PARTIAL SHIPMENT Là Gì? Ví Dụ về GIAO HÀNG TỪNG PHẦN

 Phan Nguyễn Anh Thư – Hồ Chí Minh

Xem thêm: Transhipment [ Allowed/ Not allowed ] Là Gì? Kiến thức XNK Cần Biết

Cảm ơn chị Phan Nguyễn Anh Thư đã gửi câu hỏi VinaTrain – trung tâm đào tạo nghề – cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu, logistics.

Bài viết về Giao hàng từng phần (Partial Shipment) được tư vấn nghiệp vụ bởi giảng viên Nguyễn Trọng Hoàng, Quản lý hoạt động Công ty TNHH Thương mại và Tiếp vận Hoàng Long; 11 năm kinh nghiệm làm logistics. Giảng viên khóa học xuất nhập khẩu – Khai báo hải quan điện tử tại VinaTrain.  Doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn dịch vụ logistics,xuất nhập khẩu bởi GV- Nguyễn Trọng Hoàng vui lòng liên hệ qua hotline: 0964.237.168

I. Khái Niệm Giao Hàng Từng Phần (Partial Shipment) Là Gì?

1. Khái niệm 

Giao hàng từng phần (Partial Shipment) – (viết tắt là “PS“) là một thuật ngữ trong lĩnh vực Logistics, ám chỉ việc chia nhỏ một lô hàng hoặc đơn hàng lớn thành các phần nhỏ hơn để vận chuyển và giao nhận một phần của lô hàng trước, thay vì phải đợi đến khi toàn bộ lô hàng hoàn thành.

Ngoài ra, đây còn là hình thức giao hàng gắn liền với phương thức thanh toán L/C trong ngành xuất nhập khẩu. Phương thức này được sử dụng phổ biến trong thương mại quốc tế. Yêu cầu về các điều khoản trong thanh toán L/C rất chặt chẽ trong đó có điều khoản về giao hàng từng phần, khi kiểm tra 1 L/C bạn sẽ thấy các mục:

• Partial Shipment Allowed: được phép giao hàng từng phần
• Partial Shipment Not Allowed/prohibited: không được phép giao hàng từng phần hay cấm giao hàng từng phần

2. Tại sao thực hiện giao hàng từng phần?

Ví dụ về giao hàng từng phần (Particial Shipment)

Ví dụ: Công ty A ở Thái Lan đặt hàng nhà máy số lượng 5000 sản phẩm bộ lau nhà Megahome (VN) và yêu cầu hoàn thành đơn hàng (sản xuất và giao hàng) trong khoảng thời gian 4 tháng. Tuy nhiên, do đang ở thời kỳ cao điểm nên lượng sản phẩm mà bên Megahome có thể đáp ứng mỗi tháng chỉ rơi vào khoảng 900 bộ lau nhà.

Do đó, bên nhà máy Megahome thuyết phục công ty A (Thái Lan) cho phép giao hàng từng phần và kéo dài thời gian giao hàng. Cụ thể, hai bên thống nhất công ty Megahome (VN) sẽ giao tổng cộng 5200 bộ lau nhà cho bên A (Thái Lan) trong vòng 4 tháng, đều đặn trước ngày 15 mỗi tháng. Khi đó, bên Megahome (VN) cần giao tối thiểu 1300 bộ lau nhà cho bên A (Thái Lan) cho đến khi đủ số lượng đặt hàng yêu cầu. Đây là ví dụ điển hình nhất của Giao hàng từng phần (Partial Shipment) trong hợp đồng ngoại thương.

Đối với hình thức giao hàng từng phần, hai bên tham gia hợp đồng cần làm rõ:

• Thời gian chi tiết giao hàng: tần suất, số lần, số lượng giao mỗi lần, chất lượng sản phẩm,…
• Hình thức thanh toán, chế tài phạt khi vi phạm các thỏa thuận về thời gian giao hàng, chất lượng hàng, thanh toán như đã thỏa thuận

II. Vai Trò Của Giao Hàng Từng Phần Trong Xuất Nhập Khẩu 

Sau đây là một số vai trò quan trọng của giao hàng từng phần trong xuất nhập khẩu hàng hóa:

1. Tăng tính linh hoạt: Giao hàng từng phần cho phép người mua và người bán linh hoạt hơn trong vận chuyển hàng hóa. Thay vì phải chờ đợi toàn bộ lô hàng thì hình thức giao hàng này cho phép gửi hàng theo từng lô nhỏ, giúp đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người bán.

2. Tiết kiệm thời gian: Với giao hàng từng phần, hàng hóa sẽ được vận chuyển khi có hàng thay vì phải đợi lô hàng hoàn thành. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu thời gian chờ đợi, giữ được tính linh hoạt trong việc giao nhận.

3. Quản lý hàng hóa dễ dàng: Giao hàng từng phần sẽ giúp người bán kiểm soát, quản lý hàng hóa dễ dàng. Thay vì chuyển toàn bộ thì người bán chỉ cần tập trung từng phần hàng hóa nhằm đảm bảo sự toàn vẹn, an toàn của lô hàng trong quá trình vận chuyển.

4. Giảm thiểu rủi ro và chi phí: Giao hàng từng phần có thể giảm rủi ro, chi phí trong quá trình vận chuyển. Khi hàng hóa được gửi đi từng phần, người nhập khẩu có thể tiếp nhận, sử dụng theo từng đợt, không có tình trạng hàng tồn kho và các chi phí liên quan khác.

III. Giao Hàng Từng Phần Cần Lưu Ý Những Gì

Dưới đây là một số thủ tục cần phải tiến hành khi thực hiện phương thức giao hàng từng phần:

IV. Một Số Điều Khoản Giao Hàng Từng Phần

Trong điều khoản này, hai bên cần thoả thuận các nội dung sau:

1. Thời gian giao hàng (Kết hợp với việc ràng buộc thanh toán)

Dưới đây là một số lưu ý cho người mua và người bán:

Thứ nhất, người bán không nên chấp nhận giao hàng vào một ngày chính xác. Người mua cũng đừng ép người bán phải giao hàng vào một ngày chính xác.

Thông thường người mua muốn quy định thời gian chính xác để chủ động việc nhận hàng còn người bán muốn thời gian giao được ghi theo kiểu mở, không chính xác theo ngày, mà thường là một đoạn thời gian. Thông tin thể hiện trên chứng từ như sau:

• On 16th May 20**
• In May 20**
• At the beginning/middle/end of May 20**
• In the first/second week of May 20**

Người bán được khuyên không nên chấp nhận ngày giao hàng chính xác ví dụ: on 16th May 20**. Vì rất nhiều rủi ro:

• Khả năng chuẩn bị hàng của người bán có thể không kịp ngày giao hàng đã cam kết.
• Người bán tự tin làm hàng đúng ngày giao nhưng phải phụ thuộc vào tàu và lịch tàu. Nếu tàu delay thì khả năng người bán không đáp ứng được yêu cầu ngày giao hàng rất cao.

Ngoài ra, trong trường hợp thanh toán bằng L/C, nếu người bán không giao hàng đúng thời gian chính xác đã nêu sẽ bị phạt thanh toán, khả năng trả hàng là rất cao. Chính vì vây, 2 bên mua bán thường chọn ngay giao hàng trong khoảng để tránh rủi ro và việc phải sửa chứng từ nhiều lần.

Thứ hai,   người mua nên chủ động báo cho người bán biết tầm quan trọng của ngày ETA đối với người mua, để hai bên có thể điều chỉnh lịch giao hàng.

Thực tế cho thấy người bán không thể biết chính xác ngày hàng tới do phụ thuộc vào tiến độ và lịch tàu, vì thế khi trao đổi về giao hàng từng phần người bán chỉ nên cung cấp thông tin về ngày tàu chạy theo lịch mà hãng cung cấp.  Đối với những tuyến đường xa, rất nhiều hãng tàu KHÔNG BAO GIỜ HỨA NGÀY ETA CHÍNH XÁC.

Thứ ba, người bán hãy cẩn thận và tránh hứa hẹn ngày giao hàng theo ETD – hoặc theo ETA vào những mốc thời gian mang ý nghĩa chuyển giao như cuối tháng, cuối quý, hoặc cuối năm tài chính.

Ví dụ: Ngày ETA là 31.12.20**, nhưng sau đó hàng lại đến ngày 10.01 năm tiếp sau. Việc này ảnh hưởng trực tiếp tới kế hoạch sản xuất của người mua, nhiều trường hợp người bán sẽ bị phạt hợp đồng.

2. Địa điểm giao hàng

Nếu giao từ cảng đi tới cảng đích, chỉ cần ghi trên hợp đồng giao hàng từng phần như sau:

Nếu giao từ sân bay đi tới sân bay đích, chỉ cần ghi hai mục:

Nếu giao hàng kiểu EXW hay DDP, nên ghi cụ thể hơn:

3. Phương thức giao hàng

 Giao hàng từng phần (Partial shipment)

Giao hàng từng phần là việc hai bên tách nhỏ lô hàng (thường là số lượng lớn) để giao làm nhiều đợt trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng đó, thay vì chỉ giao một lần (deliver in one lot). Trong trường hợp người mua cho phép giao hàng từng phần thì hai bên nên thoả thuận rõ:

Ví dụ về giao hàng từng phần (particial shipment)

Người mua ký hợp đồng và hứa sẽ lấy hàng 03 lần trong 03 tháng, với số lượng lần lượt là 100 tấn – 200 tấn và 400 tấn. Nhưng thực tế người mua này lại trì hoãn lấy hàng, thay vì 03 lần, họ đã lấy hàng 06 lần trong 06 tháng, dù tổng số lượng vẫn là 700 tấn. Điều này khiến cho người bán tốn hàng loạt chi phí: lưu trữ hàng tồn kho, vốn vay ngân hàng, chi phí xuất khẩu nhiều lần, nhận tiền thanh toán trễ, giá thị trường biến động…

Ở chiều ngược lại, nếu người bán không tuân thủ lịch giao hàng, kéo dài và/hoặc chia nhỏ lượng hàng giao làm nhiều lần, sẽ khiến người mua không chủ động được kế hoạch sản xuất và/hoặc không có hàng để giao cho đối tác của họ. Lúc này, để bù đắp cho các khoản thiệt hại, hai bên cần quy định rõ mức phạt nếu vi phạm hợp đồng – không tuân thủ lịch giao hàng/lấy hàng.

4. Thông báo giữa hai bên trong lúc giao hàng

Đây là sự trao đổi thông tin giữa hai bên, nhằm cập nhật tình hình vận chuyển của lô hàng. Thông thường, hai bên cần làm rõ các nội dung:

V. Giao Hàng Từng Phần Có Khác Giao Hàng Nhiều Lần Không?

Giao hàng nhiều lần (Shipment by Instalment) là một khái niệm khá mới mẻ đối với mọi người, khi chúng mới được ra đời bởi các đơn vị vận chuyển phát nhanh và các nhà giao nhận vận tải chuyên nghiệp. Dưới đây là một số ví dụ để bạn hiểu thêm về giao hàng nhiều phần:

Ví dụ 1: Một đơn hàng để vận chuyển từ người bán tới tay người mua sẽ phải qua nhiều đơn vị vận chuyển khác nhau (các bên trung gian vận chuyển). Đối với trường hợp này thì giao hàng nhiều lần được hiểu là giao hàng qua nhiều bên trung gian.

Giao hàng nhiều lần được xem một hình thức vô cùng hiệu quả để tạo dựng được mức độ tin cậy đối với khách hàng. Vì đôi khi khách hàng không có sự hài lòng về mẫu mã và kích thước hay chất lượng sản phẩm khiến thì lúc này việc giao lại nhiều lần giúp cho khách hàng có được trải nghiệm tốt hơn.

Tác giả: Hoàng Văn Châu

Chuyên gia Xuất Nhập Khẩu - Logistics với hơn 15 năm kinh nghiệm. Hiện đang là giảng viên - Quản lý chất lượng đào tạo tại Vinatrain, Tư vấn các vấn đề liên quan hải quan - Logistics