Phiếu EIR là một trong những chứng từ được sử dụng xuất nhập khẩu mà chủ hàng cần phải có phiếu này mới có thể xuất nhập khẩu hàng hóa. Vậy phiếu EIR là gì? Cách khai phiếu như thế nào? Mời bạn đọc tham khảo bài viết hướng dẫn về nghiệp vụ này do trung tâm đào tạo XNK VinaTrain trình bày tại đây.
 |
Bài viết về Phiếu EIR được tư vấn nghiệp vụ bởi giảng viên Nguyễn Trọng Hoàng, Quản lý hoạt động Công ty TNHH Thương mại và Tiếp vận Hoàng Long;
|
- Bài viết được xem nhiều: Khóa học xuất nhập khẩu online
I. Khái Niệm Phiếu EIR Là Gì?
Phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt) là một loại biên bản cập nhật tình trạng của container được lập ra khi có sự giao nhận container giữa các bên tham gia trong chuỗi vận chuyển, như người vận chuyển, người thuê vận chuyển, cảng biển, nhà xe, kho bãi,…
Đây là loại giấy tờ rất quan trọng để hàng hoá có thể được vận chuyển, xuất nhập khẩu. Điều này là bởi, nếu Container xảy ra bất cứ hư hại nào như thủng, móp méo, rách,… thì chủ cont sẽ căn cứ vào phiếu EIR để căn cứ quy kết người chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại.
Phiếu EIR ghi nhận các thông tin về tình trạng của container khi được giao nhận, bao gồm:
- Số hiệu container
- Kích thước và loại container
- Tình trạng container (sạch, bẩn, móp méo, rách nát…)
- Các phụ kiện đi kèm (niêm phong, kẹp chì, ổ khóa, dây đai…)
- Ngày giờ giao nhận
- Tên và chữ ký của người giao nhận
Phiếu EIR có thể được lập ra bằng giấy hoặc điện tử. Phiếu EIR giấy thường được in hai bản, một bản cho người giao và một bản cho người nhận. Phiếu EIR điện tử thường được gửi qua email hoặc ứng dụng di động.
1. Các loại phiếu EIR
a) Theo ngành kinh doanh
Phiếu EIR trong ngành vận tải biển: Sử dụng trong việc ghi chép việc trao đổi, trả lại và kiểm tra container vận chuyển trên tàu biển và cảng biển.
Phiếu EIR trong logistics và kho vận: Sử dụng để ghi chép quá trình trao đổi và kiểm tra trạng thái của container trong quá trình logistics và lưu trữ kho vận.
b) Theo mục đích sử dụng
Phiếu EIR giao nhận (Delivery EIR): Được sử dụng khi thiết bị vận chuyển được giao nhận từ người gửi cho người nhận, ghi nhận trạng thái của container khi được nhận hàng.
Phiếu EIR trả hàng (Return EIR): Được sử dụng khi container được trả lại từ người nhận cho người gửi hoặc từ địa điểm B về địa điểm A, ghi nhận trạng thái của thiết bị khi được trả hàng.
c) Theo tình trạng của thiết bị
Phiếu EIR đầy đủ (Full EIR): Sử dụng khi container được trao đổi hoàn toàn và trong trạng thái tốt, không có vết hỏng đáng kể hoặc thiếu hụt.
Phiếu EIR thiếu (Short EIR): Sử dụng khi container trao đổi không đủ số lượng hoặc bị thiếu hụt so với thông tin ghi chép ban đầu.
II. Chức Năng Của Phiếu EIR
Phiếu EIR có các chức năng sau:
|
Ví dụ: Khi người thuê vận chuyển nhận được container từ cảng biển, họ phải kiểm tra kỹ tình trạng của container theo phiếu EIR. Nếu phát hiện container bị hư hỏng hoặc không đúng với phiếu EIR, họ phải yêu cầu cảng biển hoặc người vận chuyển sửa chữa hoặc thay thế container. Nếu không, họ có thể phải chịu trách nhiệm về thiệt hại khi trả lại container.
Ngoài ra, với hàng xuất nhập khẩu, phiếu EIR còn có tác dụng trong các trường hợp sau:
- Trường hợp hàng nhập khẩu: Khi chủ hàng muốn lấy hàng và container đang nằm trong bãi, họ cần đóng tiền để sử dụng dịch vụ nâng container lên xe chủ hàng. Số tiền này gọi là tiền nâng hạ và phiếu EIR được cung cấp bởi cảng để xác nhận việc chủ hàng đã thanh toán tiền này.
- Trường hợp hàng xuất khẩu: Khi chủ hàng muốn hạ container từ trên xe xuống bãi để giao nhận, họ cũng phải đóng tiền cho dịch vụ nâng container từ xe chủ hàng xuống bãi. Số tiền này vẫn được gọi là tiền nâng hạ và phiếu EIR cũng được cung cấp bởi cảng để xác nhận chủ hàng đã thanh toán đúng mức phí này.
III. Thuật Ngữ Phôi Phiếu EIR Trong Nhập Khẩu Và Xuất Khẩu
Phôi phiếu EIR sẽ được sử dụng trong hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu, cụ thể như sau:
- Trong hàng hóa nhập khẩu:
| Lấy nguyên | Trả rỗng |
| Lấy container hàng hóa từ cảng đem trả về kho, trường hợp này đóng tiền nâng vỏ container rỗng lên xe container. | Trả vỏ container rỗng về cảng, bãi và đóng tiền hạ vỏ container từ xe container xuống bãi. |
Lưu ý: Nếu là hàng hóa nhập khẩu yêu cầu cược container mới có thể lấy container từ cảng về kho hàng thì sau khi hoàn thành nếu container không bị hư hỏng gì sẽ được lấy lại tiền cược container.
- Trong hàng hóa xuất khẩu:
| Cấp rỗng | Hạ bãi |
| Được áp dụng khi cảng cấp cho FWD chính là những cá nhân hoặc tổ chức, doanh nghiệp một container rỗng để đi đóng hàng hóa. Lúc này, các FWD sẽ đóng tiền nâng vỏ container rỗng lên xe container. | Được áp dụng khi cảng xác nhận đã nhận hàng hóa từ FWD để ở bãi C/Y và sẵn sàng làm thủ tục hải quan. FWD đóng tiền hạ vỏ container hàng hóa từ xe container xuống bãi. |
IV. Mẫu Phiếu EIR Thực Tế
Phiếu EIR có rất nhiều nội dung nhỏ, bạn cần lưu ý khi khai thông tin để đảm bảo hàng hóa ra vào cảng đúng quy trình và thời gian. Nội dung trên phiếu giao nhận gồm những phần chính sau:
- Phần tiêu đề gồm: Biểu tượng, tên chứng từ, số hiệu chứng từ, ngày phát hành chứng từ
- Nội dung thứ nhất bao gồm các thông số liên quan đến chủ hàng như: Tên cơ quan, tên người nhận hàng, số CMND, số hiệu lệnh giao hàng, lệnh cấp rỗng hay số hiệu Booking Note, thời hạn hiệu lực của lệnh giao hàng, cơ quan phát hành lệnh giao hàng, ngày tháng phát hành
- Nội dung thứ hai là các thông tin về container như: số hiệu container, cỡ, loại, trạng thái, trọng lượng, vị trí, tên tàu, chuyến tàu, hãng tàu, chủ khai thác, ngày xếp dỡ, cảng dỡ, số seal,…
- Nội dung thứ ba là các chi tiết về tình trạng container: được biểu thị bằng cách đánh dấu vị trí hư hỏng trên hình vẽ, đánh dấu vào mã số quy ước và ghi chú
- Nội dung thứ tư là các chi tiết về thời gian giao nhận hàng hóa như: phương án giao nhận, số hiệu xe nâng (cẩu khung), lượng container phải dời dịch trong quá trình giao nhận,…
- Cuối cùng là ký xác nhận của các bên
Dưới đây là một mẫu phiếu EIR cơ bản của cảng Hải An tại Hải Phòng:
Muốn biết được đây là hàng nhập khẩu hay là hàng xuất khẩu chúng ta cần dựa vào mục “vận chuyển từ”. Như trong phôi phiếu này thì được ghi “Lấy nguyên” tức là Công ty TNNH Vận tải và Xuất Nhập khẩu Minh Khôi nhập khẩu chuyến cont này về.
|
V. Quy Trình Khai Phiếu EIR
Để khai phiếu EIR một cách chính xác và hiệu quả, bạn cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra tình trạng của container khi giao nhận, bao gồm số hiệu, kích thước, loại, tình trạng container (sạch bẩn, móp méo, rách nát, niêm phong, kẹp chì, ổ khoá, dây đai…)
Bước 2: Ghi nhận các thông tin về tình trạng của container vào phiếu EIR, bằng giấy hoặc điện tử. Nếu có hư hỏng hoặc không đúng với phiếu EIR trước đó, phải ghi rõ vị trí và mức độ của hư hỏng.
Bước 3: Ký tên và ghi rõ ngày giờ giao nhận vào phiếu EIR. Nếu là phiếu EIR giấy, phải in hai bản và giao cho người nhận. Nếu là phiếu EIR điện tử, phải gửi qua email hoặc ứng dụng di động cho người nhận.
Bước 4: Lưu trữ phiếu EIR để làm cơ sở cho việc kiểm tra, đánh giá, xử lý tranh chấp và khiếu nại liên quan đến container.
VI. Quy Trình Xin Cấp Lại Phiếu EIR
Trong nhiều trường hợp không may, nếu làm mất phiếu EIR, có thể xin cấp lại phiếu lần 2, và phải thực hiện theo thủ tục sau đây:
Bước 1: Trước tiên bạn hãy thông báo mất phiếu EIR và đề nghị giữ container tại cảng
Bạn phải cung cấp CMND và điền thông tin vào form công văn có sẵn tại Trực ban sản xuất cảng, không cần công ty đóng dấu, sau đó ký tên. Bước này bạn cần làm sớm nhất nhầm tránh trường hợp có người nhặt được và có ý đồ xấu lấy hàng của chúng ta rời cảng.
Bước 2: Thực hiện công văn xin cấp lại phiếu EIR mới
Bạn cần có xác nhận của hải quan giám sát cổng là “Cont chưa qua bộ phận giám sát” hoặc ví dụ như phiếu EIR đã thanh lý cổng rồi thì xin xác nhận là “Cont chưa được lấy ra khỏi cảng”.
Bước 3: In lại phiếu EIR
Sau khi có xác nhận của hải quan giám sát cổng, bạn đến Trực ban sản xuất cảng yêu cầu mở giữ Cont và xác nhận cho cấp lại phiếu lần 2. Mang công văn này ra Thương vụ cảng để in lại phiếu khác, tiếp đó tiến hành thanh lý cổng như bình thường.
Để nhận thêm nhiều tài liệu và kiến thức về xuất nhập khẩu thực tế hãy tham gia ngay nhóm tự học xuất nhập khẩu online cùng VinaTrain. Đã có hơn 7.000 thành viên tham gia nhóm tự học này nhận được hỗ trợ từ VinaTrain.
Hy vọng với những chia sẻ trên đã giúp các độc giả hiểu rõ về phiếu EIR và cách khai phiếu EIR trong hoạt động xuất nhập khẩu.
- Xem thêm bài viết liên quan: Vận Đơn Hàng Không- Air Waybill (AWB) là gì? Tải Form AWB Tại Đây
Như vậy, trong bài viết này, hệ thống đào tạo thực tế Vinatrain đã gửi tới bạn đọc thông tin về “Phiếu EIR là gì? Dùng khi nào?” Nội dung này có trong chương trình đào tạo tại khóa học xuất nhập khẩu thực tế do VinaTrain tổ chức. Bạn đọc quan tâm có thể tham khảo lịch khai giảng được cập nhật tại website của trung tâm VinaTrain.
Tác giả: Mỹ Linh – Tổng hợp
_____________________________________________________________
HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN
- Chi nhánh Hồ Chí Minh: 45 Đường Thạch Thị Thanh,Phường Tân Định, Quận 1
- Chi nhánh Hà Nội: 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội
- Văn phòng Hà Nội: Số nhà 43, khu tập thể XaLa, Phường Phúc La, Quận Hà Đông, Hà Nội
- Hotline tư vấn đào tạo: 0964.237.168
- Hotline tư vấn dịch vụ: 0931.705.774
- Gmail: vinatrain.edu.vn@gmail.com
