Phân Biệt Purchasing, Sourcing và Procurement Trong Xuất Nhập Khẩu

Trong lĩnh vực Quản trị Chuỗi cung ứng, có những khái niệm thường “bị” dùng thay thế cho nhau nhưng thực tế là hoàn toàn sai. Là một nhân sự trong ngành Logistics – Xuất nhập khẩu, bạn bắt buộc phải nắm rõ bản chất của Purchasing, Sourcing và Procurement. Để phân biệt rõ, mời bạn đọc tham khảo bài viết dưới đây.

Purchasing, Procurement, Sourcing là 3 thuật ngữ mang trường nghĩa khác nhau.

Bắt Đầu Với Sourcing

Có thể hiểu Sourcing là một tiểu mục của Procurement, trong đó liên quan đến việc mua hàng hóa và dịch vụ, tìm nguồn cung ứng là tìm kiếm một nhà cung cấp ít tốn kém nhất cho những hàng hóa đó. Vì lợi nhuận kinh doanh chủ yếu dựa vào việc tìm kiếm nguồn cung cấp tốt nhất nên đây được coi là bước đầu tiên mà doanh nghiệp thực hiện trước khi sản xuất sản phẩm.

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những tiêu chí riêng để đánh giá, sàng lọc và lựa chọn những nhà cung cấp phù hợp.

Thêm vào đó, bộ phận Sourcing sẽ sử dụng dữ liệu do bộ phận Procuremnt tạo ra để quản lý các mối quan hệ với nhà cung cấp và xác định xem có nên tiếp tục hay chấm dứt các mối quan hệ với nhà cung cấp hay không, dựa trên cách thức hoạt động của nhà cung cấp theo thời gian.

Các yêu cầu, công cụ cần thiết cho nghiệp vụ:

Yêu cầu báo giá cho các sản phẩm doanh nghiệp phát sinh thêm nhu cầu
Thu thập thông tin về nhà cung cấp
Tải thông tin nhà cung cấp lên hệ thống quản lý nhà cung cấp (hoặc file lưu trữ của công ty)
Phân tích rủi ro nhà cung cấp
Đàm phán và thỏa thuận về giá cả
Xác định số lượng đặt hàng tối thiểu, số lượng đóng gói tiêu chuẩn, số liệu chất lượng, v.v.

Định Nghĩa Procurement (Mua Sắm)

Procurment là quá trình lập kế hoạch, xây dựng chiến lược và duy trì hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp một cách hợp lý. Procurement bắt đầu từ dữ liệu mà bộ phận tìm nguồn cung ứng đã xây dựng để nhận các yêu cầu từ bên trong tổ chức, đặt hàng, theo dõi việc giao hàng, đo lường, xác nhận và ghi lại các chỉ số về chất lượng và số lượng, v.v.

Đối tượng của hoạt động “Procurement” là trang thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất, các nguyên vật liệu hoặc dịch vụ cần cho quá trình sản xuất thành phẩm, hoặc là những hàng hoá hoặc dịch vụ cần thiết phục vụ việc duy trì hoạt động của công ty.

Quy trình Procurement bao gồm các hoạt động:

Lên kế hoạch mua hàng (Planning)
Tìm kiếm nguồn hàng (Sourcing)
Lựa chọn nhà cung cấp (Supplier Selection)
Đàm phán về giá và các điều khoản (Negotiation)
Ký kết hợp đồng và Chuyển giao (Transaction and Contract management)
Đo lường hiệu quả của nhà cung ứng (Supplier Performance Management)
Duy trì tính ổn định của việc cung ứng (Supplier Sustainability Issues)

Do đó, procurement (mua sắm) là một thuật ngữ mà theo đó purchasing (mua hàng) chỉ là một thành phần trong đó. Nó tập trung vào nguồn cung cấp quan đến việc xây dựng, quản lý, tận dụng chuỗi cung ứng để đảm bảo dòng đầu vào và nguồn cung ứng ổn định cho tổ chức.

Lý do mà các từ này hay bị nhầm lẫn hoặc sử dụng chung để nói đến lĩnh vực mua sắm vì các công ty có quy mô vừa và nhỏ sẽ chưa chú tâm nhiều đến việc phân chia các bộ phận Purchasing, Procurement, Sourcing. Thường thì Procument “gánh” hết.

Purchasing (Thu Mua)

Purchasing mang trường nghĩa hẹp hơn Procurement. Nó nói đến hoạt động mua một loại hàng hoá và dịch vụ nào đó, nhận hàng và thanh toán tiền hàng nên khi nhắc đến Purchasing thì chỉ giới hạn trong chức năng giao dịch là chủ yếu.

Hiệu quả hoạt động Purchasing được đánh giá qua những tiêu chí: chi phí thấp, thời gian cung ứng nhanh, cải thiện chuỗi cung ứng.

Kết Luận

Nói tóm lại, khái niệm Procurement là khái niệm chung nhất và hoàn thiện nhất, trường nghĩa của nó sẽ bao gồm cả Purchasing và Sourcing. Do đó, để bộ phận Procurement hoạt động tốt, người leader của bộ phận cần nắm vững ý nghĩa và phạm vi sử dụng của các thuật ngữ này để hiểu được vị trí công việc của mình, truyền đạt dễ dàng hơn và bám sát mục tiêu của từng vị trí cũng như mục tiêu chung nhất.

Bạn đọc có nhu cầu tư vấn dịch vụ xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0964.237.168/ Mrs Hải Anh hoặc 093.170.5774/ Mr Hoàng

Đội ngũ tư vấn có kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan luôn sẵn sàng tư vấn dịch vụ tốt nhất với chi phí hợp lý đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp.

Chúc bạn thành công!

Ngọc Mai – Tổng hợp và Biên tập

_____________________________________________________________

HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN