Pre-alert là gì,những lưu ý cần biết khi gửi hồ sơ gồm Pre Alert

Trên MB/L, HB/L bằng mail or bằng fax hay găp các thuật ngữ Pre-alert có bao giờ bạn thắc mắc về ý nghia của những thuật ngữ ngày trong nghề là gì. Chỉ cần dành 5 phút tìm hiểu bạn sẽ  biết Pre -alert  là gi tại đây.

Trong giao dịch thương mại quốc tế không ai muốn gặp những rủi do nhưng điều này thường không tránh khỏi. Đây là lý do vi  sao phải có sự kiểm soát chặt chẽ từ nhiều bên. Sản xuất, vận tải và những bên thứ 3. 

 I. Hiểu Pre – alert như thế nào cho đúng 

Hiểu chính xác nhân thì thì Pre – alert là bộ hồ sơ được tạo ra và gửi đi đến cho đại lý của công ty đó tại nước nhận hàng hóa trước khi hàng tới thông qua hình thức chuyển phat nhanh (bộ hồ sơ này có tên tiếng anh là agent send to forwarder ).

Cụ thể trong Pre -alert gồm những chưng từ nào 

Bạn sẽ thấy với mỗi nghiệp vụ xuất nhập khẩu thì bô chứng từ gồm pre-alert sẽ có quy trình và nội dung riêng từng loại chứng từ gồm:

1.1  Quy trình làm hàng  xuất cần những gì trong bộ chứng từ Pre-alert

+ Khi chốt hợp đồng có yêu cầu về hàng sẽ gửi thông tin booking chỗ với hãng tàu, sử dụng dịch vụ của FWD và các công ty vận chuyển

+ Hãng tàu nhận booking sẽ làm lệnh cấp container rỗng đó FWD hoặc chủ hàng đặt chỗ .

+ Khai thác cont mang về kho đóng hàng và gửi  các thông số về hàng trong PackingList kèm theo số cont – số chì có được

+ Hàng đóng trong cont xong sẽ tiến hành làm vận đơn HBL ( nhân viên công ty dịch vụ sẽ làm bản nháp Draf bill gửi cho chủ hàng sau khi được xác nhận chính thức sẽ tiến hành issue ra vận đơn House Bill chính thức.

+ Dựa vào thông tin lô hàng và Bill đã có  bộ phận Cus chứng từ tại FWD se gửi cho hãng tàu tiến hành phát hành  ( master bill – vận đơn chủ ) phát hành  bill nháp để kiểm tra lại thông tin về:  tên tàu, số chuyến, số container – số seal, tên đại lý, … và chọn loại bill cần lấy

+ Cuối cùng là lưu toàn bộ file và giấy tớ: HBL, MBL, hóa đơn, giấy giới thiệu, phiếu đóng gói hàng hóa. tờ khai hải quan,  giấy chứng nhận xuất xứ.. gửi cho nhà nhập khẩu.

1.2  Quy trình nhập khẩu hàng hóa thì Pre- alert

+ Tiếp nhận pre – alert từ đại lý của mình ở nước ngoài và lien hệ đặt  thuê cước vận tải với các bên dich vụ khác đồng thơi tiến hành khai mainfest cũng như gửi fax cho hãng tàu và công ty giao nhận vận chuyển hàng hóa ( forwarder ) thể hiện ngay trên MBL.

+ Nhận lệnh giao hàng Delivery order ( D/O ) kèm theo các chứng từ như là các D/O thứ cấp, MBL của hãng tàu hoặc HBL của công ty giao nhận vận chuyển.

+ Phát hành D/O  cho khách hàng và thu phí làm hàng, kho bãi  có liên quan tới quy trình làm hàng

+ Khi làm  Pre- Alert sẽ phải nhớ  lưu trữ HBL, MBL, các bản sao của D/O, hóa đơn, phiếu đóng gói hàng hóa, giấy giới thiệu,

II. Quy trình gửi Pre-Alert qua hệ thống cần biết 

Phần lớn các chứng từ sẽ gưi qua  hệ thống điện tử nhằm giảm thiểu chi phí và tránh tổn thất mất mát chứng từ, chứng từ này sẽ được chuyển trực tiếp thông qua phần mềm, các bước chuyển chứng từ bạn có thể tham khảo diễn ra như sau:
Bước 1: click chuột vào Outbound, chọn Sea Freight, cuối cùng chọn Pre – Alert để tạo một biên bản Pre – Alert để gửi đi.
Bước 2: Trên mẫu khai này, nhập số file/job để tìm số file/job hoặc sử dụng chức năng tìm kiếm, lưu ý kiểm tra chắc chắn số No. bạn chọn hay tìm đã đúng chưa rồi click chuột vào nút Process để tiến hnagf lấy dữ liệu hiển thị trên một file lưới với nội dung cụ thể hơn. Trong file luới bao gồm các thông tin chi tiết về giá trị lô hàng, ngày tháng vận chuyển,… và các thông tin khác.
Tùy thuộc vào tính chất của từng hồ sơ mà các yêu cầu có thể khác nhau, bên công ty có thể nhập thêm các dữ liệu cần thiết khác như số lượng container cần vận chuyển, MBL (đối với hàng hóa vận chuyển bằng đường thủy) hoặc MAWB (hàng hóa khi được vận chuyển bằng đường hàng không), Vessel + Voy, số chuyến bay, số chuyến tàu tương ứng để làm cho tương ứng Pre- Alert.

Để đảm bảo cho quá trình tìm kiếm dữ liệu và đối chiếu chứng từ không sai sót, người nhập bắt buộc phải nhập thủ công một chính xác số container, hoặc nếu muốn tránh nhầm lẫn có thể sử dụng lệnh coppy paste để dữ liệu hiện lên đảm bảo chính xác.
Bước 3: Gửi bản khai Pre – Alert vừa hoàn thành và đảm bảo độ chính xác hoàn toàn cho Agent đại lý tại nước ngoài thông qua địa chỉ email. Phí góc phải trên màn hình có nút Send Email thì click chuột vào đó để thục hiện công đoạn chuyển Pre – Alert.

• Ở mục From: người sử dụng nhập địa chỉ công ty của mình. Để đỡ mất thời gian và tốn công sức cho việc nhập thủ công cho các thao tác của đơn hàng sau này, người sủ dụng nên cài đặt về trạng thái Default Email Account.
• Ở mục To: Đây là mục người sử dụng cần điền địa chỉ email tiếp nhận Pre – Alert, chính là địa chỉ email của đại lý tại nước ngoài.
• Bên dưới có một mục đính kèm, nếu người sử dụng muốn sử dụng công cụ này, cần tích dấu tích vào mục ấy rồi chọn các chứng từ muốn đính kèm như HBL, Invoice, Telex Release, Manifest hoặc MBL, hay một số các chứng từ cần thiết có liên quan khác,…

Sau khi hoàn thành các bước trên, cần xem lại kỹ nội dung và các thông tin liên quan bằng cách nhấn vào Pre – View để có thể xem trước email mà mình sẽ gửi cho bên đại lý Agent.
Khi đã xác định các dữ liệu cùng thông tin đều chính xác thì người sử dụng cần hoàn tất quá trình bằng cách nhấn Send để gửi email cho bên Agent.
Quá trình gửi Pre – Alert không hề phức tạp nhưng cũng không đơn giản. Bởi nó yêu cầu bạn phải có sự cẩn thận, tỉ mỉ khi thực hiện các thông tin, dữ liệu trên bản Pre – Alert để đảm bảo cho các thông tin khi xử lý hàng hóa của đại lý chính xác.

Xin cảm ơn !

Tác giả: Hoàng Văn Châu

Chuyên gia Xuất Nhập Khẩu - Logistics với hơn 15 năm kinh nghiệm. Hiện đang là giảng viên - Quản lý chất lượng đào tạo tại Vinatrain, Tư vấn các vấn đề liên quan hải quan - Logistics