“Chào Trung tâm đào tạo nghiệp vụ Hành Chính Nhân sự Vinatrain em mới được tuyển dụng vào phòng tổ chức tại một công ty về dịch vụ. Hiện trưởng phòng có yêu cầu em xây dựng bộ quy định tiếp khách nơi công sở cho các phòng ban của công ty. Rất mong được trung tâm hỗ trợ. Em cám ơn”.
(Hoàng My – Hoàng Mai, Hà Nội)
Cảm ơn câu hỏi của bạn Hoang My gửi tới ban tư vấn nghiệp vụ tại VinaTrain, tiếp khách là hoạt động thường xuyên tại các đơn vị hành chính sự nghiệp nhà nước cũng như trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải Hr nào cũng hiểu rõ về quy định tiếp khách đúng quy định của pháp luật tạo môi trường văn minh, chuyên nghiệm trong công ty. Tại bài viết này Vinatrain Hr sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn đọc về Quy định Tiếp khách.
Nhà tư vấn quản lý nổi tiếng người Mỹ Meg Whitley từng nói: “Điều quan trọng duy nhất trên thế giới này là mối quan hệ”. Quả thực, người ta vẫn thường nói với nhau “Trên bàn nhậu thì chuyện gì cũng dễ” Câu này tưởng như đùa nhưng nó vẫn phản ánh phần nào một thực tế rằng tiếp khách, giao thiệp là những hoạt động cần thiết trong quá trình kinh doanh. Vậy để tiếp khách thành công tại các doanh nghiệp chúng ta cần lưu ý những điều gì?
I. Nguyên tắc tiếp khách
II. Trình tự đón, tiếp khách
Để bạn đọc hiểu rõ về quy định tiếp khách VinaTrain sẽ hướng dẫn cách tiếp khách được phân loại theo từng nhóm khách hàng thường gặp trong tổ chức như sau:
a, Trình tự tiếp khách bình thường
Khách bình thường là những vị khách thường tới công ty làm việc và giao dịch như: nhân viên giao nhận các công ty, nhân viên kho vụ, công ty dịch vụ hoặc nhân viên bên công ty đối tác…
Quy định chung: Đối với trường hợp các bộ phận có hẹn trước với khách thì bộ phận đó có trách nhiệm thông tin cho cán bộ tổ chức biết trước để tiếp khách chu đáo. Nội dung thông tin bao gồm: tên khách, đơn vị công tác, người cần gặp, giờ hẹn.
Bộ phận lễ tân, hành chính sẽ gặp khách và nắm được thông tin biết rõ nhu cầu của khách hàng cần làm việc với ai, phòng ban nào sau đó bố trí cuộc gặp. Đối với khách hàng thông thường VinaTrain sẽ chia thành 2 trường hợp để bạn đọc dễ theo dõi:
Trường hợp 1: Khách đã có hẹn trước
- Bước 1: Các bộ phận của công ty có đặt lịch hẹn trước với khách thì bộ phận này có trách nhiệm thông báo trước cho cán bộ tổ chức biết để chủ động chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tiếp khách một cách chu đáo. Nội dung thông tin bao gồm: tên khách, đơn vị công tác, người cần gặp, giờ hẹn
- Bước 2: Khi khách đến công ty liên hệ công tác, nhân viên bảo vệ có trách nhiệm hướng dẫn khách làm việc với bộ phận tổ chức để làm việc.
- Bước 3: Cán bộ tổ chức chào hỏi lịch sự và hỏi han nhu cầu của khách. Sau đó kiểm tra thông tin đã chính xác chưa rồi mời khách vào phòng tiếp khách, rót nước mời khách rồi liên hệ lại với người gặp để hỏi thông tin. Trường hợp không thể liên hệ được người cần gặp thì cán bộ tổ chức phải thông báo cho khách biết, ghi nhận thông tin của khách sau đó thông báo cho người có trách nhiệm biết.
Trường hợp 2: Khách không hẹn trước
Trường hợp đối với khách không có hẹn trước thì sau khi mời khách ngồi vào phòng tiếp khách, cán bộ tổ chức hỏi thông tin, nhu cầu của khách, sau đó liên hệ với bộ phận liên quan để gặp khách.
Trường hợp người cần gặp không thể liên hệ được hoặc từ chối gặp thì cán bộ tổ chức trả lời với khách là không liên hệ được, sau đó xin thông tin của khách để liên hệ sau. Đồng thời thông báo cho người cần gặp biết để xử lý.
b, Trình tự tiếp khách quan trọng
Khách quan trọng là: đối tác đã ký hợp đồng, dự án với công ty, là lãnh đạo các cơ quan quản lý nhà nước cấp huyện trở lên.
Đối với khách hàng quan trọng yêu cầu tiếp khách thường do các bộ phận đề xuất hoặc do Tổng Giám đốc, Giám đốc điều hành chỉ đạo.
Nguyên tắc xác định khách đặc biệt: Người yêu cầu tiếp đón khách hàng đặc biệt phải ghi phiếu yêu cầu tiếp khách trình Giám đốc điều hành hoặc Tổng Giám đốc phê duyệt. Sau khi Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc phê duyệt, người đề nghị cùng với Phòng TC-HC lập kế hoạch tổ chức tiếp đón.
Kế hoạch tiếp đón khách đặc biệt:
Phòng Tài Chính – Kế hoạch có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tiếp khách đảm bảo các nội dung sau:
- Số lượng, thành phần khách được đón, thông tin cá nhân của khách (họ tên, chức vụ, đơn vị công tác) …
- Nội dung, thời gian, chương trình công việc của khách và người chủ trì cuộc họp
- Các nội dung khác khi lãnh đạo yêu cầu.
Lưu ý: Kế hoạch tiếp khách cần xây dựng rõ ràng, chi tiết, phân công trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận và được trao đổi để đi đến thống nhất về chương trình và nội dung tiếp khách. Sau đó, trình cho Giám đốc điều hành hoặc Tổng Giám đốc để phê duyêt. Đồng thời, phòng Tài Chính – Kế hoạch chịu trách nhiệm kiểm soát tiến độ và công việc theo kế hoạch đã đề ra. Trường hợp tiếp khách liên quan đến bộ phận, phòng ban nào thì phòng Tài chính – Kế hoạch chủ động liên hệ phối hợp với phòng ban đó để thực hiện tiếp khách.
Yêu cầu khi tiếp đón khách đặc biệt:
- Các thành phần tham gia đón, tiếp khách phải chuẩn bị trang phục lịch sự, nghiêm túc và có tác phong, lời nói chuẩn mực đáp ứng được yêu cầu của đối tác và quy định của công ty.
- Phòng Tài chính – Kế hoạch có trách nhiệm báo cáo kịp thời cho lãnh đạo công ty về những vụ việc, phát sinh vượt quá thẩm quyền để được định hướng giải quyết.
III. Lưu ý cần biết khi tiếp khách
Đối với việc tiếp khách diễn ra trong doanh nghiệp có thể chia thành các quy trình: Trước – trong – sau tiếp khách:
- Trước tiếp khách: Xác định bộ phận làm việc là phòng lễ tân, hành chính, đối với khách hàng đặc biệt, có hẹn trước cần liên hệ để đặt lịch xác nhận cuộc gặp từ đó có căn cứ điều chỉnh phù hợp với thực tế. Đối với khách hàng chưa hẹn trước trước khi tiếp khách cần xin thông tin của khách hàng để xác nhận với các phòng ban có câu trả lời tiếp khách hay từ chối. Trường hợp khách đã tới lễ tân, hành chính sẽ mời khách ngồi phòng chờ thực hiện công tác tiếp đón căn bản.
- Trong tiếp khách: Sau khi nắm được thông tin phòng hành chính sẽ biết ai, phòng ban nào có chịu trách nhiệm tiếp khách, mời khách vào phòng, chuẩn bị công tác trà nước chu đáo. Với khách đặc biệt có sẽ chuẩn bị thêm hệ thống ban bệ phụ tá lãnh đạo tiếp khách. Có kế hoạch sau khi gặp khách hàng tại văn phòng sẽ tiếp tục lịch trình các phương án sau thế nào. Kế hoạch phải được duyệt về chi phí và khâu tổ chức.
- Sau khi tiếp khách: Khách ra về nếu gặp tại công ty cần phải tiễn khách. Với khách hàng thông thường lễ tân cần chào khách, khuyến khích dẫn khách ra cửa có thể bấm thang máy tiễn khách thể hiện thái độ lịch sự. (Thông thường là cúi đầu chào khách khi khách ra về). Đối với khách hàng đặc biệt khi tiễn khách ngoài những việc cần chuẩn bị cần có với khách thông thường cần chuẩn bị quà biếu. Tùy mức độ đặc biệt của khách nếu khách từ xa tới cần chuẩn bị thêm các việc khác như: thuê phòng nghỉ, phương tiện đi lại hộ tống khách an toàn.
Toàn bộ quy trình tiếp khách chỉ kết thúc khi tiễn khách ra về, sau mỗi lần tiếp khách cần rút kinh nghiệm nếu mắc các sai xót không đáng có. Việc tiếp khách rất quan trọng đây là ấn tượng sâu sắc với khách hàng về văn hóa và sự chuyên nghiệp của công ty bạn. Không cần biết quy mô tổ chức lớn tới đâu nếu công ty chưa thành lập được tốt văn hóa tiếp khách điều này về lâu dài sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng tới tình hình kinh doanh của đơn vị.
IV. Hướng dẫn hạch toán các chi phí theo quy định tiếp khách
3.1 Chi phí tiếp khách
Tại Khoản 2 Điều 14 của Thông tư 96/2015/TT-BTC đã nêu rõ doanh nghiệp không phải chịu khống chế đối với khoản chi tiếp khách và vẫn được tính chi phí hợp lý nếu bảo đảm các điều kiện theo quy định của pháp luật.
Vậy điều kiện để được coi là một khoản chi được tính là chi phí hợp lý nếu đảm bảo các điều kiện sau:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
- Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật;
- Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Thực tế, doanh nghiệp thường phát sinh chi phí tiếp khách “ảo” với mục đích tăng chi phí để giảm thuế phải nộp nhưng nguyên tắc các khoản chi phí này chỉ được coi là hợp lệ khi:
- Bill thanh toán + oder đi kèm (dưới dạng không có hợp đồng kinh tế hoặc phiếu đặt dịch vụ) hoặc Bảng kê chi tiết món ăn;
- Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường;
- Phiếu xác nhận dịch vụ (booking), hoặc hợp đồng kinh tế nếu khách đặt trước;
- Biên bản thanh lý hợp đồng;
- Phiếu thu tiền nếu thanh toán ngay tiền mặt, cà thẻ (khách đưa thẻ quẹt qua khe đọc thẻ, nhập mã số cá nhân và số tiền cần thanh toán, máy sẽ in ra hóa đơn và khách hàng ký vào, hoàn tất quy trình thanh toán). Vì vậy, khi chi tiếp khách, việc lưu giữ các chứng từ nêu trên là cần thiết nhằm phục vụ cho quá trình khai, nộp thuế về sau.
3.2 Một số vấn đề có liên quan về thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân
Khoản 10 Điều 1 của Thông tư 26/2015/TT-BTC quy đinh về trường hợp được khấu trừ thuế GTGT:
- Phải có hóa đơn GTGT hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài đối với các tổ chức nước ngoài không có tư cách pháp nhân Việt Nam và cá nhân nước ngoài kinh doanh hoặc có thu nhập phát sinh tại Việt Nam;
- Đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá từ hai mươi triệu đồng trở lên thì phải thực hiện giao dịch chuyển khoản. Đối với hàng hóa nhập khẩu từng lần có giá trị dưới hai mươi triệu đồng, hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT có thể dùng giao dịch tiền mặt.
- Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của một nhà cung cấp có giá trị dưới hai mươi triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày và có tổng giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
Thực tế, nhiều doanh nghiệp sẽ hạch toán chi phí tiếp khách này theo hướng khoán thẳng vào lương của người lao động để họ dùng chi tiếp khách. Khoản chi phí này được xem là một khoản thu nhập chịu thuế khi tính thuế thu nhập cá nhân đối với người lao động. Doanh nghiệp được tính chi phí được trừ đối với khoản này nếu đã trả thực tế cho người lao động và có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật (chẳng hạn như phiếu chi lương có chữ ký của người lao động) .
Tạm kết: Quy định tiếp khách là bộ công cụ quản lý hướng dẫn được xây dựng bởi phòng hành chính nhân sự nhưng phải có sự phê duyệt từ giám đốc và có sự góp ý từ các phòng ban. Ngoài ra, tùy vào tình hình tài chính cơ cấu tổ chức phân chia các phòng ban và cơ sở vật chất sẽ có hướng dẫn tiếp khách chi tiết. Khi xây dựng quy định tiếp khách cần thiết kế kèm theo các biểu mẫu áp dụng để thuận lợi trong việc theo dõi đánh giá kết quả.
Bạn đọc có thể tham khảo biểu mẫu tiếp khách sau:
- HC – 07 – BM01 Phiếu đề nghị tiếp khách
- HC – 07 – BM01 Phiếu đề nghị tiếp khách
- sotheodoikhachravaocongty
Nếu bạn cần được tìm hiểu thêm về nghiệp vụ hành chính, nhân sự, quản lý văn bản, bạn có thể tham khảo thêm các bài viết chuyên đề tại mục khóa học hành chính nhân sự tại trung tâm Vinatrain HR tại wedsite: vinatrain.edu.vn hoặc liên hệ số hottline: 0964.237.168 để được hỗ trợ.
_____________________________________________________________
HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN
- Văn phòng Hồ Chí Minh:
– 45 Thạch Thị Thanh, Phường Tân Định, Quận 1
- Văn Phòng Hà Nội:
– 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
– Số 43 Khu Tập Thể Công An Xa La, TDP 12, P. Phúc La, Q. Hà Đông, TP. Hà Nội
- Hotline tư vấn đào tạo: 0964.237.168
- Hotline tư vấn dịch vụ xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan: 0931.705.774
- Gmail: vinatrain.edu.vn@gmail.com
Tác giả: Châu Ngân (Tổng hợp)
Mục lục nội dung
