhất là người mua, nên cân nhắc những ưu và nhược điểm vừa nêu để cân lựa chọn tàu chuyển tải hay đi thẳng.

b) Giao hàng từng phần (Partial shipment)

Giao hàng từng phần là việc hai bên tách nhỏ lô hàng (thường là số lượng lớn) để giao làm nhiều đợt trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng đó, thay vì chỉ giao một lần (deliver in one lot). Trong trường hợp người mua cho phép giao hàng từng phần thì hai bên nên thoả thuận rõ:

Ví dụ:

Người mua ký hợp đồng và hứa sẽ lấy hàng 03 lần trong 03 tháng, với số lượng lần lượt là 100 tấn – 200 tấn và 400 tấn. Nhưng thực tế người mua này lại trì hoãn lấy hàng, thay vì 03 lần, họ đã lấy hàng 06 lần trong 06 tháng, dù tổng số lượng vẫn là 700 tấn. Điều này khiến cho người bán tốn hàng loạt chi phí: lưu trữ hàng tồn kho, vốn vay ngân hàng, chi phí xuất khẩu nhiều lần, nhận tiền thanh toán trễ, giá thị trường biến động… Ở chiều ngược lại, nếu người bán không tuân thủ lịch giao hàng, kéo dài và/hoặc chia nhỏ lượng hàng giao làm nhiều lần, sẽ khiến người mua không chủ động được kế hoạch sản xuất và/hoặc không có hàng để giao cho đối tác của họ. Lúc này, để bù đắp cho các khoản thiệt hại, hai bên cần quy định rõ mức phạt nếu vi phạm hợp đồng – không tuân thủ lịch giao hàng/lấy hàng.

c) Giao hàng đầy cont hay không đầy cont

FCL – Full (one) container loading – Hàng nguyên cont – là hình thức đóng hàng đầy một container với duy nhất một chủ hàng; LCL – Hàng lẻ – Less than (one) container loading là hình thức đóng hàng không đầy cont, và thường một container sẽ chứa hàng của nhiều chủ hàng. Ví dụ, một container 20’ DC có thể đóng được tối đa 25 tấn gạo. Người mua chỉ mua 15 tấn. Nếu người mua này muốn tiết kiệm chi phí, thì họ có thể cho phép người bán khi thuê vận chuyển sẽ đóng hàng LCL – tức ghép chung container với chủ hàng khác để tiết kiệm chi phí. Nhưng nếu người mua muốn an toàn, không ảnh hưởng bởi hàng khác đóng chung container thì họ sẽ yêu cầu người bán chỉ đóng mỗi 15 tấn hàng này một container thôi, dù chi phí vận chuyển sẽ cao hơn so với ghép hàng.

4. Thông báo giữa hai bên trong lúc giao hàng

Đây là sự trao đổi thông tin giữa hai bên, nhằm cập nhật tình hình vận chuyển của lô hàng. Thông thường, hai bên cần làm rõ các nội dung:

V. Giao Hàng Từng Phần Có Khác Giao Hàng Nhiều Lần Không?

Giao hàng nhiều lần (Shipment by Instalment) là một khái niệm khá mới mẻ đối với mọi người, khi chúng mới được ra đời bởi các đơn vị vận chuyển phát nhanh và các nhà giao nhận vận tải chuyên nghiệp. Dưới đây là một số ví dụ để bạn hiểu thêm về giao hàng nhiều phần:

Ví dụ 1: Sau khi các đơn vị vận chuyển tiến hành chuyển phát nhanh hay các doanh nghiệp và công ty vận tải nhận được các đơn hàng thì sẽ thực hiện chuyển hàng đến những cơ sở gần với địa chỉ hay khu vực của khách hàng nhất. Đối với mỗi cơ sở này nhân viên phải lên kế hoạch cho việc giao hàng cho khách hàng như liên hệ với họ. Đối với trường hợp này thì giao hàng nhiều lần được hiểu là giao hàng qua nhiều bên trung gian.

Ví dụ 2: Đối với các trường hợp mà bên công ty vận tải không giao thành công hàng hóa đến tay người nhận thì đơn hàng đó được xem là giao hàng không thành công và hàng hóa lúc này sẽ được chuyển ngay vào kho lưu trữ, việc giao lại sẽ được tiến hành vào ngày hôm sau. Có thể với những trường hợp này chính là  khách hàng điền sai thông tin, với những lần giao nhiều lần lặp lại như vậy sẽ khiến cho khách hàng phải chi trả phí cho bên giao hàng.

Ví dụ 3: đối với các mặt hàng thương mại điện tử thì việc giao hàng nhiều lần được xem một hình thức vô cùng hiệu quả để tạo dựng được mức độ tin cậy đối với khách hàng. Vì đôi khi khách hàng không có sự hài lòng về mẫu mã và kích thước hay chất lượng sản phẩm khiến thì lúc này việc giao lại nhiều lần giúp cho khách hàng có được trải nghiệm tốt hơn.

Để nhận thêm nhiều tài liệu và kiến thức về xuất nhập khẩu thực tế hãy tham gia ngay nhóm tự học xuất nhập khẩu online cùng VinaTrain. Đã có hơn 7.000 thành viên tham gia nhóm tự học này nhận được hỗ trợ từ VinaTrain.

VI. Ví dụ về giao hàng từng phần

Ví dụ: Công ty A ở Thái Lan đặt hàng nhà máy số lượng 5000 sản phẩm bộ lau nhà Megahome (VN) và yêu cầu hoàn thành đơn hàng (sản xuất và giao hàng) trong khoảng thời gian 4 tháng. Tuy nhiên, do đang ở thời kỳ cao điểm nên lượng sản phẩm mà bên Megahome có thể đáp ứng mỗi tháng chỉ rơi vào khoảng 900 bộ lau nhà.

Do đó, bên nhà máy Megahome thuyết phục công ty A (Thái Lan) cho phép giao hàng từng phần và kéo dài thời gian giao hàng. Cụ thể, hai bên thống nhất công ty Megahome (VN) sẽ giao tổng cộng 5200 bộ lau nhà cho bên A (Thái Lan) trong vòng 4 tháng, đều đặn trước ngày 15 mỗi tháng. Khi đó, bên Megahome (VN) cần giao tối thiểu 1300 bộ lau nhà cho bên A (Thái Lan) cho đến khi đủ số lượng đặt hàng yêu cầu. Đây là ví dụ điển hình nhất của Giao hàng từng phần (Partial Shipment) trong hợp đồng ngoại thương.

Đối với hình thức giao hàng từng phần, hai bên tham gia hợp đồng cần làm rõ:

• Thời gian chi tiết giao hàng: tần suất, số lần, số lượng giao mỗi lần, chất lượng sản phẩm,…
• Hình thức thanh toán, chế tài phạt khi vi phạm các thỏa thuận về thời gian giao hàng, chất lượng hàng, thanh toán như đã thỏa thuận.

Hy vọng với những chia sẻ trên đã giúp chị Thư và độc giả hiểu rõ về giao hàng từng phần (Partial Shipment) trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế.

Như vậy, trong bài viết này, hệ thống đào tạo thực tế Vinatrain đã gửi tới bạn đọc thông tin về “Giao hàng từng phần (Partial Shipment) là gì?”. Nội dung này có trong chương trình đào tạo tại khóa học xuất nhập khẩu thực tế do VinaTrain tổ chức. Bạn đọc quan tâm có thể tham khảo lịch khai giảng được cập nhật tại website của trung tâm VinaTrain.

Tác giả: Mỹ Linh – Tổng hợp