Doanh nghiệp sử dụng hợp đồng lao động là công cụ quản lý và ràng buộc với người lao động theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, thực tế vận hành nhiều doanh nghiệp sẽ có điều chỉnh theo thỏa thuận giữa 2 bên, điều này ít nhiều có thể không phù hợp với luật hiện hành . Vậy làm sao để quản trị hợp đồng lao động đúng luật trong doanh nghiệp, những nguyên tắc mà DN cần phải lưu ý khi xây dựng quy chế? Trung tâm đào tạo hành chính nhân sự VinaTrain xin gửi bạn đọc bài viết tư vấn nghiệp vụ chi tiết.
Làm sao để quản lý HĐLĐ đúng luật khi xây dựng quy chế cho doanh nghiệp?
Để quản trị hợp đồng lao động đúng luật hiệu quả công ty cần có được quy trình quản trị nhân sự và vận hành hiệu quả. Trong đó những vấn đề về luật lao động cần được làm rõ bao gồm:
- Thứ nhất, Doanh nghiệp căn cứ vào tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị và phân bổ nguồn lực lao động trong công ty để xây dựng quy chế lao động phù hợp. Mỗi phòng ban sẽ có quy chế định biên khác nhau, những chỉ số này sẽ phải phù hợp với năng lực và tình hình hoạt động hiện tại của đơn vị. Quy chế cần phải phù hợp với tình trạng hoạt động kinh doanh của DN đồng thời cũng cần phải công bằng đối với NLĐ ngoại trừ trường hợp đặc biệt.
- Thứ hai, Theo luật khi ký kết hợp đồng lao động không bắt buộc kèm theo bảng mô tả công việc chi tiết cho mối vị trí, nhưng doanh nghiệp nên áp dụng điều này trong thực thi để người lao động nắm được rõ được mô tả chi tiết từng đầu việc. Tuy nhiên, nếu thiết kế bảng mô tả công việc cho từng vị trí, phòng ban, đội nhóm mà NSDLĐ còn phải mô tả cụ thể cho từng chức danh, vị trí trong sơ đồ tổ chức. Bảng mô tả công việc thường được ký kết cùng lúc với thời điểm giao kết HĐLĐ. Từ bảng mô tả công việc này mà NSDLĐ sẽ có đầy đủ cơ sở đề đối chiếu với những tiêu chí đã được quy định trong Quy chế.
- Thứ ba, xây dựng Quy chế sẽ được áp dụng trong nội bộ DN nên phải lấy ý kiến của tập thể NLĐ theo Quy định của Pháp luật. DN có thể thực hiện quy chế dân chủ ngay tại nơi làm việc bằng cách tổ chức cuộc đối thoại với tập thể NLĐ để lấy ý kiến cũng như thảo luận về về những nội dung sẽ có trong Quy chế. Tuy nhiên, dù DN có lấy ý kiến của NLĐ theo bất kể loại hình thức nào thì điều quan trọng là NSDLĐ phải ghi nhận những kết quả lấy được dưới hình thức văn bản và trong đó cần chỉ rõ việc NLĐ đồng ý với DN về nội dung sẽ có trong Quy chế.
- Thứ tư, trước khi ban hành Quy chế thì DN cần phải tham khảo ý kiến của Tổ chức đại diện NLĐ tại DN. Đây là yếu tố bắt buộc theo Quy định của Pháp luật lao động làm căn cứ pháp lý cho việc Quy chế có hiệu lực áp dụng và có thể chế tài các hành vi vi phạm cũng như thể hiện sự công khai, minh bạch, rõ ràng trong quá trình xây dựng Quy chế.
- Thứ năm, những điều khoản quy định về các biện pháp xử lý cần phải có trong Quy chế, ví dụ trong tình huống sau: NLĐ không đạt được kết quả, chỉ số như mong đợi trong Quy chế. Nếu NLĐ hoành thành 80-100% công việc được giao thì được xem là hoàn thành xuất sắc công việc và được hưởng phúc lợi lao động của DN. Nếu NLĐ hoàn thành 50-70% công việc được giao thì được xem là hoàn thành tốt công việc. Nếu NLĐ hoàn thành 30-50% công việc được giao thì được xem là hoàn thành công việc được giao ở mức chấp nhận được. Nếu NLĐ đạt dưới 30% thì được xem như là không chấp nhận được. DN nên đưa ra cảnh cáo bằng văn bản cho NLĐ tối đa là bao nhiêu lần về việc hoàn thành công việc ở mức không chấp nhận được và đưa ra một khoảng thời gian để NLĐ đó cải thiện. Quy chế cũng cần phải quy định rõ ràng về quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ đối với NLĐ không đạt được chất lượng làm việc sau khoảng thời gian đã cam kết ở trên.
- Thứ sáu, các tiêu chí về tính tự giác, kỷ luật , khả năng giao tiếp hiệu quả với cấp trên và những NLĐ khác cũng nên được đưa vào trong Quy chế. Bởi lẽ, khó có thể đánh giá mức độ hoàn thành công việc của NLĐ nếu NLĐ đó phải làm việc theo hình thức từ xa, tại nhà,… vì không có sự quản lý của trực tiếp từ cấp trên.
- Cuối cùng, nội dung Quy chế cần phải được công khai đến toàn thể NLĐ trong DN một cách minh bạch không chỉ thông qua bảng thông báo tại nơi làm việc mà còn phải thông qua mạng Internet nội bộ hay tập tin email để toàn bộ NLĐ hiểu rõ và thực hiện đúng.
Doanh nghiệp cần áp dụng quy chế nào để quản lý hợp đồng lao động đúng luật
Việc quản trị hợp đồng lao động tại doanh nghiệp cần đáp ứng được 2 nhu cầu:
- Quản lý theo dõi tình trạng nhân sự từ đó có những quy định quyết sách phù hợp trong quản trị nhân sự: Chính sách khen thưởng; kỷ luật và điều chỉnh định biên nhân sự
- Quản lý chuẩn hồ sơ pháp lý liên quan tới lao động theo quy trình: Giao kết hợp đồng; thực hiện hợp đồng; chấm dứt hợp đông
- Quản lý thông tin hợp đồng lao động: Thông tin hợp đồng lao động bao gồm hồ sơ nhân sự đầy đủ biểu mẫu: Hồ sơ của người lao động; đơn xin việc, các hợp đồng liên quan tới hợp đồng lao động; những văn bản liên quan: thông báo; quyết định; hồ sơ cam kết….” lưu theo thông tin nhân sự. Thông tin hợp đồng lao động cần được quản lý theo dữ liệu file cứng và file mềm tiện cập nhật.
Như vây, doanh nghiệp khi quản lý hợp đồng lao động cần thực hiện được những điều sau:
- NSDLĐ phải đảm bảo được Quy chế ban hành phải đúng quy trình, thủ tục theo Quy định của Pháp luật lao động. Điều này sẽ giúp NSDLĐ áp dụng được Quy chế một cách hiệu quả nhất, phát huy được đầy đủ chức năng của một công cụ được dùng để đánh giá chất lượng làm việc là NLĐ, đồng thời làm căn cứ pháp lý để đơn phương chấm dứt HĐLĐ với NLĐ theo Quy định của Pháp luật.
- NSDLĐ phải đảm bảo được mức độ hoàn thành công việc của cá nhân, tập thể theo những tiêu chí đã được đưa ra trong Quy chế đối với từng nhiệm vụ và công việc trong HĐLĐ hay bảng mô tả công việc đính kèm. Điều này làm tránh tình trạng NSDLĐ xây dựng Quy chế đúng trình tự, có hiệu lực áp dụng nhưng khi áp dụng thực tế để đánh giá một cá nhân thì lại không áp dụng theo những tiêu chí đã được đưa ra trong Quy chế, dẫn đến việc không áp dụng đúng quy trình của Pháp luật.
- NSDLĐ cần có những đánh giá và nhận xét tích cực đối với NLĐ có chất lượng và năng suất làm việc tốt ngoài việc chỉ đánh giá những cá nhân làm việc không hiệu suất, không có năng lực làm việc. NSDLĐ nên trao những phúc lợi lao động về lương, thưởng cho NLĐ để NLĐ cảm thấy được sự cống hiến của mình đã được ghi nhận, tạo năng lượng tích cực trong quá trình làm việc.
Hy vọng với thông tin bài viết “Làm sao để quản trị HĐLĐ đúng luật?” Trung tâm đào tạo hành chính nhân sự VinaTrain đã gủi tới bạn đọc những thông tin hữu ích. Nội dung này nằm trong chương trình đào tạo và tư vấn nhân sự do Vinatrain tổ chức các khóa học hành chính nhân sự online và hoá học chuyên sâu về hành chính nhân sự.
Khóa học quản trị nhân sự và khóa học C&B do VinaTrain tổ chức theo hình thức đào tạo trực tiếp và online trực tuyến. Bài viết có sự tham khảo nguồn từ trang Bảo hiểm xã hội và Thư viện pháp luật, trang chính thống về pháp luật quy định luật lao động và bảo hiểm.
